Outsourcing

Was ist Outsourcing?

Der englische Begriff des Outsourcings setzt sich aus drei Wörtern zusammen:

  • out: extern
  • source: Bezugsquelle oder Ressource
  • using: verwenden/nutzen

Einfach gesagt, lagert ein Unternehmen Arbeit aus, indem es diese von einem anderen Unternehmen erledigen lässt.

Was ist ein Outsourcing-Dienstleister? Dabei handelt es sich um Drittunternehmen, die dann verschiedene Aufgaben übernehmen oder Prozesse erledigen, damit sich das eigentliche Unternehmen darum nicht mehr selbst kümmern muss.

Wichtig: Kompetenzen, auf die Sie sich mit Ihrem Unternehmen spezialisiert haben, sollten Sie nie auslagern. Dafür sind Sie selbst der Profi!

Sehr häufig kommt es vor, dass Unternehmen ihre IT-Infrastruktur an einen speziellen Anbieter outsourcen. Welche Bereiche und Aufgaben dieser dann genau übernimmt sowie zu welchen Konditionen, wird in einem Vertrag zwischen dem Unternehmen und dem Drittanbieter exakt festgehalten. Sogenannte Service Level Agreements geben detaillierte Auskunft über Reaktionszeiten bei der Erstellung der Leistung sowie qualitative Vorgaben. Um Kosten für die Personalverwaltung zu senken, kommt es ebenso häufig vor, dass gerade kleine Unternehmen die Buchhaltung auslagern. Das ist oft günstiger als entsprechende Fachkräfte in der eigenen Firma zu beschäftigen.

 

Unterschiedliche Möglichkeiten des Outsourcings

Outsourcing kann sowohl unternehmensintern als auch unternehmensextern stattfinden:

  • Unternehmensinternes Outsourcing: Die Erledigung der Aufgaben bleibt im eigenen Unternehmen. Dafür werden aber spezielle Bereiche geschaffen. Für den Auslagerungs-Prozess gründet zum Beispiel das Unternehmen selbst ein neues Unternehmen, welches speziell die Aufgaben übernimmt, die ausgelagert werden sollen. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, dass die outgesourcten Bereiche vom Tochterunternehmen erledigt werden oder Leiharbeiter angestellt werden.
  • Unternehmensexternes Outsourcing: Die Arbeit wird von einem Drittanbieter erledigt, der nicht Teil des eigenen Unternehmens ist. Wo dieses Unternehmen regional verortet ist, spielt dabei keine Rolle. Manche Unternehmen arbeiten mit dem Ausland zusammen, weil dort die Lohnkosten oft geringer ausfallen.

 

Eine Vorgehensweise beim Outsourcing

Die Vorgehensweise beim Outsourcing ist immer davon abhängig, was genau ausgelagert werden soll. Grundsätzlich hat sich allerdings folgendes Vorgehen bewährt:

  • In einem ersten Schritt wird der Ist-Zustand analysiert. Welche Arbeit fällt genau an? Wo liegen dabei die Schwierigkeiten? Was kann man extern erledigen lassen?
  • Davon ausgehend werden in einem Kick-off-Meeting Vorbereitungen getroffen und eine mögliche Lösung entworfen.
  • Ein Vergleich der alternativen Lösungsmöglichkeiten lässt Verantwortliche herausfinden, welche Möglichkeit die rentabelste und effizienteste ist. Das erfolgt auf der Grundlage einer exakten Kostenrechnung für alle möglichen Alternativen.
  • Unterschiedliche Dienstleister werden bewertet. Rechte sowie Pflichten werden vereinbart und ein Lastenheft entworfen.
  • In der Umsetzungsphase erstellen die Verantwortlichen einen konkreten Zeitplan, bis wann das Vorgehen umgesetzt sein soll. Ein entsprechendes Management wird kontinuierlich fortgesetzt. Zudem findet eine regelmäßige Qualitätskontrolle statt.

 

Outsourcing: Kleines Lexikon unterschiedlicher Formen

  • Business Process Outsourcing: Bei dieser Variante wird ein kompletter Unternehmensprozess zukünftig von einem Drittanbieter übernommen. Beispiel: Eine Firma lässt ihre Buchhaltung von einem Steuerbüro oder einem externen Buchhalter erledigen.
  • Application Service Providing: Hier arbeiten Unternehmen mit Anbietern von Softwarediensten zusammen. Solche Anwendungsdienstleister stellen die Nutzung von Software zur Verfügung, sodass der Auftraggeber diese nicht auf eigenen Rechnern installieren muss. Zum Tätigkeitsfeld des Dienstleisters gehört meist ebenso die Wartung und Verarbeitung sowie die Sicherung spezieller Firmendaten.
  • Out-Servicing: Ein Unternehmen lagert den Kundendienst aus. Ein immer häufiger anzutreffendes Outsourcing-Beispiel in Deutschland sowie weltweit ist die Übernahme des Kundenservice durch einen Call-Center.
  • Knowledge Process Outsourcing: Bei dieser Form werden besonders komplexe Tätigkeiten ausgelagert. Das entsprechende Drittunternehmen ist darauf spezialisiert und verfügt über das dazu notwendige Know-how. Ein Beispiel für diese Variante sind Agenturen, in denen Online-Redakteure suchmaschinenoptimierte Texte für einen erfolgreichen Online-Unternehmensauftritt erstellen.
  • Outtasking: Einzelne Aufgaben werden von entsprechenden Dienstleistern übernommen. Der Geschäftsprozess an sich bleibt allerdings im Unternehmen. Das heißt, dieses behält die Kontrolle über den Prozess. Beispiel: Ein Unternehmen gibt die Erarbeitung eines Webdesigns in Auftrag.

 

Was sind die Vor- und Nachteile von Outsourcing?

Durch die Auslagerung einzelner Funktionen ergeben sich verschiedene Vor- und Nachteile:

VorteileNachteile
Für das Unternehmen selbst fällt weniger Arbeit an.Die häufigste Variante ist das Business Process Outsourcing mit dem Nachteil, dass das Unternehmen in diesem Fall vom Dienstleister abhängig ist. Hält sich dieser beispielsweise nicht an terminliche oder qualitative Vorgaben, kann das zusätzliche Kosten für das eigene Unternehmen bedeuten.
So kommt es durch den Outsourcing-Prozess zur Kosteneinsparung.Mit dem Auslagern der Geschäftsprozesse verlagert sich auch das Know-how aus dem eigenen Unternehmen hin zum Drittanbieter.
Die Dienstleister, welche die Leistung übernehmen, sind darauf spezialisiert und können so für hervorragende Qualität garantieren.Betrachten die eigenen Mitarbeiter den Outsourcing-Dienstleister als Konkurrenten oder sehen aufgrund von Outsourcing-Prozessen gar ihren eigenen Arbeitsplatz bedroht, kann das zu einem schlechten Betriebsklima führen.
Das Unternehmen kann sich auf seine Kernkompetenzen konzentrieren und erreicht so eine Effektivitätssteigerung.Um bestimmte Tätigkeiten erledigen zu können, werden oft sensible Firmendaten benötigt. Diese müssen durch den Auslagerungs-Prozess entsprechend aus der Hand gegeben werden. In puncto Datenschutz muss daher ausreichend Vertrauen zwischen dem eigenen Unternehmen und dem Dienstleister bestehen.
Auf Veränderungen oder kurzfristige Aufträge kann schnell reagiert werden, weil sich der Outsourcing-Dienstleister ausschließlich um diesen Tätigkeitsbereich kümmert.
Durch das Outsourcing ergeben sich steuerliche Vorteile: Das Unternehmen muss die Kosten für das Auslagern, das heißt, den Dienstleister zahlen. Das mindert den zu versteuernden Gewinn.