Gelangensbestätigung

Was ist eine Gelangensbestätigung?

Geschäfte laufen nicht immer innerhalb der Landesgrenzen ab. Wenn Waren ins EU-Ausland geliefert werden, gelten dabei gewisse Nachweisvorschriften. Das liegt unter anderem daran, dass die Umsatzsteuerregelungen bei Lieferungen über die Landesgrenzen anders geregelt werden als innerhalb eines Landes. Ein Teil davon ist die Gelangensbestätigung.

Die Definition der Gelangensbestätigung

Die Gelangensbestätigung ist auch als Gelangensbescheinigung (oder Gelangenheitsbescheinigung) bekannt und dient als Nachweis für die Lieferung von Waren ins EU-Ausland. Gesetzlich geregelt ist sie in der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UstDV), die seit Januar 2014 alle Unternehmer:innen, die innerhalb der EU Exportgeschäfte betreiben, dazu verpflichtet, eine Gelangensbestätigung beim Finanzamt einzureichen.

Der Sinn dahinter ist, dass Unternehmer:innen dadurch von der Umsatzsteuer befreit werden, da diese in der Regel im Empfangsland ausgewiesen werden muss. Nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG) sind innergemeinschaftliche Lieferungen von der Umsatzsteuer befreit. Dabei handelt es sich um Lieferungen aus Deutschland ins EU-Ausland.

Der innergemeinschaftliche Erwerb muss vom Empfänger oder der Empfängerin versteuert werden. Das gilt natürlich auch bei Lieferungen aus dem EU-Ausland nach Deutschland.

Die Umsatzsteuerbefreiung ist nur dann geltend, wenn von Händler:innenseite nachgewiesen wird, dass die Lieferung beim Ziel angekommen ist und entgegengenommen wurde. Fehlt der Nachweis, darf das Finanzamt eine Umsatzsteuer für die Lieferung festsetzen.

Die Nachweispflicht in Form der Gelangensbestätigung gilt ausschließlich für B2B-Geschäfte. Die bestellten und gelieferten Waren müssen also für den Betrieb eines Unternehmens genutzt werden. Bei Privatkund:innen entfällt diese Nachweispflicht, weil Privatleute ohnehin keine Umsatzsteuer ausweisen dürfen.

Die Gelangensbestätigung soll Steuerbetrug verhindern und sogenannte Karussellgeschäfte unterbinden. Das sind Scheingeschäfte, bei denen die Gelder an der Steuer vorbeigeschleust werden. Durch die Nachweispflicht werden alle Beträge genau festgehalten.

Die Gelangensbestätigung in der EU und im Drittland

Ein wichtiger Aspekt der Gelangensbestätigung ist eine eindeutige und leichte Überprüfbarkeit. Wie diese auszusehen hat, ist in Absatz 1 der UstDV festgelegt. Der Nachweis muss demnach durch das Doppel der Rechnung oder durch eine Bestätigung des Empfängers oder der Empfängerin oder gegebenenfalls einer berechtigten Vertretung – das kann beispielsweise ein:e Arbeitnehmer:in sein, die die Ware im Unternehmen entgegennimmt –, dass die Ware in das Unternehmen gelangt ist, erbracht werden.

Die Gelangensbestätigung hat ihren Namen also daher, dass bestätigt wird, dass eine Lieferung zum Ziel gelangt ist. Laut der UstDV muss es sich bei dem Nachweis aber nicht zwingend um eine Gelangensbestätigung handeln. Es dürfen auch Nachweise mit dem gleichen Inhalt genutzt werden.

Die ursprüngliche Idee hinter dem Gesetz war es, die Abläufe bei Lieferungen ins EU-Ausland zu vereinfachen. Wie sich herausstellte, wuchs aber eher der Aufwand und die Unternehmen protestierten gegen dieses Gesetz. Dadurch wurden die zusätzlichen Regelungen hinzugefügt, die die Nachweispflicht ein wenig auflockert und nicht fest auf die Gelangensbestätigung auslegte.

Die Gelangensbestätigung wird bei der Abnahme unterzeichnet und kann der Spedition direkt wieder mitgegeben werden.

Für Lieferungen in Drittländer hat die Gelangensbescheinigung im Übrigen keine Bewandtnis. Bei solchen Lieferungen besteht ebenfalls eine Nachweispflicht, die muss aber durch andere Papiere und Dokumente wie beispielsweise den Ausgangsvermerk.

Das muss in der Gelangensbestätigung stehen

Wie üblich, gibt es für die Gelangensbestätigung einige Pflichtangaben, die unbedingt inhaltlich vorkommen müssen. Ist die Gelangensbestätigung inhaltlich nicht komplett, kann das Finanzamt diese ablehnen und Umsatzsteuer festlegen und einfordern.

Diese Pflichtangaben müssen unbedingt in der Gelangensbestätigung stehen, damit diese vom Finanzamt akzeptiert wird:

  • Name und Anschrift des Abnehmers oder der Abnehmerin
  • Ort, Monat und Erhalt der Ware; entspricht im Grunde dem Ende der Lieferung
  • Die handelsübliche Bezeichnung der Lieferung; bei bestimmten Objekten kann das speziell sein, so ist zum Beispiel bei einem gelieferten Fahrzeug die Fahrzeug-Identifikationsnummer anzugeben
  • Die Menge der Lieferung
  • Das Ausstellungsdatum der Lieferbestätigung
  • Eine Unterschrift des Abnehmers oder der Abnehmerin oder einer mit der Abnahme beauftragten Person; handelt es sich um eine elektronische Übermittlung, entfällt die Unterschriftpflicht, aber es muss ein Nachweis bestehen, dass die Übermittlung im Verfügungsbereich des Abnehmers oder der Abnehmerin begonnen hat
  • Bei einer Vertretungsberechtigung muss diese durch einen Belegnachweis nachgewiesen werden

Für die formelle Gestaltung der Gelangensbestätigung gibt es keine gesetzlichen Vorschriften. Sofern alle Pflichtangaben in der Gelangensbestätigung enthalten sind, ist die Gestaltung nicht wichtig.

Bei Unsicherheiten können Sie aber auch eine Vorlage verwenden, damit Sie definitiv alle Inhalte in der Gelangensbestätigung berücksichtigen.

Der Unterschied zwischen Versand und Beförderung

Gesetzlich wird zwischen dem Versand einer Ware und der Beförderung von Waren unterschieden. Das hat auch Auswirkungen auf die Nachweispflicht.

Eine Versendung beinhaltet in der Regel eine dritte Instanz in Form einer Spedition oder eines Kurierdienstes. Die Waren gelangen über diese dritte Instanz in das jeweilige Gemeinschaftsgebiet.

Eine Beförderung ist es, wenn die Ware vom Lieferanten selbst in das Gemeinschaftsgebiet überführt wird. Das Unternehmen hat also einen eigenen Fuhrpark und transportiert die Ware selbst.

Beim Versand muss keine Gelangensbestätigung erstellt werden. Ein Nachweis ist aber trotzdem erforderlich. Dafür reicht der Frachtbrief oder eine Spediteursbescheinigung.

Es gibt auch noch andere Nachweismöglichkeiten, die anstatt der Gelangensbestätigung verwendet werden können. Zum Beispiel kann bei dem Versand nur eines Gegenstands eine formlose Bestätigung des oder der Empfänger:in als Nachweis ausreichen. Der Versendungsbeleg reicht dann ebenfalls aus, um die Überlieferung nachzuweisen.

Alternative Nachweismöglichkeiten

Nach der UstDV gibt es noch weitere Möglichkeiten, der Nachweispflicht nachzukommen, die anstelle der Gelangensbestätigung gültig sind. Dafür sind aber immer gewisse Pflichten zu erfüllen:

Handelsrechtliche Frachtbriefe gelten als Nachweis, wenn der oder die Auftraggeber:in des oder der Frachtführer:in unterzeichnet hat. Zudem muss die Empfänger:innenunterschrift als Bestätigung für den Erhalt der Ware enthalten sein.

Die Spediteursbescheinigung muss sich auf die erfolgte Verbringung beziehen. Diese kann auch elektronisch übermittelt werden. Dieser Nachweis ist aber nur dann gültig, wenn die Spedition vom Lieferanten beauftragt wird und nicht von dem oder der Empfänger:in.

Wird die Spedition von dem oder der Empfänger:in beauftragt, ist die Spediteursbescheinigung dann gültig, wenn der Nachweis der Bezahlung des Liefergegenstandes auf dem Bankkonto erfolgt. Die Finanzverwaltung empfiehlt in diesem Fall aber die Gelangensbestätigung nach deutschen Vorgaben zu verwenden.

Bei einer elektronischen Überwachung des Sendungsverlaufs reichen als Nachweis die schriftliche oder elektronische Auftragserteilung und das erstellte Protokoll aus. Dadurch wird der Transportweg lückenlos nachgewiesen.

Postsendungen können auch durch eine Empfangsbescheinigung bei der Entgegennahme nachgewiesen werden. Diese werden von Postdienstleister:innen ausgestellt. Dabei kann auf das Protokoll verzichtet werden.

Für die Gelangensbestätigung und alle alternativen Nachweisformen, gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.

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