Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID)

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und ihr Zweck

Ist ein Unternehmen umsatzsteuerpflichtig und betreibt Handel mit ausländischen Unternehmen, benötigt es eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Diese dient europaweit der Identifikation eines Unternehmens bei Handelsgeschäften über die jeweiligen Ländergrenzen hinaus. Woher Sie eine USt-ID bekommen und wozu Sie diese benötigen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Wie bekomme ich eine Umsatzsteuer-Id-Nr?

Das Wichtigste vorab: Wenn Sie eine USt-Id-Nr. beantragen wollen, müssen Sie sich dazu Bundeszentralamt für Steuern wenden – es sei denn, Sie beantragen die Identifikationsnummer direkt mit der Firmengründung: Dann geben Sie das auf Ihrem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung an, den Sie im Finanzamt abgeben.

Für die Vergabe von USt-Id-Nr. nach der Unternehmensgründung wurde das Bundeszentralamt für Steuern in Saarlois beauftragt. Dieses erreichen Sie auf drei unterschiedliche Wege:

USt-Id-Nr. per Brief beantragen

Sie schreiben einen formlosen Brief mit Ihrem Anliegen an folgende Adresse:

Bundeszentralamt für Steuern
Dienstsitz Saarlouis
66738 Saarlouis

Vergessen Sie nicht, alle relevanten Informationen Ihres Unternehmens anzugeben!

Kontaktformular für die USt-Id-Nr.

Verwenden Sie das Kontaktformular des Bundeszentralamts für Steuern. Hier können Sie übrigens auch die erneute Zusendung Ihrer USt-Id-Nr. beantragen, sollten Sie Ihre verlegt und vergessen haben.

USt-Id-Nr. online beantragen

Hier können Sie Ihre USt-Id-Nr. inzwischen auch online beantragen.

Was ist eine USt-Id-Nr.?

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, auch bekannt als Umsatzsteuer-ID oder unter den Abkürzungen USt-IdNr. und UID, ist eine unverwechselbare Kennzeichnung aller umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen innerhalb der Europäischen Union (EU). Im Grunde ist sie wie der Personalausweis eines Unternehmens. Über die USt-IdNr. kann ein Unternehmen eindeutig erkannt werden.

Aufbau und Länge der UID sind unterschiedlich und von dem Land abhängig, in dem ein Unternehmen seinen Hauptsitz hat. In Deutschland hat die UID neun Stellen, die nur aus Zahlen bestehen. In den Niederlanden sind es zwölf Stellen, die aus Zahlen und Buchstaben bestehen können. Vor den Stellen steht immer das Länderkürzel, an dem direkt der Unternehmenssitz erkannt werden kann. In Deutschland könnte eine UID zum Beispiel so aussehen: DE123456789. In den Niederlanden so: NL12345678910A.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist nicht mit der Steuernummer zu verwechseln. Eine Steuernummer bekommt jede steuerpflichtige Person mit Wohnsitz in Deutschland automatisch zugewiesen. Die UID hingegen erhalten Unternehmen und Selbstständige, die Umsatzsteuer ausweisen dürfen. Privatpersonen hingegen erhalten keine USt-IdNr.

Ein gewisser Sonderfall sind Kleinunternehmen, die laut § 19 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) keine Umsatzsteuer ausweisen dürfen. Betreiben Sie als Kleinunternehmer:in Geschäfte innerhalb der EU, bei der Sie entweder Waren oder Dienstleistungen ins Ausland verkaufen oder umgekehrt aus dem Ausland Waren oder Dienstleistungen beziehen, auf die Umsatzsteuer ausgewiesen wird, benötigen Sie auch als Kleinunternehmer:in eine UID.

Die Kleinunternehmerregelung hat nur in Deutschland Gültigkeit, in allen anderen Ländern haben Kleinunternehmen den gleichen Status wie alle anderen Unternehmen aus Deutschland und werden dementsprechend auch steuerlich so behandelt.

Betreibt Ihr Unternehmen Handel im EU-Ausland, benötigen Sie also in jedem Fall eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Unabhängig von der Rechtsform und der Branche, in der sich Ihr Unternehmen befindet. Sind Sie hingegen nur in Deutschland tätig, reicht als eindeutige Identifikation auch die einfache Steuernummer.

Eine Umsatzsteuernummer beantragen

Sie können die UID direkt bei der Firmengründung beantragen, wenn Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen. Dafür kreuzen Sie einfach das entsprechende Feld im Fragebogen an. Den Fragebogen senden Sie direkt an das für Sie zuständige Finanzamt.

Alternativ können Sie die UID auch beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen. Das geht online über ein entsprechendes Formular oder schriftlich. Die UID wird auf dem Postweg an Ihre Unternehmensadresse geschickt.

Wie lange es dauert, bis Sie Ihre neue Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erhalten, ist vom Einzelfall abhängig. Meistens ist es aber so, dass Sie bei einer Neugründung länger warten müssen. Oft bis zu zwei Monate. Beantragen Sie die UID hingegen für ein bereits bestehendes Unternehmen, kommt die Nummer auch schon mal nach drei bis fünf Tagen bei Ihnen an.

Mehrere USt-Id-Nrn. für ein Unternehmen

In bestimmten Fällen benötigen Unternehmen mehrere Umsatzsteuer-Identifikationsnummern. Zum Beispiel, wenn Sie neben Ihrem Hauptsitz in Deutschland eine Niederlassung in einem anderen EU-Land eröffnen. Tätigen Sie von dort aus ebenfalls Geschäfte mit Partner:innen aus anderen EU-Ländern, benötigen Sie eine UID aus dem Land der Niederlassung.

Wozu dient die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?

Die UID benötigen Sie für sogenannte innergemeinschaftliche Geschäfte mit Geschäftspartner:innen im EU-Ausland. Die UID wurde eingeführt, um die Abrechnung der Umsatzsteuer bei diesen innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen zu vereinfachen.

Die UID dient dem Finanzamt dazu, die Umsatzsteuer bei Auslandsgeschäften den richtigen Empfänger:innen bzw. Schuldner:innen zuzuordnen. Dabei wird das Reverse-Charge-Verfahren angewendet.

Beim Reverse-Charge-Verfahren sind alle Lieferung und Leistungen ins EU-Ausland für Sie grundsätzlich umsatzsteuerbefreit. Das heißt, Sie berechnen keine Umsatzsteuer und weisen diese auch nicht auf der Rechnung aus.

Stattdessen muss das Unternehmen im EU-Ausland, das Ihr Produkt kauft oder Ihre Dienstleistung in Anspruch nimmt, die Umsatzsteuer im eigenen Land zahlen. Diese Umsatzsteuerzahlung wird dann ganz normal in der Steuererklärung angegeben.

Sie hingegen müssen für eine Lieferung oder Leistungserbringung im EU-Ausland eine sogenannte zusammenfassende Meldung (ZM) erstellen. In der ZM listen Sie jeden Handel mit dem EU-Ausland auf und schicken sie gemeinsam mit der Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt.

Die Finanzbehörden der EU-Länder tauschen sich miteinander aus und kontrollieren, ob die Angaben auf den zusammenfassenden Meldungen und Steuererklärungen übereinstimmen.

Beachten Sie: Ihr Unternehmen ist von der Umsatzsteuer befreit, wenn Sie das Produkt oder die Dienstleistung ins EU-Ausland anbieten. Beziehen Sie andersherum ein Produkt oder eine Dienstleistung aus dem EU-Ausland, müssen Sie die Umsatzsteuer dafür hierzulande zahlen.

Wo wird die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angegeben?

Die UID müssen Sie auf jeder Rechnung angeben, die Sie für einen Handel im EU-Ausland erstellen. Dabei spielt es auch keine Rolle, dass Sie die Umsatzsteuer nicht selbst bezahlen müssen. Für die entsprechende Zuweisung der Umsatzsteuer muss darauf Ihre UID stehen.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer muss laut dem Telemediengesetz (TMG) auch verpflichtend im Impressum Ihrer Firmenwebseite angegeben werden. Wenn die UID dort fehlt, können Sie abgemahnt werden.

Brauchen auch Freiberufler Umsatzsteuer-ID-Nummern?

Ja! Die Begriffe Freiberufler:in und Gewerbetreibende:r kommen aus dem Einkommensteuergesetz, wenn es um “selbstständige Arbeit” und “gewerbliche Arbeit” geht. Im Sinne des Umsatzsteuergesetzes sind Sie weder Freiberufler:in noch Gewerbetreibende:r, sondern Unternehmer:in. Wenn Sie als Gewerbetreibende:r eine USt-Id-Nr. beantragen würden, sollten Sie das als Freiberufler:in auch tun – denn selbstverständlich können auch Freiberufler:innen völlig frei wählen, ob sie Geschäfte mit innergemeinschaftlichen (europäischen) oder drittländischen Unternehmer:innen machen!

Eine Umsatzsteueridentnummer prüfen

Haben Sie Zweifel an der Echtheit oder Korrektheit einer UID, können Sie diese überprüfen. Der einfachste Weg ist über das Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem der EU (MIAS). Dort sind alle UIDs der EU gelistet und einsehbar. Wurde eine UID erst kürzlich beantragt und bestätigt, dauert es eventuell eine Weile, bis diese im System auftaucht.

Für die Überprüfung können Sie sich auch direkt an das Bundeszentralamt für Steuern wenden. Dafür stellen Sie entweder eine einfache oder eine sogenannte qualifizierte Anfrage.

Bei der einfachen Anfrage wird Ihnen bestätigt, dass die UID gültig ist.

Bei der qualifizierten Anfrage bekommen Sie weitere Informationen, wie die Korrektheit des Firmennamens, ob die Adresse stimmt und die Rechtsform des Unternehmens mit den Angaben übereinstimmt.

Diese Überprüfung können (und müssen) Sie direkt in lexoffice vornehmen: Ansonsten ist Ihr Kontakt nicht für steuerfreie Rechnungen aufgrund von innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen qualifiziert.

Eine neue USt-Id-Nr. erhalten oder ändern lassen

Die UID bleibt normalerweise immer gültig und Änderungen sind eher selten. Es gibt aber Ausnahmefälle, in denen eine Änderung oder eine neue UID nötig sind:

Entsteht durch die Aufnahme eines Unternehmens im Rahmen einer Umstrukturierung ein neues Unternehmen, benötigt dieses eine neue UID.

Wird eine Personengesellschaft in eine Kapitalgesellschaft umgewandelt und es entsteht dadurch ein neues Unternehmen, muss ebenfalls eine neue UID beantragt werden.

Durch eine Aufspaltung eines Unternehmens entsteht ein neues Unternehmen, das eine neue UID benötigt.

Durch eine Verschmelzung zweier Unternehmen entsteht ein neues Unternehmen, das eine neue UID benötigt.

Im Grunde muss eine neue UID also immer dann beantragt werden, wenn ein neues Unternehmen entsteht. Natürlich braucht auch dieses Unternehmen nur dann eine UID, wenn es Handel mit dem EU-Ausland betreiben soll.

Wo finde ich meine USt-Id-Nr.?

Wenn Sie Ihre Buchhaltung mit lexoffice anfertigen, dann loggen Sie sich ein und gehen Sie zum Dashboard. Von hier aus können Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol klicken. Hier finden Sie Ihren Firmennamen, den Unternehmenstyp, das Bundesland und darunter Ihre USt-Id-Nr. Ein Feld weiter unten können Sie übrigens Ihre Steuernummer finden, sollten Sie diese einmal schnell zur Hand haben müssen.

Sie haben Ihre USt-Id-Nr. noch nicht bei lexoffice hinterlegt und finden sie nicht? In diesem Fall können Sie mit dem Betreff “erneute Zusendung meiner USt-Id-Nr.” über das Kontaktformular des Bundeszentralamts für Steuern Ihre USt-Id-Nr. erneut finden – doch für die Antwort benötigen Sie natürlich ein wenig Geduld.

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