Zusammenfassende Meldung

Eine Zusammenfassende Meldung (ZM) ist ein Bericht an das Finanzamt, in dem ein Unternehmen seine Umsätze an Geschäftspartner im EU-Ausland angibt. Dadurch können die Steuerbehörden überprüfen, ob Unternehmen ihre Umsatzsteuer bei innergemeinschaftlichen, grenzüberschreitenden Geschäften korrekt abgeführt haben.

Sinn und Zweck der Zusammenfassenden Meldung (ZM)

Verkauft ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen im Inland, so nimmt es die Umsatzsteuer von seinen Kunden ein und führt diese an das Finanzamt ab. Auf der Rechnung muss in diesem Fall die Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Die Umsatzsteuer, die das Unternehmen selbst im Rahmen von Wareneinkäufen bezahlt hat, erhält es vom Finanzamt im Rahmen des Vorsteuerabzugs wieder zurück. Dadurch wird sichergestellt, dass nur der Endkunde die Umsatzsteuer effektiv bezahlt.

Um die Weiterreichung der Umsatzsteuer bei grenzüberschreitenden Geschäften innerhalb der EU zu erleichtern, wurde das sogenannte „Reverse Charge Verfahren“ eingeführt: Nicht der Verkäufer nimmt die Umsatzsteuer ein und führt sie an das Finanzamt ab, sondern der Kunde zahlt die Umsatzsteuer in seinem eigenen Land. Das bedeutet auch, dass auf der Rechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen sein darf.

Damit die Steuerbehörden leichter überprüfen können, ob der Kunde die fällige Umsatzsteuer auch tatsächlich bezahlt, wurde die Zusammenfassende Meldung (ZM) eingeführt. In dieser Meldung gibt ein Unternehmen alle Umsätze aus dem Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen an Unternehmen im EU-Ausland an, für die die Steuerpflicht an den Kunden übergegangen ist. Die Steuerbehörden der EU-Staaten tauschen die Daten aus der ZM aus und gleichen sie mit den Daten ab, die die jeweiligen Unternehmen in ihrer Steuererklärung angegeben haben.

Wer muss eine Zusammenfassende Meldung abgeben?

Die ZM betrifft somit nur Unternehmen, die in Deutschland umsatzsteuerpflichtig sind und Geschäfte im EU-Ausland machen, indem sie grenzüberschreitende Dienstleistungen oder innergemeinschaftliche Lieferungen ausführen. Das schließt auch Freiberufler sowie Land- und Forstwirte ein. Wer hingegen nur mit Geschäftspartnern im Inland handelt, muss keine ZM abgeben. Auch für Einkäufe aus dem EU-Ausland muss keine ZM abgegeben werden.

Ausgenommen sind Kleinunternehmer, die keine Umsatzsteuer erheben und diese auf ihren Rechnungen auch nicht ausweisen dürfen. Sie brauchen keine ZM an das Finanzamt abzugeben.

Inhalt der Zusammenfassenden Meldung

Folgende Umsätze müssen in der ZM angegeben werden:

  • innergemeinschaftliche Warenlieferungen
  • innergemeinschaftliche sonstige Leistungen
  • innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte

Diese Angaben sind in der ZM erforderlich

  • Eigener Name, Anschrift und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID-Nummer)
  • Die UID-Nummer jedes Leistungsempfängers im EU-Ausland, auf den die Steuerschuld übergegangen ist
  • Die Bemessungsgrundlage, d.h. der Gesamtwert der Rechnungen an jeden Leistungsempfänger
  • Die Art des Umsatzes

Wie wird die Zusammenfassende Meldung erstellt?

Die ZM muss auf elektronischem Weg an das zuständige Finanzamt übermittelt werden. Dazu stehen zwei Portale zur Verfügung

  • das ELSTER-Dienstleistungsportal der Finanzverwaltung
  • das BZStOnline-Portal

Nach der Registrierung bei dem jeweiligen Portal erhalten Sie eine Authentifizierung und können die ZM über ein Online-Formular an das Finanzamt übermitteln.

Termine und Fristen

Normalerweise wird die Zusammenfassende Meldung gemeinsam mit der Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben. Der Meldezeitraum hängt bei innergemeinschaftlichen Warenlieferungen vom Umsatz ab

  • Betragen die Umsätze pro Quartal unter 50.000 Euro, reicht eine quartalsweise Meldung. Sie muss bis spätestens zum 25. Tag des auf das Quartal folgenden Monats abgegeben werden.
  • Bei Umsätzen von mehr als 50.000 Euro pro Quartal muss die Meldung monatlich erfolgen. Die Frist dafür ist der 25. Tag des Folgemonats.

Bei Dienstleistungen ist unabhängig vom Umsatz eine quartalsweise Meldung zulässig. Wurden innerhalb des Meldezeitraums keine Lieferungen oder Leistungen in das EU-Ausland getätigt, so muss auch keine ZM erstellt werden.

Vorsicht: Bei einer Überschreitung der Fristen kann das Finanzamt einen Verspätungszuschlag von bis zu 2.500 Euro einheben. Kommt ein Unternehmen seinen Meldepflichten trotz mehrmaliger Aufforderung nicht nach, können Zwangsgelder von bis zu 25.000 Euro fällig werden.

ZM mit Online-Buchhaltungs-Software übermitteln

Besonders einfach und vor allem zeitsparend funktioniert die Übermittlung der Zusammenfassenden Meldung (ZM) mithilfe moderner Buchhaltungs-Software wie „lexoffice“: Mit nur wenigen Klicks geben Sie über das eingebettete ELSTER-Portal eine rechtssichere ZM ab. Damit werden Ihre EU-weiten Geschäfte zum Kinderspiel!

Noch ein paar Besipiele, wann es bei den Einnahmen eine Zusammenfassende Meldung gibt

Einnahmen

Einahmen-KategorieZMUSt-VA Position
Innergemeinschaftliche Lieferung
Zwischen den Mitgliedstaaten gewerblich gelieferte Produkte.
ja41
Bauleistungen §13b
z.B. Subunternehmer
nein60
Fremdeistungen §13b
Reverse Charge z.B. Google AdSense Gutschrift
ja21