Entgeltfortzahlung

Was ist eine Entgeltfortzahlung?

Das deutsche Arbeitsrecht ist auf den Grundsatz ausgerichtet, dass ein Arbeitnehmer keinen Lohn erhält, wenn er nicht arbeitet. Diese Doktrin wird jedoch durch verschiedene Regelungen der Entgeltfortzahlung durchbrochen. So müssen Sie einem Mitarbeiter zum Beispiel auch an Feiertagen oder im Krankheitsfall Lohn bezahlen. Rechtlich ist dies im Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) geregelt.

Arbeitsrechtliche Bestimmungen

Grundsätzlich hat jeder Arbeitnehmer, auch Aushilfskräfte, 450-Euro-Jobber und Studenten,  Anspruch auf eine Entgeltfortzahlung, wenn die folgenden Sachverhalte gegeben sind:

  • Der Arbeitnehmer arbeitet bereits ohne Unterbrechung seit vier Wochen für einen Arbeitgeber.
  • Der Arbeitnehmer ist krankheitsbedingt arbeitsunfähig. Dabei muss ein Zusammenhang zwischen der Arbeitsunfähigkeit und der Erkrankung bestehen. So kann zum Beispiel ein verstauchter Knöchel einen Fabrikarbeiter, der während der gesamten Arbeitszeit steht, außer Gefecht setzen, einen Büroarbeiter aber unter Umständen nicht.
  • Die Arbeitsunfähigkeit darf nicht durch Selbstverschulden entstanden sein. Dazu zählt zum Beispiel ein Beinbruch durch einen alkoholbedingten Autounfall oder ähnliches. Eine Erkältung, die aufgrund eines Spaziergangs bei Kälte entstanden ist, kann hingegen nicht als selbstverschuldet gewertet werden.
  • Ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung besteht auch dann, wenn die Arbeitsunfähigkeit durch einen Arbeitsunfall entstanden ist. Das gilt aber nur dann, wenn der Arbeitnehmer sich den Arbeitsanweisungen entsprechend verhalten hat.

Sind diese Tatsachen gegeben, sind Sie als Arbeitgeber dazu verpflichtet, Ihrem Mitarbeiter eine Lohnfortzahlung zu gewähren, jedoch gibt es hiervon auch immer Ausnahmen.

Dauer des Anspruchs: 6-Wochen-Frist

Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung bei Arbeitsunfähigkeit besteht für 6 Wochen (= 42 fortlaufende Kalendertage ohne Rücksicht auf die Arbeitstage des erkrankten Arbeitnehmers, Sonn- oder Feiertage). Die Berechnung der Entgeltfortzahlung erfolgt nach den §§ 187 f. BGB. Sie beginnt bei einem Arbeitnehmer, der während des Arbeitstags wegen Arbeitsunfähigkeit die Arbeit niederlegen muss, erst am folgenden Tag zu laufen. Für den Tag der Erkrankung erhält der Arbeitnehmer das volle Arbeitsentgelt. Wird der Arbeitnehmer vor Arbeitsantritt arbeitsunfähig, zählt dieser Tag für den Anspruchszeitraum bereits mit. Eine Arbeitsunfähigkeit während einer Streikteilnahme begründet keinen Anspruch; wird der Arbeitgeber nach Eintritt der Arbeitsunfähigkeit bestreikt, bleibt der Anspruch dagegen bestehen. Der Arbeitnehmer kann durch entsprechende Erklärungen, sich am Streik zu beteiligen oder seine Streikteilnahme zu beenden, den Anspruch begründen oder entfallen lassen. Ein so begründeter Anspruch entfällt nur dann, wenn dem Arbeitgeber eine Beschäftigung streikbedingt unzumutbar ist oder er seinen Betrieb stilllegt. Der Anspruch entfällt ebenfalls bei einer Aussperrung. Ruht das Arbeitsverhältnis (z. B. bei Mutterschutzfristen, Sonderurlaub) bei Beginn der Arbeitsunfähigkeit, verringert sich der Anspruchszeitraum nicht.

Der Zeitraum von 6 Wochen verlängert sich nicht um die Tage einer während der Arbeitsunfähigkeit hinzutretenden weiteren Erkrankung. Bei zeitlich nachfolgender, erneuter Arbeitsunfähigkeit infolge einer anderen Erkrankung entsteht dagegen ein weiterer Entgeltfortzahlungsanspruch in voller Länge. Einschränkungen gelten bei einer erneuten Arbeitsunfähigkeit infolge derselben Krankheit . Bei einer Fortsetzungskrankheit aufgrund desselben Grundleidens entsteht ein erneuter Anspruch erst nach Ablauf von 6 Monaten nach dem Ende der ersten Arbeitsunfähigkeit. bzw. alle 12 Monate neu. Dieser 12-Monats-Zeitraum nach § 3 Abs. 1 Satz 2 Nr. 2 EFZG beginnt bei zeitlich aufeinander folgenden Arbeitsverhältnissen neu.

Der Anspruchszeitraum endet zu dem in der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vom Arzt festgesetzten Kalendertag bzw. mit Ablauf des 42. Kalendertags, wenn die Arbeitsunfähigkeit über diese Höchstgrenze fortbesteht.

Anzeige- und Nachweispflicht

Der Arbeitnehmer hat die Arbeitsunfähigkeit in jedem Fall unverzüglich mitzuteilen. Bei einer länger als drei Kalendertage andauernden Arbeitsunfähigkeit ist zudem der Nachweis durch Vorlage eines ärztlichen Attests am nächstfolgenden, individuellen Arbeitstag des erkrankten Arbeitnehmers zu erbringen (= frühestens, aber nicht zwingend der 4. Kalendertag der Arbeitsunfähigkeit). Der Arbeitgeber kann die Vorlage der AU-Bescheinigung nach § 5 Abs. 1 Satz 3 EFZG auch schon früher, insbesondere bereits am ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit verlangen. Dieses Recht steht im nicht weiter gebundenen Ermessen des Arbeitgebers; insbesondere ist es nicht erforderlich, dass gegen den Arbeitnehmer ein begründeter Verdacht besteht, er habe in der Vergangenheit eine Erkrankung nur vorgetäuscht, oder ein sonstiger Sachgrund vorliegt. Eine tarifliche Regelung steht dem freien Ermessen nur entgegen, wenn sie das Recht des Arbeitgebers aus § 5 Abs. 1 Satz 3 EFZG ausdrücklich ausschließt. Bei einer allgemeinen Regelung zur Pflicht frühzeitiger Vorlage der AU-Bescheinigung hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG. Verstöße des Arbeitnehmers begründen ein vorübergehendes Leistungsverweigerungsrecht des Arbeitgebers bis zur Vorlage der geforderten Erklärungen. Allerdings kann der Arbeitgeber im Wiederholungsfall kündigen und Schadensersatzansprüche geltend machen .

Höhe des fortzuzahlenden Arbeitsentgelts

Der Entgeltfortzahlungsanspruch ist ein Anspruch auf die geschuldete Entgeltzahlung und kein Lohnersatzanspruch. Damit erfasst der Anspruch auf den gesetzlichen Mindestlohn auch die arbeitsunfähigkeitsbedingten Entgeltfortzahlungszeiträume. Die Entgeltfortzahlung beträgt nach § 4 Abs. 1 EFZG 100 %. Es gilt das Entgeltausfallprinzip. Der Arbeitnehmer soll durch die Krankheit nicht schlechter, aber auch nicht bessergestellt werden, als er stehen würde, wenn er gearbeitet hätte. Der Arbeitgeber hat das Arbeitsentgelt fortzuzahlen, das dem Arbeitnehmer bei der für ihn maßgebenden regelmäßigen Arbeitszeit zusteht.

Nicht fortzuzahlen sind Auslösungen, Schmutzzulagen und ähnliche Leistungen, die an tatsächlich entstandene Aufwendungen des Arbeitnehmers anknüpfen. Fortgezahlt werden Funktionszulagen sowie in einem einheitlichen Lohnbetrag aufgegangene Leistungen oder Leistungen, die Aufwendungen pauschal abgelten, nicht dagegen freiwillig gezahlte Trinkgelder, jedenfalls bei Fehlen einer besonderen Vereinbarung mit dem Arbeitgeber.

Bei der Bemessung der Entgeltfortzahlung werden Überstunden nicht berücksichtigt – ob diese Rechtsprechung vor dem MiLoG Bestand haben wird, erscheint zweifelhaft. Bei wegen der Arbeitsunfähigkeit ausgefallener Sonn- oder Feiertagsarbeit zählen auch die dafür zu zahlenden Zuschläge zur Entgeltfortzahlung.

Erhält der Arbeitnehmer Akkordlohn oder eine sonstige auf das Ergebnis der Arbeit abgestellte Vergütung, so ist der von dem Arbeitnehmer in der für ihn maßgebenden regelmäßigen Arbeitszeit erzielbare Durchschnittsverdienst der Berechnung zugrunde zu legen.

Das vom Arbeitgeber während der krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers fortzuzahlende Arbeitsentgelt ist vorbehaltlich günstigerer Abreden als Bruttolohn zu zahlen. Von Lohnbestandteilen, die nur bei tatsächlicher Arbeitsleistung nicht der Lohnsteuer unterliegen, die aber im Fall der Krankheit zu versteuern sind (z. B. Nachtzuschläge), hat der Arbeitgeber Lohnsteuer einzubehalten und abzuführen. Das Entgeltfortzahlungsgesetz gewährt dem Arbeiter keinen Ausgleich für das auf steuerrechtlichen Bestimmungen beruhende Absinken des Nettolohns.

Sonderzahlungen können für Zeiten der Arbeitsunfähigkeit nach § 4a EFZG gemindert werden. Umfasst sind bspw. Anwesenheitsprämien und Weihnachtsgratifikationen. Maßgebend ist die Höhe des Arbeitsentgelts pro Arbeitstag innerhalb eines Jahresdurchschnitts.

Das Arbeitsentgelt als Bezugsgröße ist das Gesamtarbeitsentgelt, d. h. laufendes Entgelt einschließlich aller Zuschläge und der Sonderleistungen selbst. Es können alle krankheitsbedingten Fehlzeiten ohne Rücksicht auf Entgeltfortzahlungsansprüche berücksichtigt werden. Für die Ermittlung der Arbeitstage ist auf die individuelle Arbeitszeit des Arbeitnehmers abzustellen.

Von den vorgenannten gesetzlichen Regelungen kann durch einen Tarifvertrag auch zulasten der Arbeitnehmer abgewichen werden.

Feiertag

Ist der Arbeitgeber für Arbeitszeit, die gleichzeitig infolge eines gesetzlichen Feiertags ausgefallen ist, zur Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall verpflichtet, so bemisst sich die Höhe des fortzuzahlenden Arbeitsentgelts für diesen Feiertag nach den unter Feiertagsarbeit dargestellten Regeln über die Entgeltzahlung an Feiertagen.

Kurzarbeit

Bei Kurzarbeit, bei der die gesunden Kollegen ein vermindertes Arbeitsentgelt erhalten, richtet sich grundsätzlich das wegen Arbeitsunfähigkeit fortzuzahlende Arbeitsentgelt nach der verkürzten Arbeitszeit. Bei „Kurzarbeit Null“ entfällt der Anspruch. Das Kurzarbeitergeld selbst gehört nicht zum Arbeitsentgelt, das der Arbeitgeber fortzuzahlen hat.

Feiertag bei gleichzeitiger Kurzarbeit

Fallen Arbeitsunfähigkeit und Kurzarbeit mit einem Feiertag zusammen, ist vom Arbeitgeber Feiertagsentgelt zu zahlen. Wegen der Höhe der Feiertagsentgeltzahlung gilt das unter Feiertagsarbeit Gesagte.

Wird die für einen Wochentag normalerweise anfallende Arbeit durch Betriebsvereinbarung aufgrund eines Tarifvertrags in zulässiger Weise anderweitig verteilt (z. B. wenn der Donnerstag ein Feiertag ist, Freitag als sog. Brückentag arbeitsfrei), so hat der Arbeitnehmer, der an dem arbeitsfreien Tag noch arbeitsunfähig krank ist, für diesen Tag keinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung.

Kündigung

Wird ein Arbeitsverhältnis „aus Anlass der Arbeitsunfähigkeit“ gekündigt, behält der Arbeitnehmer den Entgeltfortzahlungsanspruch über das Ende des Arbeitsverhältnisses hinaus. Dies gilt auch bei Erkrankung schon während der Wartefrist. Es muss eine wirksame Kündigung vorliegen; „Anlass“ i. S. des § 8 EFZG und Kündigungsgrund müssen sich nicht decken. Die Krankheit muss nur der entscheidende Anstoß sein.

Betriebliches Eingliederungsmanagement

Bei über den Anspruchszeitraum hinaus andauernder oder wiederholter Arbeitsunfähigkeit hat der Arbeitgeber bei allen Arbeitnehmern zum Schutz vor krankheitsbedingtem Arbeitsplatzverlust bzw. dem Eintreten einer Behinderung (Präventionsgedanke) unter Beteiligung der Betroffenen, des Betriebsrats sowie mit der zuständigen Interessenvertretung bzw. der Schwerbehindertenvertretung durch ein betriebliches Eingliederungsmanagement zu klären, ob und welche Maßnahmen ergriffen werden sollten, um Arbeitsunfähigkeit zu überwinden bzw. mit welchen Leistungen oder Hilfen erneuter Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt und der Arbeitsplatz erhalten werden kann. Eine Sanktion des Arbeitgebers im Sinne eines Schadensersatzanspruchs des Arbeitnehmers sieht das Gesetz selbst nicht vor. Allerdings haben die Vertretungsorgane der behinderten Menschen einen entsprechenden Erfüllungs- und Überwachungsanspruch.

Sozialversicherungsausweis

Der Arbeitgeber kann die Entgeltfortzahlung verweigern, solange der Arbeitnehmer den Ausweis schuldhaft nicht beim Arbeitgeber hinterlegt, wenn dieser die Hinterlegung verlangt.

Forderungsübergang bei Dritthaftung

Steht dem Arbeitnehmer bei Arbeitsunfähigkeit infolge Krankheit ein Schadensersatzanspruch wegen des Verdienstausfalls aufgrund gesetzlicher Vorschriften gegen einen Dritten zu (z. B. bei Verkehrsunfall), so geht dieser Anspruch kraft Gesetzes im dort genannten Umfang auf den Arbeitgeber über. Dies gilt allerdings nicht bei Schädigung unter Familienangehörigen, die in häuslicher Gemeinschaft mit dem Versicherten leben. Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, dem Arbeitgeber unverzüglich die zur Geltendmachung des Schadensersatzanspruchs erforderlichen Angaben zu machen. Andernfalls kann der Arbeitgeber die Fortzahlung des Arbeitsentgelts verweigern.

Forderungsübergang auf Krankenversicherungsträger

Erfüllt der Arbeitgeber während der Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers dessen Anspruch auf Fortzahlung des Arbeitsentgelts nicht, so geht der Anspruch des Arbeitnehmers gegen den Arbeitgeber in Höhe des gezahlten Krankengelds auf den Krankenversicherungsträger über. Der Krankenversicherungsträger, der nach dieser Vorschrift den Entgeltfortzahlungsanspruch gegen den Arbeitgeber geltend macht, kann sich auch darauf berufen, dass das Arbeitsverhältnis seines Versicherten durch eine fristlose Kündigung des Arbeitgebers nicht beendet worden ist. Dies gilt jedenfalls dann, wenn das Kündigungsschutzgesetz auf das Arbeitsverhältnis keine Anwendung findet.

Unabdingbarkeit

Das Entgeltfortzahlungsgesetz ist unabdingbar. Eine Ausnahme gilt nur für die Bemessungsgrundlage des fortzuzahlenden Entgelts.

Ausgleichsverfahren

In Umsetzung der Vorgaben des Bundesverfassungsgerichts zur Verfassungswidrigkeit des Umlageverfahrens zum Mutterschaftsgeld regelt das Gesetz zum Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen für Entgeltfortzahlung ab 1.1.2006 das Ausgleichsverfahren für die Entgeltfortzahlung. § 1 Abs. 1 AAG sieht einen Erstattungsanspruch aller Arbeitgeber mit in der Regel nicht mehr als 30 Arbeitnehmern (ausschließlich der zur Berufsausbildung Beschäftigten) gegen die Krankenkassen für die nach dem EFZG an alle Arbeitnehmer geleistete Entgeltfortzahlung vor. Das Umlageverfahren erstreckt sich ebenfalls auf diese Arbeitgeber; maßgeblich für die Umlagepflicht ist gemäß § 3 Abs. 1 AAG die Beschäftigung von nicht mehr als 30 Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen für einen Zeitraum von mindestens 8 Kalendermonaten in dem der Entgeltersatzleistung vorangehenden Kalenderjahr.

Lohnsteuer

Steuerpflichtige Lohnfortzahlung bei Krankheit

Der nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz fortgezahlte (Brutto-)Arbeitslohn ist steuerpflichtig und unterliegt dem Lohnsteuerabzug nach den allgemeinen Vorschriften. Fallen in einen Lohnzahlungszeitraum sowohl Arbeitslohn für tatsächlich geleistete Arbeit als auch fortgezahlter Arbeitslohn, so sind diese Beträge für die Ermittlung der Lohnsteuer zusammenzurechnen.

Zahlt der Arbeitgeber nach Ablauf des gesetzlichen Entgeltfortzahlungszeitraums freiwillig weiterhin Arbeitslohn, z. B. weil die Erkrankung noch andauert, oder Zuschüsse zum Krankengeld, sind diese ebenfalls lohnsteuerpflichtig.

Steuerfreie Aufstockungsbeträge

Steuerfrei sind aber anstelle von Krankengeldzuschüssen gezahlte tarifliche Aufstockungsbeträge, die arbeitsunfähig erkrankte Arbeitnehmer im Rahmen ihrer Altersteilzeitbeschäftigung erhalten.

Sozialversicherung

Mitteilung von Vorerkrankungszeiten

Die Krankenkassen sind berechtigt den Arbeitgeber zu informieren, ob die Fortdauer einer Arbeitsunfähigkeit oder eine erneute Arbeitsunfähigkeit eines Arbeitnehmers auf derselben Krankheit beruht. Allerdings darf dabei nicht die Diagnose mitgeteilt werden. Die Krankenkasse übermittelt lediglich den Fakt einer eventuellen Zusammenrechnung.

Mitwirkungspflichten des Arbeitnehmers und erneute Erkrankung

Darüber hinaus hat der Arbeitnehmer im Rahmen seiner Mitwirkungspflichten dem Arbeitgeber den Tatbestand einer Fortsetzungserkrankung mitzuteilen. Außerdem kann der Arbeitgeber verlangen, dass der Arbeitnehmer den behandelnden Arzt dazu von der Schweigepflicht entbindet.

Wird der Arbeitnehmer infolge derselben Krankheit erneut arbeitsunfähig, so besteht dennoch erneut für 6 Wochen Anspruch auf Entgeltfortzahlung, wenn er

  • vor der erneuten Arbeitsunfähigkeit mindestens 6 Monate nicht infolge derselben Krankheit arbeitsunfähig war oder
  • seit Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit eine Frist von 12 Monaten abgelaufen ist.

Maschinelle Rückmeldung durch Krankenkassen

Die maschinelle Rückmeldung durch die Krankenkasse ist ab 1.1.2017 wie folgt geregelt:

  • Stellt die Krankenkasse/Einzugsstelle eine inhaltliche Abweichung zwischen ihrer Berechnung der Erstattung und dem Antrag des Arbeitgebers fest, hat sie diese Abweichung unter Angabe der Gründe dem Arbeitgeber durch Datenübertragung unverzüglich zu melden. Dieses Meldeverfahren ist auch anzuwenden, wenn dem Antrag vollständig entsprochen wird.
  • Stellt die Krankenkasse/Einzugsstelle in einem Antrag auf Erstattung einen Fehler im Abgleich mit ihrem Bestand fest, hat sie die festgestellten Abweichungen aufzuklären. Werden Bestandsdaten verändert, ist dem Arbeitgeber die Veränderung durch Datenübertragung zu melden.

Beitragssatz zur Krankenversicherung

In der Krankenversicherung ist der allgemeine Beitragssatz nach § 241 SGB V anzuwenden, wenn ein mindestens 6-wöchiger oder längerer Anspruch auf Entgeltfortzahlung besteht.

Besteht der Entgeltfortzahlungsanspruch nicht für mindestens 6 Wochen, besteht für den Arbeitnehmer kein Anspruch auf Krankengeld. In diesen Fällen ist für die Berechnung der Krankenversicherungsbeiträge der ermäßigte Beitragssatz nach § 243 Satz 1 SGB V anzuwenden. Dies betrifft insbesondere Beschäftigungsverhältnisse, die auf einen kürzeren Zeitraum als 10 Wochen im Voraus befristet sind.

Für die Dauer der Entgeltfortzahlung im Fall einer Arbeitsunfähigkeit wird die Versicherungspflicht in der Sozialversicherung nicht unterbrochen. Die Tage der Entgeltfortzahlung sind beitragspflichtige Sozialversicherungstage und das fortgezahlte Entgelt ist sozialversicherungsrechtliches Arbeitsentgelt. Damit ist es bis zur Beitragsbemessungsgrenze beitragspflichtig.