Lineare Abschreibung: Worauf Unternehmer achten sollten

Angeschaffte Wirtschaftsgüter rechtssicher linear abschreiben

Bestimmte Gegenstände bzw. Wirtschaftsgüter, die Sie als Unternehmer für Ihr Unternehmen anschaffen oder herstellen, dürfen Sie als Betriebsausgabe buchhalterisch erfassen und in Ihrem handelsrechtlichen und steuerlichen Jahresabschluss geltend machen. Das bedeutet, dass die Kosten für dieses Wirtschaftsgut Ihren Gewinn und damit auch Ihre Steuerausgaben mindern. Manche dieser Gegenstände, wie z. B. ein Fahrzeug, eine Maschine oder eine Anlage, haben in der Regel hohe Anschaffungs- oder Herstellkosten und eine mehrjährige Nutzungsdauer. Mit der Zeit verlieren sie jedoch an Wert, solange, bis sie verbraucht oder nicht mehr nutzbar sind. Um diese Wertminderung buchhalterisch und steuerlich zu erfassen, werden sie – je nach Nutzungsdauer des Gegenstandes – über mehrere Jahre abgeschrieben. Dies hat zudem den Vorteil, dass der Unternehmer zu jedem Zeitpunkt einen Überblick über den aktuellen Wert seines Betriebsvermögens hat.

Es gibt unterschiedliche Arten an Abschreibungen. Die gängigste Abschreibungsmethode ist die lineare Abschreibung. In diesem Fall werden in den nächsten Jahresabschlüssen die Anschaffungs- oder Herstellkosten für das Wirtschaftsgut gleichmäßig (linear) auf die erwartete Nutzungsdauer des Gegenstandes verteilt. Die Nutzungsdauer ist somit entscheidend für die Höhe der jährlichen Abschreibung. Da diese im Vorfeld schwer ermittelbar ist, gibt es eine gesetzliche Abschreibungstabelle, aus der die Nutzungsdauer in vielen Fällen abgelesen werden kann. Eine lineare Abschreibung ist jedoch nur möglich, wenn

  • es sich um ein abnutzbares Wirtschaftsgut handelt
  • Sie den Gegenstand angeschafft oder hergestellt haben
  • Sie die Nutzungsdauer richtig ermitteln
  • Sie die Abschreibung richtig berechnen
  • Sie die Abschreibung richtig buchen

Wie Unternehmer bei der linearen Abschreibung vorgehen

Abnutzbares Wirtschaftsgut. Es dürfen nur abnutzbare bewegliche (z.B. Maschinen, Möbel oder Fahrzeuge) und unbeweglich (z. B. Gebäude oder Außenanlagen) Wirtschaftsgüter linear abgeschrieben werden. Zu den nicht abnutzbaren Wirtschaftsgütern zählen zum Beispiel Grund und Boden. Auch abnutzbare immaterielle Wirtschaftsgüter (z.B. Patente) werden linear abgeschrieben.

Höhe der Anschaffungs- und Herstellkosten. Zunächst müssen Sie den Bemessungswert des Wirtschaftsgutes, d.h. die Anschaffungs- oder Herstellkosten, ermitteln. Das sind die Aufwendungen, die geleistet werden bzw. notwendig sind, um ein Wirtschaftsgut zu erwerben oder herzustellen und in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen (also inklusive Nebenkosten und nachträglichen Anschaffungskosten). Das kann zum Beispiel der Rechnungsbetrag über den Erwerb eines Fahrzeugs sein.

Bestimmung der Nutzungsdauer. Die Nutzungsdauer ist entscheidend für die Höhe der jährlichen Abschreibung, daher ist es wichtig, sie richtig zu bestimmen. Um die Abschreibung ab dem ersten Jahr geltend machen zu können, müssen Unternehmer demnach bereits bei der Abschaffung oder Herstellung des Wirtschaftsgutes wissen, welche voraussichtliche Nutzungsdauer diese haben. Dies kann vielmals nur im Wege einer Schätzung erfolgen, wobei es darauf ankommt, wann das Wirtschaftsgut voraussichtlich verbraucht sein wird. Da das nicht so einfach zu schätzen ist, hat der Gesetzgeber Afa-Tabellen ins Lebens gerufen. Dabei handelt es sich um amtliche Abschreibungstabellen, in denen die Nutzungsdauer vieler gängiger Wirtschaftsgüter festgelegt wurde. Dies ermöglicht eine einheitliche Schätzung der Nutzungsdauer und gibt dem Unternehmer Rechtssicherheit, da die Afa-Tabellen in der Regel auch von den Finanzgerichten als verbindlich angesehen werden. Wer eine kürzere Abschreibungsdauer ansetzen möchte, muss besondere Umstände darlegen können, die eine schnellere Abschreibung rechtfertigen, z. B. schnellerer Verschleiß wegen Umwelteinflüssen. Für viele Wirtschaftszweige (Branchen) gibt es zudem zusätzliche besondere Abschreibungstabellen, welche Vorrang vor der amtlichen Abschreibungstabelle der allgemein verwendbaren Wirtschaftsgüter genießen.

Abschreibung richtig berechnen. Den jährlichen Abschreibungsbetrag ermitteln Sie, indem Sie die Anschaffungs- oder Herstellkosten durch die Nutzungsdauer teilen. Dabei ist zu beachten, dass jedes Jahr immer derselbe Abschreibungsbetrag vom Restwert des Wirtschaftsgutes abgeschrieben wird. Am Ende der Nutzungsdauer hat das Gut dann einen Wert von 0 Euro. Bei Anschaffungskosten von 4.000 Euro und einer Nutzungsdauer von 4 Jahren ergibt sich somit eine jährliche Abschreibung von 25 Prozent, d.h. von 1.000 Euro.

Abschreibungsbetrag =Anschaffung
Anschaffungsdauer in Jahren

Abschreibung richtig buchen. Bei der linearen Abschreibung handelt es sich um eine planmäßige Abschreibung, die sowohl handelsrechtlich als auch steuerlich angesetzt werden kann. Die Abschreibung, die der Unternehmer geltend macht, bucht er z. B. auf das Konto «Abschreibungen auf Sachanlagen (ohne AfA auf Kfz und Gebäude)» 4830 (SKR 03) bzw. 6220 (SKR 04).

Der Buchungssatz lautet dann:

Abschreibungen auf Sachanlagen (ohne AfA auf Kfz und Gebäude) an Wirtschaftsgut

Besonderheiten bei der linearen Abschreibung

Zeitanteilige Abschreibung. Eine Besonderheit bei der linearen Abschreibung ist, dass Wirtschaftsgüter, die im Laufe eines Jahres hergestellt oder angeschafft werden, nur zeitanteilig abgeschrieben werden können. Im Klartext: Es kann nur der Anteil angesetzt werden, der auf die Zeit zwischen Anschaffung und Jahresende entfällt. Die Abschreibung wird demzufolge zeitanteilige nach Monaten berechnet. Wird beispielsweise ein Wirtschaftsgut am 15.3.2016 angeschafft, können im Jahr 2016 nur 75 Prozent des errechneten jährlichen Abschreibungsbetrags angesetzt werden.

Abschreibung nach einer Kaufpreisminderung. Sofern sich die Anschaffungskosten erst nach dem ersten Jahr der Abschreibung mindern (z.B. nachträglicher Rabatt), müssen Sie die Abschreibung im Anschaffungsjahr vom höheren Wert und später vom reduzierten Betrag berechnen.