Gehaltsabrechnung

• Auch unter Zuschlägen versteht man Zusatzzahlungen von Arbeitgeber-Seite. Mit ihnen erhalten Angestellte einen Ausgleich für Belastungen am Arbeitsplatz oder besondere Leistungen. Zuschläge erhalten Arbeitnehmer u.a. für:
  • Nachtarbeit
  • Arbeit an Sonn- und Feiertagen
  • Überstunden
• Zuschüsse werden Angestellten in vielen Fällen im Rahmen der betrieblichen Altersvorsorge oder im Zuge vermögenswirksamer Leistungen ausbezahlt.

Gehaltsabrechnung: Sonstige Bezüge

• Arbeitgeber können auch Einnahmen beziehen, die nicht monetärer Natur sind, und daher nicht in Form von Geld ausbezahlt werden. Solche Leistungen werden als Sachbezüge bezeichnet. Bekannte Beispiele sind u. a.:
  • Die Möglichkeit, einen Firmenwagen auch für Privatfahrten nutzen zu dürfen
  • Spezielle Rabatte für Mitarbeiter oder Deputate
  • Kostenlose oder günstige Verpflegung und Unterkunft
  • Versorgung in Form von Essensmarken oder in der Kantine
• Wird ein Arbeitnehmer krank, erhält er für ein und dieselbe Krankheit sechs Wochen lang (entspricht 42 Kalendertagen) weiterhin seine kompletten, laufenden Bezüge. Auch im Urlaub wird das Entgelt weiter ausbezahlt. Die Summe richtet sich nach dem durchschnittlichen Lohn, den der Angestellte in den vergangenen drei Monaten (bzw. 13 Wochen) ausgezahlt bekommen hat.
• In die Kategorie der sonstigen Bezüge fallen Lohnzahlungen, die nicht als laufender Arbeitslohn zu betrachten sind. Das umfasst einmalige Zuwendungen sowie unregelmäßige Lohnzahlungen. Die bekanntesten Beispiele sind:
  • Prämien im Rahmen von Betriebsjubiläen
  • Weihnachts- und Urlaubsgeld
  • Zuschüsse im Fall von Hochzeit oder Geburt

Was versteht man unter dem steuerpflichtigen Bruttoarbeitslohn?

Der steuerpflichtige Bruttoarbeitslohn wird ermittelt, indem von den Gesamtbruttobezügen alle steuerfreien sowie pauschalbesteuerten Bezüge abgezogen werden. Damit unterliegt dieser den individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmalen des Arbeitnehmers. Bei einem Steuerfreibetrag ist jedoch zu beachten, dass dieser nicht das Steuer-Brutto mindert, sondern lediglich den Betrag, der als Basis für die Lohnsteuerermittlung dient.

Wie setzt sich das beitragspflichtige Bruttoarbeitsentgelt zusammen?

Wie schon erwähnt, werden Einnahmen des Arbeitnehmers aus sozialversicherungsrechtlicher Perspektive als „Arbeitsentgelt“ bezeichnet. Dennoch ist dieser Begriff im steuerrechtlichen Sinn nicht mit „Arbeitslohn“ gleichzusetzen. Vom Arbeitsentgelt getrennt zu betrachten sind z. B. pauschal besteuerte sowie lohnsteuerfreie Bestandteile des Lohns.

In den meisten Fällen wird der steuerpflichtige Bruttoarbeitslohn aber mit dem Arbeitsentgelt (im Sinne von § 14 SGB IV) gleichgesetzt. Eine Ausnahme ist hier jedoch die Direktversicherung in Form einer Gehaltsumwandlung. Wichtig ist vor allem mit Blick auf Renten-, Arbeitslosen- und Kranken- beziehungsweise Pflegeversicherung, dass die Beiträge nur im Rahmen der jeweiligen Beitragsbemessungsgrenze anfallen. Die einzelnen Bemessungsgrenzen werden jährlich neu festgesetzt.

Wer erhält eine Lohnsteuerabzugsbescheinigung?

Arbeitnehmer, die nur beschränkt einkommenssteuerpflichtig sind, erhalten vom Finanzamt eine Lohnsteuerabzugsbescheinigung. Diese Bescheinigung kann aber auch unbeschränkt einkommenspflichtigen Angestellten ausgestellt werden, beispielweise, wenn die Identifikationsnummer fehlt oder die ELStAM-Daten nicht den aktuellen Verhältnissen entsprechen.

Freibeträge

Steuerfreibeträge sind bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung für die Zeiträume zu berücksichtigen, für die sie in den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen eingetragen sind. Ein Steuerfreibetrag wird beim Finanzamt beantragt. Der Arbeitnehmer erhält eine Bescheinigung über den Eintrag in der ELStAM-Datenbank.

Hinzurechnungsbeträge

Hinzurechnungsbeträge sind wie Freibeträge für die Zeiträume zu berücksichtigen, für die sie in den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen eingetragen sind. Sie können auch direkt beim Abruf der ELStAM beantragt werden. Hinzurechnungsbeträge können bei mehreren Arbeitsverhältnissen entstehen, von denen mindestens eines mit Steuerklasse VI besteuert wird.

Solidaritätszuschlag

Der Solidaritätszuschlag beträgt seit dem 1.1.1998 5,5 % der zu erhebenden Lohnsteuer unter Berücksichtigung der Kinderfreibeträge. Er wird allerdings erst erhoben, wenn die Lohnsteuer bei monatlicher Berechnung in der Steuerklasse III den Betrag von 162 EUR und bei Steuerklassen I, II und IV bis VI den Betrag von 81 EUR übersteigt. Zusätzlich sind noch Freibeträge zu berücksichtigen, die aber in jeder Lohnsteuertabelle bereits eingearbeitet sind. In den Tabellen kann der Solidaritätszuschlag problemlos abgelesen werden.

Kirchensteuer

Die Kirchensteuer (8 oder 9 % der Lohnsteuer je nach Bundesland unter Berücksichtigung der Kinderfreibeträge) ist einzubehalten, wenn in den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen eine Religionszugehörigkeit für den Arbeitnehmer und ggf. seinen Ehegatten eingetragen ist. Gehören die Eheleute unterschiedlichen Religionsgemeinschaften an, wird die Kirchensteuer in den meisten Bundesländern aufgeteilt.

Lohnsteuertabellen

Die Lohnsteuertabellen sind aus den Einkommensteuertabellen abgeleitet. Sie sind in den Lohnabrechnungsprogrammen entsprechend einer stufenlosen Tarifformel eingearbeitet. Sie sind allerdings auch weiterhin in gedruckter Form zum Ablesen von Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer erhältlich.

Abführung der Lohn- und Kirchensteuer und des Solidaritätszuschlags

Die Lohn- und Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag sind monatlich, vierteljährlich oder jährlich bis zum 10. des Folgemonats vom Arbeitgeber beim Betriebsstättenfinanzamt anzumelden und abzuführen.

Am Ende des Kalenderjahres oder beim Austritt eines Arbeitnehmers erhält der Arbeitnehmer den Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung, welche den steuerpflichtigen Bruttoarbeitslohn einschließlich der Sachbezüge und die einbehaltene Lohn- und Kirchensteuer sowie den Solidaritätszuschlag enthält.

Gehaltsabrechnung und Sozialversicherungen

Die Sozialversicherung umfasst folgende Zweige: Krankenversicherung (KV), Rentenversicherung (RV), Arbeitslosenversicherung (ALV), Pflegeversicherung (PV) und Unfallversicherung (UV).

Dabei werden die Beiträge in der RV und ALV in der Regel vom Arbeitnehmer und Arbeitgeber je zur Hälfte aufgebracht (Ausnahme u.a.: Geringverdiener, weiterbeschäftigte Rentner).

In der KV wurde dieser Halbteilungsgrundsatz ab 1.1.2015 wieder eingeführt: Arbeitgeber und Arbeitnehmer teilen sich den Gesamtbetrag, die Krankenkassen dürfen einkommensabhängige Zusatzbeiträge erheben. In der PV zahlen kinderlose Mitglieder seit dem 1.1.2005 einen Zuschlag zur Pflegeversicherung von 0,25 %. Die Beiträge zur Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft) sind vom Arbeitgeber allein aufzubringen.

Durch das seit dem 1.1.2006 gültige Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) kommt zu den Arbeitgeberaufwendungen in jedem Fall die Umlage U2 für Aufwendungen des Arbeitgebers bei Mutterschaft und für kleinere Unternehmen bis zu 30 Vollzeitbeschäftigten die U1 für Aufwendungen bei Entgeltfortzahlung wegen Krankheit hinzu. Die Umlagesätze sind von Krankenkasse zu Krankenkasse unterschiedlich.

Seit dem 1.1.2009 hat der Arbeitgeber außerdem monatlich die Insolvenzgeldumlage zusammen mit den Sozialversicherungsbeiträgen an die jeweilige Krankenkasse des Arbeitnehmers zu überweisen. Sie beträgt im Jahr 2017 0,09 % vom beitragspflichtigen Bruttoentgelt.

Ermittlung des Auszahlbetrages für die Gehaltsabrechnung

Der Auszahlbetrag kann vom Nettobetrag abweichen. Dies ist der Fall, wenn noch folgende Sachverhalte berücksichtigt werden:

Vermögensbildung

Die Vermögensbildung, für die ein Arbeitnehmer einen entsprechenden Antrag eines im 5. Vermögensbildungsgesetz genannten Anlageinstituts wie z. B. einer Bank, Bausparkasse oder Lebensversicherung beim Arbeitgeber einreichen muss, wird vom Nettoentgelt abgezogen und auf das entsprechende Sparkonto eingezahlt.

Vorschüsse

An den Arbeitnehmer geleistete Vorschüsse (Vorauszahlungen auf zu erwartendes Gehalt, meistens als zinsloses Darlehen ausbezahlt) werden ebenfalls vom Nettobetrag abgezogen.

Überweisungen für die betriebliche Altersvorsorge

Zahlungen an eine Direktversicherung, einen Pensionsfonds oder eine Pensionskasse, die aus einer Entgeltumwandlung geleistet werden, werden ebenso wie vermögenswirksame Leistungen vom Nettolohn abgezogen und an das entsprechende Institut überwiesen.

Pfändungen

Pfändungen sind vom Nettobetrag vorzunehmen, wenn dem Arbeitgeber vom Gläubiger ein entsprechender Pfändungs- und Überweisungsbeschluss des Amtsgerichts oder eine Lohn- und Gehaltsabtretung vorgelegt wird. Der Arbeitgeber darf in diesem Fall nur noch den pfändungsfreien Anteil des Entgelts an den Arbeitnehmer auszahlen. Die Höhe des Pfändungsbetrags kann in der Lohnpfändungstabelle abgelesen werden.

Sonstiges

Bei der Ermittlung des Auszahlungsbetrags sind weiterhin alle Be- und Abzüge zu berücksichtigen, die nicht in den Bruttobereich oder in die gesetzlichen Abzüge gehören, z. B. Zuschüsse zu privaten Kranken- und Pflegeversicherungen usw.

Auszahlung des Lohns/Gehalts

Der Auszahlbetrag wird auf das vom Arbeitnehmer angegebene Girokonto überwiesen. Zusätzlich erfolgt ggf. die Überweisung der Vermögensbildung auf das Konto des entsprechenden Anlageinstituts bzw. der Beiträge im Rahmen der betrieblichen Altersvorsorge an das entsprechende Versicherungsinstitut und evtl. abgerechnete Pfändungen an den Gläubiger.

Beitragsschuld der Gehaltsabrechnung

Durch die vorgezogene Fälligkeit der Sozialversicherungsbeiträge auf den drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats hat sich das Buchungsverhalten hinsichtlich der SV-Verbindlichkeiten entsprechend geändert.

Bei monatlich schwankenden Bezügen weicht die endgültige SV-Verbindlichkeit vermutlich regelmäßig von dem Vorauszahlungssoll ab. Nur wenn Sie ausschließlich Gehälter abrechnen oder Zulagen/Zuschläge jeweils einen Monat zeitversetzt abrechnen, stimmen Vorauszahlungssoll und SV-Verbindlichkeiten überein. Deshalb wird empfohlen, bei Zahlung der SV-Beiträge auf das Konto „voraussichtliche Beitragsschuld gg. SV-Trägern“ zu buchen und dieses Konto zum Monatsabschluss gegen das Konto „Verbindlichkeiten SV“ auszugleichen. Auf diesem Konto verbleibt dann zum Monatsende die Restverbindlichkeit oder ggf. die Überzahlung als sonstige Forderung.

Gehaltsabrechnung Beispiel

Aus der ELStAM-Datenbank erhält der Arbeitgeber folgende Angaben: Steuerklasse IV, 1,0 Kinderfreibetrag, Konfession ev. (Kirchensteuersatz 9 %), monatlicher Steuerfreibetrag 100 EUR.

Die Arbeitnehmerin ist Mitglied der AOK Nordost (der einheitliche Beitragssatz in der Krankenversicherung beträgt 14,6 %, der kassenindividuelle Zusatzbeitrag 0,9 %). Der Beitragssatz der Rentenversicherung beträgt 18,6 %, in der Arbeitslosenversicherung 3,0 % und in der Pflegeversicherung 2,55 % (kein Zuschlag für PV wg. Kinderfreibetrag). Diese Beiträge teilen sich der Arbeitgeber und die Arbeitnehmerin jeweils zur Hälfte.

Die Arbeitnehmerin erhält ein monatliches Gehalt von 2.010 EUR. Außerdem erhält sie lt. Tarifvertrag einen Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen (VwL) i. H. v. 27 EUR monatlich. Um die höchstmögliche staatliche Förderung zu bekommen, lässt sie monatlich 39,17 EUR von ihrem Arbeitgeber an die Bausparkasse überweisen. Außerdem erhält sie einen Fahrtkostenzuschuss für Fahrten zwischen Wohnung – erster Tätigkeitsstätte. Die einfache Entfernung beträgt 34 km. Der Fahrtkostenzuschuss beträgt:

34 km * 0,30 EUR * 15 Tage = 153 EUR (können pauschal besteuert werden).

Der Ansatz von 15 Tagen pro Monat kann aus Vereinfachungsgründen vorgenommen werden.

Die 153 EUR Fahrtkostenzuschuss dürfen pauschal mit 15 % Lohnsteuer zuzüglich 5,5 % pauschaler SolZ und 9 % pauschale KiSt besteuert werden (sofern sich der Arbeitgeber für das Nachweisverfahren entscheidet). Dieser Lohnbestandteil ist kein Arbeitsentgelt im Sinne der Sozialversicherung.

Pauschale Lohnsteuer sowie darauf entfallender Soli und Kirchensteuer fallen für den Fahrtkostenzuschuss an.

Wann zahlt der Arbeitgeber?

Bis zum drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats überweisen Sie sowohl den Arbeitnehmer- als auch den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung an die zuständige Krankenkasse. In der Regel zum Monatsende überweisen Sie die Auszahlbeträge an die Arbeitnehmer, die VWL, betriebliche Altersvorsorge, Pfändungen usw. Es können aber auch abweichende Zahlungstermine vereinbart werden (z. B. Altersvorsorge).

Zum 10. des Folgemonats überweisen Sie die Lohn- und Kirchensteuer einschließlich des Solidaritätszuschlags an das zuständige Finanzamt. Die Abführung der einbehaltenen Lohn- und Kirchensteuer hat zusammen mit der elektronischen Übermittlung der Lohnsteueranmeldung zu erfolgen.