Gehaltsabrechnung

Gehaltsabrechnung Erklärung

Zum Monatsende erhält jeder Angestellte eine schriftliche Postenaufstellung, die allgemein als Lohn- oder Gehaltsabrechnung bekannt ist. Anhand dieses Dokuments können Angestellte sehen, wie hoch ihre Bezüge ausfallen, welche gesetzlichen Abzüge sie zu leisten haben und wie hoch die letztendliche Auszahlungssumme ausfällt. Gesetzliche Vorschriften rund um eine Gehaltsabrechnung sind in § 38 ff. EStG, § 14 SGB IV, § 4 LStDV und § 108 GewO des Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) nachzulesen.

Welche Arten von Bruttobezügen gibt es?

Steuerrechtlich werden Einnahmen aller Art, die von einem Arbeitnehmer erzielt werden, als „Arbeitslohn“ bezeichnet. Dagegen spricht das Sozialversicherungsrecht vom „Arbeitsentgelt“. Diese beiden Begriffe umschreiben im Grunde jedoch das Gleiche, nämlich die Bruttobezüge eines Arbeitnehmers. Wichtig ist es jedoch, dass die Verpflichtung bzw. Befreiung von Abgaben zur Steuer- und Sozialversicherung getrennt voneinander überprüft wird. Grundsätzlich wird zwischen diversen Bruttobezugsarten unterschieden:

  • Lohn vs. Gehalt: Aus formaler Sicht wird oft zwischen „Gehalt“ und „Lohn“ unterschieden. Ein Gehalt bekommen dabei normale Angestellte ausbezahlt. Einen Lohn erhalten gewerbliche Arbeitnehmer. Aus Perspektive des Arbeitsrechts stehen Angestellte und Arbeiter steuer- und sozialversicherungsrechtlich auf einer Stufe.
  • Vergütung in der Ausbildung: Auch Auszubildende erhalten monatlich eine Vergütung. Diese entspricht dem aktuell gültigen Tarifvertrag.

Was sind Zuschüsse, Zuschläge und Zulagen?

  • In die Kategorie Zulagen fallen alle Leistungen, die ein Arbeitnehmer zusätzlich zu seinem Basisgehalt oder -lohn vom Arbeitgeber erhält. Zu den bekanntesten zählen:
Art der Zulage Auszahlungsgrundlage
Sozialzulage Wenn Kinder vorhanden sind oder als Ortszulage
Leistungszulage Wird an die jeweilige Arbeitsleistung angepasst
Funktionszulage Honorierung bei der Übernahme von zusätzlicher Verantwortung
Erschwerniszulage Auszahlung bei starker Belastung am Arbeitsplatz, z.B. Hitze oder Schmutz
Persönliche Zulage Hängt von der jeweiligen Betriebszugehörigkeit ab
  • Auch unter Zuschlägen versteht man Zusatzzahlungen von Arbeitgeber-Seite. Mit ihnen erhalten Angestellte einen Ausgleich für Belastungen am Arbeitsplatz oder besondere Leistungen. Zuschläge erhalten Arbeitnehmer u.a. für:
  • Zuschüsse werden Angestellten in vielen Fällen im Rahmen der betrieblichen Altersvorsorge oder im Zuge vermögenswirksamer Leistungen ausbezahlt.

Gehaltsabrechnung: Sonstige Bezüge

  • Arbeitgeber können auch Einnahmen beziehen, die nicht monetärer Natur sind, und daher nicht in Form von Geld ausbezahlt werden. Solche Leistungen werden als Sachbezüge bezeichnet. Bekannte Beispiele sind u. a.:
    • Die Möglichkeit, einen Firmenwagen auch für Privatfahrten nutzen zu dürfen
    • Spezielle Rabatte für Mitarbeiter oder Deputate
    • Kostenlose oder günstige Verpflegung und Unterkunft
    • Versorgung in Form von Essensmarken oder in der Kantine
  • Wird ein Arbeitnehmer krank, erhält er für ein und dieselbe Krankheit sechs Wochen lang (entspricht 42 Kalendertagen) weiterhin seine kompletten, laufenden Bezüge. Auch im Urlaub wird das Entgelt weiter ausbezahlt. Die Summe richtet sich nach dem durchschnittlichen Lohn, den der Angestellte in den vergangenen drei Monaten (bzw. 13 Wochen) ausgezahlt bekommen hat.
  • In die Kategorie der sonstigen Bezüge fallen Lohnzahlungen, die nicht als laufender Arbeitslohn zu betrachten sind. Das umfasst einmalige Zuwendungen sowie unregelmäßige Lohnzahlungen. Die bekanntesten Beispiele sind:
    • Prämien im Rahmen von Betriebsjubiläen
    • Weihnachts- und Urlaubsgeld
    • Zuschüsse im Fall von Hochzeit oder Geburt

Was versteht man unter dem steuerpflichtigen Bruttoarbeitslohn?

Der steuerpflichtige Bruttoarbeitslohn wird ermittelt, indem von den Gesamtbruttobezügen alle steuerfreien sowie pauschalbesteuerten Bezüge abgezogen werden. Damit unterliegt dieser den individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmalen des Arbeitnehmers. Bei einem Steuerfreibetrag ist jedoch zu beachten, dass dieser nicht das Steuer-Brutto mindert, sondern lediglich den Betrag, der als Basis für die Lohnsteuerermittlung dient.

Wie setzt sich das beitragspflichtige Bruttoarbeitsentgelt zusammen?

Wie schon erwähnt, werden Einnahmen des Arbeitnehmers aus sozialversicherungsrechtlicher Perspektive als „Arbeitsentgelt“ bezeichnet. Dennoch ist dieser Begriff im steuerrechtlichen Sinn nicht mit „Arbeitslohn“ gleichzusetzen. Vom Arbeitsentgelt getrennt zu betrachten sind z. B. pauschal besteuerte sowie lohnsteuerfreie Bestandteile des Lohns. In den meisten Fällen wird der steuerpflichtige Bruttoarbeitslohn aber mit dem Arbeitsentgelt (im Sinne von § 14 SGB IV) gleichgesetzt. Eine Ausnahme ist hier jedoch die Direktversicherung in Form einer Gehaltsumwandlung. Wichtig ist vor allem mit Blick auf Renten-, Arbeitslosen- und Kranken- beziehungsweise Pflegeversicherung, dass die Beiträge nur im Rahmen der jeweiligen Beitragsbemessungsgrenze anfallen. Die einzelnen Bemessungsgrenzen werden jährlich neu festgesetzt.

Der Weg vom Bruttolohn/-gehalt zum Auszahlbetrag

Eine klassische Gehaltsabrechnung setzt sich in den meisten Fällen wie in diesem Beispiel zusammen. Dabei werden vom Bruttolohn oder -gehalt (inklusive aller steuerpflichtigen Bestandteile und evtl. auch Sachbezüge) folgende Posten abzogen oder addiert:

Bruttogehalt
Lohnsteuer
– Solidaritätszuschlag
– Kirchensteuer
– Krankenversicherung zzgl. individueller Zusatzbeitrag
– Rentenversicherung
– Arbeitslosenversicherung
Pflegeversicherung
_________________________________________
= Nettogehalt
– sonstige Abzüge
+ sonstige Zuzahlungen
_________________________________________
= Auszahlbetrag

Die konkrete Berechnung übernimmt in großen Betrieben die Lohnbuchhaltung. Die Angestellten dort arbeiten in der Regel mit Vorlagen zur Gehaltsabrechnung, auf denen die wichtigsten Posten schon vermerkt sind. Arbeitnehmer können ihren Auszahlbetrag aber schon im Vorfeld berechnen. Dabei helfen z. B. praktische Brutto-Netto-Gehaltsrechner aus dem Internet.

Elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)

Die jeweilige Höhe des Solidaritätszuschlags sowie von Kirchen- und Lohnesteuer richten sich vor allem nach den individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmalen des Angestellten wie z. B. Lohnsteuerklasse, Konfession oder Kinderfreibeträge. Diese sind beim Bundeszentralamt für Steuern hinterlegt. Aufrufen kann sie der Arbeitgeber auf elektronischem Weg mit Hilfe des sogenannten ELStAM-Verfahrens. Alles, was der Arbeitgeber dafür braucht, sind die Steueridentifikationsnummer sowie das Geburtsdatum des Arbeitnehmers.

Übersicht Lohnsteuerklassen

Es gibt 6 Lohnsteuerklassen, die einem bestimmten Personenkreis zugeordnet sind.

Steuerklasse Personenkreis
I Ledige
II Alleinerziehende
III verheiratet und Hauptverdiener
IV Verheiratete und ähnliches Einkommen
V verheiratet und Geringverdiener
VI Zweitjob

 Wer erhält eine Lohnsteuerabzugsbescheinigung?

Arbeitnehmer, die nur beschränkt einkommenssteuerpflichtig sind, erhalten vom Finanzamt eine Lohnsteuerabzugsbescheinigung. Diese Bescheinigung kann aber auch unbeschränkt einkommenspflichtigen Angestellten ausgestellt werden, beispielweise, wenn die Identifikationsnummer fehlt oder die ELStAM-Daten nicht den aktuellen Verhältnissen entsprechen.

Freibeträge

Steuerfreibeträge sind bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung für die Zeiträume zu berücksichtigen, für die sie in den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen eingetragen sind. Ein Steuerfreibetrag wird beim Finanzamt beantragt. Der Arbeitnehmer erhält eine Bescheinigung über den Eintrag in der ELStAM-Datenbank.

Hinzurechnungsbeträge

Hinzurechnungsbeträge sind wie Freibeträge für die Zeiträume zu berücksichtigen, für die sie in den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen eingetragen sind. Sie können auch direkt beim Abruf der ELStAM beantragt werden. Hinzurechnungsbeträge können bei mehreren Arbeitsverhältnissen entstehen, von denen mindestens eines mit Steuerklasse VI besteuert wird.

Solidaritätszuschlag

Der Solidaritätszuschlag beträgt seit dem 1.1.1998 5,5 % der zu erhebenden Lohnsteuer unter Berücksichtigung der Kinderfreibeträge. Er wird allerdings erst erhoben, wenn die Lohnsteuer bei monatlicher Berechnung in der Steuerklasse III den Betrag von 162 EUR und bei Steuerklassen I, II und IV bis VI den Betrag von 81 EUR übersteigt. Zusätzlich sind noch Freibeträge zu berücksichtigen, die aber in jeder Lohnsteuertabelle bereits eingearbeitet sind. In den Tabellen kann der Solidaritätszuschlag problemlos abgelesen werden.

Kirchensteuer

Die Kirchensteuer (8 oder 9 % der Lohnsteuer je nach Bundesland unter Berücksichtigung der Kinderfreibeträge) ist einzubehalten, wenn in den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen eine Religionszugehörigkeit für den Arbeitnehmer und ggf. seinen Ehegatten eingetragen ist. Gehören die Eheleute unterschiedlichen Religionsgemeinschaften an, wird die Kirchensteuer in den meisten Bundesländern aufgeteilt.

Lohnsteuertabellen

Die Lohnsteuertabellen sind aus den Einkommensteuertabellen abgeleitet. Sie sind in den Lohnabrechnungsprogrammen entsprechend einer stufenlosen Tarifformel eingearbeitet. Sie sind allerdings auch weiterhin in gedruckter Form zum Ablesen von Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer erhältlich.

Abführung der Lohn- und Kirchensteuer und des Solidaritätszuschlags

Die Lohn- und Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag sind monatlich, vierteljährlich oder jährlich bis zum 10. des Folgemonats vom Arbeitgeber beim Betriebsstättenfinanzamt anzumelden und abzuführen.

Am Ende des Kalenderjahres oder beim Austritt eines Arbeitnehmers erhält der Arbeitnehmer den Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung, welche den steuerpflichtigen Bruttoarbeitslohn einschließlich der Sachbezüge und die einbehaltene Lohn- und Kirchensteuer sowie den Solidaritätszuschlag enthält.

Gehaltsabrechnung und Sozialversicherungen

Die Sozialversicherung umfasst folgende Zweige: Krankenversicherung (KV), Rentenversicherung (RV), Arbeitslosenversicherung (ALV), Pflegeversicherung (PV) und Unfallversicherung (UV).

Dabei werden die Beiträge in der RV und ALV in der Regel vom Arbeitnehmer und Arbeitgeber je zur Hälfte aufgebracht (Ausnahme u.a.: Geringverdiener, weiterbeschäftigte Rentner).

In der KV wurde dieser Halbteilungsgrundsatz ab 1.1.2015 wieder eingeführt: Arbeitgeber und Arbeitnehmer teilen sich den Gesamtbetrag, die Krankenkassen dürfen einkommensabhängige Zusatzbeiträge erheben. In der PV zahlen kinderlose Mitglieder seit dem 1.1.2005 einen Zuschlag zur Pflegeversicherung von 0,25 %. Die Beiträge zur Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft) sind vom Arbeitgeber allein aufzubringen.

Durch das seit dem 1.1.2006 gültige Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) kommt zu den Arbeitgeberaufwendungen in jedem Fall die Umlage U2 für Aufwendungen des Arbeitgebers bei Mutterschaft und für kleinere Unternehmen bis zu 30 Vollzeitbeschäftigten die U1 für Aufwendungen bei Entgeltfortzahlung wegen Krankheit hinzu. Die Umlagesätze sind von Krankenkasse zu Krankenkasse unterschiedlich.

Seit dem 1.1.2009 hat der Arbeitgeber außerdem monatlich die Insolvenzgeldumlage zusammen mit den Sozialversicherungsbeiträgen an die jeweilige Krankenkasse des Arbeitnehmers zu überweisen. Sie beträgt im Jahr 2017 0,09 % vom beitragspflichtigen Bruttoentgelt.

Ermittlung des Auszahlbetrages für die Gehaltsabrechnung

Der Auszahlbetrag kann vom Nettobetrag abweichen. Dies ist der Fall, wenn noch folgende Sachverhalte berücksichtigt werden:

Vermögensbildung

Die Vermögensbildung, für die ein Arbeitnehmer einen entsprechenden Antrag eines im 5. Vermögensbildungsgesetz genannten Anlageinstituts wie z. B. einer Bank, Bausparkasse oder Lebensversicherung beim Arbeitgeber einreichen muss, wird vom Nettoentgelt abgezogen und auf das entsprechende Sparkonto eingezahlt.

Vorschüsse

An den Arbeitnehmer geleistete Vorschüsse (Vorauszahlungen auf zu erwartendes Gehalt, meistens als zinsloses Darlehen ausbezahlt) werden ebenfalls vom Nettobetrag abgezogen.

Überweisungen für die betriebliche Altersvorsorge

Zahlungen an eine Direktversicherung, einen Pensionsfonds oder eine Pensionskasse, die aus einer Entgeltumwandlung geleistet werden, werden ebenso wie vermögenswirksame Leistungen vom Nettolohn abgezogen und an das entsprechende Institut überwiesen.

Pfändungen

Pfändungen sind vom Nettobetrag vorzunehmen, wenn dem Arbeitgeber vom Gläubiger ein entsprechender Pfändungs- und Überweisungsbeschluss des Amtsgerichts oder eine Lohn- und Gehaltsabtretung vorgelegt wird. Der Arbeitgeber darf in diesem Fall nur noch den pfändungsfreien Anteil des Entgelts an den Arbeitnehmer auszahlen. Die Höhe des Pfändungsbetrags kann in der Lohnpfändungstabelle abgelesen werden.

Sonstiges

Bei der Ermittlung des Auszahlungsbetrags sind weiterhin alle Be- und Abzüge zu berücksichtigen, die nicht in den Bruttobereich oder in die gesetzlichen Abzüge gehören, z. B. Zuschüsse zu privaten Kranken- und Pflegeversicherungen usw.

Auszahlung des Lohns/Gehalts

Der Auszahlbetrag wird auf das vom Arbeitnehmer angegebene Girokonto überwiesen. Zusätzlich erfolgt ggf. die Überweisung der Vermögensbildung auf das Konto des entsprechenden Anlageinstituts bzw. der Beiträge im Rahmen der betrieblichen Altersvorsorge an das entsprechende Versicherungsinstitut und evtl. abgerechnete Pfändungen an den Gläubiger.

Beitragsschuld der Gehaltsabrechnung

Durch die vorgezogene Fälligkeit der Sozialversicherungsbeiträge auf den drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats hat sich das Buchungsverhalten hinsichtlich der SV-Verbindlichkeiten entsprechend geändert.

Bei monatlich schwankenden Bezügen weicht die endgültige SV-Verbindlichkeit vermutlich regelmäßig von dem Vorauszahlungssoll ab. Nur wenn Sie ausschließlich Gehälter abrechnen oder Zulagen/Zuschläge jeweils einen Monat zeitversetzt abrechnen, stimmen Vorauszahlungssoll und SV-Verbindlichkeiten überein. Deshalb wird empfohlen, bei Zahlung der SV-Beiträge auf das Konto „voraussichtliche Beitragsschuld gg. SV-Trägern“ zu buchen und dieses Konto zum Monatsabschluss gegen das Konto „Verbindlichkeiten SV“ auszugleichen. Auf diesem Konto verbleibt dann zum Monatsende die Restverbindlichkeit oder ggf. die Überzahlung als sonstige Forderung.

Gehaltsabrechnung Beispiel

Aus der ELStAM-Datenbank erhält der Arbeitgeber folgende Angaben: Steuerklasse IV, 1,0 Kinderfreibetrag, Konfession ev. (Kirchensteuersatz 9 %), monatlicher Steuerfreibetrag 100 EUR.

Die Arbeitnehmerin ist Mitglied der AOK Nordost (der einheitliche Beitragssatz in der Krankenversicherung beträgt 14,6 %, der kassenindividuelle Zusatzbeitrag 0,9 %). Der Beitragssatz der Rentenversicherung beträgt 18,6 %, in der Arbeitslosenversicherung 3,0 % und in der Pflegeversicherung 2,55 % (kein Zuschlag für PV wg. Kinderfreibetrag). Diese Beiträge teilen sich der Arbeitgeber und die Arbeitnehmerin jeweils zur Hälfte.

Die Arbeitnehmerin erhält ein monatliches Gehalt von 2.010 EUR. Außerdem erhält sie lt. Tarifvertrag einen Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen (VwL) i. H. v. 27 EUR monatlich. Um die höchstmögliche staatliche Förderung zu bekommen, lässt sie monatlich 39,17 EUR von ihrem Arbeitgeber an die Bausparkasse überweisen. Außerdem erhält sie einen Fahrtkostenzuschuss für Fahrten zwischen Wohnung – erster Tätigkeitsstätte. Die einfache Entfernung beträgt 34 km. Der Fahrtkostenzuschuss beträgt:

34 km * 0,30 EUR * 15 Tage = 153 EUR (können pauschal besteuert werden).

Der Ansatz von 15 Tagen pro Monat kann aus Vereinfachungsgründen vorgenommen werden.

Die 153 EUR Fahrtkostenzuschuss dürfen pauschal mit 15 % Lohnsteuer zuzüglich 5,5 % pauschaler SolZ und 9 % pauschale KiSt besteuert werden (sofern sich der Arbeitgeber für das Nachweisverfahren entscheidet). Dieser Lohnbestandteil ist kein Arbeitsentgelt im Sinne der Sozialversicherung.

Pauschale Lohnsteuer: 15% von 135 Euro 22,95 Euro
Pauschaler Solidaritätszuschlag: 5,5% von 22,95 Euro 1,26 Euro
Pauschale Kirchensteuer: 9% von 22,95 Euro 2,06 Euro
Summe 26,27 Euro

Praxis-Tipp: Nachweisverfahren oder vereinfachtes Verfahren

Der Arbeitgeber kann sich bei der Ermittlung der pauschalen Kirchensteuer entweder für das Nachweisverfahren oder für das vereinfachte Verfahren entscheiden. Beim vereinfachten Verfahren ist für alle Arbeitnehmer unabhängig von ihrer Kirchenmitgliedschaft der ermäßigte Kirchensteuersatz (zwischen 4 % und 7 % je nach Bundesland) zu verwenden, beim Nachweisverfahren ist auf die individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmale abzustellen, dann ist jedoch der volle Kirchensteuersatz anzuwenden.

Die pauschale Lohnsteuer kann vom Arbeitgeber übernommen werden, sie darf aber auch auf den Arbeitnehmer übertragen werden.

Da der Arbeitgeber jedoch für die 153 EUR auch den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung spart, hat er durch die Übernahme der pauschalen Lohnsteuer keine zusätzlichen Aufwendungen.

Gehalt 2.010 EUR
VwL-Zuschuss 27 EUR
Fahrtkosten-Zuschuss (pauschal besteuert)  

153 EUR

___________

Gesamtbrutto 2.190 EUR
Lohnsteuer 169,00 EUR
(aus 2.037 EUR – 100 EUR Freibetrag = 1.937 EUR)
Solidaritätszuschlag (5,5 %) 2,08 EUR
Kirchensteuer (9 %) 8,22 EUR
Krankenversicherung (7,3 % von 2.037,00 EUR) 148,70 EUR
Kassenindividueller Zusatzbeitrag (0,9 %) 18,33 EUR
Rentenversicherung (9,3 % von 2.037,00 EUR) 189,44 EUR
Arbeitslosenversicherung (1,5 % von 2.037 EUR) 30,56 EUR
 

Pflegeversicherung (1,275 % von 2.037 EUR)

_______________________________________________________________________________________________________________

 

25,97 EUR

_____________

Gesetzliches Netto 1.597,70 EUR
Abzug Vermögensbildung  

39,17 EUR

_____________

Auszahlung 1.558,53 EUR

Pauschale Lohnsteuer sowie darauf entfallender Soli und Kirchensteuer fallen für den Fahrtkostenzuschuss an.

Gehaltsabrechnung: Arbeitgeberanteil der Sozialversicherungen

Der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung (KV + RV + AV + PV) beträgt 395,69 EUR (= gesetzlich soziale Aufwendungen). Dazu kommen noch die Umlagen: Bei Arbeitgebern mit bis zu 30 Arbeitnehmern die Umlage 1 sowie bei allen Arbeitgebern die Umlage 2 und die Insolvenzgeldumlage.

Versicherung Arbeitnehmeranteil Arbeitgeberanteil
Krankenversicherung 148,70 148,70
KV-Zusatzbeitrag 18,33
Rentenversicherung 189,44 189,44
Arbeitslosenversicherung 30,56 30,56
Pflegeversicherung 25,97 25,97
Ggf. U1 (2,5 % von 2.037 EUR) 50,93
U2 (0,59 % v. 2.037,00 EUR) 12,02
U3 (Insolvenzgeldumlage 0,06 % v. 2.037 EUR) 1,22
Summe 413,00 458,84

Gehaltsabrechnung buchen

Buchungsvorschlag SKR 03: Gehaltsbuchung

Konto

SKR 03

Soll

Kontenbezeichnung Betrag

EUR

Konto

SKR 03 Haben

Kontenbezeichnung Betrag

EUR

4120 Gehälter 2.010,00 1755 Lohn- und Gehaltsverrechnung 2.675,31
4170 Vermögenswirksame Leistungen 27,00
4175 Fahrtkostenerstattung 153,00
4130 Gesetzliche soziale Aufwendungen 458,84
4149 Pauschale Lohnsteuer auf sonstige Bezüge 26,27
1755 Lohn- und Gehaltsverrechnung 2.675,31 1740 Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt 1.558,53
1741 Verbindlichkeiten aus Lohn- und Kirchensteuer 205,77
1742 Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit 871,84
1750 Verbindlichkeiten aus Vermögensbildung 39,17
1742 Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit 871,84 1759 Voraussichtliche Beitragsschuld gg. SV-Trägern 871,84

Buchungsvorschlag SKR 04: Gehaltsbuchung

Konto

SKR 04

Soll

Kontenbezeichnung Betrag

EUR

Konto

SKR 04

Haben

Kontenbezeichnung Betrag

EUR

6020 Gehälter 2.010,00 3790 Lohn- und Gehaltsverrechnung 2.675,31
6080 Vermögenswirksame Leistungen 27,00
6090 Fahrtkostenerstattung 153,00
6110 Gesetzliche soziale Aufwendungen 458,64
6069 Pauschale Lohnsteuer auf sonstige Bezüge 26,27
3790 Lohn- und Gehaltsverrechnung 2.675,31 3720 Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt 1.558,53
3730 Verbindlichkeiten aus Lohn- und Kirchensteuer 205,77
3740 Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit 871,84
3770 Verbindlichkeiten aus Vermögensbildung 39,17
3740 Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit 871,84 3759 Voraussichtliche Beitragsschuld gg. SV-Trägern 871,84

Wann zahlt der Arbeitgeber?

Bis zum drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats überweisen Sie sowohl den Arbeitnehmer- als auch den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung an die zuständige Krankenkasse. In der Regel zum Monatsende überweisen Sie die Auszahlbeträge an die Arbeitnehmer, die VWL, betriebliche Altersvorsorge, Pfändungen usw. Es können aber auch abweichende Zahlungstermine vereinbart werden (z. B. Altersvorsorge).

Zum 10. des Folgemonats überweisen Sie die Lohn- und Kirchensteuer einschließlich des Solidaritätszuschlags an das zuständige Finanzamt. Die Abführung der einbehaltenen Lohn- und Kirchensteuer hat zusammen mit der elektronischen Übermittlung der Lohnsteueranmeldung zu erfolgen.

Hinweis: Kreditorenkonten umschlüsseln

Eine praktische Variante kann man nutzen, wenn man mit sehr vielen Krankenkassen abrechnen muss. Die DATEV bietet die Möglichkeit, Kreditorenkonten umzuschlüsseln und unter „Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit“ auszuweisen. So führen Sie jede einzelne Krankenkasse als „Kreditor“ und können diese monatlich ohne Umbuchungen problemlos abstimmen.

Empfehlung: Bruttolohnmethode

Neben der Bruttolohnverbuchung besteht die Möglichkeit der sog. Nettolohnverbuchung. Dabei beschränken sich die Lohnbuchungen nur auf die reinen Zahlungsvorgänge. Bei der Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG ist das ohne Weiteres möglich.

Bilanzierende Unternehmen sollten jedoch wegen der Notwendigkeit der Kontenabstimmung und der betriebswirtschaftlichen Aussagefähigkeit der Buchhaltung immer die Bruttolohnmethode (Buchung über Verbindlichkeitskonten) wählen. Das Konto „Lohn- und Gehaltsverrechnung“ wird aus buchhaltungstechnischen Gründen bei der EDV-Buchhaltung zwischengeschaltet.

Daher lässt die Bruttolohnmethode eine wesentlich bessere Kontrolle über die Begleichung der Verbindlichkeiten zu.

Zusammenfassung

Die Gehaltsabrechnung ist vom Arbeitgeber, bei großen Unternehmen von der Lohnbuchhaltung, durchzuführen.

Vom Bruttolohn werden die Steuern sowie die Sozialversicherungsbeiträge abgezogen, um den Nettolohn zu ermitteln. Der Auszahlbetrag kann sich durch sonstige Abzüge oder Zuzahlungen vom Nettolohn unterscheiden.

Der Arbeitgeber hat den Auszahlbetrag an den Arbeitnehmer abzuführen. Sowohl der Arbeitgeberanteil als auch der Arbeitnehmeranteil der Sozialversicherungen wird an die Krankenkassen abgeführt. Die Steuern bezahlt der Arbeitgeber beim zuständigen Finanzamt.

Außerdem haben Sie die Gehaltsbuchung kennengelernt.