Geschäftsreise

Was zählt als Geschäftsreise?

Es kommt nicht selten vor, dass Manager:innen, Angestellte oder Unternehmer:innen beruflich auf Reisen gehen müssen, um die Geschäfte zu führen. Dann spricht man von einer Geschäftsreise. Bei der Planung einer Geschäftsreise müssen Sie viele Aspekte beachten.

Die Definition von Geschäftsreisen

Als Geschäftsreise gilt ein berufsbedingter Ortswechsel, bei dem die Arbeitsstätte oder die Wohnung der reisenden Person, nicht mehr für die zu erledigende Arbeit infrage kämen. Es muss also eine gewisse Entfernung zwischen den Arbeitsplätzen bestehen, damit man von einer Geschäftsreise sprechen kann. Erledigen Sie eine Aufgabe einfach auf der gegenüberliegenden Straßenseite des Unternehmens, ist das keine Geschäftsreise.

Was ist der Unterschied zwischen einer Geschäftsreise und einer Dienstreise? Von einer Geschäftsreise spricht man vor allem bei Reisen innerhalb der Privatwirtschaft. Im öffentlichen Dienst bezeichnet man sie als Dienstreisen. Das Steuerrecht verwendet keinen der beiden Begriffe und nutzt stattdessen die Bezeichnung der „beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit“.

Die Aufwendungen bzw. Reisekosten gelten als Betriebsausgaben. Dazu gehören zum Beispiel die Kosten für Hotel oder Unterkunft und Aufwendungen für Verpflegung. Dabei spricht man auch vom Verpflegungsmehraufwand, den Sie in Anspruch nehmen können, wenn die Geschäftsreise mindestens acht Stunden beträgt.

Fahrtkosten sind ebenfalls Betriebskosten, werden aber in Form der Kilometerpauschale verrechnet. Sowohl Fahrtkosten als auch Reisekosten können Sie steuerlich geltend machen.

Eine Geschäftsreise planen

Haben Sie schon mal einen Urlaub geplant? Dann wissen Sie, wie schwierig es sein kann, an alles zu denken, das man auf einer Reise benötigt. Bei der Planung einer Geschäftsreise ist es nicht anders. Egal, ob Sie die Reise für sich selbst oder eine:n Vorgesetzte:n planen müssen, es gibt einige Fragen im Vorfeld zu beantworten und Aspekte zu beachten.

Das Reiseziel

Zuerst sollten Sie sich mit dem Reiseziel beschäftigen. Handelt es sich um ein Ziel innerhalb Deutschlands, gibt es nicht viel zu beachten. Bei Auslandsreisen sollten Sie sich aber im Vorfeld um die Beantwortung folgender Fragen kümmern:

  • Mit welchem Verkehrsmittel ist das Ziel am besten zu erreichen (Flugzeug, Zug, Auto etc.)?
  • Muss Geld in eine andere Währung umgetauscht werden?
  • Sind Impfungen notwendig?
  • Wie hoch ist die Zeitverschiebung?
  • Wie steht es um die Kommunikationstechnik und dem Internet im Land?
  • Benötigen Sie einen Dolmetscher?
  • Gibt es zum Zeitpunkt der Reise im entsprechenden Land etwas zu beachten? Ist zum Beispiel Urlaubssaison und viel Tourismus zu erwarten oder ist dort ein Feiertag während dem Aufenthalt?

Der Reisezweck

Der Zweck der Reise ist ebenfalls wichtig, um weitere Fragen zu beantworten:

  • Was ist der Zweck der Reise?
  • Benötigen Sie vor Ort ein Büro, dass Sie für einige Tage mieten müssen, um beispielsweise Geschäftspartner:innen zu empfangen?
  • Welchen Geschäftspartner:innen oder Gesprächspartner:innen werden Sie auf der Reise begegnen?
  • Haben Sie bereits alle wichtigen Termine mit diesen Partner:innen festgelegt?
  • Welche Unterlagen müssen Sie mitnehmen?
  • Sollten Sie Gastgeschenke mitbringen und wenn ja, was wäre passend und was ist im entsprechenden Land vielleicht als Geschenk verpönt?

Die Reisedauer

In Bezug auf eine Vertretung während Ihrer Abwesenheit ist natürlich auch die Dauer der Geschäftsreise wichtig. Dazu sollten Sie sich folgenden Fragen stellen:

  • Haben Sie eine Vertretung bestimmt?
  • Welche Kompetenzen werden auf die Vertretung übertragen?
  • Welche Aufgaben können auf andere Mitarbeiter:innen delegiert werden?
  • Welche Aufgaben können vorerst ruhen?
  • Bei welchen Entscheidungen müssen Sie im Vorfeld unbedingt kontaktiert werden?
  • Ist der Kontakt jederzeit möglich?
  • Müssen vor der Abreise noch wichtige Dinge mit Mitarbeiter:innen besprochen werden?

Wichtige Unterlagen für die Geschäftsreise

Keine Geschäftsreise sollte ohne die nötigen Unterlagen angetreten werden. Vor allem bei Reisen ins Ausland sind bestimmte Dokumente unerlässlich und es besteht auch immer die Möglichkeit, dass man sich nicht mal eben vergessene Unterlagen per E-Mail zuschicken kann.

Vor allem müssen Sie sich natürlich ausweisen können. Ihr gültiger Personalausweis und/oder Reisepass darf also unter keinen Umständen fehlen. Wollen Sie ein Fahrzeug mieten, muss natürlich auch der Führerschein mit. Kümmern Sie sich früh genug darum, falls Sie noch einen neuen Ausweis oder ein Visum beantragen müssen. Bis Sie diese erhalten, kann es eine Weile dauern.

Welche Unterlagen Sie für die geschäftlichen Gespräche und Vorhaben einpacken müssen, hängt natürlich vom Zweck der Reise und den Gesprächspartner:innen ab.

Für Geschäftsunterlagen gilt zudem immer der Rat, dass Sie von allem nur Kopien mitnehmen und die Originale vor Ort im Unternehmen bleiben. Wird etwas gestohlen oder geht anderweitig verloren, haben Sie dann immer noch die Originale zur Hand.

Falls gewollt, können Sie sich zuvor natürlich auch über Sehenswürdigkeiten und Freizeitangebote informieren und sich einen Reiseplan erstellen, der alle Ihre Termine und Freizeitvorhaben beinhaltet. Man kann schließlich nie zu gut vorbereitet sein.

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