Übernachtungskosten steuerlich absetzen

Definition: Was zählt zu Übernachtungskosten?

Viele Dienstreisen sind aufgrund der Entfernung oder der Dauer des Aufenthaltes meist mit Übernachtungen verknüpft. Übernachtungskosten können von dem:der Arbeitgeber:in komplett oder pauschal als Teil der Reisekosten erstattet werden. Da Übernachtungskosten zu den Reisekosten zählen, sind diese steuer- und beitragsfrei absetzbar.

Aber wann zählt eine Geschäftsreise als Geschäftsreise? Damit eine Reise als geschäftlich eingeordnet wird, müssen die folgenden Punkte erfüllt werden:

• Die Reise muss außerhalb der Stadtgrenze sein. Termine in einem anderen Stadtteil zählen also nicht.
• Dienstreisen dürfen höchstens 3 Monate andauern.
• Die Fahrt zur Arbeitsstätte zählt nicht als Geschäftsreise.

Erstattung von Übernachtungskosten: Diese drei Optionen haben Arbeitgeber:innen

Ihre Mitarbeiter:innen gehen auf Geschäftsreise und Sie fragen sich, welche Kosten Sie als Arbeitgeber:in erstatten müssen? Grundsätzlich haben Sie drei Möglichkeiten:

• keine Übernahme der Übernachtungskosten,
• die Auszahlung des kompletten Betrags oder
• die Auszahlung einer Übernachtungspauschale.

Keine Kostenübernahme

Als Arbeitgeber:in sind Sie nicht dazu verpflichtet, Übernachtungskosten für Ihre Mitarbeiter:innen zu übernehmen. Ihre Mitarbeiter:innen können die Kosten im Nachhinein als Werbungskosten in ihrer eigenen Steuererklärung absetzen. Voraussetzung dafür ist, dass es sich um eine Geschäftsreise handelt und entsprechende Belege vorhanden sind.

Auszahlung des tatsächlichen Betrags

Entscheiden Sie sich dafür, den tatsächlichen Betrag der Übernachtung zu übernehmen, können Sie die Kosten in der Steuererklärung als Betriebsausgaben deklarieren. Die Auszahlung ist in jedem Fall lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Für die Auszahlung ist ein Nachweis der Kosten erforderlich. Dieser sollte für evtl. Nachfragen des Fiskus für mindestens 10 Jahre aufgehoben werden.

Übernachtungskostenpauschale auszahlen

Als dritte Option können Sie eine Übernachtungspauschale auszahlen. Die Pauschale variiert je nach Land oder Region. Eine aktuelle Liste mit den geltenden Pauschbeträgen finden Sie auf der Website des Bundesfinanzministeriums. Reist ein:e Mitarbeiter:in bspw. von einem Land in ein anderes, gilt immer der Pauschbetrag des Landes bzw. der Region, in der die Person übernachtet.

Arbeitgeber:in und Mitarbeiter:in haben neben dem offiziellen Pauschbetrag die Option, einen internen Betrag zu vereinbaren. Hierfür müssen sich beide Parteien einig sein.

Die Pauschale wird nicht gezahlt, wenn der:die Mitarbeiter:in bei Freund:innen untergekommen ist oder im Rahmen der Geschäftsreise bspw. in Räumlichkeiten des:der Geschäftspartner:in übernachtet.

Übernachtungskostenerstattung und Verpflegungsmehraufwand

Arbeitnehmer:innen steht nach § 9 Abs. 4a EStG bei einer auswärtigen Tätigkeit von mehr als acht Stunden eine Verpflegungspauschale zu. Ist die auswärtige Tätigkeit mit einer Übernachtung verknüpft, gibt es Folgendes zu beachten:

Viele Hotels bieten Übernachtungen inklusive Frühstück an. Als Arbeitgeber:in können Sie diese Kosten ebenfalls sozialversicherungs- und lohnsteuerfrei erstatten, wenn die Frühstückskosten nicht höher als 60 Euro sind. Beachten Sie dabei, dass sich dementsprechend der Verpflegungsmehraufwand für Ihre Mitarbeiter:innen reduziert. Dabei sind folgende Szenarien möglich:

• Übernachtung ohne Frühstück: Der:die Arbeitgeber:in erstattet die gesamten Übernachtungskosten bzw. die in der Region geltende Übernachtungspauschale. Dem:der Arbeitnehmer:in steht dementsprechend die volle Verpflegungspauschale zu, wenn die Kosten für die Verpflegung nicht im Rahmen einer Veranstaltung übernommen wurden.
• Übernachtung mit Frühstück, getrennt ausgewiesener Frühstückspreis: Ist das Frühstück getrennt ausgewiesen, hat der:die Arbeitgeber:in die Wahl nur die Übernachtungskosten zu übernehmen oder die Kosten für das Frühstück ebenfalls steuerfrei zu erstatten. Übernimmt der:die Arbeitgeber:in auch das Frühstück, reduziert sich der Verpflegungsmehraufwand um 20 Prozent. Die Verpflegungspauschale kann nach der Reise von Ihnen als Arbeitgeber:in gezahlt werden oder Ihre Mitarbeiter:in gibt den Verpflegungsmehraufwand in der eigenen Steuererklärung in den Werbungskosten an.
• Übernachtung mit Frühstück, Frühstückspreis nicht getrennt ausgewiesen: Es besteht die Möglichkeit, den gesamten Betrag auszuzahlen. Auch hier gilt: Die Verpflegungspauschale wird aufgrund des Frühstücks um 20 Prozent gekürzt.

Bei inkludiertem Mittag- und Abendessen reduziert sich der Pauschbetrag für die Verpflegung um 40 Prozent. Dabei muss das Mittag- oder Abendessen nicht im Hotel eingenommen werden. Erhalten Arbeitnehmer:innen bei Veranstaltungen Verpflegungen, führt das ebenso zu einer Kürzung des Verpflegungsmehraufwands. Weitere Informationen rund um den Verpflegungsmehraufwand finden Sie in unserem Artikel.

Tipp: Ist kein Frühstück im Übernachtungspreis enthalten, kann der:die Arbeitnehmer:in das handschriftlich auf der Rechnung vermerken. Mit diesem Vermerk wird von einer Kürzung des Verpflegungsmehraufwands abgesehen.

Besteht kein Anspruch auf die Verpflegungspauschale (bspw., wenn die Reise weniger als 8 Stunden dauert), müssen die Kosten für das Frühstück von den Übernachtungskosten bzw. der Übernachtungspauschale abgezogen werden.

Erstattung der Übernachtungskosten: Einordnung der drei Optionen

Welche Option eignet sich am besten für Sie und Ihre Mitarbeiter:innen? In diesem Abschnitt finden Sie eine kleine Evaluation der drei Möglichkeiten.
Wenn Sie keine Reisekosten erstatten, haben Sie als Arbeitgeber:in keinen Aufwand, schaffen allerdings auch keinen Anreiz für Ihre Mitarbeiter:innen, auswärtige Geschäftstermine wahrzunehmen.

Die Erstattung der tatsächlichen Kosten hat vor allem einen Vorteil für Arbeitnehmer:innen, da sie den gesamten Betrag wieder erhalten. Für Sie als Arbeitgeber:in ist von Vorteil, dass die Erstattung lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei ist und in der Steuererklärung als Betriebsausgabe abgesetzt werden kann.

Für die Auszahlung einer Übernachtungspauschale spricht die einfache Handhabung in der Buchhaltung. Sie brauchen keine Rechnung als Nachweis, sondern können den konkreten Pauschbetrag direkt auszahlen. Wenn Ihre Mitarbeiter:innen wissen, dass ihnen der Pauschbetrag zusteht, gibt es bei der Buchung des (Hotel-)Zimmers keine Diskussionen bspw. über die Ausstattung der Unterkunft. Auch wenn die Pauschalen meist nicht besonders hoch sind, bekommen Ihre Mitarbeiter:innen eine kleine Unterstützung ihres:ihrer Arbeitgeber:in.

Übernachtungskosten absetzen: Das gilt für Selbstständige

Selbstständige können in ihrer Steuererklärung nur den tatsächlichen Betrag einer geschäftlichen Übernachtung als Betriebsausgabe absetzen und keine Pauschale einfordern. Das heißt, die Belege müssen als Nachweis für die Übernachtung aufgehoben werden.

7 Prozent des Betrags sind dabei für Vorsteuerabzugsberechtigte direkt abzugsfähig.