Wie kann ich als Unternehmer:in den Firmenwagen von der Steuer absetzen?
Inhaltsverzeichnis
Viele Unternehmer:innen haben oder möchten einen und wollen die Kosten dafür von der Steuer absetzen: Der Firmenwagen. Doch dafür müssen Unternehmer:innen manches beachten. Denn für Privatfahrten und für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb mit dem Firmenwagen ist dem Gewinn einen Korrekturbetrag hinzurechnen. Hier finden Sie die wichtigsten Tipps, wie Sie als Ihren Firmenwagen steuerlich optimal absetzen können und auf welche Stolperfallen Sie aufpassen müssen.
Firmenwagen absetzen: Wann ein Fahrzeug zum Betriebsvermögen gehört
Wird ein Fahrzeug für den Betrieb gekauft, kann es dem notwendigen oder gewillkürten Betriebsvermögen zugerechnet werden. Dann dürfen grundsätzlich sämtliche Kosten im Zusammenhang mit dem Firmenwagen als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Doch Vorsicht: Das ist der erste Schritt. Im zweiten Schritt sind Korrekturen notwendig. Dazu mehr in den folgenden Kapiteln.
Ertragsteuerliche Bewertung des Firmenwagens
Umfang der Nutzung | Beurteilung |
|---|---|
betriebliche Nutzung zu mehr als 50 Prozent | Notwendiges Betriebsvermögen (zwingend) |
betriebliche Nutzung von mindestens 10 Prozent, aber nicht mehr als 50 Prozent | Gewillkürtes Betriebsvermögen (Wahlrecht, ob Betriebs- oder Privatvermögen) |
Betriebliche Nutzung geringer als 10 Prozent | Privatvermögen (zwingend) |
Möchte ein:e Unternehmer:in sämtliche Kosten für einen Firmenwagen steuerlich absetzen, muss dem Finanzamt der betriebliche Nutzungsumfang nachgewiesen werden. Ein Fahrtenbuch ist dafür nicht nötig. Es genügen einfache Aufzeichnungen. Folgende Fahrten gelten als betriebliche Fahrten:
- Fahrten im Zusammenhang mit dem Betrieb (Fahrten zu Kund:innen, ins Steuerberatungsbüro, zur Bank, zu Veranstaltungen, zu Einkäufen)
- Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb
- Familienheimfahrten im Rahmen einer steuerlich anerkennten doppelten Haushaltsführung
Praxis-Tipp: Firmenwagen im Privatvermögen
Wird ein Fahrzeug dem Privatvermögen zugeordnet, lassen sich die Kosten für die betrieblichen Fahrten mit diesem „privaten Firmenwagen“ dennoch steuerlich absetzen. Es gilt eine Pauschale: Für jeden Kilometer, den Sie mit dem Fahrzeug betrieblich zurücklegen, können Sie 30 Cent von der Steuer absetzen.
Firmenwagen absetzen: Unbedingt Nachweise dokumentieren
Die wichtigste Voraussetzung, um die Kosten für einen betrieblichen Firmenwagen absetzen zu können, sind die Nachweise. Im Zweifel müssen Unternehmer:innen die dem Finanzamt vorlegen können. Dabei genügt es, wenn der betriebliche Nutzungsumfang für einen repräsentativen Zeitraum aufgezeichnet wird. Als repräsentativ gilt z. B. ein Zeitraum von drei Monaten. Diese Aufzeichnungen erlauben, das Fahrzeug zum Betriebsvermögen zuzuordnen. Sie sollten zusammen mit den Buchhaltungsdaten aufbewahrt werden.
Ist der Nachweis einmal erbracht, dass ein Fahrzeug als Betriebsvermögen einzustufen ist, können Unternehmer:innen die Kosten für den Firmenwagen jedes Jahr aufs Neue steuerlich absetzen. Der Nutzungsumfang muss also nicht jedes Jahr erneut nachgewiesen werden.
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Firmenwagen absetzen: Diese Korrekturen sind notwendig
Wir haben bereits gelernt: Im ersten Schritt können Unternehmer:innen sämtliche Kosten für einen dem Betriebsvermögen zuzurechnenden Firmenwagen steuerlich absetzen. Doch im zweiten Schritt wird ein Korrekturbetrag ermittelt, der dem Gewinn hinzuzurechnen ist. Hintergrund ist, dass die Kosten für Privatfahrten steuerlich eben nicht abgesetzt werden dürfen.
Zur Ermittlung des Korrekturbetrags stehen Unternehmer:innen grundsätzlich folgende drei Methoden zur Verfügung:
- Ermittlung des zu versteuernden Korrekturbetrags nach der 1%-Regelung (Listenpreis-Regelung)
- Ermittlung des zu versteuernden Korrekturbetrags nach den Aufzeichnungen eines Fahrtenbuchs
- Wird kein Fahrtenbuch geführt und das Finanzamt kommt zu der Erkenntnis, dass die 1%-Regelung nicht angewandt werden darf, kann der Privatanteil geschätzt werden.
Praxis-Tipp: Werkstattwagen
Hat ein betriebliches Fahrzeug nur zwei Vordersitze, sind im Rückraum Werkzeug- oder Materialschränke fest installiert und befinden sich im hinteren Bereich keine Fenster (sog. Werkstattwagen), eignet sich dieses Fahrzeug nach Ansicht des Bundesfinanzhofs nicht für Privatfahrten. Damit können Sie alle Kosten des Fahrzeugs steuerlich absetzen, den Eigenverbrauch müssen Sie dagegen nicht ermitteln.
Firmenwagen absetzen mit 1%-Regelung
Wer sich bei der Dienstwagenbesteuerung für die 1%-Regelung entscheidet, hat im Vergleich zum Fahrtenbuch wenig bürokratischen Aufwand, muss oftmals aber einen höheren Korrekturbetrag versteuern. Bei der 1%-Regelung wird der Korrekturbetrag für Privatfahrten monatlich mit einem Prozent des inländischen Bruttolistenpreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung des Firmenwagens ermittelt. Einzubeziehen ist ebenfalls ein Prozent des inländischen Bruttolistenpreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung für Sonderausstattung.
Beispiel: 1%-Regelung bei Gebrauchtfahrzeugen
Eine Unternehmerin erwirbt einen gebrauchten Firmenwagen für 25.000 Euro. Da der Pkw dem Betriebsvermögen zuzurechnen ist, kann sie alle Kosten des Firmenwagens steuerlich absetzen. Zum Zeitpunkt der Erstzulassung hatte der Firmenwagen einen inländischen Bruttolistenpreis von 50.000 Euro. Für die Privatnutzung des Firmenwagens muss sie also einen Korrekturbetrag von 6.000 Euro im Jahr versteuern:
Bruttolistenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung: 50.000 Euro
50.000 Euro x 1 Prozent x 12 Monate = 6.000 Euro
Der tatsächliche Kaufpreis für den Firmenwagen spielt bei der 1%-Regelung keine Rolle.
Beispiel: Anwendung der 1%-Regelung bei EU-Reimport-Fahrzeugen
Ein Unternehmer erwirbt einen neuen Re-Import-Firmenwagen im EU-Ausland. Der ausländische Bruttolistenpreis (= Kaufpreis) zum Zeitpunkt der Erstzulassung beträgt 50.000 Euro. Der inländische Bruttolistenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung liegt bei 65.000 Euro. Im Rahmen der 1%-Regelung ist der Gewinn also um einen Korrekturbetrag von 7.900 Euro im Jahr zu erhöhen:
„inländischer“ Bruttolistenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung: 65.000 Euro
65.000 Euro x 1 Prozent x 12 Monate = 7.900 Euro
Maßgeblich nur der „inländische“, nicht der „ausländische“ Bruttolistenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung des Firmenwagens.
Diese Besonderheiten gelten bei der 1%-Regelung
Wer seinen Firmenwagen mit der 1%-Regelung steuerlich absetzen möchte, muss ein paar Besonderheiten beachten. Hier die wichtigsten Sonderregeln im Überblick:
- Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb: Neben einem Korrekturbetrag für die Privatnutzung muss auch noch ein Korrekturbetrag für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb ermittelt werden. Im ersten Schritt wurden nämlich sämtliche Fahrtkosten des Firmenwagens als Betriebsausgaben abgesetzt. Steuerlich absetzbar für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb ist aber nur die Entfernungspauschale (0,03%-Regelung).
- Kostendeckelung: Der Korrekturbetrag für die Privatnutzung sowie für die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb darf nicht höher sein als die tatsächlichen Fahrzeugkosten.
- Die 1%-Regelung darf nur angewandt werden, wenn der betriebliche Nutzungsumfang für den Firmenwagen mehr als 50 Prozent beträgt.
- Bei Elektrofahrzeugen kann unter bestimmten Voraussetzungen statt der 1%-Regelung die 0,5%-Reglung oder die 0,25%-Regelung zur Anwendung kommen.
So ermitteln Sie den Korrekturbetrag für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb
Steuerlich absetzbar ist für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb nur die Entfernungspauschale (0,30 Euro/km für die ersten 20 Kilometer und 0,38 Euro/km ab dem 21. Kilometer). Liegen die Fahrtkosten, die im ersten Schritt abgesetzt wurden, über diesen Pauschalen, sind diese dem Gewinn wieder hinzuzurechnen. Wird die 1%-Regelung für die Privatnutzung angewandt, werden die nicht abziehbaren Betriebsausgaben für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb nach der 0,03%-Regelung ermittelt.
Beispiel: Korrekturbetrag für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb
Eine Unternehmerin fährt mit ihrem Firmenwagen (Bruttolistenpreis 50.000 Euro) während des Jahres von ihrer Wohnung zum Betrieb (einfache Strecke 30 km). Dem Gewinn ist also ein Betrag von 3.146 Euro hinzuzurechnen.
Bruttolistenpreis 50.000 Euro x 0,03 Prozent x 12 Monate | 5.400 Euro | |
– | Entfernungspauschale (0,30 Euro/km x 20 km x 230 Tage) + (0,38 Euro/km x 10 km x 230 Tage) | -2.254 Euro |
= | Korrekturbetrag, der dem Gewinn hinzuzurechnen ist | 3.146 Euro |
Kostendeckelung bei 1%-Regelung beachten
Insbesondere, wenn sich der Firmenwagen schon länger im Betriebsvermögen befindet und die Abschreibung bereits vollständig abgesetzt wurde, kann es passieren, dass die Korrekturbeträge für die Privatnutzung und für die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb höher ausfallen als die tatsächlichen Fahrtkosten. In diesem Fall werden die Korrekturbeträge auf die tatsächlichen Kosten gedeckelt.
Wann ist die 1%-Regelung nicht anwendbar?
Die 1%-Regelung darf nur angewandt werden, wenn der betriebliche Firmenwagen nachweislich zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt wird. Wer kein Fahrtenbuch führt und diese mehr als 50%-ige betriebliche Nutzung nicht nachweisen kann, hat ein Problem. In diesem Fall wird das Finanzamt den Privatanteil mit 70 bis 80 Prozent schätzen.
Die mehr als 50%-ige betriebliche Nutzung muss nicht nachgewiesen werden, wenn sich bereits aus Umfang und Art der Tätigkeit ergibt, dass der Firmenwagen zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt wird. Das wird beispielsweise bei Handwerkern der Bau- und Baunebengewerbe, Taxiunternehmern, Handelsvertretern sowie bei Landärzten unterstellt.
Firmenwagen absetzen mit Fahrtenmethode
Anstatt der 1%-Regelung kann auch die Fahrtenbuchmethode angewandt werden. Damit lassen sich die Kosten für den Firmenwagen oftmals steuerlich günstiger absetzen. Ein Fahrtenbuch zu führen, bedeutet aber sehr viel Disziplin: Alle Fahrten müssen zeitnah, in geschlossener Form und lückenlos erfasst werden. Sie können dafür z. B. ein elektronisches Fahrtenbuch oder ein Papierfahrtenbuch verwenden, das es beim Schreibwarenhändler gibt.
Beispiel: Ermittlung des Korrekturbetrags nach der Fahrtenbuchmethode
Ein Unternehmer nutzt den Firmenwagen auch für Privatfahrten sowie für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb. Die gesamten Fahrtkosten für den Firmenwagen, die er steuerlich abgesetzt hat, betragen im Jahr 15.000 Euro. Insgesamt ist er mit dem 20.000 Kilometer gefahren. Sie entfallen auf folgende Fahrten:
- Betriebliche Fahrten: 14.000 km (= 70 Prozent)
- Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb: 2.000 km für 200 Fahrten à 10 km für Hin- und Rückfahrt (= 10 Prozent)
- Privatfahrten: 4.000 km (= 20 Prozent).
Nach dem Verhältnis der Gesamtkosten zur Gesamtfahrleistung ergibt sich also ein durchschnittlicher Kilometersatz von 0,75 Euro/km. Für die Privatfahrten ergibt sich somit nach der Fahrtenbuchmethode ein Korrekturbetrag von 3.000 Euro (4.000 km x 0,75 Euro/km).
Ermittlung des Korrekturbetrags für die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb:
Abgesetzte Kosten für die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb (2000 km x 0,75 Euro/km) | 1.500 Euro | |
– | Entfernungspauschale (200 Fahrten x 5 km x 0,30 Euro/km) | -300 Euro |
= | Korrekturbetrag, der dem Gewinn hinzuzurechnen ist | 1.200 Euro |
Umsatzsteuer und Firmenwagen
Für die Privatnutzung des Firmenwagens wird bei Unternehmer:innen, die umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen, auch Umsatzsteuer fällig. Umsatzsteuerlich kann auch die 1%-Regelung angewandt werden. Davon dürfen aber pauschal 20 Prozent abgezogen werden, weil nicht alle Kosten vorsteuerabzugsberechtigt sind. Der verbleibende Betrag stellt die Bemessungsgrundlage zur Ermittlung der Umsatzsteuer dar. Wird ein Fahrtenbuch geführt, bestimmt sich die Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer nach den Kosten für die Privatnutzung, für die zuvor ein Vorsteuerabzug berücksichtigt wurde.
Praxis-Tipp: Umsatzsteuer erhöht Korrekturbetrag
Sie müssen die ermittelte Umsatzsteuer in der Umsatzsteuervoranmeldung bzw. in der Umsatzsteuerjahreserklärung erfassen und ans Finanzamt zu zahlen. Außerdem erhöht die ermittelte Umsatzsteuer den zu versteuernden Korrekturbetrag für die Privatnutzung des Firmenwagens nach der 1%-Regelung oder nach der Fahrtenbuchmethode.
Ist die 1%-Regelung oder die Fahrtenbuchmethode günstiger?
Wer seinen Firmenwagen steuerlich absetzt, hat die Wahl zwischen 1%-Regelung und Fahrtenbuchmethode. Welche Methode steuerlich günstiger ist, lässt sich nicht pauschal beantworten – das hängt letztlich von verschiedenen Faktoren ab. Zur möglichen Orientierung haben wir Ihnen die Vorteile gegenübergestellt:
Das spricht für die 1%-Regelung | Das spricht für die Fahrtenbuchmethode |
|---|---|
Hohe Privatnutzung | Geringe Privatnutzung |
Geringer Bruttolistenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung | Hoher Bruttolistenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung |
Ein Fahrtenbuch zu führen, erfordert Disziplin. | Hoher Bruttolistenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung und Kauf eines gebrauchten Fahrzeugs |
Geringe Gesamtkosten für den Firmenwagen |
Praxis-Tipp: Zweigleisig fahren, um Firmenwagen steuerlich optimal absetzen zu können
Unternehmer:innen haben ein Wahlrecht, ob sie den zu versteuernden Korrekturbetrag nach der 1%-Regelung oder nach der Fahrtenbuchmethode ermitteln möchten. Dieses Wahlrecht kann jedes Jahr neu ausgeübt werden. Hier empfiehlt es sich, zweigleisig zu fahren. Führen Sie also während des gesamten Jahres ein Fahrtenbuch, um möglichst viel der Kosten des Firmenwagens absetzen zu können. Vergleichen Sie am Ende des Jahres die Korrekturbeträge, die sich nach den beiden Methoden ergeben, und wählen Sie die für Sie steuerlich günstigere Methode.
Diese Besonderheiten gelten für Elektrofahrzeuge
Legt sich ein:e Unternehmer:in einen Elektrofirmenwagen zu und ist dieser dem Betriebsvermögen zuzurechnen, können auch in diesem Fall sämtliche Kosten steuerlich abgesetzt werden. Bei der Ermittlung der Korrekturbeträge für die Privatnutzung und für die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb gelten für reine E-Fahrzeuge steuerliche Privilegien.
- Bruttolistenpreis mehr als 70.000 Euro (bei Anschaffung bis 31.12.2023: 60.000 Euro): Bei einem reinen Elektro-Firmenwagen ist bei der 1%-Regelung der inländische Bruttolistenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung nur mit der Hälfte anzusetzen. Das gilt für einen E-Firmenwagen, der in den Jahren 2019 bis 2030 angeschafft wird.
- Bruttolistenpreis geringer als 70.000 Euro (bei Anschaffung bis 31.12.2023: 60.000 Euro): Bei einem reinen Elektro-Firmenwagen ist bei der 1%-Regelung der inländische Bruttolistenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung nur mit einem Viertel anzusetzen. Das gilt für einen E-Firmenwagen, der in den Jahren 2019 bis 2030 angeschafft wird.
Wird die Fahrtenbuchmethode angewandt, ist die Abschreibung zur Ermittlung des Privatverbrauchs nur zu 50 bzw. 25 Prozent zu erfassen.
Tipp: In unserem ausführlichen Praxisbeitrag zeigen wir auf, welche Ausgaben Unternehmer:innen und Freelancer:innen von der Steuer absetzen können und was dabei beachtet werden muss.
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