Fahrtkosten absetzen

Was sind Fahrtkosten?

Fahrtkosten sind alle Kosten, die durch beruflich veranlasste Fahrten entstehen. Dazu gehören nicht nur die offensichtlichen Kosten wie Benzin oder Fahrkarten, sondern auch Abschreibungen auf das Fahrzeug, Versicherungen, Reparaturen und Parkgebühren, sofern die absolvierten Fahrten direkt mit Ihrer beruflichen Tätigkeit zusammenhängen.

Die Kilometerpauschale und die Entfernungspauschale

Es kommt vor, dass die Begriffe Kilometer- und Entfernungspauschale im Alltag synonym verwendet werden, dabei handelt es sich um zwei unterschiedliche Pauschalen, die nicht verwechselt werden sollten.

Entfernungspauschale – erste Tätigkeitsstätte

Die Entfernungspauschale, oft als Pendlerpauschale bezeichnet, ermöglicht es, Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abzusetzen. Sie beträgt 0,30 Euro pro Kilometer für die einfache Fahrt, unabhängig vom genutzten Verkehrsmittel. Ab dem 21. Kilometer erhöht sich der Betrag auf 0,38 Euro pro Kilometer.

Wann wird sie angewendet?

Die Entfernungspauschale kommt zur Anwendung, wenn Sie regelmäßig von Ihrem Wohnort zu Ihrer festen ersten Tätigkeitsstätte, also beispielsweise Ihrem Büro, Ihrer Praxis oder einem festen Kundenstandort, fahren.

Beispiel: Anna ist selbstständige Grafikdesignerin und fährt täglich 30 Kilometer zu ihrem Büro in der Stadt. Ihre Entfernungspauschale berechnet sich wie folgt:

• Für die ersten 20 Kilometer: 20 km * 0,30 Euro = 6 Euro
• Für die restlichen 10 Kilometer: 10 km * 0,38 Euro = 3,80 Euro

Anna kann also täglich 9,80 Euro als Entfernungspauschale für ihre Fahrt zur Arbeit absetzen.

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Kilometerpauschale

Die Kilometerpauschale deckt die beruflich veranlassten Fahrten ab, die nicht zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte stattfinden. Hierzu zählen beispielsweise Fahrten zu Kund:innen, Lieferanten, Messen oder Weiterbildungen. Die Pauschale beträgt ebenfalls 0,30 Euro pro Kilometer, allerdings für die gesamte Strecke (Hin- und Rückfahrt).

Wann wird sie angewendet?

Immer dann, wenn Fahrten aus beruflichen Gründen unternommen werden, die über den täglichen Weg zur festen Arbeitsstätte hinausgehen.

Beispiel: Max betreibt einen IT-Service und muss häufig zu Kund:innen fahren, um Vor-Ort-Serviceleistungen zu erbringen. An einem Tag fährt er zu drei verschiedenen Kund:innen mit einer Gesamtstrecke von 120 Kilometern.

Gesamte Strecke: 120 km * 0,30 Euro = 36 Euro

Max kann 36 Euro als Kilometerpauschale für seine Kundentermine an diesem Tag absetzen.

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Steuerliche Absetzbarkeit von Fahrtkosten

Dokumentation und Nachweis

Die korrekte Dokumentation Ihrer Fahrtkosten ist entscheidend. Führen Sie ein manuelles Fahrtenbuch oder nutzen Sie die elektronische Variante, z.B. als App (achten Sie darauf, dass die App GoBD-konform ist), um alle beruflichen Fahrten akribisch festzuhalten. Wichtig dabei ist, dass ein Fahrtenbuch laufend und in geschlossener Form geführt wird. Das heißt, es muss die Fahrten (inkl. des am Ende erreichten Gesamtkilometerstand) vollständig und fortlaufend wiedergeben. Bewahren Sie zudem alle Belege sorgfältig auf.

Fahrtkosten für Mitarbeiter:innen

Wenn Sie Mitarbeiter:innen beschäftigen, können auch deren Fahrtkosten steuerlich abgesetzt werden. Dies umfasst Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsstätte sowie beruflich bedingte Fahrten.

Beispiel: Ein IT-Startup erstattet seinen Entwickler:innen die Fahrtkosten für Kundenbesuche. Diese Kosten können vollständig als Betriebsausgaben geltend gemacht werden und mindern somit die Steuerlast des Unternehmens.

Fahrtkosten bei doppelter Haushaltsführung

Die doppelte Haushaltsführung spielt im deutschen Steuerrecht nicht nur für Angestellte, sondern auch für Selbstständige eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, Fahrtkosten steuerlich geltend zu machen. Diese Regelung kommt zum Tragen, wenn Selbstständige aus beruflichen Gründen einen zweiten Haushalt neben ihrem Hauptwohnsitz führen müssen. Die Anerkennung einer doppelten Haushaltsführung ermöglicht es, verschiedene Kosten als Betriebsausgaben abzusetzen. Darunter fallen insbesondere Fahrtkosten, Unterkunftskosten sowie Verpflegungsmehraufwendungen.

Voraussetzungen für die Anerkennung

Damit die doppelte Haushaltsführung steuerlich anerkannt wird, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:

Berufliche Veranlassung: Der zweite Haushalt muss aus beruflichen Gründen geführt werden. Das bedeutet, der Hauptgrund für die Beibehaltung des Zweitwohnsitzes liegt in der beruflichen Tätigkeit.

Beibehaltung eines Hauptwohnsitzes: Der Hauptwohnsitz, der in der Regel am Ort des Lebensmittelpunktes liegt, wird weiterhin beibehalten. Dies impliziert auch eine finanzielle Beteiligung an den Kosten des Hauptwohnsitzes.

Entfernung zur Arbeitsstätte: Der Zweitwohnsitz muss sich in der Nähe der beruflichen Tätigkeitsstätte befinden und vom Hauptwohnsitz so weit entfernt liegen, dass er die tägliche Rückkehr zum Hauptwohnsitz unzumutbar macht.

Absetzbare Kosten

Sobald die doppelte Haushaltsführung anerkannt ist, können Selbstständige verschiedene Kosten als Betriebsausgaben absetzen:

Fahrtkosten: Die Kosten für die wöchentliche Heimfahrt zum Hauptwohnsitz können abgesetzt werden. Hier greift die Entfernungspauschale von 0,30 Euro pro Kilometer für die einfache Strecke. Sollten mehrere Fahrten pro Woche anfallen, ist es ratsam, die steuerrechtlichen Obergrenzen und Regelungen zu beachten.

Unterkunftskosten: Die tatsächlichen Kosten für die Unterkunft am Zweitwohnsitz können abgesetzt werden, sofern diese angemessen sind. Hierzu zählen Miete und Nebenkosten.

Verpflegungsmehraufwendungen: Für die ersten drei Monate der doppelten Haushaltsführung können Verpflegungsmehraufwendungen geltend gemacht werden. Diese Pauschalen sind gesetzlich festgelegt und variieren je nach Abwesenheitsdauer.

Dokumentation und Nachweise

Eine sorgfältige Dokumentation und das Sammeln von Belegen sind essentiell, um bei einer möglichen Steuerprüfung die notwendigen Nachweise erbringen zu können. Dies umfasst Mietverträge, Quittungen für die wöchentlichen Heimfahrten sowie Belege für alle weiteren abgesetzten Kosten.

Spezialfall: Nutzung des Dienstwagens

Wenn für die Fahrten zwischen Haupt- und Zweitwohnsitz sowie für die Heimfahrten ein Dienstwagen genutzt wird, müssen die privaten Nutzungsanteile entsprechend versteuert werden. Die Regelungen hierzu sind komplex, und es empfiehlt sich, einen Steuerberater hinzuzuziehen, um steuerliche Nachteile zu vermeiden.

Die Möglichkeit, im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung Fahrtkosten und weitere Ausgaben abzusetzen, bietet Selbstständigen signifikante steuerliche Entlastungen. Wichtig ist, die Voraussetzungen genau zu prüfen und alle relevanten Kosten akribisch zu dokumentieren, um von den steuerlichen Vorteilen profitieren zu können.

Fazit

Das Absetzen von Fahrtkosten ist eine effektive Methode, die steuerliche Belastung zu reduzieren. Eine präzise Dokumentation und die Kenntnis der relevanten steuerlichen Regelungen sind dabei unerlässlich. Nutzen Sie die Entfernungspauschale und Kilometerpauschale strategisch, um das Maximum aus Ihren Steuererklärungen herauszuholen.