Budgetierung

Budgetierung einfach erklärt

Unter Budgetierung wird bei Unternehmen (und bei öffentlichen Trägern oder Privathaushalten) der Finanzplanungsprozess verstanden, an dessen Ende das Budget steht. Das Budget ist in diesem Zusammenhang eine Zielvorgabe, innerhalb welcher Planzahlen sich eine Entscheidungs- oder Organisationseinheit in einem festgelegten Planungszeitraum bewegen kann. Einfach erklärt ist die Budgetierung die Ausarbeitung der finanziellen Mittel, also des Budgets. Sie deckt oft auch die spätere Kontrolle der Zielvorgaben ab.

Definition: Budgetierung

Grundsätzlich handelt es sich bei der Budgetierung um das Vorausplanen von finanziellen Ressourcen für bestimmte Bereiche. Zur Budgetierung Definition gehört auch, dass eine feinmaschige und realitätsnahe Budgetierung in der Regel auf Erfahrungen basiert und sich von Geschäftsjahr zu Geschäftsjahr präzisiert, sodass das Betriebsergebnis langfristig optimiert und das Unternehmenswachstum gewährleistet werden kann.

Umfang der Budgetierung

Die Budgetierung ist zukunftsgerichtet. Da ein Budgetplan in der Regel sehr fein verästelt und detailliert aufgestellt wird, ist er üblicherweise nur auf das kommende Geschäftsjahr ausgelegt, maximal auf zwei Jahre.

Die Budgetierung wird turnusmäßig jedes Geschäftsjahr durchgeführt. Sie wird nach Kostenstellen oder Organisationseinheiten beplant, denen unterschiedliche Kostenpositionen zugewiesen werden. Beispiel ist die Kostenposition „Weiterbildungsmaßnahmen“ einer HR-Kostenstelle.

Mit traditioneller Budgetierung Controlling optimieren

Üblicherweise startet die Budgetierung mit einer vergleichenden Analyse signifikanter Veränderungen zum Vorjahr. Das abgelaufene Geschäftsjahr bildet die Basis für die Prognose der nachfolgenden Jahre.

Daraus abgeleitet werden von der Geschäftsführung Budgetziele in einem Gesamtpaket formuliert, das dann auf Einzel-Budgets für die jeweiligen Organisationseinheiten heruntergebrochen wird. Dezentrale Controlling-Abteilungen gehen in die Detailplanung und stimmen Einnahme- und Kostenplanungen mit den betroffenen Organisationseinheiten ab. Das zentrale Controlling gleicht Vorgaben und Anträge miteinander ab und verhandelt etwaige Abweichungen nach. Am Ende steht ein Gesamtbudget, das von der Geschäftsleitung bewilligt wird.

Der traditionelle Budgetierungsprozess kann Top-Down dominiert sein (retrograd) oder Bottom-Up (progressiv) oder kooperativ (Gegenstromverfahren). Fast immer stellt er sich sehr zeitaufwändig dar und lässt wenig Flexibilität, um auf neue Situationen und sich ändernde Umweltfaktoren adäquat zu reagieren.

Gestaltungsempfehlungen zur modernen Budgetierung

Viele Ansätze neuer Budgetierungstechniken wie Zero-Base (alles radikal neu machen) oder Beyond Budgeting (radikal dezentrale Vorgehensweise) haben die wesentlichen Kritikpunkte bisher nicht beseitigen können. Es lassen sich aber mit wenigen Gestaltungsempfehlungen Vereinfachungen im Budgetierungsprozess umsetzen:

  • Kreieren Sie schlanke Abläufe und beschränken sich auf steuerungsrelevante Inhalte. Die Instrumente sollen Nutzen bringen und nicht behindern. Reduzieren Sie die Zahl der Eingangsgrößen.
  • Bleiben Sie flexibel, indem Sie Änderungen antizipieren, verschiedene Szenarien berücksichtigen, Forecasts rollierend gestalten oder Ziele auch nur relativ formulieren (z. B. 10 % besser als ein Benchmark).
  • Verknüpfen Sie Strategie, Planung, Reporting und Forecasts miteinander und machen Sie nur wenige konkrete, voneinander ableitbare Vorgaben. Koppeln Sie Budget und Anreizsysteme lose und formulieren Sie auch langfristige Ziele. Das Budget soll Ihre Mitarbeitenden auch motivieren.
  • Bilden Sie Ihre Organisation ab und sorgen Sie für kurze Entscheidungswege. Ziele müssen transparent formuliert und am Gesamtziel orientiert sein.
  • Orientieren Sie sich an Ihrer eigenen Wertschöpfungskette. Ziele, Engpässe und Restriktionen determinieren die Planung.
  • Machen Sie Ziele und Absichten klar verständlich, kommunizieren Sie den Kern des Plans und transformieren ihn leistungsebenengerecht. Weisen Sie Umsetzungsverantwortung zu.

Budgetierung Beispiele

Eines der simpelsten Beispiele für Budgetierung kommt aus dem Bereich der Personalkosten.

Diese betragen durchschnittlich 30 bis 40 Prozent der Gesamtkosten. Wenn Sie etwa 100.000 Euro Jahresumsatz im letzten Geschäftsjahr hatten und diesen 60.000 Euro Betriebsausgaben gegenüberstellen, sind branchenunabhängig durchschnittliche Personalkosten in Höhe von 30 % bis 40 % der 60.000 Euro Betriebsausgaben üblich.

Das entspricht einem Personalbudget von bis zu 24.000 Euro. In der Dienstleistungsbranche sind übrigens auch Personalkosten bis zu 80 % der Betriebsausgaben üblich: Hier könnten Sie also mit bis zu 48.000 Euro Personalkosten rechnen. Wenn Sie das im Hinterkopf haben und sich Ihre tatsächlichen Zahlen ansehen, dann können Ihnen drei verschiedene Szenarien begegnen.

Budget nach oben anpassen

Haben Sie weniger als den üblichen Schnitt an Personalkosten festgestellt, etwa lediglich 18.000 Euro statt 24.000 Euro, so können Sie Ihr Budget hier nach oben anpassen. Weitere Indikatoren dafür, dass Sie Ihre Budgetierung nach oben anpassen sollten, sind personelle Engpässe, unbesetzte Stellen oder schlichtweg lange To-Do-Listen oder die Tatsache, dass Sie weniger Ergebnisse erzielen als gedacht.

Das Budget für Personal können Sie erhöhen und dann auch einhalten, indem Sie neue Stellen ausschreiben, oder indem Sie mehr in die Fortbildung Ihrer Mitarbeiter:innen investieren. Auch eine Lohnerhöhung kann in gewissen Bereichen für mehr Motivation und eine höhere Identifikation Ihrer Angestellten mit dem Unternehmen führen und Ihnen somit mehr Umsatz bringen. Dann kommen der Erfolg und die Ergebnisse nahezu von allein.

Budget senken

Erkennen Sie, dass Sie mehr ausgegeben haben, als Sie für Ihren Betrieb als gesund und erfolgswirksam definieren, kann es sinnvoll sein, das Budget zu senken. Gerade im Bereich der Personalkosten ist das auf den ersten Blick schwierig – aber nicht unmöglich. Sparen Sie an teuren Fortbildungen und planen Sie für Ihrer Mitarbeiter:innen mehr digitale Online-Fortbildungen. Oder streichen Sie Aufgaben, die Ihrem Unternehmenszweck nicht dienen und sparen somit bezahlte Überstunden ein. Oder Sie führen neue Regelungen zu Überstunden ein und verändern somit Ihre Unternehmensstruktur.

Sie sehen: Das Personalbudget zu senken, ist eine besonders schwierige Aufgabe. Um die Beispiele für Budgetierung realistischer zu halten, können Sie sich hier auch an dem Posten Lizenzen und Konzessionen orientieren: Wenn Sie Ihr Budget für Software, Nutzungslizenzen und co senken wollen, können Sie etwa Rabatte mit Anbierer:innen verhandeln, auf Stockmaterial zugreifen, wo Sie ansonsten Designer:innen beauftragen oder Ihre Unternehmensdigitalisierung umstellen: Womöglich nutzen Sie mehrere Programme, die Sie im Abo bezahlen, deren Funktionen sich überschneiden?

Durch Budgetierung können Sie intelligente und neue Perspektiven zum Thema erlangen.

Budget halten

Never change a winning team: Im Idealfall wollen Sie Ihr Budget halten. Dabei sollten Sie die Inflation und gegebenenfalls tarifliche Lohnerhöhungen berücksichtigen, das Budget also um wenige Prozentpunkte nach oben anpassen. Im Grunde geht es bei der Budgetierung aber hauptsächlich darum, ein Budget auch wirklich einzuhalten. Es soll Ihnen Orientierung geben, wie viel Geld Sie für einen gewissen Bereich ausgeben können und auch sollen.

Durch ein festes Budget für die Personalkosten etwa kann es passieren, dass Sie zum Jahresende noch Budget übrig haben – etwa weil die Umsätze mehr als geplant gewachsen sind und Sie ein prozentuales Budget festgelegt haben –, und in diesem Fall können Sie Provisionen auszahlen, um im Budget zu bleiben.

Nie wieder ohne Budgetierung

Eine gute Budgetierung erfordert keine Kenntnisse in Betriebswirtschaftslehre und muss Ihnen auch sonst keine Angst bereiten. Budgetierung ist eine realistische Finanzplanung, die Ihrem Unternehmen und dem folgenden oder laufenden Geschäftsjahr finanzielle Rahmen und Grundlagen für wichtige Entscheidungen gibt.

Sie können sich am Budget orientieren, wenn es um Gelegenheiten geht, die spontan im laufenden Geschäftsjahr auftauchen. Wie Sie sich entscheiden sollen, entnehmen Sie Ihrer vorher festgelegten Budgetierung. Also, budgetieren Sie! Und wenn Sie Ihr Budget über- oder unterschreiten, dienen Ihnen diese Ungereimtheiten im nächsten Geschäftsjahr als Erfahrungswerte, sodass Ihre Budgetierung nach und nach feinmaschiger und definierter wird.

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