Außerplanmäßige Abschreibung

Was ist eine außerplanmäßige Abschreibung?

Die außerplanmäßige Abschreibung entstammt dem Handelsrecht, ist im Steuerrecht aber auch als Teilwertabschreibung bekannt. Sie können oder müssen die außerplanmäßige Abschreibung bei einer Wertminderung von abnutzbaren und nicht abnutzbaren Vermögenswerten und Anlagegütern anwenden. Was genau das bedeutet und wie eine außerplanmäßige Abschreibung funktioniert, erklären wir Ihnen in diesem Artikel.

Die Unterscheidung zwischen planmäßiger und außerplanmäßiger Abschreibung

Der Wert eines Vermögensgegenstandes wird durch die Anschaffungs- oder Herstellungskosten bestimmt. Über die Zeit verringert sich allerdings der Wert von Vermögensgegenständen und die Kosten dafür müssen abgeschrieben werden.
Dabei wird zwischen planmäßigen und außerplanmäßigen Abschreibungen unterschieden.

Die planmäßige Abschreibung

Bei der planmäßigen Abschreibung werden die Gegenstände des Anlagevermögens abgebildet. Der Orientierungswert ist die voraussichtliche Dauer der Nutzung der Gegenstände.
Eine planmäßige Abschreibung nehmen Sie regelmäßig vor, wenn Ihnen die Nutzungsdauer des Produkts bereits bekannt ist. Sie können Abschreibungen aus unterschiedlichen Gründen vornehmen, wenn die Nutzungszeit beschränkt ist:

  • Abnutzung bei Maschinen und Gegenständen
  • Veralterung bei Software oder modischen Waren
  • Zeitliche Beschränkungen bei Lizenzen

Grundstücke unterliegen übrigens nicht der Abnutzung. Diese können Sie also nicht abschreiben lassen. Gebäude hingegen schon, unabhängig davon, ob sie zum Betrieb gehören oder als Wohnraum dienen.

Die Informationen über Nutzungsdauer und geplante Abschreibungszeiträume können Sie einer AfA-Tabelle (Absetzung-für-Abnutzung-Tabelle) entnehmen. Neben der allgemeinen Abschreibungstabelle „AV“ gibt es auch AfA-Tabellen für jede Branche und jeden Wirtschaftszweig.

Planmäßige Abschreibung sind laut dem Handelsgesetzbuch (HGB) sowohl im Handels- und Steuerrecht vorgeschrieben.

Als Ausgangspunkt für die Höhe einer planmäßigen Abschreibung gelten immer die Anschaffungs- oder Herstellungskosten.

Die außerplanmäßige Abschreibung

Eine außerplanmäßige Abschreibung nehmen Sie dann vor, wenn ein abgeschriebenes Produkt dauerhaft unbrauchbar wird. Sei es durch einen irreparablen Schaden oder auch durch einen Diebstahl.

Tritt plötzlich ein Wertverlust ein, dürfen Sie eine außerplanmäßige Abschreibung buchen. Das ist zum Beispiel der Fall bei:

  • technischem Wertverlust durch einen Unfall, eine Beschädigung oder Diebstahl
  • wirtschaftlichem Wertverlust durch technologische Entwicklung oder Modewechsel

Sie müssen die dauerhafte Wertminderung selbst feststellen und darlegen. Allerdings gibt es dabei Abgrenzungen bei der Begründung, die Sie unbedingt beachten müssen:
Hat das Wirtschaftsgut beispielsweise weiterhin einen erheblichen Wert, können Sie die verkürzte Nutzungsdauer nicht mit einem Verlust der Rentabilität des ursprünglich geplanten Einsatzes begründen. Die Begründung muss also eindeutig aufzeigen, warum eine Wertminderung vorliegt und weshalb diese dauerhafter Natur ist.

Das Wertaufholungsgebot

Außerdem müssen Sie das Wertaufholungsgebot beachten. Sie müssen nachweisen, dass der Teilwert des Wirtschaftsguts, das Sie außerplanmäßig abschreiben wollen, weiterhin unter der Bewertungsobergrenze liegt, die zu Beginn der planmäßigen Abschreibung festgelegt wurde.

Sollten die Gründe für die dauerhafte Wertminderung aus irgendeinem Grund nicht mehr bestehen, müssen Sie die außerplanmäßige Abschreibung rückgängig machen, da Sie das Produkt wieder verwenden können.

Stellt sich eine dauerhaft gebuchte Wertminderung als unbegründet heraus, führen Sie eine Zuschreibung durch. Das ist eine Buchwerterhöhung für Ihre Vermögensgegenstände und somit das Gegenteil einer Abschreibung.

Eine Zuschreibung dürfen Sie nur dann vornehmen, wenn Sie zuvor eine außerplanmäßige Abschreibung getätigt haben. Haben sich die Gründe für die außerplanmäßige Abschreibung umgekehrt oder entfallen sie aus bestimmten Gründen, dann – und nur dann – müssen Sie eine Zuschreibung buchen. Die Höchstgrenze für eine Zuschreibung sind immer die Anschaffungs- oder Herstellungskosten.

Ein Beispiel für eine außerplanmäßige Abschreibung

Stellen Sie sich vor, Sie kaufen eine neue Maschine für Ihr Unternehmen im Wert von 50.000 Euro und gehen von einer Nutzungsdauer von fünf Jahren aus. Dann können Sie diese Maschine als planmäßige Abschreibung sozusagen steuerrechtlich „abbezahlen“. Durch die Abschreibung oder „Absetzung für Abnutzung“ wird grundsätzlich vermieden, dass Unternehmer:innen kurz vor Jahresende schnell Anschaffungen tätigen, um Steuern zu sparen. Die Betriebsausgaben und somit steuerliche Auswirkungen verteilen sich also über den Nutzungszeitraum. Die Abschreibung hat aber auch einen Vorteil für Sie: Die Investition belastet Ihren Gewinn nicht in vollem Umfang, sondern es wird jährlich nur ein Teil davon steuerlich abgerechnet wird. Der Gewinn wird dadurch gleichmäßig belastet.

In diesem Beispiel wären das nach einfacher Rechnung 10.000 Euro pro Jahr, die Sie die nächsten fünf Jahre abschreiben.

Außerdem wird bei einer Abschreibung immer auch die Wertminderung berücksichtigt. Nehmen wir einfach mal an, der Wert der Maschine mindert sich durch Abnutzung jährlich um 5.000 Euro. Dann taucht in der jährlichen Bilanz die Maschine immer um die Wertminderung reduziert auf. Also im zweiten Jahr beträgt der Wert noch 45.000 Euro, im dritten Jahr noch 40.000 Euro und so weiter.

Sie gehen also in diesem Fall davon aus, dass Sie die Maschine in Ihrem Unternehmen fünf Jahre lang nutzen werden und über diesen Zeitraum planmäßig abschreiben werden.
Wenn der unwahrscheinliche Fall eintritt, dass jemand in Ihren Betrieb einbricht und diese Maschine entwendet, oder wenn ein Feuer ausbricht und die Maschine vernichtet, können Sie die Maschine plötzlich nicht mehr verwenden. Die zuvor festgelegten fünf Jahre Verwendungsdauer können nicht eingehalten werden. Sie dürfen die Maschine also außerplanmäßig abschreiben.

Tritt der noch unwahrscheinlichere Fall ein, dass die Diebe erneut in Ihre Firma einbrechen und die Maschine zurückbringen, können Sie die Maschine wieder verwenden und müssen die außerplanmäßige Abschreibung rückgängig machen. Realistischer wird dieses Beispiel, wenn Sie statt an eine Maschine etwa an ein Fahrzeug denken.

Mit dem Niederstwertprinzip eine außerplanmäßige Abschreibung buchen

Im Handelsgesetzbuch (HGB) sind die Bewertungsvorschriften für die unterschiedlichen Vermögensgegenstände definiert. Die Herstellungs- und Anschaffungskosten sind dabei immer die Basis für den jeweiligen Wertansatz. Für die Folgebewertung nutzen Sie das Niederstwertprinzip.

Das Niederstwertprinzip ist Teil der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) und stellt die Handlungsvorgaben für Wertminderungen bei Vermögensgegenständen. Es ergibt sich aus dem Vorsichtsprinzip und dem Imparitätsprinzip, die dem Gläubigerschutz dienen. Vermögensgegenstände aus dem Anlagevermögen und Vermögensgegenstände des Umlaufvermögens werden laut dem Niederstwertprinzip mit verschiedenen Ansätzen abgeschrieben.

Das gemilderte Niederstwertprinzip

Zur Folgewertermittlung von Vermögensgegenständen des Anlagevermögens wird das gemilderte Niederstwertprinzip herangezogen. Wichtig ist dabei, dass zwischen dauerhafter und vorübergehender Wertminderung unterschieden wird, die darüber entscheidet, ob Sie ein Wahlrecht haben oder nicht.

Bei einer vorübergehenden Wertminderung besteht ein Wahlrecht. Sie stellen den Anschaffungswert und den aktuellen Börsen- oder Marktwert zum Bilanzstichtag gegenüber. Den Anschaffungspreis müssen Sie dabei entsprechend der planmäßigen Abschreibung mindern. Bei einer vorübergehenden Wertminderung können Sie dann das Wahlrecht nutzen, um sich zwischen dem bisherigen Buchwert oder dem aktuellen, niedrigerem Wert zu entscheiden.

Aber Vorsicht! Bei einer vorübergehenden Wertminderung dürfen Sie ausschließlich Finanzanlagen außerplanmäßig abschreiben. Sachanlagen und immaterielle Vermögensgegenstände müssen Sie nur bei einer dauerhaften Wertminderung außerplanmäßig abschreiben.

Bei einer dauerhaften Wertminderung besteht kein Wahlrecht. Das bedeutet, Sie sind dazu verpflichtet, eine außerplanmäßige Abschreibung vorzunehmen. Dabei ist es egal, um welchen Vermögensgegenstand es sich handelt. Finanzanlagen, Sachanlagen und immaterielle Vermögensgegenstände müssen bei dauerhafter Wertminderung außerplanmäßig abgeschrieben werden.

Das strenge Niederstwertprinzip

Alle Vermögensgegenstände, die zum Umlaufvermögen zählen und abgeschrieben werden, unterliegen dem strengen Niederstwertprinzip. Beim strengen Niederstwertprinzip müssen Sie auch bei vorübergehender Wertminderung eine außerplanmäßige Abschreibung buchen.

Getreu dem Namen Niederstwertprinzip müssen Sie dabei immer den niedrigsten Wert ansetzen. Der niedrigste Wert ergibt sich entweder aus den Anschaffungs- oder Herstellungskosten (AHK) oder dem Börsen- bzw. Marktpreis am Abschlussstichtag.

Das gilt allerdings nicht für Finanzanlagen. Diese müssen Sie bei einer dauerhaften Wertminderung außerplanmäßig abschreiben, haben bei einer vorübergehenden Wertminderung aber das Wahlrecht.

Abschreibungspflicht, Abschreibungsverbot und Abschreibungswahlrecht

In dieser Auflistung geben wir Ihnen einen Überblick darüber, bei welchen Gegebenheiten Sie zu einer außerplanmäßigen Abschreibung verpflichtet sind, wann Sie ein Wahlrecht haben oder wann sogar ein Verbot für eine außerplanmäßige Abschreibung besteht:

Vorübergehende Wertminderung

  • abnutzbares Anlagevermögen – Wahlrecht
  • nicht abnutzbares Anlagevermögen – Verbot
  • Finanzanlagen – Wahlrecht
  • Umlaufvermögen – Pflicht

Dauerhafte Wertminderung

  • abnutzbares Anlagevermögen – Pflicht
  • nicht abnutzbares Anlagevermögen – Pflicht
  • Finanzanlagen – Pflicht
  • Umlaufvermögen – Pflicht

Was sind Vermögensgegenstände?

Vermögensgegenstände sind im Prinzip alle Güter mit Nutzungspotenzial für ein Unternehmen. Im Handelsgesetzbuch (HGB) ist der Begriff nicht klar definiert, aber es handelt sich dabei um Objekte, Rechte, Lizenzen und Anlagen, die eine selbstständige Bewertbarkeit besitzen.

Sachanlagen

Bei Sachanlagen handelt es sich um physische Objekte, die Sie anfassen können. Man kann sie auch materielle Vermögensgegenstände nennen. Darunter fallen sowohl Maschinen als auch Fahrzeuge, Gebäude sowie Büroeinrichtungen.

Die meisten Sachanlagen gehören zum abnutzbaren Anlagevermögen. Das bedeutet, dass die Nutzungsdauer zeitlich bestimmbar ist und Sie schon beim Erwerb wissen, wie lange die abnutzbare Sachanlage in Ihrem Unternehmen genutzt werden wird.

Eine nicht abnutzbare Sachanlage ist zum Beispiel das Grundstück, auf dem Sie Ihr Unternehmen errichten. Zum einen nutzt sich Grund und Boden nicht in dem Sinne ab und zum anderen können Sie nicht vorzeitig festlegen, wie lange Sie mit Ihrem Unternehmen an Ort und Stelle verweilen werden. Es ist schließlich unwahrscheinlich, dass Ihr Plan ist, das gekaufte Grundstück nach fünf Jahren zu verkaufen und mit Ihrem Unternehmen an einen anderen Ort zu ziehen.

Immaterielle Vermögensgegenstände

Die immateriellen Vermögensgegenstände sind also sozusagen das Gegenstück zu den Sachanlagen. Sie können immaterielle Vermögensgegenstände nicht anfassen.
Beispiele für immaterielle Vermögensgegenstände sind Lizenzen, Patente, Urheberrechte und Software.

In manchen Fällen ist die Unterscheidung zwischen einem materiellen und immateriellen Vermögensgegenstand schwierig. Computer-Software beispielsweise kann auf eine CD gepresst oder einem Datenträger gespeichert werden. Bei CD und Datenträger handelt es sich um physische Objekte, was den Sachanlagen zuzuordnen wäre.

Da es aber die Software ist, die Sie erworben haben und CD oder Datenträger sozusagen die Verpackung ist, handelt es sich um einen immateriellen Vermögensgegenstand.
Beachten sollten Sie zudem, dass immaterielle Vermögensgegenstände nur dann in Ihrer Bilanz auftauchen dürfen, wenn Sie diese käuflich oder in einem Tauschgeschäft erworben haben oder der Erwerb durch einen Unternehmenszusammenschluss entstand. Entwickeln Sie selbst Computer-Software und nutzen diese in Ihrem Unternehmen, dürfen Sie diese ausschließlich in der Handelsbilanz aufführen.

Finanzanlagen

Aktien und Fonds sind Finanzanlagen und wohl selbsterklärend. Aber auch Darlehen, zum Beispiel in Form eines Kredits an ein verbundenes Unternehmen, gehören dazu. Erworbene Anteile an einem verbundenen Unternehmen gelten ebenfalls als Finanzanlage.

Finanzanlagen müssen Sie grundsätzlich mit den Anschaffungskosten bewerten. Eine planmäßige Abschreibung ist deshalb nicht möglich.
Obwohl es sich bei Finanzanlagen um ein nicht abnutzbares Anlagevermögen handelt, dürfen Sie es aber bei einer vorübergehenden Wertminderung außerplanmäßig abschreiben.

Umlaufvermögen

Zum Umlaufvermögen gehören alle Gegenstände, die sozusagen verbraucht werden. Es handelt sich also um den Vermögensteil Ihres Unternehmens, dessen Bestand zeitlich begrenzt ist.

Dazu gehören zum Beispiel Rohstoffe, Vorräte, Wertpapiere und Anzahlungen.
Beim Umlaufvermögen besteht für Sie bei jeglicher Wertminderung eine Pflicht zur außerplanmäßigen Abschreibung.
Mit dieser Übersicht haben Sie hoffentlich einen guten Überblick darüber, wann Sie eine außerplanmäßige Abschreibung vornehmen dürfen oder sogar müssen und in welchem Fall sie verboten ist.