Spesen

Auf Geschäftsreisen fallen Verpflegungskosten an. Diese Kosten nennt man „Spesen“. Arbeitnehmer:innen bekommen Spesen von ihren Arbeitgeber:innen erstattet. Als Selbstständige:r oder Freiberufler:in hingegen, können Sie die Spesen steuerlich absetzen.

Die Definition von Spesen

Die Bedeutung von Spesen: Spesen sind die Kosten, die entstehen, wenn Sie auf einer Geschäftsreise Geld ausgeben, um sich selbst zu versorgen. Man spricht dabei auch vom Verpflegungsmehraufwand, der im Einkommensteuergesetz (EStG) geregelt ist. Der Verpflegungsmehraufwand teilt sich in vier Kategorien auf:

• Verpflegung – zur Verpflegung gehört vor allem Nahrung, also alles, was Sie essen und trinken. Das können die Zutaten sein, die Sie zum selber kochen verwenden oder das Essen in einem Lokal oder Restaurant.
• Übernachtung – bleiben Sie über Nacht, müssen Sie irgendwo schlafen. Hotels, Motels oder Pensionen bieten sich dafür an.
• Fahrtkosten – unabhängig davon, wie Sie reisen, fallen Fahrtkosten an. Das kann das Benzin fürs Auto sein, aber auch das Zug- oder Flugticket.
• Reisenebenkosten – Gebühren für einen Parkplatz, ein gemieteter Büroraum oder was sonst noch an Kosten anfällt, die nicht zu den anderen drei Kategorien passen.

Sie können nicht die gesamten Spesenkosten Ihrer Geschäftsreise absetzen. Der Verpflegungsmehraufwand hat schon im Namen, dass es um den Mehraufwand geht. Das bedeutet, dass Sie nur die Ausgaben bei der Steuer geltend machen können, die zusätzlich zu Ihren eigentlichen Kosten anfallen.

Ein Beispiel: Sie nehmen jeden Morgen ein Frühstück zu sich. Das tun Sie zu Hause genauso wie auf der Geschäftsreise. Die Ausgaben für das Frühstück hätten Sie also auch, wenn Sie zu Hause wären. Nehmen Sie das Frühstück zu Hause am Küchentisch ein und auf der Geschäftsreise in einem Lokal, entstehen wiederum Mehrkosten.

Da es kaum möglich ist, diese Mehrkosten immer exakt zu benennen, wird bei der Abrechnung eine Pauschale angewendet.

Die Spesenabrechnung

Die Steuern für die Spesen bekommen Sie vom Finanzamt über Pauschalbeträge erstattet. Denn die Spesen sind eine steuerfreie Überweisung des Arbeitgebers. In der Steuererklärung können Sie also nicht die tatsächlichen Beträge für die Spesenabrechnung angeben.

Die sogenannten Spesensätze hängen von der Reisedauer und dem Reiseziel ab. Dazu kommt, wie lange eine Geschäftsreise dauert und ob Übernachtungen stattgefunden haben.

Die Spesensätze werden jährlich neu vom Bundesfinanzministerium festgesetzt und bestehen aus zwei Pauschalen:

• die kleine Verpflegungspauschale für Geschäftsreisen, die mehr als 8, aber weniger als 24 Stunden dauern
• die große Verpflegungspauschale für Geschäftsreisen, die länger als 24 Stunde dauern

Bei der Berechnung gelten immer volle Stunden und volle Tage. Im Jahr 2022 gilt für eine Geschäftsreise von mehr als 8 Stunden eine Pauschale von 14,00 Euro. Für die vollen 24 Stunden beträgt die Pauschale 28,00 Euro.

Was Sie unbedingt beachten müssen: Das Finanzamt geht immer davon aus, dass Ihre Reisekosten sich auf angemessene Weise ergeben. Das bedeutet, dass Sie nicht immer die teuerste Variante wählen sollten. Statt dem Luxushotel reicht auch die günstigere Alternative mit einem Stern weniger. Stellt das Finanzamt fest, dass Sie eine teure Variante gewählt haben, obwohl eine günstigere Alternative verfügbar gewesen wäre, können Sie die Spesen nicht von der Steuer absetzen.

Die Übernachtungspauschale beträgt 20,00 Euro, ist allerdings nur für Arbeitnehmer:innen von Belang, die die Pauschale von ihren Arbeitgeber:innen erstattet bekommen. Selbstständige können die Übernachtungspauschale nicht in Anspruch nehmen. Stattdessen müssen Sie für die Übernachtung die tatsächlichen Kosten durch Belege angeben.

Die Übernachtungskosten können Sie als Betriebsausgaben von der Vorsteuer abziehen. Dafür gilt der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 Prozent.

Mahlzeiten, die auf Veranstaltungen bereitgestellt werden oder zum Beispiel im Preis eines Hotels inkludiert sind, können Sie nicht pauschal abrechnen. Ist beispielsweise in der Übernachtung ein Frühstück inbegriffen, gehört das Frühstück zu den Übernachtungskosten.

Spesen in Deutschland und im Ausland

Die Spesensätze in Deutschland liegen bei 14,00 Euro und 28,00 Euro. Die Übernachtungspauschale beträgt 20,00 Euro. Damit liegt Deutschland irgendwo im guten Mittelfeld bei den Verpflegungsmehraufwandpauschalen weltweit. Jedes Land der Erde hat seine eigenen Spesensätze.

Für Geschäftsreisen ins Ausland gelten die gleichen Regeln für die Steuern wie bei Geschäftsreisen im Inland. Allerdings müssen Sie dann die Pauschalen anwenden, die für das jeweilige Land gelten. Diese Pauschalen unterscheiden sich stark und Sie informieren sich am besten bereits vor der Reise über die Höhe.

Eine Übersicht finden Sie beim Bundesfinanzministerium. Die geringste Verpflegungspauschale finden Sie derzeit in der Türkei außerhalb von Istanbul und Izmir. Die höchste Übernachtungspauschale liegt derzeit in Los Angeles in den USA. Die Pauschalbeträge variieren sehr stark von Land zu Land. Die Regeln sind aber überall gleich und es gibt jeweils eine Übernachtungspauschale, eine große und eine kleine Verpflegungspauschale.

Eine Gewährleistung für die Aktualität der Liste vom Bundesfinanzministerium können wir natürlich nicht geben. Während in Deutschland die Spesenpauschale fast jährlich angepasst wird, kann es in anderen Ländern auch häufiger vorkommen. Veränderungen sind also immer möglich. Im Zweifelsfall kontrollieren Sie die Pauschalen lieber noch anderweitig. Zum Beispiel mit einem Tool, das Ihnen direkt die Reisepauschalen für die gesamte Reisedauer berechnet. Damit sind Sie auf der sicheren Seite.