Kalkulatorische Kosten

Kalkulatorische Kosten sind Kosten, denen kein Aufwand oder ein Aufwand in abweichender Höhe gegenübersteht. In der Finanzbuchhaltung werden sie nicht berücksichtigt. Es wird unterschieden zwischen den Zusatzkosten und den Anderskosten. Kalkulatorische Kosten beruhen nicht auf tatsächlichen Zahlungsvorgängen, sondern auf fiktiven Aufwendungen.

Kalkulatorische Kosten: Die Definition

Kalkulatorische Kosten dienen Unternehmen dazu, Preiskalkulationen vorzunehmen und die Kostenrechnung genauer darzustellen. Die kalkulatorischen Kosten ermöglichen es Ihnen, unabhängig von handels- und steuerrechtlichen Vorschriften den Werteverzehr zu ermitteln. Dadurch wird das unternehmerische Risiko gesenkt.

Dabei müssen Sie aber immer bedenken, dass es sich bei den kalkulatorischen Kosten um fiktive Kostenarten handelt. Die Grundlage ist also keine real existierende Rechnung.

Die kalkulatorischen Kosten gibt es in zwei unterschiedlichen Kostenarten. Stellen Sie den Kosten einen Aufwand in abweichender Höhe entgegen, handelt es sich um Anderskosten. Stehen den Kosten keine Aufwendungen gegenüber, spricht man von Zusatzkosten.

Kalkulatorische Kostenarten

Die kalkulatorischen Kostenarten Anderskosten und Zusatzkosten können noch weiter gegliedert werden. Dadurch lassen sich die kalkulatorischen Kostenarten übersichtlich darstellen.

Arten der Zusatzkosten

Die Zusatzkosten sind wie gesagt die Kosten, denen Sie keinen Aufwand gegenüberstellen. Dazu gehören folgende Beispiele:

  • Kalkulatorische Miete – besitzen Sie als Unternehmer:in die Firmengebäude und Büros, haben Sie keine Mietkosten. Durch eine kalkulatorische Miete können Sie die Kostenrechnung realistisch ausführen, indem Sie als Grundlage die an Ihrem Standort üblichen Mietkosten für vergleichbare Räumlichkeiten heranziehen.
  • Kalkulatorische Zinsen für Eigenkapital – die Zinsen für das verwendete Eigenkapital fließen als Zusatzkosten zusammen mit den Fremdkapitalzinsen in die Kostenrechnung ein. Der verwendete Zinssatz ist dabei der marktübliche Zins.
  • Kalkulatorischer Unternehmerlohn – Gesellschafter:innen von Personengesellschaften, die eine geschäftsführende Position bekleiden, erhalten kein Gehalt. Stattdessen bekommen Sie anteilige Auszahlungen vom Gewinn des Unternehmens. Ein fiktiver kalkulatorischer Unternehmerlohn sorgt dafür, dass die Selbstkosten in realistischer Höhe angesetzt werden. Als Maßstab dient das gewöhnliche Gehalt von Angestellten in vergleichbaren Positionen innerhalb der Branche.

Die Zusatzkosten simulieren also sozusagen einen Rechnungsbetrag, der unter bestimmten Umständen anfallen würde.

Arten der Anderskosten

Die Anderskosten sind die Kosten, denen Sie einen Aufwand in abweichender Höhe entgegenstellen. Dazu gehören diese Beispiele:

  • Kalkulatorische Wagnisse – bei Wagnissen handelt es sich im Grunde darum, zu kalkulieren, was passiert, wenn ein Risiko eintritt. Dazu gehören beispielsweise Unfälle, Diebstähle, Brände oder Verschlechterungen der Ware. Wagnisse können normalerweise versichert werden bzw. können Sie sich gegen die kalkulierten Risiken absichern. Haben Sie bereits Versicherungen gegen ein Wagnis abgeschlossen, bringt die Kalkulation nichts mehr.
  • Kalkulatorische Abschreibungen und sonstige Zinsen – dabei handelt es sich um alle Zinsen, die nicht auf das Eigenkapital erhoben werden und Abschreibungen auf zum Beispiel Maschinen oder Fahrzeuge.

Die Anderskosten stehen also im Grunde für Risiken und Finanzierungen.

Kalkulatorischen Kosten: Die Berechnung

Die kalkulatorischen Kosten werden in der Kostenrechnung angewendet. Für die richtige Berechnung ist natürlich die Kostenart entscheidend. Hier haben wir ein paar Beispiele für die Berechnung bestimmter Kostenarten.

Die Berechnung der kalkulatorischen Zinsen für Eigenkapital

Für die Berechnung der kalkulatorischen Zinsen für Eigenkapital ziehen Sie das Abzugskapital von dem betriebsnotwendigen Vermögen ab.

Das betriebsnotwendige Vermögen setzt sich aus dem betriebsnotwendigen Anlagevermögen und dem betriebsnotwendigen Umlaufvermögen zusammen. Das beinhaltet alle Posten, die für die Produktion und Vermarktung notwendig sind. Das sind beispielsweise Maschinen und Rohstoffe.

Das Abzugskapital sind zum Beispiel erhaltene Anzahlungen von Kund:innen oder Lieferantenkredite ohne Zinsen.

Die Berechnung sieht wie folgt aus:

Betriebsnotwendiges Anlagevermögen + Betriebsnotwendiges Umlaufvermögen = Betriebsnotwendiges Vermögen

Betriebsnotwendiges Vermögen – Abzugskapital = Betriebsnotwendiges Kapital

Die kalkulatorischen Zinsen berechnen Sie anschließend, indem Sie das betriebsnotwendige Kapital mit dem marktüblichen Zinssatz multiplizieren. Angenommen, der marktüblich Zinssatz liegt bei 3 Prozent und Ihr betriebsnotwendiges Kapital liegt bei 300.000,00 Euro, dann ergibt sich folgende Berechnung:

300.000,00 Euro betriebsnotwendiges Kapital x 3 % marktüblicher Zinssatz = 9.000,00 Euro kalkulatorische Zinsen

Die Berechnung kalkulatorischer Wagnisse wie Diebstahl oder Zerstörung

Um die kalkulatorischen Wagnisse zu berechnen, benötigen Sie den Zuschlagssatz. Den Zuschlagssatz können Sie auf zwei Arten bestimmen:

Entweder teilen Sie den Schwund durch den Bezugspreis:

Schwund x 100 % / Bezugspreis

Oder Sie teilen den Forderungsausfall durch den Umsatz zum Selbstkostenpreis:

Forderungsausfall x 100 % / Umsatz zum Selbstkostenpreis

Anschließend ermitteln Sie die Höhe des kalkulatorischen Wagnisses, indem Sie den Bezugspreis mit dem Zuschlagssatz multiplizieren. Der Bezugspreis bezieht sich dabei immer auf einen zuvor bestimmten Zeitabschnitt:

Bezugspreis des Wagnisses (innerhalb eines bestimmten Zeitabschnitts) x Zuschlagssatz

Die Berechnung kalkulatorischer Abschreibungen

Die kalkulatorischen Abschreibungen müssen Sie klar von den bilanziellen Abschreibungen abgrenzen. Die kalkulatorischen Abschreibungen basieren ausschließlich auf reellen verbrauchs- und verschleißbedingten Wertminderungen aller Anlagegüter. Zum Beispiel werden stillgelegte Maschinen in der Kalkulation nicht berücksichtigt.

Die angesetzten Nutzungsdauern müssen dem tatsächlichen Werteverzehr entsprechen.

Für die Berechnung der kalkulatorischen Abschreibungen gibt es eine Formel:

(Wiederbeschaffungswert – Schrottwert) / Nutzungsdauer

Über diese Berechnung ermitteln Sie den Werteverzehr und können so Ihre Kalkulation anstellen.

Ein Beispiel für kalkulatorische Kosten und wozu sie dienen

Angenommen, Sie sind Besitzerin einer Gastronomie. Zu der Gastronomie gehört auch ein Außenbereich mit Biergarten und Parkmöglichkeiten. Das Grundstück und das Gebäude gehören Ihnen und sind bereits abgeschrieben. Sie haben also keine Ausgaben mehr dafür und zahlen logischerweise auch keine Miete.

Dadurch wirkt Ihr Geschäft sozusagen „kostenlos“ bzw. ohne Geldfluss. Allerdings ist das nicht der Fall, denn Sie könnten das Grundstück und das Gebäude ja vermieten und dann würde wieder Geld fließen. Darauf verzichten Sie aber, um die Gastronomie zu betreiben.

Die kalkulatorische Miete und die kalkulatorische Abschreibung werden in diesem Fall dazu verwendet, in der Kostenrechnung die Kosten kalkulatorisch einzubeziehen, um festzustellen, ob die Erlöse die Kosten decken bzw. übersteigen.

Mit den kalkulatorischen Kosten sind Sie dabei auf der sicheren Seite und wissen, ob Ihr Unternehmen finanziell auf der positiven Seite steht. Bedenken Sie aber immer, dass es sich um fiktive Kosten handelt und diese nicht in der Finanzbuchhaltung berücksichtigt werden.