Spesenabrechnung

Die Spesenabrechnung für Geschäftsreisen

Eine Spesenabrechnung dient dem Ausgleich privater Ausgaben auf einer Geschäftsreise bzw. Dienstreise. Auf einer Geschäftsreise wird sozusagen in Vorkasse gegangen, um sich mit lebenswichtigen Dingen zu versorgen. Die Spesenabrechnung gleicht diese Vorauszahlungen wieder aus und lässt die Ausgaben über das Unternehmen laufen.

Die Definition der Spesenabrechnung

Bevor wir die Spesenabrechnung definieren können, müssen wir zuerst einmal definieren, was Spesen überhaupt sind. Spesen beschreiben laut Definition die Verpflegungskosten, die auf einer beruflich bedingten Reise anfallen.

Spesen entstehen also auf einer Geschäftsreise und beinhalten alle Ausgaben für die notwendige Verpflegung während dieser Geschäftsreise. Dazu gehören sowohl Nahrung als auch die Unterbringung. Auch Beförderungskosten und Kosten, die aufgrund von kostenpflichtigen Veranstaltungen, die im direkten Zusammenhang mit der Geschäftsreise stehen, gehören zu den Spesen.

Wichtig ist, dass Spesen direkt mit der Geschäftsreise zusammenhängen müssen. Nahrung ist ein lebenswichtiger Aufwand und steht somit immer mit der Geschäftsreise in Verbindung. Die Eintrittskarte für den Zoo hingegen ist eine private Ausgabe und zählt demnach nicht zu den Spesen. Eine Eintrittskarte zu einer Fachmesse, für die die Geschäftsreise angetreten wurde, hingegen schon.

Gleiches gilt für die Beförderungskosten. Die Taxifahrt vom Hotel zum Messegelände sind Spesen. Die Busfahrt vom Hotel zum Zoo nicht.

Die Spesenabrechnung dient simpel gesprochen, um Spesen von einer Geschäftsreise abzurechnen, damit Mitarbeiter:innen nicht auf den zuvor gezahlten privaten Ausgaben sitzenbleiben.

Eine Spesenabrechnung greift also immer, wenn private Ausgaben auf einer Geschäftsreise getätigt wurden und diese über das Unternehmen ausgeglichen werden müssen. Das gilt nicht nur für Angestellte, sondern auch für Selbstständige oder Freiberufler:innen, die während einer Geschäftsreise mit ihrem privaten Geld gezahlt haben.

Gesetzlich gesehen ist die Spesenabrechnung notwendig, um die Spesen erstattet zu bekommen. Wird von Mitarbeiter:innen keine Spesenabrechnung vorgelegt, muss ein:e Arbeitgeber:in die Spesen nicht bezahlen.

Die Spesenabrechnung dient dem Finanzamt als Nachweis für die korrekte Abrechnung der angegebenen Reisenebenkosten. Auf Nachfrage muss die Spesenabrechnung also an das Finanzamt übermittelt werden. Deshalb ist es wichtig, dass auch Selbstständige und Freiberufler:innen, die sich die Spesen im Grunde selbst erstatten, eine Spesenabrechnung erstellen.

Eine falsche Spesenabrechnung – also ein bewusster Versuch, sich als Mitarbeiter:in durch die Spesenabrechnung zu bereichern – ist ein fristloser Kündigungsgrund.

Die Kostenarten in der Spesenabrechnung und Spesenpauschalen

Wir sind in diesem Artikel schon ein wenig auf die Kostenarten eingegangen, die in der Spesenabrechnung geltend gemacht werden dürfen. Wir wollen aber die einzelnen Kostenarten einmal im Detail betrachten und mit Beispielen deutlich machen, welche Kosten zu den Spesen gehören und welche nicht.

Generell kann man die Kostenarten bei den Spesen in vier Kategorien unterteilen:

  • Beförderungskosten
  • Übernachtungskosten
  • Verpflegungskosten
  • sonstige Kosten

Die Beförderungskosten

Beförderungskosten bezeichnen alle Arten von Kosten, die durch einen Weg von Punkt A nach Punkt B entstehen. Dabei spielt es keine Rolle, wie dieser Weg zurückgelegt wird. Obwohl bei den Beförderungskosten auch gerne allgemein von Fahrtkosten gesprochen wird, kann jedes Beförderungsmittel dafür genutzt werden.

Einzige Ausnahme ist der Firmen-PKW. Da der Firmenwagen ohnehin dem Unternehmen gehören und die Kosten im Zusammenhang mit dem Firmenwagen automatisch dem Unternehmen zugeschrieben werden, werden diese nicht auf der Spesenabrechnung berücksichtigt.

Mitarbeiter:innen, die mit einem Firmenwagen unterwegs sind und diesen volltanken, können sich die Kosten dafür aber trotzdem von dem oder der Arbeitgeber:in zurückholen. Dafür ist zum Beispiel ein Fahrtenbuch gut geeignet, damit die Fahrtkosten darin verfolgt werden und dementsprechend erstattet werden können.

Kosten für ein Bahnticket oder Flugticket und auch für einen Mietwagen sind in voller Höhe als Spesen abrechenbar. Dafür müssen entsprechende Belege vorgelegt werden. Das gilt für alle Fahrten im Rahmen der Geschäftsreise oder Dienstreise.

Wird der Mietwagen auch für private Fahrten während der Geschäftsreise genutzt, muss das von den Spesen abgezogen werden.

Wenn bei einer Geschäftsreise mit dem privaten PKW an der Tankstelle zusätzlich noch ein Benzinkanister mit Benzin gefüllt wird, weil dort der Benzinpreis gerade niedrig ist, ist das logischerweise eine private Ausgabe und hat auf der Spesenabrechnung nichts verloren.

Privates Fahrzeug für Geschäftsreisen

Wird die Geschäftsreise mit einem privaten Fahrzeug angetreten, gibt es drei Möglichkeiten für die Abrechnung der Spesen:

Es kann ein Fahrtenbuch geführt werden, in dem alle beruflichen Fahrten mit entsprechenden Kosten dokumentiert werden. Diese Kosten werden dann mit Belegen nachgewiesen, wie beispielsweise der Quittung von der Tankstelle.

Zusätzlich kann ein individueller Kilometersatz festgehalten werden. Die Abrechnung erfolgt in dem Fall dann immer über 12 Monate. Die Kosten müssen dabei aber genau nachgewiesen werden. Nur das Fahrtenbuch reicht nicht aus. Es müssen auch Belege für jeden Cent vorgelegt werden. Hierbei ist die Nachweispflicht sehr hoch und es muss wirklich alles bis ins kleinste Detail dokumentiert und nachgewiesen werden. Der Aufwand ist bei dieser Methode also mit Abstand am höchsten.

Die Kilometerpauschale berechnet einfach 30 Cent pro gefahrene Kilometer mit einem PKW oder 20 Cent mit einem Motorrad. Diese Form der Abrechnung ist die einfachste, aber eben auch nicht auf den Cent genau.

Die Übernachtungskosten

Übernachtungskosten können grundsätzlich in voller Höhe abgerechnet werden. Allerdings muss darauf geachtet werden, die Übernachtungskosten von den Verpflegungskosten zu trennen. Ist im Hotelpreis beispielsweise das Frühstück inbegriffen, muss das Frühstück gesondert betrachtet werden.

Wenn sich die Kosten dafür nicht konkret trennen lassen, muss vom Gesamtbetrag für das Hotel ein Abschlag von 20 Prozent abgezogen werden. Dieser gilt dann für die Verpflegungspauschale.

Die Verpflegung

Der Verpflegungsmehraufwand bezieht sich auf Nahrung. Alles, was gegessen oder getrunken wird, fällt unter Verpflegung.

Für die Abrechnung der Verpflegung gibt es bestimmte Verpflegungspauschalen, die auf der Dauer einer Geschäftsreise aufbauen.

Eine Geschäftsreise mit einer Dauer unter 8 Stunden sieht keinen Verpflegungsmehraufwand vor. Es wird davon ausgegangen, dass für diesen Zeitraum alles Notwendige an Verpflegung mit auf die Geschäftsreise genommen werden kann. Spesen werden in diesem Zeitraum also nicht erstattet.

Ab einer Dauer von 8 Stunden bis zu einer Dauer von 24 Stunden liegt die Verpflegungspauschale bei 14 Euro.

Ab einer Dauer von 24 Stunden gibt es 28 Euro pro 24 Stunden der Geschäftsreise.

Diese Erstattungen sind einmalig und beziehen sich immer auf die gesamte Dauer. Bei einer Geschäftsreise von 36 Stunden gäbe es also beispielsweise einmal 28 Euro für 24 Stunden und einmal 14 Euro für die 12 Stunden, da noch keine weiteren 24 Stunden voll gemacht wurden. Bei einer Dauer von 30 Stunden gibt es einmalig 28 Euro für 24 Stunden.

Eine Ausnahme von dieser Regelung existiert bei Geschäftsreisen, die zwar kurz sind, aber eine Übernachtung beinhalten. In dem Fall dürfen 12 Euro geltend gemacht werden.

Bei Auslandsreisen muss der Verpflegungsmehraufwand immer an der Spesenpauschale des entsprechenden Landes bemessen werden.

Die sonstigen Kosten

Sonstige Kosten umfassen alles, was nicht in die anderen drei Kategorien passt. Je nach Geschäftsreise oder Dienstreise können beispielsweise Kosten für Internet anfallen oder es müssen Parkgebühren gezahlt werden.

Damit diese Kosten in der Spesenabrechnung geltend gemacht werden können, müssen zwingend Belege, Quittungen, Rechnungen und sonstige Dokumente als Nachweis vorgelegt werden. Außerdem wird ein Nachweis benötigt, wann, warum und wo diese Kosten entstanden sind. Es muss also alles dokumentiert werden. Es könnte schließlich auch sein, dass Parkgebühren aus einem privaten Zweck heraus entstanden sind.

Müssen Arbeitgeber:innen Spesen bezahlen?

Die einfache Antwort auf die Frage, ob Arbeitgeber:innen dazu verpflichtet sind, Spesen zu bezahlen, lautet: Ja. Die etwas komplexere Antwort hängt noch ein „Aber“ an die Antwort dran.

Das Bürgergesetzbuch (BGB) legt fest, dass Arbeitgeber:innen für die Kosten und Spesen ihrer Mitarbeiter:innen auf Geschäftsreisen aufkommen müssen.

Allerdings gelten für die Einreichung der Spesenabrechnung bestimmte Fristen. Das Gesetz sieht vor, dass eine Spesen- oder Reisekostenabrechnung innerhalb von drei Jahren eingereicht werden muss, damit noch eine Zahlungspflicht besteht.

Diese Regelung lässt sich aber leicht aushebeln, indem in den unternehmensinternen Reisekostenrichtlinien eine kürzere Frist festgelegt wird. Diese darf aber nicht unter drei Monaten liegen.

Wird eine Spesenabrechnung nicht innerhalb der Frist eingereicht, muss ein:e Arbeitgeber:in die Kosten nicht mehr erstatten.

Alternativ können Arbeitnehmer:innen die Reisenebenkosten aber auch immer als Werbekosten in der Steuererklärung von der Steuer absetzen. Allerdings bedeutet das bei einem Betrag unter 1.000,00 Euro in der Regel einen Verlust. Die rechtzeitige Einreichung der Spesenabrechnung ist also immer der bessere Weg.