Um Ihren Pflichten als Arbeitgeber, zum Beispiel der Erstellung der Lohnabrechnung, nachkommen zu können, brauchen Sie von Ihrem neuen Mitarbeiter einige Daten bzw. Unterlagen.
Mitarbeiterdaten
Welche Angaben brauchen Sie von Ihren Mitarbeitern zum Start?
Dazu gehören:
- Persönliche Angaben: Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Anschrift
- Steueridentifikationsnummer: Diese 11-stellige Nummer finden Ihre Mitarbeiter beispielsweise auf der letzten Lohnsteuerbescheinigung.
- Weitere Steuerrelevante Daten: Steuerklasse, Kinderfreibetrag, Konfession
- Sozialversicherungsausweis: Hier finden Sie die Sozialversicherungsnummer (auch SV-Nummer oder Rentenversicherungsnummer genannt) die für alle Meldungen gegenüber den Sozialversicherungsträgern benötigt wird. Sie sind verpflichtet, sich den Ausweis bei Beschäftigungsbeginn vorlegen zu lassen.
- Bankverbindung: Da die Zeiten der Lohntüte vorbei sind brauchen Sie die Bankverbindung Ihres Mitarbeiters zur Überweisung des Nettolohns.
- Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse: Legt er keine Mitgliedsbescheinigung seiner Krankenkasse vor, ist er bei der Krankenkasse anzumelden, bei der er zuletzt versichert war.
Sind für die Tätigkeit zum Beispiel ein Gesundheitsausweis, ein polizeiliches Führungszeugnis, ein LKW Führerschein oder andere nachweispflichtige Fähigkeiten notwendig, sollten Sie sich die entsprechenden (Qualifikations-)Nachweise vorlegen lassen.
Bei Minijobbern ist zudem der Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht angeraten, wenn ihr neuer Mitarbeiter keine Eigenbeiträge zur Rentenversicherung zahlen möchte.
Erfragen Sie bei Ihrem neuen Mitarbeiter auch eventuell bereits bestehende andere Beschäftigungen. Lesen Sie hier, was Sie zu Mehrfachbeschäftigung wissen müssen.
Hilfreich für die Erfassung der Mitarbeiterdaten ist ein Personalfragebogen. So stellen Sie sicher, dass Sie keine wichtigen Angaben vergessen. Nutzen Sie dafür gerne unsere Vorlage:
Was Sie als Arbeitgeber beim DSGVO-konformen Schutz von Mitarbeiterdaten – von der Bewerbung bis zum Beschäftigungsende – beachten müssen, lesen Sie in unserem Artikel „Datenschutz am Arbeitsplatz“ >>
lexoffice Lohn & Gehalt
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