Arbeitsunfähigkeit

Arbeitsunfähigkeit und die damit verbundenen Pflichten

Bei Arbeitsunfähigkeit, wie Krankheiten, Verletzungen oder anderen Verhinderungen, müssen sich Arbeitgeber und Arbeitgeberinnen darauf verlassen können, rechtzeitig von ihren Angestellten informiert zu werden. Schließlich kann das bedeuten, dass Pläne umgestellt und Schichten neu organisiert werden müssen. Deshalb gibt es bestimmte Pflichten für Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen im Zusammenhang mit einer Arbeitsunfähigkeit. Welche das sind, erfahren Sie in diesem Artikel.

Die Definition der Arbeitsunfähigkeit

Der Begriff der Arbeitsunfähigkeit stammt aus dem Arbeitsrecht und dem Sozialrecht. Konkret beschreibt die Arbeitsunfähigkeit den Zustand eines Arbeitnehmers beziehungsweise einer Arbeitnehmerin, der es verhindert, dass die angestammten Tätigkeiten am Arbeitsplatz ausgeführt werden können oder dass die Ausführung der entsprechenden Tätigkeiten dafür sorgen kann, dass sich der Zustand verschlimmert.

Kurz gesagt: Arbeitsunfähigkeit liegt bei einer Krankheit oder Verletzung vor oder dann, wenn zwar noch keine Krankheit oder Verletzung vorliegt, diese aber durch die Arbeit zustande kommen könnten, da sie bereits vorhersehbar sind. Ein Beispiel dafür wäre ein leichter grippaler Infekt, der durch die Arbeit in einer kalten Umgebung voraussichtlich verschlimmert würde. Dadurch würde aus einer nicht arbeitsunfähigen Situation eine Arbeitsunfähigkeit sozusagen provoziert.

Der Normalzustand ist die Arbeitsfähigkeit. Diese kann auch bei Krankheiten oder Verletzungen theoretisch vorliegen. Beispielsweise hindert ein verstauchter Knöchel nicht unbedingt daran, Arbeiten im Büro oder zumindest im Homeoffice umzusetzen.

Andersherum gibt es aber auch keine Teil-Arbeitsunfähigkeit. Das bedeutet, dass auch eine Beeinträchtigung der eigenen Leistungsfähigkeit als Arbeitsunfähigkeit gilt, selbst, wenn diese Leistungsbeeinträchtigung keine Auswirkungen auf die Möglichkeiten der Ausübung des Jobs hat.

Demnach ist der verstauchte Knöchel Grund genug, als arbeitsunfähig eingestuft zu werden. Auch im Büro.

Die Arbeitsunfähigkeit schränkt Freizeitaktivitäten nicht ein. Allerdings darf nichts unternommen werden, was den Heilungsprozess negativ beeinflusst oder sogar für weitere Gründe der Arbeitsunfähigkeit sorgen kann. Mit einem verstauchten Knöchel geht man also beispielsweise besser nicht Bergsteigen.

Liegt bei Arbeitnehmer:innen eine Arbeitsunfähigkeit vor, sind diese dazu verpflichtet, Arbeitgeber:innen davon in Kenntnis zu setzen. Arbeitgeber:innen wiederum müssen Arbeitsunfähige freiwillig von der im Arbeitsvertrag festgehaltenen Arbeitspflicht freisprechen, bis die Arbeitsfähigkeit wieder hergestellt ist.

Ursache für die Arbeitsunfähigkeit

Die Arbeitsunfähigkeit tritt in erster Linie durch Krankheit oder Verletzung auf, es gibt aber unterschiedliche Ursachen. Die Grundvoraussetzung für die Arbeitsunfähigkeit ist aber immer eine ärztliche Attestierung. Die Gründe für die Arbeitsunfähigkeit sind deshalb im erweiterten Sinne immer medizinischer, geistig-mentaler oder psychischer Natur.

Im Falle der Arbeitsunfähigkeit wird eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, deren Abkürzung AU ist, ausgestellt, die als Nachweis für die Arbeitsunfähigkeit dient. Grundlage für die AU ist die eindeutige Feststellung, dass der beziehungsweise die Arbeitnehmer:in aufgrund der vorliegenden Leistungsbeeinträchtigung nicht in der Lage ist, die arbeitsvertraglichen Pflichten zu erfüllen.

Die meisten Ursachen für eine Arbeitsunfähigkeit sind diese:

• Krankheiten und Berufskrankheiten
• Unfälle zu Hause, beim Sport oder am Arbeitsplatz
• chronische Erkrankungen
• allgemeine Krankheiten
• Kuraufenthalte
• Schutz der Gesundheit

Für diese Ursachen kann eine AU ausgestellt werden. Der Schutz der Gesundheit liegt dann vor, wenn festgestellt wird, dass ein Arbeitsplatz sich negativ auf die Gesundheit auswirkt. Beispielsweise, wenn die Lunge oder die Atemwege unter der Einwirkung von hohem Staubaufkommen leiden.

Die Bedeutung der AU vom Arzt

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) ist im rein juristischen Sinne eine Urkunde, die von Ärzten und Ärztinnen ausgestellt wird, damit ein Nachweis über die Arbeitsunfähigkeit erbracht werden kann. Sie dient also als Beleg für Arbeitnehmer:innen, dass tatsächlich eine wie auch immer geartete krankheitsbedingte Ursache für die Leistungsbeschränkung vorliegt und diese die Ausführung der Tätigkeiten am Arbeitsplatz unmöglich oder zumindest unverhältnismäßig macht.

Gleichzeitig fungiert die AU aber auch als ein Beweis für den Zeitraum der Krankheit und macht dadurch den Anspruch auf Lohnfortzahlungen und Krankengeld geltend.

Damit eine AU gültig und aus rechtlicher Sicht als Beleg verwendbar ist, muss sie bestimmte Anforderungen erfüllen und Pflichtinformationen enthalten:

• Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung muss vom behandelnden Arzt oder der behandelnden Ärztin ausgestellt werden und auch unterschrieben sein
• Die AU muss mit dem Stempel der Arztpraxis versehen sein
• Die AU muss das korrekte Datum der Ausstellung beziehungsweise der Feststellung der Arbeitsunfähigkeit enthalten
• Die Information über den genauen Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit muss mit Datum des Beginns und Datum des Endes in der AU enthalten sein
• Die ärztliche Verschwiegenheitspflicht muss auch in der AU gewahrt werden, deshalb darf kein Hinweis über die gestellte Diagnose enthalten sein
• Arbeitgeber:innen muss das Original der AU vorgelegt werden, sofern eine AU in haptischer Form vorgelegt wird

Seit dem Jahr 2022 ist in Deutschland die Ausstellung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) verpflichtend. Das bedeutet, dass eine Vorlage der AU in originaler Papierform beim Arbeitgeber oder der Arbeitgeberin nicht mehr notwendig ist. Die Meldung erfolgt automatisch auf elektronischem Weg. Die Informationen gelangen von der Arztpraxis zur Krankenkasse und von dort zum Arbeitgeber beziehungsweise zur Arbeitgeberin.

Gesetzlich versicherte Arbeitnehmer:innen können sich aber weiterhin eine AU in Papierform für die eigenen Unterlagen aushändigen lassen.

Für privat Versicherte gilt aber weiterhin der Ablauf mit AU in Papierform. Sie müssen also auch weiterhin die AU selbst bei den Arbeitgeber:innen vorlegen. Zumindest vorerst.

Die AU ab dem dritten Tag

Wann eine AU bei einer Krankheit vorgelegt werden muss, ist ein wenig strittig. Rein rechtlich gesehen, muss ab dem dritten Tag der Arbeitsunfähigkeit eine AU an den Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin ausgehändigt werden.

Allerdings dürfen Arbeitgeber:innen laut dem Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) auch verlangen, dass eine AU bereits bei einem Fehltag vorgelegt wird. Das muss aber schriftlich im Arbeitsvertrag festgehalten werden.

Ausschlaggebend für den Zeitrahmen sind Kalendertage und nicht die Arbeitstage. Wer also ab Freitag krank ist, muss spätestens am Montag die AU vorlegen.

Abseits der AU unterliegen Arbeitnehmer:innen aber einer generellen Meldepflicht und Mitteilungspflicht bei Arbeitsausfällen.

Dazu muss entweder dem Arbeitgeber oder der Arbeitgeberin selbst oder einer entsprechenden zuständigen Stelle im Unternehmen mitgeteilt werden, dass man nicht zur Arbeit erscheinen wird. Das kann beispielsweise bei direkten Vorgesetzten oder der Personalabteilung gemacht werden.

Es ist auch erlaubt, Bekannte, Freunde oder Familienmitglieder mit der Krankmeldung zu beauftragen, wenn man selbst nicht dazu in der Lage ist. Beispielsweise nach einem schweren Unfall oder wenn man nicht sprechen kann und demnach ein Telefonanruf schwierig ist.

Die Mitteilungspflicht gilt ab dem ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit. Das Unternehmen muss also so schnell wie möglich informiert werden.

Für die Meldepflicht gilt die erwähnte Drei-Tage-Regel, sofern nichts anderes im Arbeitsvertrag vereinbart wurde.

Für eine Verkürzung der Meldepflicht im Arbeitsvertrag muss kein Grund angegeben werden. Arbeitgeber:innen haben das Recht, ab dem ersten Tag eine rechtliche Meldung in Form einer AU zu verlangen. Dabei ist es auch erlaubt, dies nur bei bestimmten Mitarbeiter:innen im Arbeitsvertrag festzuhalten und anderen die Drei-Tage-Regel einzuräumen. Hier wird das Gleichbehandlungsgesetz also ignoriert.

Einzige Ausnahmen sind Tarifverträge, die explizit ausschließen, die Meldepflicht zu verkürzen oder, wenn ein Betriebsrat dieser Änderung widerspricht.

Eintreten der Arbeitsunfähigkeit während des Dienstes

Wenn die Arbeitsunfähigkeit während der Ausführung des Dienstes – also während der Arbeitszeit – entsteht, zählt der entsprechende Tag nicht als Krankheitstag. Die geleisteten Stunden müssen vom Arbeitgeber oder der Arbeitgeberin wie üblich vergütet werden. Für die restlichen Stunden des Tages gilt der Entgeltfortzahlungsanspruch, sofern sich eine längere Arbeitsunfähigkeit einstellt.

Ein Beispiel dafür sind Arbeitsunfälle, die dafür sorgen, dass ein:e Arbeitnehmer:in für längere Zeit ausfällt.

Im Fall der Arbeitsunfähigkeit während des Dienstes kann unter bestimmten Umständen eine Mitteilungspflicht der Diagnose entstehen. Nämlich dann, wenn es sich um eine ansteckende Krankheit handelt oder wenn ein Schadensersatzanspruch vorliegt. In diesen Fällen müssen Arbeitgeber:innen über die Diagnose informiert werden, damit sie entsprechend reagieren können.

Konsequenzen von Nichteinhaltung der Melde- und Mitteilungspflichten

Grundsätzlich gelten die Meldepflichten und Mitteilungspflichten immer zu den bereits genannten Bedingungen. Die Fristen müssen also zwingend eingehalten werden.

Eine Ausnahme ist nur dann möglich, wenn es dem oder der kranken Arbeitnehmer:in schlicht unmöglich ist, sich eine AU zu besorgen. Das ist heutzutage aber nur in ganz seltenen Ausnahmefällen der Fall, da die meisten Ärzte und Ärztinnen die AU auch über Telefon erstellen und es sogar reine Online-Praxen gibt, in denen man sich eine AU ausstellen lassen kann.

Ist es tatsächlich absolut nicht möglich, eine AU zu bekommen, kann diese rückwirkend ausgestellt werden. Das wird aber bei jedem individuellen Fall genau geprüft und es kann sein, dass dann keine AU ausgestellt wird und die Nachweispflicht nicht eingehalten werden kann.

Ein extremer Ausnahmefall wäre beispielsweise ein schwerer Unfall mit anschließendem Koma. In dem Fall ist es unmöglich, sich um seine Nachweispflicht zu kümmern.

Wird die Nachweispflicht bewusst ignoriert, kann das Konsequenzen für die entsprechenden Angestellten haben.

Arbeitgeber:innen dürfen eine Abmahnung schreiben, wenn die Nachweispflicht nicht eingehalten wird. Außerdem ist es möglich, die Entgeltfortzahlung zu verweigern, solange nicht wie vereinbart die AU vorgelegt wird. Das entsprechende Gehalt muss aber nachgezahlt werden, falls die AU doch noch vorgelegt wird und rechtliche Gültigkeit besitzt.

Die Entgeltfortzahlung bei Arbeitsunfähigkeit

Die Regelungen für die Entgeltfortzahlungen sind ein wenig komplex, da sie vom individuellen Fall abhängig sind.

Generell gilt, dass beim Arbeitsausfall erstmal weiterhin Lohn gezahlt wird. Allerdings kommt die Länge der Fortzahlung darauf an, bis wann die Leistungsbeeinträchtigung tatsächlich von der Arbeit abhält.

Ein Beispiel: Ein:e Maurer:in bricht sich den Arm. Der Job ist mit einem gebrochenen Arm nicht mehr ausführbar. Die Arbeit kann erst wieder aufgenommen werden, wenn der gebrochene Arm komplett verheilt ist. Gleichzeitig bricht sich ein:e Sekretär:in den Arm. Der Job kann auch mit einem gebrochenen Arm ausgeübt werden. Die Ausfallzeit ist also kürzer und somit muss auch nur über einen kürzeren Zeitraum der Lohn weitergezahlt werden. Anschließend kann sich der oder die Sekretär:in zwar weiterhin krankschreiben lassen, bekommt dann aber keinen Lohn mehr.

Eine Entgeltfortzahlung ist nur dann verpflichtend, wenn der oder die entsprechende Angestellte mindestens vier Wochen fest im Betrieb angestellt ist. Entsteht die Arbeitsunfähigkeit bereits vor der vierten Woche, muss erst ab der fünften Woche Lohn fortgezahlt werden.

Handelt es sich bei der Arbeitsunfähigkeit um eine selbstverschuldete Ursache, muss unter Umständen kein Lohn gezahlt werden. Dabei ist die Definition allerdings sehr vage, deshalb ist das von Fall zu Fall unterschiedlich. Ein Beispiel, bei dem keine Fortzahlung des Lohns verpflichtend ist, ist ein selbstverschuldeter Unfall unter Alkoholeinfluss.

Die Entgeltfortzahlung ist nur dann verpflichtend, wenn die Arbeitsunfähigkeit der alleinige Grund für den Ausfall ist. Hätte der oder die Angestellte beispielsweise ohnehin Urlaub gehabt oder ist in Elternzeit, entfällt der Anspruch.

Für die Entgeltfortzahlung gilt eine Frist von sechs Wochen beziehungsweise 42 Tagen. So lange muss der Lohn also gezahlt werden, sofern die Voraussetzungen dafür gegeben sind.

Dabei müssen auch Zuschläge für Sonntage und Feiertage sowie Zuschläge für Nachtarbeit berücksichtigt werden, die eigentlich entstanden wären, wenn der oder die Angestellte der Arbeit hätte nachgehen können.

Längerfristige Arbeitsunfähigkeit, Berufsunfähigkeit und Erwerbsunfähigkeit

Nach Ablauf der 42 Tage müssen Arbeitgeber:innen den Lohn nicht mehr weiterzahlen. Dann übernimmt die Krankenkasse die Fortzahlungen. Dabei werden bis zu 90 Prozent des Nettolohns für bis zu 78 Wochen ausgezahlt.

Das gilt übrigens auch, wenn ein:e krank:e Mitarbeiter:in die Arbeit wieder aufnimmt und nach kurzer Zeit aufgrund der gleichen Krankheit erneut ausfällt. Handelt es sich um dieselbe Ursache, gilt das als eine fortlaufende Krankheit und die Krankenkasse muss die Fortzahlung übernehmen.

Anspruch auf Entgeltfortzahlung besteht auch bei Arbeitsverhinderung wegen einer Maßnahme der medizinischen Vorsorge oder Rehabilitation (Reha).

Bei Arbeitslosen gelten verkürzte Fristen: Das Arbeitslosengeld wird bei Arbeitsunfähigkeit sechs Wochen lang weitergezahlt. Ab der siebten Woche bekommen gesetzlich Versicherte Krankengeld. Dann muss sich bei erneuter Arbeitsfähigkeit aber wieder arbeitslos gemeldet werden, um wieder Arbeitslosengeld zu erhalten.

Sollte nach den 78 Wochen immer noch keine Rückkehr in den Job möglich sein, wird der oder die Mitarbeiter:in ausgesteuert. Das bedeutet, dass keine Fortzahlungen mehr erfolgen und sich der Status entweder zur Berufsunfähigkeit oder Erwerbsunfähigkeit ändert.

Bei der Berufsunfähigkeit wird festgestellt, dass der ausgeübte Beruf nicht mehr ausübbar ist und ein Berufswechsel notwendig ist.

Bei der Erwerbsunfähigkeit hingegen handelt es sich um eine allgemeine Berufsunfähigkeit. Man spricht dabei auch von der Erwerbsminderung. Diese tritt dann ein, wenn es einem Arbeitnehmer oder einer Arbeitnehmerin nicht mehr zuzumuten ist, sechs Stunden täglich zu arbeiten.

Dann entsteht ein Anspruch auf die Erwerbsunfähigkeitsrente.