Als Kleinunternehmer:in mit wachsendem Auftragsvolumen macht man sich Gedanken um den künftigen Personalbedarf. Dabei ist es sinnvoll, die freie Mitarbeit in Erwägung zu ziehen und die Vor- und Nachteile gegenüber der Einstellung von Aushilfen und Teilzeitkräften (zum Beispiel als Minijob) abzuwägen.
Freie Mitarbeit
Wann ist freie Mitarbeit im Vergleich zu Aushilfen und Minijobbern sinnvoller?
Das Wichtigste in Kürze
Freie Mitarbeiter:innen, auch als Freelancer:innen bekannt, sind Selbstständige, die auf Honorarbasis für Unternehmen arbeiten, nicht weisungsgebunden und nicht in die Unternehmensstruktur integriert sind.
Sie sind für ihre Sozialabgaben selbst verantwortlich und genießen im Gegensatz zu Festangestellten keinen Kündigungsschutz.
Für Unternehmen, die freie Mitarbeiter:innen einsetzen, gibt es sowohl Vor- als auch Nachteile.
Was bedeutet freie Mitarbeit?
Freie Mitarbeiter:innen werden auch als Freelancer:innen bezeichnet. Sie sind Selbstständige, die auf Honorarbasis Leistungen für Unternehmen erbringen.
Die Regelungen für freie Mitarbeit finden sich im Sozialgesetzbuch (SGB). Demnach unterliegen freie Mitarbeiter:innen nicht dem Weisungsrecht durch Arbeitgeber:innen und werden nicht in die Organisation des Unternehmens eingebunden.
Freie Mitarbeiter:innen können ihre Arbeit dem Titel entsprechend frei einteilen. Sie sind nicht an feste Zeiten gebunden und müssen abweichende Anweisungen zu ihren ursprünglich angedachten Tätigkeiten nicht befolgen. Stattdessen werden sie in der Regel für ein zeitlich begrenztes Projekt herangezogen und suchen sich danach neue Auftraggeber:innen.
Freie Mitarbeiter:innen sind selbstständig und müssen sich deshalb auch entsprechend beim zuständigen Finanzamt registrieren.
Unterschied zwischen freier Mitarbeit und Anstellung
Freie Mitarbeiter:innen werden für einen (oder mehrere) Aufträge für ein Unternehmen tätig. Basis ist hier kein Arbeitsvertrag, sondern ein Werkvertrag oder Dienstvertrag. Daher kommen keine arbeitsrechtlichen Bestimmungen zum Tragen.
Während festangestellte Mitarbeiter:innen ein Gehalt bekommen, das im Arbeits- oder Tarifvertrag festgelegt ist, erhalten freie Mitarbeiter:innen für jeden Auftrag eine individuelle Vergütung.
Im Gegensatz zu Festangestellten genießen freie Mitarbeiter:innen keinen Kündigungsschutz. Außerdem sind sie selbst für ihre Sozialabgaben zuständig.
Als freier Mitarbeiter beziehungsweise freie Mitarbeiterin bestimmt man selbst über die Aufträge, die man annimmt. Freie Mitarbeiter:innen dürfen gleichzeitig für so viele Auftraggeber:innen arbeiten, wie sie wollen. Wollen sie einen weiteren Job annehmen, müssen sie das mit niemandem absprechen und sich keine Erlaubnis einholen.
Freie Mitarbeit: Vor- und Nachteile
Vorteile
Die besten Argumente für die freie Mitarbeit liegen auf der Hand: Sie als Unternehmer vergeben nur dann Aufträge, wenn wirklich Arbeit anliegt. In Zeiten mit schwächerer Auslastung besteht kein Drang zur künstlichen „Arbeitsbeschaffung“.
Sie bezahlen also auch nur bei vorhandener Arbeit und i.d.R. nur bei Zufriedenheit mit dem Ergebnis. Sie genießen einen hohen Grad an Flexibilität und können auf Auftragsschwankungen schnell reagieren. Es gibt i.d.R. keine Kündigungsfristen, Sozialleistungen oder Abfindungen. Sie verlagern das wirtschaftliche Risiko an den freien Mitarbeiter oder die freie Mitarbeiterin und konzentrieren sich auf Ihr Kerngeschäft. Um Mitarbeiterführung oder Mitarbeitermotivation müssen Sie sich nicht kümmern.
Nachteile der freien Mitarbeit
Freie Mitarbeiter:innen genießen natürlich auch ihre Freiheiten. Sie sind Ihnen gegenüber nicht weisungsgebunden, sie sind nicht Teil ihres Unternehmens. So fehlen oft die Identifikation mit den Unternehmenswerten und -zielen. Zudem kann man mit der freien Mitarbeit natürlich auch wann und wo man möchte arbeiten. Da sie auch Aufträge anderer annehmen, sind sie nicht unbedingt dann verfügbar, wenn Sie eine Auftragsspitze abfangen müssen.
Das erlangte (Erfahrungs-)Wissen bleibt selbstverständlich auch extern, es erfolgt kein Transfer ins eigene Unternehmen.
Bei unklaren Regelungen besteht bei einer Betriebsprüfung die Gefahr von Strafen für eine eventuelle Scheinselbstständigkeit. Die damit einhergehenden Nachzahlungen können ein kleines Unternehmen schnell ins Straucheln bringen.
Eine freie Mitarbeiterin oder einen freien Mitarbeiter beschäftigen
Für welchen Auftrag / für welches Projekt bzw. für welche Tätigkeiten wird die freie Mitarbeit benötigt? Je nach Größe ihres eigenen Unternehmens muss klar sein, wer bzw. welche Abteilung mit dem freien Mitarbeiter oder der freien Mitarbeiterin zusammenarbeitet und den Auftrag überwacht.
Braucht es eine detaillierte Aufgabenbeschreibung oder ein Pflichten- und Lastenheft? Gibt es einen definierten zeitlichen Endpunkt für das Projekt? Darf der:die freie Mitarbeiter:in nach eigenem Ermessen weitere Personen einsetzen und wenn ja in welchem Umfang? Wie soll die Vergütung gestaltet sein (Festpreis, Pauschale, nach Aufwand)? Wie erfolgt der Leistungsnachweis? Nach welchen Kriterien werden Erfolg bzw. Zufriedenheit mit dem Ergebnis bemessen?
Freie Mitarbeit: Vertrag
Im Grunde gibt es zwei Möglichkeiten: Den Werkvertrag und den Dienstvertrag.
Bei einem Dienstvertrag, zu dem auch der Arbeitsvertrag zählt, steht die Erbringung bestimmter Dienste ohne Verpflichtung zum Erfolg im Mittelpunkt.
Im Gegensatz dazu steht der Werkvertrag, der die Verpflichtung zur Schaffung bzw. Herstellungen eines bestimmten Werkes vertraglich regelt. Dabei garantiert der:die Auftragnehmer:in den Erfolg.
Freie Mitarbeit als Nebenjob müssen sich meistens die Erlaubnis von Hauptarbeitgeber:innen einholen, bevor sie die Nebentätigkeit aufnehmen. Zudem hat freie Mitarbeit als Nebenjob das Problem, dass die Tätigkeiten nicht in Konkurrenz zum Unternehmen stehen dürfen, in dem man festangestellt ist. Gleichzeitig darf die Tätigkeit aber auch nicht auf fragwürdige Weise von der Festanstellung abweichen.
Angenommen, ein:e Mitarbeiter:in in einer Entziehungsklinik will als freie Mitarbeiter:in in Kneipen und Discotheken als Kellnerin arbeiten. Dann beißen sich die beiden Bereiche doch sehr, denn die Klinik will sicher nicht, dass ihre Angestellten tagsüber Menschen mit Suchtproblemen betreuen und abends an anderer Stelle Alkohol ausschenken.
Achtung vor Scheinselbstständigkeit
Bei der Beschäftigung eines freien Mitarbeiters oder einer freien Mitarbeiterin sollten Sie bereits beim Vertrag das Risiko einer Einstufung zur Scheinselbstständigkeit vermeiden. Hier einige (nicht rechtsverbindliche) Tipps:
- Wählen Sie einen Dienstvertrag statt eines Arbeitsvertrages.
- Definieren Sie sowohl die Tätigkeit (Routineaufgaben sind ein Indiz für abhängige Beschäftigung) als auch das Entgelt. Der:Die Auftragnehmer:in kümmert sich um freiwillige Beiträge zu den Sozialversicherungen. Da er oder sie das unternehmerische Risiko trägt, sollte er oder sie mehr verdienen als ein:e vergleichbare:r Angestellte:r.
- Regelung maximaler Freiheiten für den freien Mitarbeiter oder die freie Mitarbeiterin: Die Annahme weiterer Aufträge von anderen Auftraggeber:innen (ggf. Wettbewerber:innen ausschließen), Arbeitszeit & -ort, den Einsatz Dritter zur Erledigung der Aufträge (ggf. nach Rücksprache).
- Keine „Insignien“ der Eingliederung schaffen, wie zum Beispiel Visitenkarten oder eine Firmen-Emailadresse.
Bei der rechtlichen Absicherung helfen zum einen ein Fachanwalt oder eine Fachanwältin als auch die Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund weiter.
Checklisten für Unternehmer:innen
Bei der einfachen Checkliste wählen Sie die Aussagen aus, die auf Ihre Situation zutreffen und zählen dann die Kreuze pro Spalte zusammen. Darauf basierend können Sie eine Entscheidung für oder gegen die freie Mitarbeit treffen.
Wenn diese einfache Checkliste für Sie zu kurz greift, können Sie auch mit einer Gewichtung nach Punkten arbeiten. Hier ergibt sich ggf. ein differenzierteres Bild.
Im Vergleich zur anderen Checkliste (s.o.) zeigt sich, dass die Entscheidung zwischen der freien Mitarbeit und einer Teilzeitkraft enger ausfällt.
Online Seminare „Aushilfen, Teilzeitkräfte und freie Mitarbeiter:innen: Tipps und Tricks für Planung, Einsatz und Koordination“ & „Risiko Scheinselbstständigkeit: So stufen Sie freie Mitarbeiter:innen richtig ein!“
Wenn Sie Ihr Wissen zu den Themen freie Mitarbeit und Scheinselbstständigkeit vertiefen wollen, empfehlen wir Ihnen die Online Seminare der Lexware Akademie.
Was ist der Vorteil einer Online Schulung? Sie verlieren keine Zeit durch lange Anfahrten und das Seminar findet dann statt, wenn es in Ihren Arbeitsalltag passt. Sie bekommen selbstverständlich alle Unterlagen zur Verfügung gestellt.
lexoffice Lohn & Gehalt
Testen Sie die lexoffice Lohnabrechnung in Verbindung mit einer der lexoffice Versionen.
Wenn Sie Lohn & Gehalt ohne die anderen Funktionen von lexoffice nutzen wollen, dann hier entlang >>