Spesen

Was sind Spesen?

Auf Geschäftsreisen fallen Verpflegungskosten an. Diese Kosten nennt man „Spesen“. Arbeitnehmer:innen bekommen Spesen von ihren Arbeitgeber:innen erstattet.

Man spricht dabei auch vom Verpflegungsmehraufwand, der im Einkommensteuergesetz (EStG) geregelt ist. Der Verpflegungsaufwand teilt sich in vier Kategorien auf.

• Verpflegung – zur Verpflegung gehört vor allem Nahrung, also alles, was Sie essen und trinken. Das können die Zutaten sein, die Sie zum selber kochen verwenden oder das Essen in einem Lokal oder Restaurant.
• Übernachtung – bleiben Sie über Nacht, müssen Sie irgendwo schlafen. Hotels, Motels oder Pensionen bieten sich dafür an.
• Fahrtkosten – unabhängig davon, wie Sie reisen, fallen Fahrtkosten an. Das kann das Benzin fürs Auto sein, aber auch das Zug- oder Flugticket.
• Reisenebenkosten – Gebühren für einen Parkplatz, ein gemieteter Büroraum oder was sonst noch an Kosten anfällt, die nicht zu den anderen drei Kategorien passen.

Sie können nicht die gesamten Spesenkosten Ihrer Geschäftsreise absetzen. Der Verpflegungsmehraufwand hat schon im Namen, dass es um den Mehraufwand geht. Das bedeutet, dass Sie nur die Ausgaben bei der Steuer geltend machen können, die zusätzlich zu Ihren eigentlichen Kosten anfallen.

Ein Beispiel: Sie nehmen jeden Morgen ein Frühstück zu sich. Das tun Sie zu Hause genauso wie auf der Geschäftsreise. Die Ausgaben für das Frühstück hätten Sie also auch, wenn Sie zu Hause wären. Nehmen Sie das Frühstück zu Hause am Küchentisch ein und auf der Geschäftsreise in einem Lokal, entstehen wiederum Mehrkosten.

Da es kaum möglich ist, diese Mehrkosten immer exakt zu benennen, wird bei der Abrechnung eine Pauschale angewendet.

Die Spesenabrechnung

Die Steuern für die Spesen bekommen Sie vom Finanzamt über Pauschalbeträge erstattet. Denn die Spesen sind eine steuerfreie Überweisung des Arbeitgebers. In der Steuererklärung können Sie also nicht die tatsächlichen Beträge für die Spesenabrechnung angeben.

Die sogenannten Spesensätze hängen von der Reisedauer und dem Reiseziel ab. Dazu kommt, wie lange eine Geschäftsreise dauert und ob Übernachtungen stattgefunden haben.

Spesen 2023 in Deutschland

Die Spesensätze werden jährlich neu vom Bundesfinanzministerium festgesetzt und bestehen aus zwei Pauschalen:

• die kleine Verpflegungspauschale für Geschäftsreisen, die mehr als 8, aber weniger als 24 Stunden dauern
• die große Verpflegungspauschale für Geschäftsreisen, die länger als 24 Stunde dauern

Bei der Berechnung gelten immer volle Stunden und volle Tage. Im Jahr 2023 gilt für eine Geschäftsreise von mehr als 8 Stunden eine Pauschale von 14,00 Euro. Für die vollen 24 Stunden beträgt die Pauschale 28,00 Euro.

Was Sie unbedingt beachten müssen: Das Finanzamt geht immer davon aus, dass Ihre Reisekosten sich auf angemessene Weise ergeben. Das bedeutet, dass Sie nicht immer die teuerste Variante wählen sollten. Statt dem Luxushotel reicht auch die günstigere Alternative mit einem Stern weniger. Stellt das Finanzamt fest, dass Sie eine teure Variante gewählt haben, obwohl eine günstigere Alternative verfügbar gewesen wäre, können Sie die Spesen nicht von der Steuer absetzen.

Die Übernachtungspauschale beträgt 20,00 Euro und ist nur für Arbeitnehmer:innen von Belang, die die Pauschale von ihren Arbeitgeber:innen erstattet bekommen.

Mahlzeiten, die auf Veranstaltungen bereitgestellt werden oder zum Beispiel im Preis eines Hotels inkludiert sind, können Sie nicht pauschal abrechnen. Ist beispielsweise in der Übernachtung ein Frühstück inbegriffen, gehört das Frühstück zu den Übernachtungskosten.

Wann wird eine Verpflegungspauschale gekürzt?

Sobald die Verpflegung nicht vollständig selbst bezahlt wird, wird das Spesengeld gekürzt. Bezahlt beispielsweise ein Kunde im Restaurant das Mittagessen oder wird bei einer Veranstaltung die Verpflegung gestellt, muss der Spesensatz gekürzt werden.

Folgende Kürzungen gelten 2023:

• 20% für das Frühstück
• 40% für das Mittagessen

Je nach Dauer der Geschäftsreise müssen folgende Beträge abgezogen werden:

Spesen im Ausland

Jedes Land hat seine eigenen Spesensätze. Für Geschäftsreisen ins Ausland gelten die gleichen Regeln für die Steuern wie bei Geschäftsreisen im Inland. Allerdings müssen Sie dann die Pauschalen anwenden, die für das jeweilige Land gelten. Diese Pauschalen unterscheiden sich stark und Sie informieren sich am besten bereits vor der Reise über die Höhe.

Eine Übersicht finden Sie beim Bundesfinanzministerium. Die geringste Verpflegungspauschale finden Sie derzeit in der Türkei außerhalb von Istanbul und Izmir. Die höchste Übernachtungspauschale liegt derzeit in Los Angeles in den USA. Die Pauschalbeträge variieren sehr stark von Land zu Land. Die Regeln sind aber überall gleich und es gibt jeweils eine Übernachtungspauschale, eine große und eine kleine Verpflegungspauschale.

Eine Gewährleistung für die Aktualität der Liste vom Bundesfinanzministerium können wir natürlich nicht geben. Während in Deutschland die Spesenpauschale fast jährlich angepasst wird, kann es in anderen Ländern auch häufiger vorkommen. Veränderungen sind also immer möglich. Im Zweifelsfall kontrollieren Sie die Pauschalen lieber noch anderweitig. Zum Beispiel mit einem Tool, das Ihnen direkt die Reisepauschalen für die gesamte Reisedauer berechnet. Damit sind Sie auf der sicheren Seite.

Spesen berechnen als Selbstständige:r

Selbstständige können Spesen von der Steuer absetzen.

Bei der Reise mit dem Geschäftswagen oder öffentlichen Verkehrsmitteln werden die genauen Fahrtkosten angegeben. Nutzen Sie Ihr privates Auto, dann können Sie eine Kilometerpauschale von 0,30 € ansetzen.

Bei den Verpflegungskosten gelten dieselben Regelungen wie für Angestellte.

Die Übernachtungspauschale kann allerdings nicht in Anspruch genommen werden. Stattdessen müssen Selbstständige für die Übernachtung die tatsächlichen Kosten durch Belege angeben.

Dabei ist zu beachten, dass das Frühstück bei der Hotelrechnung separat angegeben wird. Die Übernachtungskosten können nämlich als Betriebsausgaben von der Vorsteuer abgezogen werden mit dem ermäßigten Steuersatz von 7%. Für die Verpflegung gilt der Steuersatz von 19%.