Quittung Vorlage

Mit einer Quittungsvorlage bestätigen Sie den Erhalt eines Geldbetrages von Ihrem Schuldner. Grundsätzlich sind Sie nach deutschem Recht (§ 368, BGB) verpflichtet, den Erhalt einer Leistung, im allgemeinen den Erhalt der Forderung, zu bestätigen. Mit unserer Quittung Vorlage vergessen Sie keine Pflichtangaben.

Was ist eine Quittung?

Eine Quittung ist ein schriftliches Dokument, das eine Transaktion zwischen zwei Parteien bestätigt. Es ist sehr wichtig, diese Belege aufzubewahren, da die Aufbewahrungsfrist für Quittungen 10 Jahre beträgt.

Insbesondere bei Barzahlungen kann eine Quittung verlangt werden, wie dies auch in § 386 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) festgelegt ist.

So verwenden Sie die kostenlose Quittungsvorlage

Füllen Sie unsere kostenlose Quittungsvorlage sorgfältig aus und vergessen Sie so keine Pflichtangaben.

Welche Pflichtangaben muss eine Quittung enthalten?

Formell gesehen gibt es keine gesetzlich geltenden Ansprüche über den Aufbau. Sie darf sowohl handschriftlich als auch elektronisch erstellt werden. Meistens wird ein sogenannter Quittungsblock verwendet. Das ist im Prinzip nichts anderes als ein Notizblock mit vorgefertigten Vorlagen, die Sie einfach ausfüllen und heraustrennen können. Dabei bleibt immer ein Duplikat zurück. Die Originalquittung müssen Sie dem/der Zahlungsleistenden aushändigen. Die Kopie ist für Sie und für Ihre Buchhaltung.

Was muss auf einer Quittung stehen? Sie dient, wie zuvor erwähnt, als Bestätigung, aber sie ist auch ein Nachweis für die Buchhaltung, damit Sie wissen, woher das Geld kommt. Daher enthält sie einige Pflichtangaben, die über eine reine Bestätigung des Empfangs einer Ware, Dienstleistung oder Zahlung hinausgehen.

Diese Angaben sind verpflichtend:

• die Bezeichnung des Dokuments als „Quittung“
• Bruttopreis
• Datum und Ort der Ausstellung der Quittung
• Leistungsart (Zahlung, Warenlieferung, Dienstleistung etc.)
• Leistungsmenge (Stückzahl von Ware, Stunden für Dienstleistung etc.)
• Umsatzsteuerbetrag und in Klammern den ausgewiesenen Steuersatz (falls Sie umsatzsteuerpflichtig sind; andernfalls ein Verweis auf die Kleinunternehmerregelung)
• Unterschrift des oder der Quittungsersteller:in (zusätzlich Stempel)

Im Gegensatz zur Rechnung kann bei der Quittung also auf eine Durchnummerierung wie bei der Rechnungsnummer und die Angabe der Steuernummer verzichtet werden.

Die quittierte Rechnung

Es kann vorkommen, dass die Quittung zur Rechnung wird. Enthält diese zusätzlich die Pflichtangaben einer Rechnung, kann sie auch als Rechnung genutzt werden. Auch Kleinbetragsrechnungen bis zu 250,00 EUR enthalten die gleichen Pflichtangaben. In dem Fall gilt sozusagen immer die Quittung als Rechnung.

Andersherum kann auch eine Rechnung zur Quittung werden. Das ist der Fall, wenn Sie auf der Rechnung bestätigen, dass diese bereits bezahlt wurde. Dafür müssen Sie das Zahlungsdatum angeben und mit einer Unterschrift bestätigen.

Wird eine Quittung zur Rechnung oder andersherum, spricht man von einer quittierten Rechnung. In der Buchhaltung ändert sich die jeweilige Bewandtnis nicht.

Quittungen als Privatperson

Grundsätzlich ist es Privatpersonen erlaubt, eine zu erstellen. Vorweg sei aber gesagt, dass es keine Verpflichtung gibt, bei einem Privatverkauf eine Quittung zu schreiben. Normalerweise ist ein Privatverkauf mit der Bezahlung des Betrags und der Übergabe der Ware abgeschlossen. Allerdings entsteht die Quittierungspflicht, sobald nach einer Quittung gefragt wird.

Dabei müssen Sie im Prinzip nichts anderes beachten als bei den oben genannten Pflichtangaben angegeben. Mit einer Ausnahme: als Privatperson dürfen Sie natürlich keine Umsatzsteuer ausweisen. Deshalb lassen Sie diese Angabe weg und verweisen auf der Quittung darauf, dass es sich um einen Privatverkauf oder eine private Dienstleistung handelt.

Quittung als Kleinunternehmer:in

Wenn Sie als Kleinunternehmer:in die festgelegte Umsatzgrenze nicht überschreiten, erheben Sie auf Quittungen, ähnlich wie bei Rechnungen, keine Umsatzsteuer. Stattdessen müssen Sie auf dem Beleg den Hinweis auf die Steuerbefreiung gemäß der Kleinunternehmerregelung angeben.

Wer bekommt welchen Teil der Quittung?

Ein mithilfe eines Quittungsblockes ausgestellter Quittungsbeleg besteht immer aus zwei Teilen: der Originalquittung und der Kopie. Das Original müssen Sie dem Leistungsempfänger aushändigen, während Sie selbst die Kopie behalten. So haben beide Parteien einen schriftlichen Nachweis für die erbrachte Leistung. Den Leistungserbringer namentlich zu nennen, ist erst bei Beträgen über als 250 Euro erforderlich. Ratsam ist es allerdings immer, vor allem wenn mehrere Personen als Erbringer der Leistung infrage kommen.

Welche Vorteile bieten digitale Quittungen?

Eine Alternative zum Quittungsblock ist das Ausstellen digitaler Quittungen. Diese Vorgehensweise erleichtert das Archivieren innerhalb von Buchhaltungsprogrammen und Dateimanagementsystemen. Das gilt sowohl für das ausstellende Unternehmen als auch für die Kunden und Kundinnen. Außerdem können Sie die Gelegenheit nutzen, die Quittungen zu personalisieren und damit einen viel professionelleren Eindruck bei Ihrer Kundschaft hinterlassen. Ein schlichter Quittungsblock ohne Logo, Firmenfarbe oder Corporate Design bietet Ihnen diese Möglichkeit nicht.

Der Unterschied zwischen Quittung, Rechnung und Kassenbon

Der größte Unterschied zwischen Quittungen und Rechnungen liegt darin, dass die Quittung ausschließlich bestätigt, dass eine Zahlung getätigt, eine Ware geliefert oder eine Dienstleistung erbracht wurde. Die Rechnung hingegen liefert Informationen darüber, was die Ware oder die Dienstleistung kostet, und beinhaltet eine Zahlungsfrist für die Begleichung dieser Kosten.

Eine Quittung bestätigt unter anderem eine Barzahlung, wie den Kassenbon, den Sie an der Ladentheke erhalten – sofern der Kassenbon die erforderlichen Pflichtangaben einer Quittung enthält. Bestellen Sie hingegen ein Produkt im Internet und überweisen Sie den Betrag dafür später, ist das eine Zahlung auf Rechnung. Diese belegt also, dass eine Zahlung bereits erfolgt ist, die Rechnung informiert darüber, dass eine Ware oder Dienstleistung noch bezahlt werden muss.

Außerdem gibt es Unterschiede bei den Pflichtangaben, einer Quittung und einer Rechnung. Die Rechnung ist detaillierter und muss bestimmte Angaben enthalten, die nur für Rechnungen gelten.

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