Eigenbeleg

Der Eigenbeleg ist ein Ersatz für Quittungen gemäß § 97 der Abgabenordnung. Diese Abgabenordnung ist ein Grundstein des Steuerrechts und schreibt den Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchführung vor: „Keine Buchung ohne Beleg“. Jede berufliche und betriebliche Aufwendung muss deshalb nachgewiesen werden, wenn diese Aufwendung vom Finanzamt anerkannt werden soll. (Eine Ausnahme bilden Pauschalen, bei denen die Nachweispflicht entfällt.) In der Regel geschieht dieser Nachweis mittels Fremdbelegen wie Rechnungen und Quittungen.

Wofür brauche ich einen Eigenbeleg?

Ein Eigenbeleg wird benötigt, wenn kein Fremdbeleg für einen bestimmten Geschäftsvorfall ausgestellt wurde oder wenn dieser Beleg verloren gegangen ist. Für solche Fälle ist der Eigenbeleg ein passendes Instrument, um eine berufliche oder betriebliche Aufwendung doch noch gegenüber dem Finanzamt geltend machen zu können.

Wird mein Eigenbeleg anerkannt?

Das Finanzamt muss Eigenbelege anerkennen, wenn die Ausgaben notwendig waren und in der angegebenen Höhe glaubhaft sind. Als Ersatz für verlorene Quittungen für größere Ausgaben werden Eigenbelege jedoch nur als Ausnahme vom Finanzamt akzeptiert. Bei kleinen Ausgaben, wie für den Kauf von Briefmarken, ist es eine übliche Praxis, auf Eigenbelege zurückzugreifen. Das Finanzamt erkennt diese Eigenbelege bis zu einer Höhe von 150 € meist an. Mit ordentlicher Buchführung und plausibler Begründung können Sie bei der Anerkennung des Eigenbelegs durch das Finanzamt ebenfalls punkten.

Falls Sie die Ausgabe über ein Konto getätigt haben, können Sie bspw. auch den Kontoauszug als Nebenbeleg, auch Notbeleg genannt, angeben. Weitere Möglichkeiten, die Chance der Anerkennung eines Eigenbelegs durch das Finanzamt zu steigern, sind bspw. das Beifügen von Fotos oder gegebenenfalls von Kopien der betreffenden Aufwendung.

Grundsätzlich gilt aber: Wenn ein Fremdbeleg vorgelegt werden könnte, wird der Eigen- oder Neben- bzw. Notbeleg nicht anerkannt.

Vorlage für Eigenbelege

lexoffice stellt Ihnen gerne eine Vorlage für Eigenbelege zur Verfügung. Es gibt keine spezielle, vom Gesetzgeber vorgeschriebene Form des Eigenbelegs. Dennoch sollten Sie immer folgende Angaben machen:

  • Zahlungsempfänger mit vollständiger Anschrift
  • Art der Aufwendung, wie bspw. „Kosten für Garderobe“
  • Datum der Aufwendung
  • Höhe der Kosten, ggf. mit Angaben zu Einzelstückpreisen sowie Angaben zur Besteuerung
  • Wenn möglich, ein Beleg für die Höhe der Aufwendung, bspw. durch Beifügen einer Preisliste
  • Begründung für den Rückgriff auf einen Eigenbeleg, wie: „Automat hat keinen Beleg ausgedruckt.“
  • Datum und eigene Unterschrift zur Bestätigung der Richtigkeit der Angaben