Eigenbeleg

Eine ordnungsgemäße Buchhaltung folgt dem Grundsatz ‘Keine Buchung ohne Beleg’. Belege gelten in der Buchführung als Dokument. Sie enthalten wichtige Daten über einen bestimmten Geschäftsvorfall. Dabei wird zwischen Fremd- und Eigenbelegen unterschieden. Während Fremdbelege von Dritten ausgestellt und dem Unternehmen zugestellt werden, sind Eigenbelege interne Belege, die vom Unternehmen selbst und als Ersatz für eine Quittung oder eine Rechnung ausgestellt werden. Allerdings sollten Sie auf Eigenbelege immer nur in Ausnahmefällen zurückgreifen. Darüber hinaus sollten diese Belege in ihrer Höhe glaubhaft sein, um vom Finanzamt anerkannt zu werden.

Gesetzliche Grundlagen im Belegwesen

Die Aufbewahrung von Belegen zum Nachweis betrieblicher und beruflicher Aufwendungen ist im Steuerrecht im Paragraph 97 der Abgabenordnung geregelt. Demzufolge können Sie für einen Geschäftsvorfall, für den es keinen Beleg mehr gibt, ersatzweise einen sogenannten Eigenbeleg ausstellen. Eine Höchstgrenze für Beträge auf Eigenbelegen gibt der Gesetzgeber nicht vor, trotz allem werden Eigenbelege um so kritischer durch das Finanzamt bewertet und hinterfragt, je höher der Betrag ist.

Für Kleinstausgaben bis 150 Euro sind Eigenbelege in der Regel kein Problem. Das gilt vor allem dann, wenn die Geldbeträge über ein Konto geflossen sind und Sie diese dementsprechend durch Bankauszüge belegen können. Ausschließlich bei Pauschalen entfällt die Nachweispflicht gegenüber den Finanzbehörden. Ein Vorsteuerabzug mittels Eigenbeleg ist grundsätzlich nicht möglich, denn hier setzt das Umsatzsteuerrecht eine ordnungsgemäße Rechnung voraus.

Notwendige Angaben auf einem korrekt erstellten Eigenbeleg

Eigenbelege sind nicht nur als Notlösung gedacht, sondern beim Erstellen gibt es strenge Vorgaben, die Sie einhalten müssen. So sollte auf dem Beleg die Art der Aufwendung ersichtlich sein, der genaue Betrag, der Zahlungsempfänger mit kompletter Anschrift sowie das Datum der Zahlung und der Belegerstellung. Darüber hinaus müssen Sie den Grund für das Ausstellen des Eigenbelegs angeben, sei es eine nicht quittierte Ausgabe oder der Diebstahl oder Verlust des Originalbeleges. Die Richtigkeit der gemachten Angaben bestätigen Sie schließlich mit der eigenhändigen Unterschrift. Das Manipulieren von Eigenbelegen sowie das Ausstellen unrichtiger Belege, beispielsweise über nicht entstandene Kosten ist kein Kavaliersdelikt sondern gilt in Deutschland als Straftat.

Wann sind Eigenbelege sinnvoll?

Da das Finanzamt betriebliche Ausgaben nur dann anerkennt, wenn Sie die getätigten Zahlungen auch nachweisen können. Das ist vor allem bei Barzahlungen häufig nicht möglich. Dann gibt es Ausgaben, für die Sie in der Regel keine Belege erhalten. Grundsätzlich ist die Ausstellung von Eigenbelegen sinnvoll, wenn Originalbelege abhandengekommen sind. Das kann dann der Fall sein, wenn Sie Belege versehentlich weggeworfen haben oder diese stark verblasst und nicht mehr lesbar sind, bei Diebstahl oder Verderb von Waren sowie Spesen- und Reisekostenabrechnungen.

Auch die Verweigerung der Ausstellung eines Belegs oder einer Quittung, beispielsweise bei einer Taxifahrt im Ausland oder Trinkgeldern von Geschäftsessen können die Erstellung eines Eigenbelegs erforderlich machen. Das gilt auch für Automaten ohne Belegausgabe wie Parkuhren, Mautgebühren im In- oder Ausland, Kopierern, Münzautomaten oder Automaten zur Gepäckaufbewahrung. Darüber hinaus sind Privateinlagen und Privatentnahmen des Unternehmers durch Ersatzbelege nachzuweisen. Nicht zu vergessen regelmäßig wiederkehrende und für das Finanzamt nachvollziehbare Pauschalen wie eine Verwaltungspauschale bei Mietobjekten oder eine Pauschale für die Reinigung von Berufskleidung in der privaten Waschmaschine.

Eigenbelege gehören zu den Buchungsunterlagen. Ohne Belege ist keine Buchung möglich. Sie können aus Zahlungsvorgängen zu bestimmten Geschäftsvorfällen oder anderen Ereignissen entstehen, die die Vermögenslage des Unternehmens beeinflussen bzw. verändern. In Deutschland besteht für betriebliche Unterlagen eine gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungspflicht. Die beträgt für Buchungsbelege 10 Jahre.

Erstellung von Eigenbelegen leicht gemacht

Eigenbelege sollten grundsätzlich nur in Ausnahmefällen ausgestellt werden. Besonders einfach geht das mit der entsprechenden Software vonstatten, wie der innovativen Online-Buchhaltungs-Software von lexoffice. Damit können Sie Ihre Buchhaltung zeitsparend und ohne großen Aufwand erledigen. Speziell für die Erstellung von Eigen- oder Ersatzbelegen bietet sich der lexoffice-Generator für Eigenbelege an. Mit dieser Software macht sich die komplette Buchhaltung nahezu von alleine, sei es das Schreiben von Angeboten oder die direkte und unkomplizierte Erstellung von Rechnungen und Eigenbelegen.

Für weiterführende Informationen zum Thema Eigenbelege für die Belegbuchhaltung lesen Sie bitte den Eintrag Barbelege.

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