Zusammenfassende Meldung

So erstellen Sie eine zusammenfassende Meldung

Die zusammenfassende Meldung (ZM) müssen Unternehmen erstellen, die Waren und Leistungen in das EU-Ausland verkaufen. Was in der zusammenfassenden Meldung stehen muss und wann sie abgegeben wird, erfahren Sie in diesem Artikel.

Zusammenfassende Meldung: Der Zweck dahinter

Beim innergemeinschaftlichen Erwerb kann unter bestimmten Voraussetzungen (etwa die beidseitige Angabe einer Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer) auf den Ausweis eines Umsatzsteuerbetrages verzichtet werden, weil die Steuerschuldner:innenschaft umgekehrt wird. Durch die Zusammenfassende Meldung melden Sie als Empfänger:in einer solchen steuerfreien Rechnung den getätigten Kauf und melden die Umsatzsteuer als Leistungsempfänger:in an.

Was ist eine zusammenfassende Meldung?

Eine zusammenfassende Meldung ist ein Bericht für das Finanzamt. Darin gibt ein Unternehmen alle Umsätze an Geschäftspartner:innen im Ausland an. Die Steuerbehörden nutzen die zusammenfassende Meldung, um zu überprüfen, ob die Umsatzsteuer bei allen innergemeinschaftlichen, grenzüberschreitenden Geschäften korrekt abgeführt worden ist.

Bei allen Verkäufen und Dienstleistungen im Inland weisen Sie auf der Rechnung die Umsatzsteuer aus. Durch die Umsatzsteuervoranmeldung führen Sie Umsatzsteuer an das Finanzamt ab. Im Rahmen des Vorsteuerabzugs erhalten Sie die Umsatzsteuer wieder zurück. Das stellt sicher, dass die Umsatzsteuer effektiv nur von den Endkund:innen bezahlt wird.

Bei Verkäufen und Dienstleistungen, die Sie ins Ausland verkaufen, dürfen Sie allerdings keine Umsatzsteuer ausweisen. Für die Erleichterung der Umsatzsteuerregelungen bei grenzüberschreitenden Geschäften innerhalb der EU wurde das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren eingeführt.

Umkehr der Steuerschuldnerschaft: Das Reverse-Charge-Verfahren

Beim Reverse-Charge-Verfahren zahlt nicht das Unternehmen die Umsatzsteuer, von dem der Verkauf oder die Dienstleistung ausgeht. Stattdessen zahlt der Kunde oder die Kundin die Umsatzsteuer im eigenen Land.

Auf die Rechnungen für Ihre Kund:innen im Ausland fügen Sie den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ hinzu. Dadurch ist klargestellt, dass die Umsatzsteuerlast nicht bei Ihnen als Anbieter:in liegt, sondern bei dem oder der Abnehmer:in.

Beachten Sie aber, dass das Reverse-Charge-Verfahren nur für Geschäftskund:innen gilt. Auf Privatpersonen können Sie die Umsatzsteuerlast nicht übertragen, da Privatpersonen keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer haben und somit auch keine Umsatzsteuer schulden können.

Die zusammenfassende Meldung dient den Steuerbehörden zur Überprüfung, ob die Kund:innen die Umsatzsteuer auch tatsächlich beglichen haben. Dafür tauschen die EU-Behörden die jeweiligen Daten miteinander aus und gleichen die zusammenfassenden Meldungen der Unternehmen mit den Steuererklärungen der Kund:innen ab.

In der zusammenfassenden Meldung vermerken Sie also alle Verkäufe ins EU-Ausland. Einkäufe aus dem EU-Ausland hingegen gehören nicht auf die ZM. Die Umsatzsteuer dafür begleichen Sie beim Finanzamt und geben das in Ihrer Steuererklärung an.

Wer muss eine zusammenfassende Meldung erstellen?

Die zusammenfassende Meldung muss jede Person erstellen, die in Deutschland umsatzsteuerpflichtig ist und Produkte oder Leistungen ins EU-Ausland verkauft. Freiberufler:innen, Forst- und Landwirtschaftsbetriebe und Gewerbetreibende, die umsatzsteuerpflichtig sind, schließt das mit ein.

Eine Ausnahme sind Kleinunternehmen. Kleinunternehmer:innen dürfen keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen und müssen dementsprechend keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Kleinunternehmen müssen also auch keine zusammenfassende Meldung erstellen, selbst, wenn Sie etwas ins EU-Ausland verkaufen.

Betreiben Sie Ihre umsatzsteuerpflichtigen Geschäfte ausschließlich im Inland, müssen Sie keine zusammenfassende Meldung erstellen. Kaufen Sie nur selbst im EU-Ausland ein, verkaufen aber nichts dorthin, müssen Sie ebenfalls keine ZM erstellen.

Auf welchem Weg muss die zusammenfassende Meldung ans Finanzamt übermittelt werden?

Die zusammenfassende Meldung müssen Sie auf elektronischem Weg an das zuständige Finanzamt übermitteln. Dafür stehen Ihnen das ELSTER-Dienstleistungsportal der Finanzverwaltung oder das BZStOnline-Portal des Bundeszentralamts für Steuern zur Verfügung.

Das ZM Formular ist auf beiden Portalen ausfüllbereit vorhanden. Um das Formular auszufüllen, müssen Sie sich registrieren und die Authentifizierung abschließen.

Haben Sie das Formular ausgefüllt, können Sie es direkt an das zuständige Finanzamt senden.

Zusammenfassenden Meldung: Inhalt und Formular

Um Ihnen eine Übersicht zu geben, was in der zusammenfassenden Meldung stehen muss, schauen wir uns einmal gemeinsam das Formular für die „Zusammenfassende Meldung über innergemeinschaftliche Warenlieferungen, innergemeinschaftliche sonstige Leistungen und innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte“ auf dem ELSTER-Portal an und gehen die einzelnen Punkte durch:

  • Meldezeitraum
    Hier geben Sie an, um welchen Zeitraum es sich bei den Geschäften handelt. Die erste Auswahl betrifft das Jahr, anschließend wählen Sie den Monat oder das Quartal aus.
  • Berichtigte Meldung
    Haben Sie bereits eine zusammenfassende Meldung verfasst und abgeschickt, die Sie mit dieser ZM berichtigen wollen, geben Sie das hier an.
  • Anzeige nach § 18a Absatz 1 UStG
    Hier wählen Sie aus, in welchem Intervall Sie eine zusammenfassende Meldung an das Finanzamt übermitteln wollen.
  • Angaben zum Unternehmen
    Hier kommen logischerweise die Adressdaten und alles weitere zu Ihrem Unternehmen hin. Ganz wichtig ist hier natürlich die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
  • Meldungen der Warenlieferungen und sonstigen Leistungen
    Hier geben Sie alle Lieferungen, Leistungen und Dreiecksgeschäfte an, die Sie ins EU-Ausland verkauft haben. Dafür benötigen Sie für jede Position die USt-IdNr. der jeweiligen Kund:innen und die erhaltene Summe in Euro. Bei der USt-IdNr. der Kund:innen können Sie gerne zweimal hinschauen. Stellen Sie sicher, dass Sie hier keine Fehler machen und auch keine falsche Nummer erhalten haben. Stimmen die Daten nicht, müssen Sie am Ende die Umsatzsteuer selbst begleichen.

Für gewöhnlich werden die Verkäufe in einer Reihenfolge nach den Umsatzsteuer-Identifikationsnummern der Kund:innen sortiert. Das ist aber nicht mehr zwingend erforderlich und eher ein Relikt aus den Zeiten, als noch alles auf Papier gedruckt wurde.

Zusammenfassende Meldung Fristen/Abgabefristen und Termine im Überblick

Grundsätzlich müssen Sie die zusammenfassende Meldung zum 25. des Monats anfertigen. Ebenso, wie Sie Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung zum 5. eines Folgemonats, egal, ob auf monatlicher oder quartalsweiser Basis, anfertigen müssen, gibt es auch bei der zusammenfassenden Meldung Unterschiede in Abhängigkeit Ihrer Umsatzzahlen.

Wann Zusammenfassende Meldung erstellen?

Die zusammenfassende Meldung wird für gewöhnlich gemeinsam mit der Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben. In der Umsatzsteuervoranmeldung müssen Sie bereits die innergemeinschaftlichen Lieferungen, Leistungen und Dreiecksgeschäfte angegeben haben. Achten Sie also darauf, dass die Angaben in der Voranmeldung mit denen in der zusammenfassenden Meldung übereinstimmen.

Fällt Ihnen im Nachhinein noch ein Fehler auf, stehen Sie in der Berichtigungspflicht. Das bedeutet, Sie müssen eine neue fehlerfreie ZM verfassen. Dafür steht Ihnen wie oben angegeben der Punkt „Berichtigte Meldung“ im Formular zur Verfügung, den Sie dann ankreuzen. Für eine Berichtigung haben Sie eine Frist von einem Monat ab dem Zeitpunkt, an dem der Fehler erkannt wurde.

Ihr Umsatz ist entscheidend

Der Meldezeitraum für innergemeinschaftliche Lieferungen hängt vom Umsatz ab:

Bei Umsätzen von mehr als 50.000,00 Euro pro Quartal müssen Sie die zusammenfassende Meldung monatlich erstellen. Die Frist ist jeweils der 25. Tag des Folgemonats. Die ZM für Juni muss demnach bis zum 25. Juli erstellt sein.

Liegen Ihre Umsätze unter 50.000,00 Euro pro Quartal, reicht es, wenn Sie die ZM quartalsweise erstellen. Auch hier gilt der 25. Tag des Folgemonats eines beendeten Quartals als Abgabefrist. Für das zweite Quartal wäre das also ebenfalls der 25. Juli.

Für Dienstleistungen reicht grundsätzlich eine quartalsweise zusammenfassende Meldung. Auch hier gilt der 25. Tag nach Quartalsende als Abgabetag.

Haben Sie in einem entsprechenden Meldezeitraum keine Lieferungen oder Dienstleistungen ins EU-Ausland getätigt, müssen Sie auch keine zusammenfassende Meldung erstellen. Schließlich gäbe es nichts, was Sie dort eintragen könnten.

Achten Sie immer darauf, dass Sie die Fristen für die Abgabe einhalten. Bei einer Überschreitung der Fristen kann Ihnen das Finanzamt einen Verspätungszuschlag von bis zu 2.500,00 Euro oder ein Bußgeld von bis zu 5.000,00 Euro in Rechnung stellen. Kommen Sie einer Meldepflicht trotz wiederholter Aufforderung nicht nach, kann ein Zwangsbußgeld von bis zu 25.000,00 Euro auf Sie zukommen. Die Strafe schützt natürlich vor der Pflicht nicht. Sie müssen die ZM also in jedem Fall erstellen, seien Sie also mit der Abgabe lieber pünktlich.

Fazit zur zusammenfassenden Meldung

Die zusammenfassende Meldung ist verpflichtend, wenn Sie ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen betreiben und ins EU-Ausland verkaufen. Die Erstellung der ZM ist mit den vorgefertigten Formularen von ELSTER oder dem Bundeszentralamt für Steuern simpel gestaltet. Alles, was Sie dafür brauchen, sind die nötigen Daten, um Sie in das Formular einzutragen.

Mit lexoffice sammeln Sie die nötigen Daten bereits in der Buchhaltung und müssen Sie nur noch übertragen. Lexoffice macht die zusammenfassende Meldung also noch ein wenig einfacher.

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