Verschwiegenheitserklärung Muster

Sie sind auf der Suche nach einem Muster für die Verschwiegenheitserklärung? Dann sind Sie hier genau richtig. Mit der lexoffice Vorlage zur Verschwiegenheitserklärung vergessen Sie keine Pflichtangaben. Laden Sie einfach das Muster kostenlos herunter. 

Finanzen, Buchhaltung & Lohnabrechnung – Die perfekte Verbindung mit lexoffice:

Verschwiegenheitserklärung Muster

Mit einer Verschwiegenheitserklärung schützen Sie Ihre Ideen. Sie kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn Innovationen im Team entwickelt werden und davon nichts nach außen dringen soll.

Sie verbietet im Grunde, dass über bestimmte Dinge mit nicht eingeweihten Personen gesprochen wird. 

Verschwiegenheitserklärung Muster zum kostenlosen Download in verschiedenen Dateiformaten

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Die Verschwiegenheitserklärung mit einem Muster erstellen

Sie haben eine innovative Idee und wollen diese schützen? Genau dafür gibt es die Verschwiegenheitserklärung. Mit ihr werden also Informationen geschützt und in einem engen Kreis von Wissenden, wie zum Beispiel Mitarbeiter:innen und Dienstleister:innen, gehalten. Laden Sie sich die kostenlose lexoffice Vorlage herunter, damit Sie keinen Pflichtbestandteil vergessen.

Definition Verschwiegenheitserklärung

Eine Verschwiegenheitserklärung oder Verschwiegenheitsvereinbarung oder Verschwiegenheitsklausel wird dann verwendet, wenn Informationen innerhalb eines festen Personenkreises verbleiben sollen. Unterzeichnen die Personen innerhalb dieses Kreises die Verschwiegenheitserklärung, dürfen sie bestimmte Informationen nicht mit Personen besprechen, die sich außerhalb dieses Kreises befinden.

Es gibt beispielsweise Branchen, in denen Produkte mit Kund:innen gemeinsam oder basierend auf den Ideen von Kund:innen entwickelt werden. In dem Fall ist eine Verschwiegenheitserklärung sinnvoll, damit die Kund:innen nicht mit den entsprechenden Ideen und Informationen zur Konkurrenz gehen.

Generell sollte die Verschwiegenheitserklärung bei allen neuen Entwicklungen und Innovationen eine Rolle spielen. Die Verschwiegenheitserklärung schützt nämlich auch davor, dass Dinge „ausgeplappert“ werden. Denn auch auf diese Weise können Informationen zufällig an eine Person gelangen, die bei einem Konkurrenzunternehmen arbeitet.

Dadurch kann es passieren, dass ein Unternehmen Ihre Idee übernimmt und ein entsprechendes Produkt vor Ihnen auf den Markt bringt. Das soll durch eine Verschwiegenheitserklärung verhindert werden.

Zusätzlich gibt es auch Branchen, in denen die Verschwiegenheitsklausel grundsätzlich Daten schützt. Das ist beispielsweise in Gesundheitseinrichtungen der Fall, in denen sehr persönliche Daten von Patient:innen bekannt sind oder auch bei Anwält:innen, die natürlich nicht über Ihre Klient:innen und laufende Verfahren sprechen dürfen.

Angaben in der Verschwiegenheitserklärung

Eine Verschwiegenheitserklärung muss einige Angaben beinhalten, damit die Absicherung korrekt und vollumfänglich gegeben ist.

Zu den Pflichtbestandteilen einer Verschwiegenheitserklärung gehören die Folgenden:

Die Vertragsparteien

Allem voran sind natürlich die betroffenen Parteien wichtig. Von allen Beteiligten müssen die Namen und die Kontaktdaten in der Verschwiegenheitserklärung aufgeführt werden.

Dazu gehören auch Angaben zum Unternehmen und einer entsprechenden Vertretung, die im Namen des Unternehmens auftritt. Das muss keine Person mit hohem Rang sein. Bei der Verschwiegenheitserklärung reicht es, eine:n beteiligte:n Mitarbeiter:in anzugeben.

Handelt es sich bei dem Unternehmen um eine Firma mit mehreren Zweigstellen, wird grundsätzlich die Adresse des Hauptsitzes angegeben. Es sei denn, es wird mit den beteiligten Parteien etwas anderes vereinbart.

Der Vertragsgegenstand

Neben den beteiligten Parteien ist natürlich vor allem wichtig, dass festgelegt wird, worum es sich bei der Verschwiegenheitserklärung überhaupt dreht. Also, was verschwiegen werden soll.

Das sind in den meisten Fällen zahlreiche, einzelne Punkte. Das liegt daran, dass auch bei nur einem Verschwiegenheitsobjekt alle Einzelheiten der Verschwiegenheit vertraglich geregelt sein müssen, damit tatsächlich in keiner Art und Weise darüber gesprochen werden darf.

Außerdem müssen ausnahmslos alle Daten und Teile an Ideen, Informationen, Entwicklungen, Planungen und Gedanken einzeln im Vertrag abgesichert werden.

Dabei handelt es sich häufig um viele Teile wie Konstruktionszeichnungen, Blaupausen, Entwürfe, Unterlagen, Dokumente, Notizen und Informationen in unterschiedlicher Form und Ausführung.

Übrigens: Eine Verschwiegenheitsklausel nützt relativ wenig, wenn die entsprechenden Daten und Informationen offen herumliegen und sie jeder einsehen kann. Es gilt also auch, die in der Verschwiegenheitserklärung gesicherten Daten gut wegzuschließen und sicher aufzubewahren.

Die Datenübergabe

In der Verschwiegenheitserklärung muss zudem erklärt werden, wann und auf welche Weise die entsprechenden Informationen übergeben und wieder zurückgegeben wurden.

Das beinhaltet auch, ob Kopien von Daten erstellt wurden. Egal, ob digital oder in Papierform.

Die einzelnen Wege der Daten und Informationen müssen in der Verschwiegenheitserklärung festgehalten werden. Das bedeutet: Wer hat was in welcher Form bekommen? Wer hat welche Kopien gemacht? Wer hat was in welcher Form zurückgegeben? Wer hat Zugriff auf welche Daten? Welche Zugriffsbeschränkungen gibt es und für wen gelten sie?

Die Geheimhaltungsfristen

Eine Geheimhaltungsfrist ist sinnvoll, damit geregelt ist, wie lange die Verschwiegenheitserklärung gültig ist und sich die Beteiligten daran halten müssen.

Wird beispielsweise ein Produkt veröffentlicht, das zuvor verschwiegen werden musste, kann die Geheimhaltungsfrist mit der Veröffentlichung verfallen, da es jetzt ja ohnehin öffentlich ist.

Eine Geheimhaltungsfrist muss dabei nicht an ein festes Datum gebunden sein. Es kann auch eine entsprechende Klausel für ein Ereignis verfasst werden. Dann verfällt die Verschwiegenheitserklärung, wenn dieses Ereignis eintritt, wie eben beispielsweise mit der Veröffentlichung des Produkts.

Geheimhaltungsfristen sind keine Pflichtangabe in der Verschwiegenheitserklärung. Die meisten Geheimhaltungen sind unbefristet, da es meistens kleine Details gibt, die auch nach der Veröffentlichung nicht ersichtlich sind. Ein Beispiel dafür kann ein Rezept für einen Schokoriegel sein. Der Schokoriegel ist zwar veröffentlicht, aber das Rezept bleibt geheim.

Die Vertragsstrafen

Ebenfalls wichtig sind Vertragsstrafen. Es muss schließlich klar sein, was passiert, wenn gegen die Verschwiegenheitserklärung verstoßen wird.

Für gewöhnlich handelt es sich um recht hohe Geldstrafen.

Übrigens sind Schadensersatzansprüche kein Bestandteil der Verschwiegenheitserklärung. Wenn durch den Verstoß gegen die Geheimhaltung ein zusätzlicher Schaden entsteht, muss das separat geregelt werden.

Eine Verschwiegenheitserklärung mit Vorlage erstellen

Die Bestandteile einer Verschwiegenheitserklärung können durchaus zahlreich werden, je nachdem, wie viele Informationen und Daten geschützt werden sollen.

Mit einer Vorlage sind die wichtigsten Bestandteile der Verschwiegenheitserklärung bereits vorhanden und müssen nur an die eigenen Bedingungen angepasst werden. Das erleichtert die Arbeit ungemein.

lexoffice stellt Ihnen gerne ein Muster für die Verschwiegenheitserklärung bzw. Verschwiegenheitsklausel kostenlos zur Verfügung. Laden Sie das Muster als PDF einfach von unserer Seite mit Vorlagen herunter.