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Bei jedem Geschäftsvorfall muss sichergellt sein, dass er in der Buchführung oder den Aufzeichnungen GoBD konform erfasst wird.

Geschäftsvorfälle sind alle rechtlichen und wirtschaftlichen Vorgänge, die innerhalb eines bestimmten Zeitabschnitts

• den Gewinn bzw. Verlust oder
• die Vermögenszusammensetzung

in einem Unternehmen dokumentieren oder beeinflussen bzw. verändern

Betroffen sind demnach:

• Belegwesen
• Finanzbuchhaltung

Vor und Nebensysteme (z.B. Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Fakturierung)

Die Aufbewahrung muss im Ursprungsformat erfolgen.

Sind Dokumente elektronisch entstanden, sind diese im ursprünglichen Dateiformat digital aufzubewahren (Tz 132 GoBD). Digital entstandene Dokumente können zusätzlich in Papierform aufbewahrt werden – die digitalen Daten dürfen nicht gelöscht werden. Die im Ursprungsformat bestehende maschinelle Auswertbarkeit darf nicht durch Umwandlung in ein anderes Datenformat beschränkt werden (Tz 129 GoBD). Bei Umwandlung in ein anderes Format (z. B. Inhouse-Format) darf keine Inhaltliche Veränderung vorgenommen (Tz 133 GoBD) oder Verdichtung vorgenommen werden(Tz 135 GoBD). Wenn Daten in ein anderes Format umgewandelt worden sind, müssen beide Versionen aufbewahrt werden (Tz 135 GoBD).

Solange Word-Dokumente oder Excel-Tabellen die Funktion nicht aufzeichnungspflichtiger und aufbewahrungspflichtiger Aufzeichnungen haben, ist der Einsatz der Programme unbedenklich.

Gelten sie jedoch als Beleg (z. B. eine Rechnung), werden die Anforderungen der GoBD nicht mehr erfüllt. Hier sind Ersatzmaßnahmen gefragt, um negative Folgen zu vermeiden. Denn Text- oder Tabellenkalkulationsdokumente werden i. d. R. im normalen Dateisystem abgelegt. Sie entsprechen daher nicht den Ordnungsmäßigkeitskriterien und erfüllen nicht den geforderten Belegzwang i. S. der GoBD.

Nein. Einschlägig ist hier das in Tz 120 der GoBD genannte Beispiel:

Wird eine WORD- oder EXCEL-Rechnung als solche in einem „File-System“ (z.B. WINDOWS – Dateimanager) gespeichert, gilt sie als elektronisches Dokument, welches unveränderbar abgespeichert werden muss. Auf den weiteren Verfahrensweg – Versand per Post oder E-Mail – kommt es dann nicht mehr an.

Damit gilt folgendes:

Es existiert eine im Dateisystem abgespeicherte Maske oder Vorlage (z.B. Word oder Excel).

Wird eine Rechnung mit einer solchen Word oder Excel-Maske erstellt, ausgedruckt und in Papierform versandt, jedoch nicht abgespeichert, liegt eine Rechnung in Papierform vor, die in Papierform aufbewahrt werden darf und muss. Wird diese Rechnung zusätzlich – „intern“ –  abgespeichert, liegt ein digitaler Beleg vor. Die ausschließliche Aufbewahrung in Papierform ist dann nicht mehr zulässig.

Defiziten in

• Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit (Tzn. 30 ff. GoBD, § 145 Abs. 1 AO)
• Vollständigkeit (Tzn. 36 ff. GoBD, § 146 Abs. 1 AO)
• Richtigkeit (Tzn. 44 GoBD, § 146 Abs. 1 AO)
• Zeitgerechtheit (Tzn. 45ff GoBD; § 146 Abs. 1 AO)
• Unveränderbarkeit (Tzn. 58 ff. GoBD, § 146 Abs. 4 AO)

können zu Zuschätzungen oder Nichtanerkennen (Vollschätzung) der Buchungsgrundlagen führen.

Je nach Erstellung ordnen die GoBD die generierten Belege als Papierbelege oder elektronische Belege ein.

Wird beispielsweise eine Rechnung in Word erstellt, ausgedruckt und anschließend mit den Inhalten der nächsten Rechnung überschrieben, gilt Papierform. In diesem Fall muss gewährleistet werden, dass die Rechnung in Papierform in die Buchführung eingeht. (Erfassungskontrolle).

Wird die Rechnung hingegen ausgedruckt und separat abgespeichert, dann gilt die Rechnung als elektronischer Beleg. In diesem Fall ist eine Aufbewahrung der Rechnung nur in Papierform nicht mehr zulässig. Auch durch die Speicherung als PDF-Format kann keine Konformität zu den GoBD hergestellt werden. Denn auch wenn die generierte Datei an sich unveränderbar ist, können doch durch Nachspeichern unprotokollierte Änderungen vorgenommen werden. Die Unveränderbarkeit der Daten ist in einem normalen EDV-System nicht gegeben.

Lt. Textziffer 110 des BMF-Schreibens genügt die Ablage von digitalen Belegen in ein normales Dateisystem nicht den Anforderungen der GoBD. Insoweit muss im täglichen Geschäft von einer liebgewordenen Gewohnheit an dieser Stelle Abschied genommen werden.

Im normalen Dateimanager (z.B. WINDOWS) kann eine unveränderbare Historisierung mit irgendwelchen Maßnahmen nicht hergestellt werden. Würde man z.B. einen Datumsstempel anbringen, käme man einer Historisierung sehr nahe. Diese Historisierungs-Datei selbst wäre aber wieder veränderbar.

Die Ablage der elektronischen Belege muss daher zwingend in ein DMS erfolgen, welches die Unveränderbarkeit und Historisierung garantiert.

Ja, sofern nicht der o.g. Sonderfall der ungespeicherten „Masken-Rechnung“ vorliegt.