Vorlage Quittung

Quittung

Auch wenn die klassische Quittung im Zuge des boomenden Online-Handels an Bedeutung verloren hat, ist diese Art der Empfangsbestätigung in einigen Bereichen des Geschäftsverkehrs noch immer unerlässlich. Fehlende oder fehlerhafte Quittungen können steuerliche Auswirkungen zur Folge haben. Daher sollten Sie das Thema nicht auf die leichte Schulter nehmen.

Was genau ist eine Quittung?

Bei einer Quittung handelt es sich um eine beweiskräftige Urkunde, die dazu dient, den Erhalt einer bestimmten Leistung (z. B. Geld, ein Produkt oder eine Dienstleistung) zu bestätigen. Ihre Kunden und Kundinnen können beispielsweise eine Quittung als Zahlungsnachweis von Ihnen verlangen.
Bei einer Barzahlung stellen Sie den Beleg einfach aus und übergeben ihn persönlich. Bei einer Überweisung oder einem Lastschrifteinzug kann das Schriftstück auch im Nachhinein eingefordert werden. In diesem Fall ist eine Übermittlung per Post oder in elektronischer Form (z. B. per E-Mail) der richtige Weg. Für Letzteres ist jedoch laut § 126 a BGB eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich.

Welche Angaben muss ein Quittungsbeleg enthalten?

Quittungen erfüllen eine wichtige Funktion als Leistungs- bzw. Zahlungsnachweis und ersparen Ihnen unnötigen Ärger mit dem Finanzamt. Damit sie den ihnen zugedachten Zweck nicht verfehlen, müssen sie bestimmten Vorgaben genügen. Folgende Pflichtangaben sind erforderlich:

• Name und Anschrift des Leistungsempfängers,
• Ausstellungsdatum und -ort,
• Informationen zur Leistung (Zeitraum der Leistungserbringung, Menge bzw. Umfang der Leistung),
• Höhe des Rechnungsbetrages in Zahlen und Worten einschließlich des Steuerbetrags nach geltendem Steuersatz (7 oder 19 %) oder eines Hinweises auf Steuerbefreiung gemäß Kleinunternehmerregelung,
• handschriftliche Unterschrift.

Fehlt eine dieser Angaben, ist die Quittung ungültig. Eine fortlaufende Nummer wie bei Rechnungen ist nicht erforderlich, kann jedoch später die eindeutige Zuordnung zum jeweiligen Geschäftsvorfall erleichtern. Ein Kassenbon erfüllt die an eine Quittung gestellten Vorgaben nicht, weil die Unterschrift des Leistungsempfängers fehlt.

Wer bekommt welchen Teil der Quittung?

Ein mithilfe eines Quittungsblockes ausgestellter Quittungsbeleg besteht immer aus zwei Teilen: der Originalquittung und der Kopie. Das Original müssen Sie dem Leistungsempfänger aushändigen, während Sie selbst die Kopie behalten. So haben beide Parteien einen schriftlichen Nachweis für die erbrachte Leistung. Den Leistungserbringer namentlich zu nennen, ist erst bei Beträgen über als 250 Euro erforderlich. Ratsam ist es allerdings immer, vor allem wenn mehrere Personen als Erbringer der Leistung infrage kommen.

Welche Vorteile bieten digitale Quittungen?

Eine Alternative zum Quittungsblock ist das Ausstellen digitaler Quittungen. Diese Vorgehensweise erleichtert das Archivieren innerhalb von Buchhaltungsprogrammen und Dateimanagementsystemen. Das gilt sowohl für das ausstellende Unternehmen als auch für die Kunden und Kundinnen. Außerdem können Sie die Gelegenheit nutzen, die Quittungen zu personalisieren und damit einen viel professionelleren Eindruck bei Ihrer Kundschaft hinterlassen. Ein schlichter Quittungsblock ohne Logo, Firmenfarbe oder Corporate Design bietet Ihnen diese Möglichkeit nicht.

Worin besteht der Unterschied zwischen Quittung und Rechnung?

Anders als die Rechnung stellt die Quittung keine Forderung an den Schuldner dar, sondern dient als Bestätigung für den Empfang einer Leistung. Im Vergleich zum Quittungsbeleg enthält eine Rechnung weitere Informationen wie die Rechnungs- und Kundennummer, die Zahlungsweise sowie die Steuernummer des Rechnungserstellers. Als Rechnungsersatz können Sie eine Quittung somit nur dann verwenden, wenn sie all diese Angaben beinhaltet.