Incentive

Incentives als Belohnung und Anreiz für Mitarbeiter

Was ist ein Incentive?

Das Gehalt eines Arbeitnehmers ist die Belohnung für die Leistungen, die er für ein Unternehmen erbringt. In bestimmten Fällen, zum Beispiel wenn ein besonders großer Auftrag an Land gezogen wurde, möchten Sie Ihrem Mitarbeiter Ihre Wertschätzung auf besondere Art und Weise ausdrücken. Dafür können Sie ein Incentive nutzen. Dabei handelt es sich in der Regel um Sachgeschenke wie zum Beispiel:

  • Reisen
  • Firmenfeiern
  • Veranstaltungstickets (z.B. für Sportevents oder Theater)
  • Firmenwagen

Incentives sollen die Motivation der Mitarbeiter stärken oder stellen eine besondere Form der Belohnung dar. Die Ausgestaltung von Incentives ist übrigens nicht nur Aufgabe des Geschäftsführers. Sie sind Teil der betrieblichen Lohngestaltung, weshalb der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht besitzt.

Incentives aus arbeitsrechtlicher Sicht

In verschiedenen Studien konnte belegt werden, dass Mitarbeiter, die sich mit den Unternehmenszielen identifizieren können und motiviert sind, diese umzusetzen, effektiver arbeiten und bessere Leistungen erbringen. Für Unternehmer sind Incentives ein probates Mittel, die Motivation Ihrer Mitarbeiter effektiv zu erhöhen und Sie dadurch zu Höchstleistungen anzuspornen. Gleichzeitig können Sie diese einsetzen, um bereits erbrachte Leistungen zu würdigen, die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter zu steigern und sie dadurch länger an Ihr Unternehmen zu binden.

Obwohl Incentives meistens für Arbeitnehmer im Außendienst angeboten werden, können Sie durchaus auch Mitarbeiter in anderen Bereich mit Sachleistungen belohnen. Mit Incentivreisen oder -feiern können Sie sogar ganze Abteilungen erreichen. Immer beliebter werden stattdessen aber Geldzahlungen in Form von Prämien.

Ein genereller Anspruch auf Incentives für Arbeitnehmer besteht nicht. Sie stellen eine freiwillige Leistung des Unternehmens dar. Sind Sonderleistungen in einem Unternehmen aber Gang und Gäbe kann sich dadurch für Arbeitnehmer in der Zukunft ein Anspruch auf entsprechende Vergütungen ergeben. Man spricht hier von betrieblicher Übung. Sie können das umgehen, indem Sie immer, wenn Sie eine entsprechende Leistung gewähren, den schriftlichen Zusatz beifügen, dass es sich dabei um eine einmalige Aktion handelt, die keinen künftigen Anspruch rechtfertigt.

Lohnsteuer

1 Behandlung beim Empfänger

1.1 Steuerpflichtiger geldwerter Vorteil

Ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer ein Incentive als Entlohnung im weitesten Sinne vom Arbeitgeber oder einem Dritten erhält. Solche Geschenke und insbesondere Reisen genügen nicht betriebsfunktionalen Anforderungen, wie z. B. die Geschäftsreise für einen Vertragsabschluss. Dies gilt insbesondere für Reisen mit touristischem Besichtigungsprogramm, das einschlägigen Touristikreisen entspricht, wenn der Erfahrungsaustausch zwischen den Arbeitnehmern demgegenüber zurücktritt.

Es bleibt auch dann bei dieser Einschätzung, wenn der Arbeitnehmer bei einer vom Arbeitgeber veranstalteten Händler-Incentivereise Betreuungsaufgaben übernimmt, falls er auf der Reise von seinem Ehegatten begleitet wird – was auf einen gesellschaftlichen Charakter der Reise hinweist.

Weitere lohnsteuerpflichtige Incentives sind Eintrittskarten oder Dauerkarten zu sportlichen und kulturellen Veranstaltungen, wie Bundesliga-, Theater- und Musicalkarten, oder sog. VIP-Logen zur Formel 1 oder Grand-Slam-Turniere. Ebenso unterliegen sog. Belohnungsessen dem Lohnsteuerabzug, insbesondere Einladungen in die Edelgastronomie.

Wichtig

Incentives als Lohnzahlungen von dritter Seite

Steuerpflichtiger Arbeitslohn ist auch dann anzunehmen, wenn die als Incentive gedachten Geschenke von Dritten gewährt werden. Es handelt sich hierbei um Lohnzahlungen von dritter Seite, von denen der Arbeitgeber Lohnsteuer einbehalten muss, wenn er hiervon Kenntnis hat. Die Steuerübernahme durch den Dritten mit 30 % ist ebenfalls zulässig, welche Abgeltungswirkung beim Incentive-Empfänger hat. Typische Beispiele sind VIP-Logen im Rahmen des Sport- oder Kultursponsoring oder Incentivereisen.

1.2 Bewertung mit dem tatsächlichen Preis

Lohnsteuerpflichtig ist der Wert des Sachgeschenks. Darunter ist der übliche Endpreis am Abgabeort zu verstehen, den ein Dritter für dieses Geschenk aufzuwenden hätte. Dies wird regelmäßig der tatsächliche Aufwand des Arbeitgebers für den Kauf sein, z. B. der an den Reiseveranstalter gezahlte Betrag (einschließlich Umsatzsteuer). Für Unterkunft und Verpflegung dürfen die amtlichen Sachbezüge nicht angesetzt werden.

Der geldwerte Vorteil (z. B. die Reise) ist im Rahmen der Gesamtwürdigung einheitlich zu beurteilen. Eine Aufteilung in Arbeitslohn und Zuwendung im betrieblichen Interesse ist grundsätzlich nicht zulässig. Ausnahmsweise kann eine solche Aufteilung jedoch in Betracht kommen, wenn die Aufwendungen rein betriebsfunktionaler Elemente sich leicht und eindeutig von den sonstigen Zuwendungen mit Entlohnungscharakter abgrenzen lassen.

Achtung

Pauschale Aufteilung der Aufwendungen für VIP-Logen

Die Aufteilungssätze in steuerfreie Werbe- und Bewirtungsleistungen und steuerpflichtige Geschenke (Eintrittskarten) nach dem sog. VIP-Logenerlass für Sportveranstaltungen haben weiterhin Gültigkeit. Das Entsprechende gilt für die bundeseinheitlich festgelegten Aufteilungsschlüssel für sog. Hospitality-Leistungen bei Fußballweltmeisterschaften und für sog. Business-Seats in der Fußball-Bundesliga bzw. VIP-Logen bei kulturellen und ähnlichen Veranstaltungen.

Sofern im Einzelfall eine Nachweisführung möglich ist, sind die Vereinfachungsregelungen nicht anzuwenden. Dasselbe gilt, wenn für den Werbe-, den Bewirtungs- und den Ticketanteil ein andere Bemessungsgrundlage gilt. Hier ist ein angemessener Aufteilungsmaßstab im Sinne einer sachgerechten Schätzung zu finden.

1.3 Zufluss bei Erhalt

Der geldwerte Vorteil fließt dem Arbeitnehmer erst dann zu, wenn er das Sachgeschenk tatsächlich erhält, nutzt oder in Anspruch nimmt, z. B. bei Antritt der Incentivereise. Nicht entscheidend ist der Zeitpunkt des Versprechens.

Wendet ein Dritter das Sachgeschenk zu, gilt die Verpflichtung des Arbeitgebers zum Lohnsteuerabzug ebenso, wenn er den Zufluss kennt oder erkennen kann. Entsprechende Angaben muss der Arbeitnehmer mitteilen.

1.4 Besteuerung als sonstiger Bezug

Incentives zählen zu den sonstigen Bezügen. Der Lohnsteuerabzug ist deshalb nach der Jahreslohnsteuertabelle nach den für sonstige Bezüge geltenden Regeln durchzuführen.

1.5 Pauschalbesteuerung als Sachzuwendung

Für Geschenke und andere betriebliche Zuwendungen, die zusätzlich zur ohnehin vereinbarten Leistung gewährt werden, kann der Zuwendende die Steuer mit Abgeltungswirkung für den Empfänger mit dem Pauschsteuersatz von 30 % übernehmen.

Lohnsteuerpauschalierung bei Betriebsveranstaltungen

Erfüllt die vom Arbeitgeber gewährte Incentivemaßnahme die Voraussetzungen einer Betriebsveranstaltung, ist stattdessen die pauschale Lohnsteuer mit 25 % zu erheben.

2 Aufwendungen für VIP-Logen

Aufwendungen für VIP-Logen sind Leistungen des Steuerpflichtigen, mit denen er bestimmte sportliche Veranstaltungen „sponsert“ und für die er vom Empfänger dieser Leistungen bestimmte Gegenleistungen mit Werbecharakter erhält. Neben den üblichen Werbeleistungen werden häufig auch Eintrittskarten für VIP-Logen überlassen, die mit weiteren Vorteilen wie persönliche Betreuung, Bewirtung und Erinnerungsgeschenken verbunden sind.

Die zur Besteuerung von VIP-Logen in Sportstätten und ähnlicher Veranstaltungen ergangenen BMF-Schreiben wurden aufgehoben und haben nur noch Gültigkeit bzgl. der Aufteilung der Aufwendungen für das Gesamtpaket auf die einzelnen Bestandteile der Incentivemaßnahme.

2.1 Behandlung beim Empfänger

Wie bei allen Incentives handelt es sich im Normalfall um Bezüge, die nicht laufend gewährt werden. Der Lohnsteuerabzug ist deshalb nach der Jahreslohnsteuertabelle nach den für sonstige Bezüge geltenden Regeln durchzuführen.

Pauschalbesteuerung als Sachzuwendung

Außerdem besteht die Möglichkeit, den Zuwendungsempfänger von der Besteuerung freizustellen. Der Arbeitgeber bzw. Dritte, der die Eintrittskarten bzw. VIP-Logen verschenkt, hat die Möglichkeit, die Steuer für den Zuwendungsempfänger mit einem Pauschsteuersatz von 30 % zu übernehmen. Die Steuerübernahme hat Abgeltungswirkung für den Zuwendungsempfänger.

2.2 Pauschale Aufteilung des Gesamtbetrags

2.2.1 Sportliche Veranstaltungen

Aus Vereinfachungsgründen können die betrieblich veranlassten Aufwendungen für VIP-Logen bei sportlichen Veranstaltungen für das Gesamtpaket (Werbeleistungen, Bewirtung, Eintrittskarten usw.) wie folgt pauschal aufgeteilt wird:

  • 40 % des Gesamtbetrags anteilig für Werbung;
  • 30 % des Gesamtbetrags anteilig für Bewirtung;
  • 30 % des Gesamtbetrags anteilig für Geschenke.

Sofern nicht eine andere Zuordnung nachgewiesen wird, ist davon auszugehen, dass die Aufwendungen für Geschenke je zur Hälfte auf Geschäftsfreunde und auf eigene Arbeitnehmer entfallen.

2.2.2 Hospitality-Leistungen

Im Rahmen von Fußballwelt- oder Fußballeuropameisterschaften werden Hospitality-Leistungen angeboten. Diese umfassen den Eintritt ins Stadion (verbunden mit Logen- oder bevorzugten Sitzplätzen), bevorzugte Parkmöglichkeiten, gesonderten Zugang zum Stadion, Bewirtung, persönliche Betreuung, Erinnerungsgeschenke und ein Unterhaltungsangebot. Da in Hospitality-Leistungen keine Werbeleistungen enthalten sind, ist für die pauschale Aufteilung der einzelnen Leistungselemente folgender Aufteilungsmaßstab anzuwenden:

  • 30-%-Anteil für Bewirtung – begrenzt auf 1.000 EUR pro Teilnehmer je Veranstaltung;
  • der Anteil für Geschenke wird mit dem Restbetrag angenommen.
2.2.3 Business-Seats

Für Business-Seats, bei denen im Gesamtbetrag der Aufwendungen nur die Leistungen Eintrittskarten und Rahmenprogramm (steuerlich zu beurteilen als Zuwendung) und (steuerfreie) Bewirtung enthalten sind, ist dieser sachgerecht aufzuteilen, soweit für diese ein Gesamtbetrag vereinbart wurde. Zulässig ist auch die pauschale Aufteilung mit

  • 50 % für Geschenke und
  • 50 % für Bewirtung.

Weist der Arbeitgeber nach, dass im Rahmen der vertraglich vereinbarten Gesamtleistungen auch Werbeleistungen erbracht werden, kann für die Aufteilung des Gesamtbetrags der 40:30:30-Aufteilungsmaßstab angewendet werden.

2.2.4 Kulturelle und ähnliche Veranstaltungen

Beinhaltet die VIP-Maßnahme eine andere, z. B. kulturelle, Veranstaltung, die in einer Sportstätte stattfindet, können die getroffenen Aufteilungsregelungen zu Sportveranstaltungen angewendet werden, sofern die Einzelfallprüfung einen gleichartigen Sachverhalt ergibt.

Soweit außerhalb einer Sportstätte in einem Gesamtpaket Leistungen angeboten werden, die Eintritt, Bewirtung und Werbung enthalten (z. B. Operngala), ist eine pauschale Aufteilung möglich. Der Aufteilungsmaßstab muss sich an den Umständen des Einzelfalls orientieren.

3 Incentivereisen

Neben der kostenlosen Gewährung von Eintrittskarten sind Incentivereisen eine häufig vorkommende Form der Mitarbeitermotivation. Werden Prämien in Form kostenloser Reisen gewährt, sind diese steuerpflichtiger Arbeitslohn. Von einem lohnsteuerpflichtigen geldwerten Vorteil ist immer dann auszugehen, wenn das Reiseprogramm einen touristischen Charakter hat. Geldwerte Vorteile aus Bewirtungen im Rahmen von Incentivereisen sind steuerpflichtig. Die Regelung für geschäftliche Bewirtungen findet keine Anwendung. Die Aufteilungsgrundsätze der VIP-Logenregelung findet keine Anwendung. Die Incentivereise ist als Gesamtleistung zu erfassen. Eine Kürzung der lohnsteuerpflichtigen Gesamtleistung um den Anteil der Aufwendungen für die geschäftliche Bewirtung entfällt.

Schwierig ist die Beurteilung, wenn Incentivereisen an Fachseminare geknüpft sind. Bei der Beurteilung und Entgeltabrechnung von Incentivereisen sind zahlreiche Besonderheiten zu beachten.

Hinweis

Keine Kürzung um geschäftliche Bewirtung bei Event mit Übernachtung

Die Abgrenzung zwischen einer Incentivereise und einer Incentivemaßnahme, bei der ggf. ein steuerfreier geschäftlicher Bewirtungsanteil herausgerechnet werden kann, nimmt die Finanzverwaltung danach vor, ob die Veranstaltung eine vom Zuwendenden bezahlte Übernachtung beinhaltet. Nicht erforderlich ist, dass sich der Programmteil der Reise über 2 Tage erstreckt. Ausreichend für die Annahme einer Incentivereise ist die bloße Übernachtung im Anschluss einer Abendveranstaltung, etwa um den Teilnehmern die nächtliche Rückreise zu ersparen.

Sozialversicherung

1 Steuerrecht ist maßgebend

1.1 Steuerfreie Incentives

Den Ausgangswert für die Beitragsberechnung in der Sozialversicherung bilden die beitragspflichtigen Einnahmen, also grundsätzlich das Arbeitsentgelt gemäß § 14 SGB IV. Nach der auf Grundlage des § 17 SGB IV erlassenen Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) gehören Zuwendungen nicht zum Arbeitsentgelt, soweit sie lohnsteuerfrei sind.

Die Beurteilung der Beitragspflicht von Incentives orientiert sich – dem allgemeinen Grundsatz folgend – an der steuerlichen Behandlung. Können Incentives steuerfrei gewährt werden, sind sie auch beitragsfrei.

1.2 Pauschale Versteuerung und die Konsequenzen

Werden Sachprämien und Sachzuwendungen nach § 37a EStG pauschal versteuert, sind sie kein beitragspflichtiges Arbeitsentgelt. Erfolgt dagegen die pauschale Versteuerung nach § 37b EStG, gilt eine Einschränkung: Die Zuwendung wird nur dann nicht dem Arbeitsentgelt zugerechnet, wenn sie an Arbeitnehmer eines Dritten gezahlt wird.

Pauschal versteuerte Zuwendungen nach § 37b EStG an eigene oder Arbeitnehmer verbundener Unternehmen sind dagegen beitragspflichtig.

2 Zuordnung zum beitragspflichtigen Arbeitsentgelt

Beitragspflichtig sind alle nicht nach § 37a EStG pauschalversteuerten oder nicht steuerfreien Incentives. Diese steuer- und damit beitragspflichtigen Incentives zählen zum einmalig gezahlten Arbeitsentgelt im Sinne des § 23a SGB IV.

2.1 Keine Anrechnung auf die Jahresarbeitsentgeltgrenze

Für die Prüfung, ob das regelmäßige Jahresarbeitsentgelt die Jahresarbeitsentgeltgrenze überschreitet und somit Krankenversicherungsfreiheit besteht, bleiben selbst steuer- und beitragspflichtige Incentives unberücksichtigt. Es fehlt an der Regelmäßigkeit, da sie nicht mit hinreichender Sicherheit einmal jährlich gewährt werden.