Budgetierung

Abb. 1: Planungsprozesse der Budgetierung

• Top-down-Ansatz: Dieser Ansatz beinhaltet eine hierarchische Vorgehensweise, bei der das Management die Vorgaben definiert und diese dann an die nächste Führungsebene weitergibt.
• Bottum-up-Ansatz: Bei diesem Ansatz erfolgt die Planung in umgekehrter Reihenfolge, nämlich von den unteren Bereichen aus nach oben. Die Budgeterstellung erfolgt zunächst auf der jeweiligen Ebene und wird anschließend an die nächsthöhere Führungsebene weitergeleitet.
• Gegenstromverfahren: Bei dieser Budgetierungsmethode wird eine Kombination aus dem Top-down- und Bottom-up-Ansatz angewendet.

Der Budgetierungsprozess stellt sich fast immer als sehr zeitaufwändig dar und lässt wenig Flexibilität zu, um auf neue Situationen und sich ändernde Umweltfaktoren adäquat zu reagieren.

Gestaltungsempfehlungen zur modernen Budgetierung

Viele Ansätze neuer Budgetierungstechniken wie Zero-Base (alles radikal neu machen) oder Beyond Budgeting (radikal dezentrale Vorgehensweise) haben die wesentlichen Kritikpunkte bisher nicht beseitigen können. Es lassen sich aber mit wenigen Gestaltungsempfehlungen Vereinfachungen im Budgetierungsprozess umsetzen (sogenannte moderne Budgetierung):

• Kreieren Sie schlanke Abläufe und beschränken sich auf steuerungsrelevante Inhalte. Die Instrumente sollen Nutzen bringen und nicht behindern. Reduzieren Sie die Zahl der Eingangsgrößen.
• Bleiben Sie flexibel, indem Sie Änderungen antizipieren, verschiedene Szenarien berücksichtigen, Forecasts rollierend gestalten oder Ziele auch nur relativ formulieren (z. B. 10 % besser als ein Benchmark).
• Verknüpfen Sie Strategie, Planung, Reporting und Forecasts miteinander und machen Sie nur wenige konkrete, voneinander ableitbare Vorgaben. Koppeln Sie Budget und Anreizsysteme lose und formulieren Sie auch langfristige Ziele. Das Budget soll Ihre Mitarbeitenden auch motivieren.
• Bilden Sie Ihre Organisation ab und sorgen Sie für kurze Entscheidungswege. Ziele müssen transparent formuliert und am Gesamtziel orientiert sein.
• Orientieren Sie sich an Ihrer eigenen Wertschöpfungskette. Ziele, Engpässe und Restriktionen determinieren die Planung.
• Machen Sie Ziele und Absichten klar verständlich, kommunizieren Sie den Kern des Plans und transformieren ihn leistungsebenengerecht. Weisen Sie Umsetzungsverantwortung zu.

Budgetierung Beispiele

Eines der simpelsten Beispiele für Budgetierung kommt aus dem Bereich der Personalkosten.

Diese betragen durchschnittlich 30 bis 40 Prozent der Gesamtkosten. Wenn Sie etwa 100.000 Euro Jahresumsatz im letzten Geschäftsjahr hatten und diesen 60.000 Euro Betriebsausgaben gegenüberstellen, sind branchenunabhängig durchschnittliche Personalkosten in Höhe von 30 % bis 40 % der 60.000 Euro Betriebsausgaben üblich.

Das entspricht einem Personalbudget von bis zu 24.000 Euro. In der Dienstleistungsbranche sind übrigens auch Personalkosten bis zu 80 % der Betriebsausgaben üblich: Hier könnten Sie also mit bis zu 48.000 Euro Personalkosten rechnen. Wenn Sie das im Hinterkopf haben und sich Ihre tatsächlichen Zahlen ansehen, dann können Ihnen drei verschiedene Szenarien begegnen.

Budget nach oben anpassen

Haben Sie weniger als den üblichen Schnitt an Personalkosten festgestellt, etwa lediglich 18.000 Euro statt 24.000 Euro, so können Sie Ihr Budget hier nach oben anpassen. Weitere Indikatoren dafür, dass Sie Ihre Budgetierung nach oben anpassen sollten, sind personelle Engpässe, unbesetzte Stellen oder schlichtweg lange To-Do-Listen oder die Tatsache, dass Sie weniger Ergebnisse erzielen als gedacht.

Das Budget für Personal können Sie erhöhen und dann auch einhalten, indem Sie neue Stellen ausschreiben, oder indem Sie mehr in die Fortbildung Ihrer Mitarbeiter:innen investieren. Auch eine Lohnerhöhung kann in gewissen Bereichen für mehr Motivation und eine höhere Identifikation Ihrer Angestellten mit dem Unternehmen führen und Ihnen somit mehr Umsatz bringen. Dann kommen der Erfolg und die Ergebnisse nahezu von allein.

Budget senken

Erkennen Sie, dass Sie mehr ausgegeben haben, als Sie für Ihren Betrieb als gesund und erfolgswirksam definieren, kann es sinnvoll sein, das Budget zu senken. Gerade im Bereich der Personalkosten ist das auf den ersten Blick schwierig – aber nicht unmöglich. Sparen Sie an teuren Fortbildungen und planen Sie für Ihrer Mitarbeiter:innen mehr digitale Online-Fortbildungen. Oder streichen Sie Aufgaben, die Ihrem Unternehmenszweck nicht dienen und sparen somit bezahlte Überstunden ein. Oder Sie führen neue Regelungen zu Überstunden ein und verändern somit Ihre Unternehmensstruktur.

Sie sehen: Das Personalbudget zu senken, ist eine besonders schwierige Aufgabe. Um die Beispiele für Budgetierung realistischer zu halten, können Sie sich hier auch an dem Posten Lizenzen und Konzessionen orientieren: Wenn Sie Ihr Budget für Software, Nutzungslizenzen und co senken wollen, können Sie etwa Rabatte mit Anbierer:innen verhandeln, auf Stockmaterial zugreifen, wo Sie ansonsten Designer:innen beauftragen oder Ihre Unternehmensdigitalisierung umstellen: Womöglich nutzen Sie mehrere Programme, die Sie im Abo bezahlen, deren Funktionen sich überschneiden?

Durch Budgetierung können Sie intelligente und neue Perspektiven zum Thema erlangen.

Budget halten

Never change a winning team: Im Idealfall wollen Sie Ihr Budget halten. Dabei sollten Sie die Inflation und gegebenenfalls tarifliche Lohnerhöhungen berücksichtigen, das Budget also um wenige Prozentpunkte nach oben anpassen. Im Grunde geht es bei der Budgetierung aber hauptsächlich darum, ein Budget auch wirklich einzuhalten. Es soll Ihnen Orientierung geben, wie viel Geld Sie für einen gewissen Bereich ausgeben können und auch sollen.

Durch ein festes Budget für die Personalkosten etwa kann es passieren, dass Sie zum Jahresende noch Budget übrig haben – etwa weil die Umsätze mehr als geplant gewachsen sind und Sie ein prozentuales Budget festgelegt haben –, und in diesem Fall können Sie Provisionen auszahlen, um im Budget zu bleiben.

Nie wieder ohne Budgetierung

Eine gute Budgetierung erfordert keine Kenntnisse in Betriebswirtschaftslehre und muss Ihnen auch sonst keine Angst bereiten. Budgetierung ist eine realistische Finanzplanung, die Ihrem Unternehmen und dem folgenden oder laufenden Geschäftsjahr finanzielle Rahmen und Grundlagen für wichtige Entscheidungen gibt.

Sie können sich am Budget orientieren, wenn es um Gelegenheiten geht, die spontan im laufenden Geschäftsjahr auftauchen. Wie Sie sich entscheiden sollen, entnehmen Sie Ihrer vorher festgelegten Budgetierung. Also, budgetieren Sie! Und wenn Sie Ihr Budget über- oder unterschreiten, dienen Ihnen diese Ungereimtheiten im nächsten Geschäftsjahr als Erfahrungswerte, sodass Ihre Budgetierung nach und nach feinmaschiger und definierter wird.

Budgetierung mit einer Buchhaltungssoftware

Die Verwendung einer Buchhaltungssoftware kann die Budgetierung erheblich erleichtern. Über eine integrierte Budgetfunktionen können Sie Budgetpläne erstellen und verwalteen werden können. Dies ermöglicht es Unternehmen, ihre Finanzen genau zu verfolgen und sicherzustellen, dass sie ihre finanziellen Ziele erreichen. Außerdem können Budgets automatisch aktualisiert werden, wenn Buchhaltungsdaten eingegeben werden, was den Aufwand für manuelle Aktualisierungen reduziert.

Mit der Buchhaltungssoftware lexoffice haben Sie den Überblick über Ihre Finanzen.

Fazit

Die Budgetierung ist ein Finanzplanungsprozess, der unter anderem auch in Unternehmen angewendet wird. Dabei wird ein Budget als Zielvorgabe erstellt. Die Budgetierung ist zukunftsgerichtet und wird in jedem Geschäftsjahr durchgeführt. Die traditionelle Budgetierung kann durch moderne Ansätze verbessert werden, die sich auf schlanke Abläufe, Flexibilität, die Verknüpfung von Strategie und Planung sowie eine Abbildung der eigenen Wertschöpfungskette konzentrieren.