Gehaltsabrechnung

Gehaltsabrechnung einfach erklärt Zum Monatsende erhält jeder Angestellte eine schriftliche Postenaufstellung, die allgemein als Lohnabrechnung oder Gehaltsabrechnung bekannt ist. In seltenen Fällen spricht man auch von der Entgeltabrechnung. Unabhängig von der Bezeichnung sind Gehaltsabrechnung, Lohnabrechnung und Entgeltabrechnung aber synonym verwendbar. Anhand dieses Dokuments können Angestellte sehen, wie hoch ihre Bezüge ausfallen, welche gesetzlichen Abzüge sie zu leisten haben und wie hoch die letztendliche Auszahlungssumme ausfällt. Gesetzliche Vorschriften rund um eine Gehaltsabrechnung sind in § 38 ff. EStG, § 14 SGB IV, § 4 LStDV und § 108 GewO des Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) nachzulesen.

Was ist eine Gehaltsabrechnung?

Die Gehaltsabrechnung oder Lohnabrechnung ist ein Dokument, auf dem die einzelnen Bestandteile des Gehalts über einen bestimmten Abrechnungszeitraum dokumentiert werden. Sie dient also der Information darüber, wie das Gehalt zustande kommt.

Außerdem hat die Gehaltsabrechnung auch die Funktion der Nachvollziehbarkeit der erfolgten Zahlung des Gehalts für Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen. Und auch das Finanzamt und die Sozialversicherungsträger müssen anhand der Gehaltsabrechnung nachvollziehen können, dass die Zahlung erfolgt ist und wie sich das Gehalt zusammengesetzt hat.

Pflichtangaben in der Gehaltsabrechnung

Damit die Nachvollziehbarkeit gewährleistet ist, gibt es einige Pflichtangaben bei der Erstellung der Gehaltsabrechnung.

Dazu gehören unter anderem alle relevanten Informationen zu Art und Höhe des Lohnsteuerabzugs, Zuschläge und Zulagen. Außerdem muss die Zuordnung der Gehaltsabrechnung so einfach wie möglich sein, deshalb gehören auch Angaben zur Pflicht, von wem und für wen die Abrechnung des Gehalts ausgestellt wurde.

Konkret sind die Pflichtangaben in der Gehaltsabrechnung diese:

• Name und Anschrift des oder der Arbeitgeber:in sowie des oder der Arbeitnehmer:in
• Name, Anschrift und Geburtsdatum des oder der Arbeitnehmer:in
• Versicherungsnummer des oder der Arbeitgeber:in
• Datum des Beschäftigungsbeginns
• Steuerklasse und Steueridentifikationsnummer
• Abrechnungszeitraum
• Anzahl und Höhe der Steuer- sowie Sozialversicherungsbeiträge
• Gegebenenfalls Zahl der Kinderfreibeträge
• Relevante Merkmale für den Kirchensteuerabzug, sofern vorhanden
• Mögliche Steuerfreibeträge und Steueranrechnungsbeträge

Gehaltsabrechnung richtig lesen

Trotz der Pflichtangaben auf einer Gehaltsabrechnung, muss nicht jede Gehaltsabrechnung genau gleich aussehen. Der Aufbau orientiert sich aber meistens an einer etablierten Vorlage, an der wir uns ebenfalls orientieren können, um die einzelnen Aspekte der Gehaltsabrechnung richtig zu lesen.

Personenbezogene Daten

Die erforderlichen des oder der Angestellten befinden sich in der Regel in einer Auflistung im oberen Teil der Gehaltsabrechnung. Das kann am Kopf sein oder in einem Bereich rechts oder links. Die personenbezogenen Daten sollten übersichtlich aufgeführt werden

Urlaub

In der Gehaltsabrechnung wird der Urlaubsanspruch aufgeführt. Das beinhaltet den bereits genommen Urlaub und den Resturlaub. Der Urlaub wird in Dezimalzahlen angegeben, da es auch möglich ist, sich einen halben Tag Urlaub zu nehmen.

Anschrift

Wie bei einem Brief befinden sich auf der Gehaltsabrechnung die Anschriften von Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in. Die Positionierung ist ebenfalls an die bei einem geschäftlichen Brief angelehnt. In den meisten Unternehmen gibt es die Gehaltsabrechnung zwar nur noch digital, sie kann aber auch weiterhin per Post versendet werden. Dann ist die Platzierung der Anschriften dort, wo das Sichtfenster eines Briefumschlags sich befindet.

Brutto-Bezug

Der Brutto-Betrag setzt sich aus mehreren Rechengrößen zusammen, die in der Gehaltsabrechnung zusammengefasst als Gehalt aufgeführt werden.
Zu den möglichen Faktoren, die hier mit reinspielen können, gehören je nach Arbeitsvertrag folgende:

• Abfindungen
• Feiertagszuschläge
• Jubiläumszuwendungen
• Leistungsprämien
• Lohnfortzahlungen bei Arbeitsunfähigkeit
• Lohnnachzahlungen
• Sachbezüge
• Tantiemen
• Überstundenzuschläge
• Urlaubsgeld
• Vermögenswirksame Leistungen
• Weihnachtsgeld
• Wochenendzuschläge

Steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Abzüge

Die Abzüge in der Gehaltsabrechnung werden in der Regel durch Kürzel gekennzeichnet. Diese stehen für:

• KV – Krankenversicherung
• RV – Rentenversicherung
• AV – Arbeitslosenversicherung
• PV – Pflegeversicherung
• SolZ – Solidaritätszuschlag

Lohnsteuerabzug und Kirchensteuerabzug werden in der Regel nicht abgekürzt.

Nettoentgelt

Das Nettoentgelt ist der Betrag, der vom Bruttogehalt übrigbleibt, wenn alle Abzüge vorgenommen wurden. Dabei muss es sich aber nicht um den endgültigen Auszahlungsbetrag handeln.

Netto-Bezüge und Netto-Abzüge

Vom Nettoentgelt können noch Beträge abgezogen werden oder es kommen noch welche hinzu. Dadurch kann sich das Nettoentgelt nochmal ändern. Möglich sind hier beispielsweise Arbeitgeberzuschüsse für die Krankenversicherung oder Pflegeversicherung.

Auszahlungsbetrag

Der Auszahlungsbetrag befindet sich in der Gehaltsabrechnung weit unten und ist der Betrag, der am Ende des Monats auf dem Konto des oder der Angestellten landet.

Aufgelaufene Jahreswerte

Die aufgelaufenen Jahreswerte sind eine Auflistung aller Brutto-Werte und gesetzlichen Abzüge des laufenden Abrechnungsjahres. Auf jeder Gehaltsabrechnung werden hier dementsprechend die Werte des Vormonats hinzugerechnet.

Bankverbindung

Die Bankverbindung für das Konto, auf das das Gehalt überwiesen wird.

Erläuterungen zur Gehaltsabrechnung

Die Fußzeile der Gehaltsabrechnung dient für Erläuterungen zu den einzelnen Punkten. Hier stehen beispielsweise die Bedeutungen der Abkürzungen oder Hinweise auf die Einhaltung der Gewerbeordnung.

Welche Arten von Bruttobezügen gibt es?

Steuerrechtlich werden Einnahmen aller Art, die von einem Arbeitnehmer erzielt werden, als „Arbeitslohn“ bezeichnet. Dagegen spricht das Sozialversicherungsrecht vom „Arbeitsentgelt“. Diese beiden Begriffe umschreiben im Grunde jedoch das Gleiche, nämlich die Bruttobezüge eines Arbeitnehmers. Wichtig ist es jedoch, dass die Verpflichtung bzw. Befreiung von Abgaben zur Steuer- und Sozialversicherung getrennt voneinander überprüft wird. Grundsätzlich wird zwischen diversen Bruttobezugsarten unterschieden:

• Lohn vs. Gehalt: Aus formaler Sicht wird oft zwischen „Gehalt“ und „Lohn“ unterschieden. Ein Gehalt bekommen dabei normale Angestellte ausbezahlt. Einen Lohn erhalten gewerbliche Arbeitnehmer. Aus Perspektive des Arbeitsrechts stehen Angestellte und Arbeiter steuer- und sozialversicherungsrechtlich auf einer Stufe.
• Vergütung in der Ausbildung: Auch Auszubildende erhalten monatlich eine Vergütung. Diese entspricht dem aktuell gültigen Tarifvertrag.

Was sind Zuschüsse, Zuschläge und Zulagen?

• In die Kategorie Zulagen fallen alle Leistungen, die ein Arbeitnehmer zusätzlich zu seinem Basisgehalt oder -lohn vom Arbeitgeber erhält. Zu den bekanntesten zählen:

Art der Zulage	Auszahlungsgrundlage
Sozialzulage	Wenn Kinder vorhanden sind oder als Ortszulage
Leistungszulage	Wird an die jeweilige Arbeitsleistung angepasst
Funktionszulage	Honorierung bei der Übernahme von zusätzlicher Verantwortung
Erschwerniszulage	Auszahlung bei starker Belastung am Arbeitsplatz, z.B. Hitze oder Schmutz
Persönliche Zulage	Hängt von der jeweiligen Betriebszugehörigkeit ab

• Auch unter Zuschlägen versteht man Zusatzzahlungen von Arbeitgeber-Seite. Mit ihnen erhalten Angestellte einen Ausgleich für Belastungen am Arbeitsplatz oder besondere Leistungen. Zuschläge erhalten Arbeitnehmer u.a. für:
  • Nachtarbeit
  • Arbeit an Sonn- und Feiertagen
  • Überstunden
• Zuschüsse werden Angestellten in vielen Fällen im Rahmen der betrieblichen Altersvorsorge oder im Zuge vermögenswirksamer Leistungen ausbezahlt.

Gehaltsabrechnung: Sonstige Bezüge

• Arbeitgeber können auch Einnahmen beziehen, die nicht monetärer Natur sind, und daher nicht in Form von Geld ausbezahlt werden. Solche Leistungen werden als Sachbezüge bezeichnet. Bekannte Beispiele sind u. a.:
  • Die Möglichkeit, einen Firmenwagen auch für Privatfahrten nutzen zu dürfen
  • Spezielle Rabatte für Mitarbeiter oder Deputate
  • Kostenlose oder günstige Verpflegung und Unterkunft
  • Versorgung in Form von Essensmarken oder in der Kantine
• Wird ein Arbeitnehmer krank, erhält er für ein und dieselbe Krankheit sechs Wochen lang (entspricht 42 Kalendertagen) weiterhin seine kompletten, laufenden Bezüge. Auch im Urlaub wird das Entgelt weiter ausbezahlt. Die Summe richtet sich nach dem durchschnittlichen Lohn, den der Angestellte in den vergangenen drei Monaten (bzw. 13 Wochen) ausgezahlt bekommen hat.
• In die Kategorie der sonstigen Bezüge fallen Lohnzahlungen, die nicht als laufender Arbeitslohn zu betrachten sind. Das umfasst einmalige Zuwendungen sowie unregelmäßige Lohnzahlungen. Die bekanntesten Beispiele sind:
  • Prämien im Rahmen von Betriebsjubiläen
  • Weihnachts- und Urlaubsgeld
  • Zuschüsse im Fall von Hochzeit oder Geburt

Was versteht man unter dem steuerpflichtigen Bruttoarbeitslohn?

Der steuerpflichtige Bruttoarbeitslohn wird ermittelt, indem von den Gesamtbruttobezügen alle steuerfreien sowie pauschalbesteuerten Bezüge abgezogen werden. Damit unterliegt dieser den individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmalen des Arbeitnehmers. Bei einem Steuerfreibetrag ist jedoch zu beachten, dass dieser nicht das Steuer-Brutto mindert, sondern lediglich den Betrag, der als Basis für die Lohnsteuerermittlung dient.

Wie setzt sich das beitragspflichtige Bruttoarbeitsentgelt zusammen?

Wie schon erwähnt, werden Einnahmen des Arbeitnehmers aus sozialversicherungsrechtlicher Perspektive als „Arbeitsentgelt“ bezeichnet. Dennoch ist dieser Begriff im steuerrechtlichen Sinn nicht mit „Arbeitslohn“ gleichzusetzen. Vom Arbeitsentgelt getrennt zu betrachten sind z. B. pauschal besteuerte sowie lohnsteuerfreie Bestandteile des Lohns.

In den meisten Fällen wird der steuerpflichtige Bruttoarbeitslohn aber mit dem Arbeitsentgelt (im Sinne von § 14 SGB IV) gleichgesetzt. Eine Ausnahme ist hier jedoch die Direktversicherung in Form einer Gehaltsumwandlung. Wichtig ist vor allem mit Blick auf Renten-, Arbeitslosen- und Kranken- beziehungsweise Pflegeversicherung, dass die Beiträge nur im Rahmen der jeweiligen Beitragsbemessungsgrenze anfallen. Die einzelnen Bemessungsgrenzen werden jährlich neu festgesetzt.

Der Weg vom Bruttolohn/-gehalt zum Auszahlbetrag

Eine klassische Gehaltsabrechnung setzt sich in den meisten Fällen wie in diesem Beispiel zusammen. Dabei werden vom Bruttolohn oder -gehalt (inklusive aller steuerpflichtigen Bestandteile und evtl. auch Sachbezüge) folgende Posten abzogen oder addiert:

Die konkrete Berechnung übernimmt in großen Betrieben die Lohnbuchhaltung. Die Angestellten dort arbeiten in der Regel mit Vorlagen zur Gehaltsabrechnung, auf denen die wichtigsten Posten schon vermerkt sind. Arbeitnehmer können ihren Auszahlbetrag aber schon im Vorfeld berechnen. Dabei helfen z. B. praktische Brutto-Netto-Gehaltsrechner aus dem Internet.

Elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)

Die jeweilige Höhe des Solidaritätszuschlags sowie von Kirchen- und Lohnesteuer richten sich vor allem nach den individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmalen des Angestellten wie z. B. Lohnsteuerklasse, Konfession oder Kinderfreibeträge. Diese sind beim Bundeszentralamt für Steuern hinterlegt. Aufrufen kann sie der Arbeitgeber auf elektronischem Weg mit Hilfe des sogenannten ELStAM-Verfahrens. Alles, was der Arbeitgeber dafür braucht, sind die Steueridentifikationsnummer sowie das Geburtsdatum des Arbeitnehmers.

Übersicht Lohnsteuerklassen

Es gibt 6 Lohnsteuerklassen, die einem bestimmten Personenkreis zugeordnet sind.

 Wer erhält eine Lohnsteuerabzugsbescheinigung?

Arbeitnehmer, die nur beschränkt einkommenssteuerpflichtig sind, erhalten vom Finanzamt eine Lohnsteuerabzugsbescheinigung. Diese Bescheinigung kann aber auch unbeschränkt einkommenspflichtigen Angestellten ausgestellt werden, beispielweise, wenn die Identifikationsnummer fehlt oder die ELStAM-Daten nicht den aktuellen Verhältnissen entsprechen.

Freibeträge

Steuerfreibeträge sind bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung für die Zeiträume zu berücksichtigen, für die sie in den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen eingetragen sind. Ein Steuerfreibetrag wird beim Finanzamt beantragt. Der Arbeitnehmer erhält eine Bescheinigung über den Eintrag in der ELStAM-Datenbank.

Hinzurechnungsbeträge

Hinzurechnungsbeträge sind wie Freibeträge für die Zeiträume zu berücksichtigen, für die sie in den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen eingetragen sind. Sie können auch direkt beim Abruf der ELStAM beantragt werden. Hinzurechnungsbeträge können bei mehreren Arbeitsverhältnissen entstehen, von denen mindestens eines mit Steuerklasse VI besteuert wird.

Solidaritätszuschlag

Der Solidaritätszuschlag beträgt seit dem 1.1.1998 5,5 % der zu erhebenden Lohnsteuer unter Berücksichtigung der Kinderfreibeträge. Er wird allerdings erst erhoben, wenn die Lohnsteuer bei monatlicher Berechnung in der Steuerklasse III den Betrag von 162 EUR und bei Steuerklassen I, II und IV bis VI den Betrag von 81 EUR übersteigt. Zusätzlich sind noch Freibeträge zu berücksichtigen, die aber in jeder Lohnsteuertabelle bereits eingearbeitet sind. In den Tabellen kann der Solidaritätszuschlag problemlos abgelesen werden.

Kirchensteuer

Die Kirchensteuer (8 oder 9 % der Lohnsteuer je nach Bundesland unter Berücksichtigung der Kinderfreibeträge) ist einzubehalten, wenn in den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen eine Religionszugehörigkeit für den Arbeitnehmer und ggf. seinen Ehegatten eingetragen ist. Gehören die Eheleute unterschiedlichen Religionsgemeinschaften an, wird die Kirchensteuer in den meisten Bundesländern aufgeteilt.

Lohnsteuertabellen

Die Lohnsteuertabellen sind aus den Einkommensteuertabellen abgeleitet. Sie sind in den Lohnabrechnungsprogrammen entsprechend einer stufenlosen Tarifformel eingearbeitet. Sie sind allerdings auch weiterhin in gedruckter Form zum Ablesen von Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer erhältlich.

Abführung der Lohn- und Kirchensteuer und des Solidaritätszuschlags

Die Lohn- und Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag sind monatlich, vierteljährlich oder jährlich bis zum 10. des Folgemonats vom Arbeitgeber beim Betriebsstättenfinanzamt anzumelden und abzuführen.

Am Ende des Kalenderjahres oder beim Austritt eines Arbeitnehmers erhält der Arbeitnehmer den Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung, welche den steuerpflichtigen Bruttoarbeitslohn einschließlich der Sachbezüge und die einbehaltene Lohn- und Kirchensteuer sowie den Solidaritätszuschlag enthält.

Gehaltsabrechnung und Sozialversicherungen

Die Sozialversicherung umfasst folgende Zweige: Krankenversicherung (KV), Rentenversicherung (RV), Arbeitslosenversicherung (ALV), Pflegeversicherung (PV) und Unfallversicherung (UV).

Dabei werden die Beiträge in der RV und ALV in der Regel vom Arbeitnehmer und Arbeitgeber je zur Hälfte aufgebracht (Ausnahme u.a.: Geringverdiener, weiterbeschäftigte Rentner).

In der KV wurde dieser Halbteilungsgrundsatz ab 1.1.2015 wieder eingeführt: Arbeitgeber und Arbeitnehmer teilen sich den Gesamtbetrag, die Krankenkassen dürfen einkommensabhängige Zusatzbeiträge erheben. In der PV zahlen kinderlose Mitglieder seit dem 1.1.2005 einen Zuschlag zur Pflegeversicherung von 0,25 %. Die Beiträge zur Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft) sind vom Arbeitgeber allein aufzubringen.

Durch das seit dem 1.1.2006 gültige Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) kommt zu den Arbeitgeberaufwendungen in jedem Fall die Umlage U2 für Aufwendungen des Arbeitgebers bei Mutterschaft und für kleinere Unternehmen bis zu 30 Vollzeitbeschäftigten die U1 für Aufwendungen bei Entgeltfortzahlung wegen Krankheit hinzu. Die Umlagesätze sind von Krankenkasse zu Krankenkasse unterschiedlich.

Seit dem 1.1.2009 hat der Arbeitgeber außerdem monatlich die Insolvenzgeldumlage zusammen mit den Sozialversicherungsbeiträgen an die jeweilige Krankenkasse des Arbeitnehmers zu überweisen. Sie beträgt im Jahr 2017 0,09 % vom beitragspflichtigen Bruttoentgelt.

Ermittlung des Auszahlbetrages für die Gehaltsabrechnung

Der Auszahlbetrag kann vom Nettobetrag abweichen. Dies ist der Fall, wenn noch folgende Sachverhalte berücksichtigt werden:

Vermögensbildung

Die Vermögensbildung, für die ein Arbeitnehmer einen entsprechenden Antrag eines im 5. Vermögensbildungsgesetz genannten Anlageinstituts wie z. B. einer Bank, Bausparkasse oder Lebensversicherung beim Arbeitgeber einreichen muss, wird vom Nettoentgelt abgezogen und auf das entsprechende Sparkonto eingezahlt.

Vorschüsse

An den Arbeitnehmer geleistete Vorschüsse (Vorauszahlungen auf zu erwartendes Gehalt, meistens als zinsloses Darlehen ausbezahlt) werden ebenfalls vom Nettobetrag abgezogen.

Überweisungen für die betriebliche Altersvorsorge

Zahlungen an eine Direktversicherung, einen Pensionsfonds oder eine Pensionskasse, die aus einer Entgeltumwandlung geleistet werden, werden ebenso wie vermögenswirksame Leistungen vom Nettolohn abgezogen und an das entsprechende Institut überwiesen.

Pfändungen

Pfändungen sind vom Nettobetrag vorzunehmen, wenn dem Arbeitgeber vom Gläubiger ein entsprechender Pfändungs- und Überweisungsbeschluss des Amtsgerichts oder eine Lohn- und Gehaltsabtretung vorgelegt wird. Der Arbeitgeber darf in diesem Fall nur noch den pfändungsfreien Anteil des Entgelts an den Arbeitnehmer auszahlen. Die Höhe des Pfändungsbetrags kann in der Lohnpfändungstabelle abgelesen werden.

Sonstiges

Bei der Ermittlung des Auszahlungsbetrags sind weiterhin alle Be- und Abzüge zu berücksichtigen, die nicht in den Bruttobereich oder in die gesetzlichen Abzüge gehören, z. B. Zuschüsse zu privaten Kranken- und Pflegeversicherungen usw.

Auszahlung des Lohns/Gehalts

Der Auszahlbetrag wird auf das vom Arbeitnehmer angegebene Girokonto überwiesen. Zusätzlich erfolgt ggf. die Überweisung der Vermögensbildung auf das Konto des entsprechenden Anlageinstituts bzw. der Beiträge im Rahmen der betrieblichen Altersvorsorge an das entsprechende Versicherungsinstitut und evtl. abgerechnete Pfändungen an den Gläubiger.

Beitragsschuld der Gehaltsabrechnung

Durch die vorgezogene Fälligkeit der Sozialversicherungsbeiträge auf den drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats hat sich das Buchungsverhalten hinsichtlich der SV-Verbindlichkeiten entsprechend geändert.

Bei monatlich schwankenden Bezügen weicht die endgültige SV-Verbindlichkeit vermutlich regelmäßig von dem Vorauszahlungssoll ab. Nur wenn Sie ausschließlich Gehälter abrechnen oder Zulagen/Zuschläge jeweils einen Monat zeitversetzt abrechnen, stimmen Vorauszahlungssoll und SV-Verbindlichkeiten überein. Deshalb wird empfohlen, bei Zahlung der SV-Beiträge auf das Konto „voraussichtliche Beitragsschuld gg. SV-Trägern“ zu buchen und dieses Konto zum Monatsabschluss gegen das Konto „Verbindlichkeiten SV“ auszugleichen. Auf diesem Konto verbleibt dann zum Monatsende die Restverbindlichkeit oder ggf. die Überzahlung als sonstige Forderung.

Gehaltsabrechnung Beispiel

Aus der ELStAM-Datenbank erhält der Arbeitgeber folgende Angaben: Steuerklasse IV, 1,0 Kinderfreibetrag, Konfession ev. (Kirchensteuersatz 9 %), monatlicher Steuerfreibetrag 100 EUR.

Die Arbeitnehmerin ist Mitglied der AOK Nordost (der einheitliche Beitragssatz in der Krankenversicherung beträgt 14,6 %, der kassenindividuelle Zusatzbeitrag 0,9 %). Der Beitragssatz der Rentenversicherung beträgt 18,6 %, in der Arbeitslosenversicherung 3,0 % und in der Pflegeversicherung 2,55 % (kein Zuschlag für PV wg. Kinderfreibetrag). Diese Beiträge teilen sich der Arbeitgeber und die Arbeitnehmerin jeweils zur Hälfte.

Die Arbeitnehmerin erhält ein monatliches Gehalt von 2.010 EUR. Außerdem erhält sie lt. Tarifvertrag einen Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen (VwL) i. H. v. 27 EUR monatlich. Um die höchstmögliche staatliche Förderung zu bekommen, lässt sie monatlich 39,17 EUR von ihrem Arbeitgeber an die Bausparkasse überweisen. Außerdem erhält sie einen Fahrtkostenzuschuss für Fahrten zwischen Wohnung – erster Tätigkeitsstätte. Die einfache Entfernung beträgt 34 km. Der Fahrtkostenzuschuss beträgt:

34 km * 0,30 EUR * 15 Tage = 153 EUR (können pauschal besteuert werden).

Der Ansatz von 15 Tagen pro Monat kann aus Vereinfachungsgründen vorgenommen werden.

Die 153 EUR Fahrtkostenzuschuss dürfen pauschal mit 15 % Lohnsteuer zuzüglich 5,5 % pauschaler SolZ und 9 % pauschale KiSt besteuert werden (sofern sich der Arbeitgeber für das Nachweisverfahren entscheidet). Dieser Lohnbestandteil ist kein Arbeitsentgelt im Sinne der Sozialversicherung.

Praxis-Tipp: Nachweisverfahren oder vereinfachtes Verfahren

Der Arbeitgeber kann sich bei der Ermittlung der pauschalen Kirchensteuer entweder für das Nachweisverfahren oder für das vereinfachte Verfahren entscheiden. Beim vereinfachten Verfahren ist für alle Arbeitnehmer unabhängig von ihrer Kirchenmitgliedschaft der ermäßigte Kirchensteuersatz (zwischen 4 % und 7 % je nach Bundesland) zu verwenden, beim Nachweisverfahren ist auf die individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmale abzustellen, dann ist jedoch der volle Kirchensteuersatz anzuwenden.

Die pauschale Lohnsteuer kann vom Arbeitgeber übernommen werden, sie darf aber auch auf den Arbeitnehmer übertragen werden.

Da der Arbeitgeber jedoch für die 153 EUR auch den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung spart, hat er durch die Übernahme der pauschalen Lohnsteuer keine zusätzlichen Aufwendungen.

Gehalt			2.010 EUR
VwL-Zuschuss			27 EUR
Fahrtkosten-Zuschuss (pauschal besteuert)			153 EUR ___________
Gesamtbrutto			2.190 EUR
–	Lohnsteuer		169,00 EUR
	(aus 2.037 EUR – 100 EUR Freibetrag = 1.937 EUR)
–	Solidaritätszuschlag (5,5 %)		2,08 EUR
–	Kirchensteuer (9 %)		8,22 EUR
–	Krankenversicherung (7,3 % von 2.037,00 EUR)		148,70 EUR
–	Kassenindividueller Zusatzbeitrag (0,9 %)		18,33 EUR
–	Rentenversicherung (9,3 % von 2.037,00 EUR)		189,44 EUR
–	Arbeitslosenversicherung (1,5 % von 2.037 EUR)		30,56 EUR
–	Pflegeversicherung (1,275 % von 2.037 EUR) _______________________________________________________________________________________________________________		25,97 EUR _____________
Gesetzliches Netto			1.597,70 EUR
Abzug		Vermögensbildung	39,17 EUR _____________
		Auszahlung	1.558,53 EUR

Pauschale Lohnsteuer sowie darauf entfallender Soli und Kirchensteuer fallen für den Fahrtkostenzuschuss an.

Gehaltsabrechnung: Arbeitgeberanteil der Sozialversicherungen

Der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung (KV + RV + AV + PV) beträgt 395,69 EUR (= gesetzlich soziale Aufwendungen). Dazu kommen noch die Umlagen: Bei Arbeitgebern mit bis zu 30 Arbeitnehmern die Umlage 1 sowie bei allen Arbeitgebern die Umlage 2 und die Insolvenzgeldumlage.

Versicherung	Arbeitnehmeranteil	Arbeitgeberanteil
Krankenversicherung	148,70	148,70
KV-Zusatzbeitrag	18,33
Rentenversicherung	189,44	189,44
Arbeitslosenversicherung	30,56	30,56
Pflegeversicherung	25,97	25,97
Ggf. U1 (2,5 % von 2.037 EUR)		50,93
U2 (0,59 % v. 2.037,00 EUR)		12,02
U3 (Insolvenzgeldumlage 0,06 % v. 2.037 EUR)		1,22
Summe	413,00	458,84

Gehaltsabrechnung buchen

Buchungsvorschlag SKR 03: Gehaltsbuchung

Konto SKR 03 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag EUR	Konto SKR 03 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag EUR
4120	Gehälter	2.010,00	1755	Lohn- und Gehaltsverrechnung	2.675,31
4170	Vermögenswirksame Leistungen	27,00
4175	Fahrtkostenerstattung	153,00
4130	Gesetzliche soziale Aufwendungen	458,84
4149	Pauschale Lohnsteuer auf sonstige Bezüge	26,27
1755	Lohn- und Gehaltsverrechnung	2.675,31	1740	Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt	1.558,53
			1741	Verbindlichkeiten aus Lohn- und Kirchensteuer	205,77
			1742	Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit	871,84
			1750	Verbindlichkeiten aus Vermögensbildung	39,17
1742	Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit	871,84	1759	Voraussichtliche Beitragsschuld gg. SV-Trägern	871,84

Buchungsvorschlag SKR 04: Gehaltsbuchung

Konto SKR 04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag EUR	Konto SKR 04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag EUR
6020	Gehälter	2.010,00	3790	Lohn- und Gehaltsverrechnung	2.675,31
6080	Vermögenswirksame Leistungen	27,00
6090	Fahrtkostenerstattung	153,00
6110	Gesetzliche soziale Aufwendungen	458,64
6069	Pauschale Lohnsteuer auf sonstige Bezüge	26,27
3790	Lohn- und Gehaltsverrechnung	2.675,31	3720	Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt	1.558,53
			3730	Verbindlichkeiten aus Lohn- und Kirchensteuer	205,77
			3740	Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit	871,84
			3770	Verbindlichkeiten aus Vermögensbildung	39,17
3740	Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit	871,84	3759	Voraussichtliche Beitragsschuld gg. SV-Trägern	871,84

Wann zahlt der Arbeitgeber?

Bis zum drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats überweisen Sie sowohl den Arbeitnehmer- als auch den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung an die zuständige Krankenkasse. In der Regel zum Monatsende überweisen Sie die Auszahlbeträge an die Arbeitnehmer, die VWL, betriebliche Altersvorsorge, Pfändungen usw. Es können aber auch abweichende Zahlungstermine vereinbart werden (z. B. Altersvorsorge).

Zum 10. des Folgemonats überweisen Sie die Lohn- und Kirchensteuer einschließlich des Solidaritätszuschlags an das zuständige Finanzamt. Die Abführung der einbehaltenen Lohn- und Kirchensteuer hat zusammen mit der elektronischen Übermittlung der Lohnsteueranmeldung zu erfolgen.

Hinweis: Kreditorenkonten umschlüsseln Eine praktische Variante kann man nutzen, wenn man mit sehr vielen Krankenkassen abrechnen muss. Die DATEV bietet die Möglichkeit, Kreditorenkonten umzuschlüsseln und unter „Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit“ auszuweisen. So führen Sie jede einzelne Krankenkasse als „Kreditor“ und können diese monatlich ohne Umbuchungen problemlos abstimmen.

Empfehlung: Bruttolohnmethode Neben der Bruttolohnverbuchung besteht die Möglichkeit der sog. Nettolohnverbuchung. Dabei beschränken sich die Lohnbuchungen nur auf die reinen Zahlungsvorgänge. Bei der Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG ist das ohne Weiteres möglich. Bilanzierende Unternehmen sollten jedoch wegen der Notwendigkeit der Kontenabstimmung und der betriebswirtschaftlichen Aussagefähigkeit der Buchhaltung immer die Bruttolohnmethode (Buchung über Verbindlichkeitskonten) wählen. Das Konto „Lohn- und Gehaltsverrechnung“ wird aus buchhaltungstechnischen Gründen bei der EDV-Buchhaltung zwischengeschaltet. Daher lässt die Bruttolohnmethode eine wesentlich bessere Kontrolle über die Begleichung der Verbindlichkeiten zu.

Zusammenfassung

Die Gehaltsabrechnung ist vom Arbeitgeber, bei großen Unternehmen von der Lohnbuchhaltung, durchzuführen.

Vom Bruttolohn werden die Steuern sowie die Sozialversicherungsbeiträge abgezogen, um den Nettolohn zu ermitteln. Der Auszahlbetrag kann sich durch sonstige Abzüge oder Zuzahlungen vom Nettolohn unterscheiden.

Der Arbeitgeber hat den Auszahlbetrag an den Arbeitnehmer abzuführen. Sowohl der Arbeitgeberanteil als auch der Arbeitnehmeranteil der Sozialversicherungen wird an die Krankenkassen abgeführt. Die Steuern bezahlt der Arbeitgeber beim zuständigen Finanzamt.