Achtung bei der Verwendung einer Vorlage bei Geschäftsvorgängen wie dem Rechnung schreiben: Seit 01.01.2017 gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung von Büchern (kurz: GoBD) vollständig. Bei den GoBD handelt es sich um Vorgaben des Bundesfinanzministeriums. Diese schreiben vor, dass Geschäftsvorgänge wie Rechnungen unveränderbar aufgezeichnet werden müssen. Nur unveränderbare Aufzeichnungen halten einer behördlichen Prüfung stand. Word- und Excel-Formate (d.h. eine Rechnungsvorlage) sind von Grund auf leicht änderbar und stehen daher im Konflikt mit den GoBD. Wer eine Vorlage verwendet, um Rechnungen zu schreiben, sollte prüfen, ob eine Übereinstimmung mit den GoBD erreicht werden kann. In der Regel müssen Sie spezielle Maßnahmen ergreifen, wenn Sie zum Rechnungen schreiben Vorlagen verwenden.
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Aber Achtung: So verlockend einfach Vorlagen sind, bei buchführungsrelevanten Dokumenten wie Rechnungen ist die Verwendung einer Rechnungsvorlage mit Risiken verbunden! Nutzen Sie lexoffice und hinterlegen Sie dort Ihre Vorlage für alle Angebote, Rechnungen usw. Das sieht gut aus und ist rechtssicher!
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GoBD Falle: Vorsicht mit Vorlagen für Word, Excel & Co.
GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die Grundsätze definieren wie die Buchführung und ordnungsgemäße Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten Daten – elektronisch oder in Papierform – erfolgen muss. Die GoBD wurden durch das Schreiben des Bundesfinanzministeriums im November 2014 veröffentlicht und sind seit Januar 2015 gültig.
Nach Ablauf von Übergangsfristen sind die GoBD ab 01.01.2017 uneingeschränkt gültig. Die sog. GoBD Falle droht bei Verwendung von Vorlagen für Word, Excel & Co. zur Erstellung von Rechnungen, Angeboten, … – also allen „steuerrelevanten Ausgangsbelegen“.
Werden die GoBD nicht eingehalten, also tappt man in die GoBD Falle, kann im Falle einer Steuerprüfung die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Frage gestellt oder verworfen werden.
Es droht der Verlust des Vorsteuerabzugs oder eine Steuerschätzung.
Denn im Kern schreiben die GoBD die „Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen“ vor. Das bedeutet, dass Rechnungen, Angebote, Lieferscheine, … (also die sog. „steuerrelevanten Ausgangsbelege) so aufbewahrt werden müssen, dass diese unveränderbar sind bzw. Veränderungen nachvollzogen werden können, sonst droht die GoBD Falle.
Betroffen
Betroffen sind alle Steuerpflichtigen mit Gewinn-Einkünften, sowie auch nicht buchführungspflichtige Unternehmen, insbesondere wenn sie eine EÜR (Einnahmen Überschuss Rechnung) erstellen. Hier kann die GoBD Umstellung bzw. die Einhaltung der GoBD eine besondere Herausforderung darstellen.
Folgen
Alle Belege müssen in dem Format aufbewahrt werden in dem sie empfangen wurden. So müssen zum Beispiel
- Digitale Eingangs-Rechnungen
- Digitale Ausgangs-Rechnungen
in digitaler Form 10 Jahre oder länger aufbewahrt werden.
Verantwortlich
Die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit, also die Einhaltung der GoBD, tragen Sie alleine als Steuerpflichtiger. Dies gilt auch dann, wenn Sie Ihre Buchführung z.B. durch einen Steuerberater erledigen lassen. Also gilt:
„Steuerberater schützt NICHT vor Strafe!“
Besonders betroffen sind Sie, wenn Sie Ihre Ausgangsbelege, z.B. Rechnungen mit Word und Excel oder vergleichbaren Textverarbeitungsprogrammen erstellen. Denn hierbei gilt:
(1) Word und Excel sind Dateiformate, die leicht änderbar sind. Die Speicherung und Ablage von Word oder Excel-Dateien in einem Datei-System (z.B. Windows Explorer, Dropbox oder ähnliches) sind regelmäßig nicht GoBD-konform.
(2) Word und Excel können nur dann weiter verwendet werden, wenn Sie ggf. mit Hilfe eines Steuerberaters zusätzliche Maßnahmen zur Gewährleistung der Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit einführen und dokumentieren. Erforderlich sind sowohl technische als auch organisatorische Maßnahmen. Gleiches gilt für die Speicherung und Archivierung von Belegen und Dokumenten in Dateisystemen.
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Häufig gestellte Fragen zu GoBD
Bei jedem Geschäftsvorfall muss sichergellt sein, dass er in der Buchführung oder den Aufzeichnungen GoBD konform erfasst wird.
Geschäftsvorfälle sind alle rechtlichen und wirtschaftlichen Vorgänge, die innerhalb eines bestimmten Zeitabschnitts
- den Gewinn bzw. Verlust oder
- die Vermögenszusammensetzung
in einem Unternehmen dokumentieren oder beeinflussen bzw. verändern
Betroffen sind demnach:
- Belegwesen
- Finanzbuchhaltung
Vor und Nebensysteme (z.B. Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Fakturierung)
Die Aufbewahrung muss im Ursprungsformat erfolgen.
Sind Dokumente elektronisch entstanden, sind diese im ursprünglichen Dateiformat digital aufzubewahren (Tz 132 GoBD). Digital entstandene Dokumente können zusätzlich in Papierform aufbewahrt werden – die digitalen Daten dürfen nicht gelöscht werden. Die im Ursprungsformat bestehende maschinelle Auswertbarkeit darf nicht durch Umwandlung in ein anderes Datenformat beschränkt werden (Tz 129 GoBD). Bei Umwandlung in ein anderes Format (z. B. Inhouse-Format) darf keine Inhaltliche Veränderung vorgenommen (Tz 133 GoBD) oder Verdichtung vorgenommen werden(Tz 135 GoBD). Wenn Daten in ein anderes Format umgewandelt worden sind, müssen beide Versionen aufbewahrt werden (Tz 135 GoBD).
Solange Word-Dokumente oder Excel-Tabellen die Funktion nicht aufzeichnungspflichtiger und aufbewahrungspflichtiger Aufzeichnungen haben, ist der Einsatz der Programme unbedenklich.
Gelten sie jedoch als Beleg (z. B. eine Rechnung), werden die Anforderungen der GoBD nicht mehr erfüllt. Hier sind Ersatzmaßnahmen gefragt, um negative Folgen zu vermeiden. Denn Text- oder Tabellenkalkulationsdokumente werden i. d. R. im normalen Dateisystem abgelegt. Sie entsprechen daher nicht den Ordnungsmäßigkeitskriterien und erfüllen nicht den geforderten Belegzwang i. S. der GoBD.
Nein. Einschlägig ist hier das in Tz 120 der GoBD genannte Beispiel:
Wird eine WORD- oder EXCEL-Rechnung als solche in einem „File-System“ (z.B. WINDOWS – Dateimanager) gespeichert, gilt sie als elektronisches Dokument, welches unveränderbar abgespeichert werden muss. Auf den weiteren Verfahrensweg – Versand per Post oder E-Mail – kommt es dann nicht mehr an.
Damit gilt folgendes:
Es existiert eine im Dateisystem abgespeicherte Maske oder Vorlage (z.B. Word oder Excel).
Wird eine Rechnung mit einer solchen Word oder Excel-Maske erstellt, ausgedruckt und in Papierform versandt, jedoch nicht abgespeichert, liegt eine Rechnung in Papierform vor, die in Papierform aufbewahrt werden darf und muss. Wird diese Rechnung zusätzlich – „intern“ – abgespeichert, liegt ein digitaler Beleg vor. Die ausschließliche Aufbewahrung in Papierform ist dann nicht mehr zulässig.
Defiziten in
- Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit (Tzn. 30 ff. GoBD, § 145 Abs. 1 AO)
- Vollständigkeit (Tzn. 36 ff. GoBD, § 146 Abs. 1 AO)
- Richtigkeit (Tzn. 44 GoBD, § 146 Abs. 1 AO)
- Zeitgerechtheit (Tzn. 45ff GoBD; § 146 Abs. 1 AO)
- Unveränderbarkeit (Tzn. 58 ff. GoBD, § 146 Abs. 4 AO)
können zu Zuschätzungen oder Nichtanerkennen (Vollschätzung) der Buchungsgrundlagen führen.
Je nach Erstellung ordnen die GoBD die generierten Belege als Papierbelege oder elektronische Belege ein.
Wird beispielsweise eine Rechnung in Word erstellt, ausgedruckt und anschließend mit den Inhalten der nächsten Rechnung überschrieben, gilt Papierform. In diesem Fall muss gewährleistet werden, dass die Rechnung in Papierform in die Buchführung eingeht. (Erfassungskontrolle).
Wird die Rechnung hingegen ausgedruckt und separat abgespeichert, dann gilt die Rechnung als elektronischer Beleg. In diesem Fall ist eine Aufbewahrung der Rechnung nur in Papierform nicht mehr zulässig. Auch durch die Speicherung als PDF-Format kann keine Konformität zu den GoBD hergestellt werden. Denn auch wenn die generierte Datei an sich unveränderbar ist, können doch durch Nachspeichern unprotokollierte Änderungen vorgenommen werden. Die Unveränderbarkeit der Daten ist in einem normalen EDV-System nicht gegeben.
Lt. Textziffer 110 des BMF-Schreibens genügt die Ablage von digitalen Belegen in ein normales Dateisystem nicht den Anforderungen der GoBD. Insoweit muss im täglichen Geschäft von einer liebgewordenen Gewohnheit an dieser Stelle Abschied genommen werden.
Im normalen Dateimanager (z.B. WINDOWS) kann eine unveränderbare Historisierung mit irgendwelchen Maßnahmen nicht hergestellt werden. Würde man z.B. einen Datumsstempel anbringen, käme man einer Historisierung sehr nahe. Diese Historisierungs-Datei selbst wäre aber wieder veränderbar.
Die Ablage der elektronischen Belege muss daher zwingend in ein DMS erfolgen, welches die Unveränderbarkeit und Historisierung garantiert.
Ja, sofern nicht der o.g. Sonderfall der ungespeicherten „Masken-Rechnung“ vorliegt.