Frachtbrief

Definition Frachtbrief

Der Frachtbrief ist ein offizielles Dokument des Frachtverkehrs, dass zum Transport einer Fracht als sogenanntes Warenbegleitdokument genutzt wird. Bei der Fracht kann es sich um Güter jeder Art und Größe handeln. Wie die Güter transportiert werden ist ebenfalls egal. Für den Transport kommen Straße, Schiene, Wasser oder Luft in Frage. Die inhaltlichen Regelungen, Vorschriften und Aufbewahrungsfristen für den Frachtbrief sind in den §§ 407 ff. Handelsgesetzbuch (HGB) zu finden.

Wer Frachtbriefe benötigt

Unternehmen des Güterverkehrs wie Speditionen, Containerdienstleister oder Schiffe benötigen für den ordnungsgemäßen Transport der Ware einen Frachtbrief. Dieser dient als Transport- oder Begleitdokument und bescheinigt dem jeweiligen Transportunternehmen, dass es die Ware in ordentlichem Zustand und in der genannten Menge empfangen hat. Die Spedition oder der Containerdienstleister legt dem Empfänger der Ware den Frachtbrief am Zielort vor. Bei einem Warentransport erfolgt die Übergabe der Transportpapiere generell gleichzeitig mit der Warenübergabe. Für die Erstellung von Frachtbriefen werden heute verschiedene Software Lösungen genutzt.

Aufbau und Struktur eines Frachtbriefes

Für den Inhalt eines Frachtbriefes gibt es Vorschriften. Die folgenden Informationen müssen in einem Frachtbrief stehen:

  • Absender, Frachtführer und Empfänger der Ware
  • Anschrift der Übernahme- und Empfängerstelle mit entsprechenden Datumsangaben
  • Menge, Maße, Gewicht und Art der Verpackung des Transportgutes
  • Angabe zu Fracht- und Zollkosten
  • Angaben bei eventuellem Gefahrgut
  • Mitteilungen über die Art des Versandes

Der Frachtbrief wird von der Buchhaltung des Unternehmens in drei Ausfertigungen ausgestellt. Das Original ist das Warenbegleitdokument, eine Ausfertigung verbleibt beim Absender der Ware und ein Dokument erhält der Empfänger der Ware. Alle drei Ausfertigungen sind vom Absender zu unterschreiben.

Funktionen von Frachtbriefen

Frachtbriefe erfüllen drei wichtige Funktionen, die Informationsträger-, Beweis- und Quittungsfunktion.

Informationsträgerfunktion

Als warenbegleitendes Instruktionspapier informiert der Frachtbrief den Spediteur sowie den Empfänger der Ware über Menge, Inhalt, Gewicht und Beschaffenheit der Ware sowie die Beförderungsart und -strecke. Bei eventuellen Beförderungshindernissen kann der Spediteur so geeignete Maßnahmen zur sicheren Weiterbeförderung der Ware ergreifen.

Beweisfunktion

Ein ordnungsgemäß unterzeichneter Frachtbrief hat gemäß § 409 Handelsgesetzbuch (HGB) eine Beweisfunktion. Gut und Verpackung der Ware sowie die Menge der Packstücke wurden mit der Unterschrift als ordnungsgemäß dokumentiert. Für die einwandfreie Zuordnung der Güter werden die Packstücke mit Nummern gekennzeichnet.

Quittungsfunktion

Der Frachtbrief hat ebenfalls eine Quittungsfunktion inne. Diese entsteht einerseits durch den Übernahmevorgang (§ 409 Abs. 1 HGB) sowie andererseits mit den Angaben über das Frachtgut wie Zustand der Verpackung, Menge der Güter, Gewicht (§ 409 Abs. 2 HGB).

Der Frachtbrief im internationalen Güterverkehr

Für den Transport von Frachtgut im internationalen Güterverkehr gelten verschiedenen Bestimmungen:

  • im internationalen Eisenbahnverkehr gilt das CIM-Abkommen über die entsprechenden Beförderungen
  • bei grenzüberschreitenden Straßentransporten gilt das CMR-Abkommen über den Transport im internationalen Straßengüterverkehr
  • beim Transport im Luftverkehr gelten das Warschauer Abkommen sowie die IATA

Termine und Fristen von Frachtbrief

Frachtbriefe müssen rechtzeitig vor Versand der Waren und Güter fertig gestellt und unterzeichnet sein. Für die Aufbewahrung der Frachtbriefe gelten die Bestimmungen über die Aufbewahrungsfristen von Dokumenten und Belegen laut Handelsgesetzbuch (HGB). Für die rechtzeitige Erstellung der Dokumente und deren anschließende fristgerechte Aufbewahrung sollten sich Unternehmen für eine moderne und leistungsfähige Software wie Lexoffice entscheiden. Lexoffice bietet verschiedene Funktionen wie Aufträge schreiben, Banking- und Zahlungsabgleich, Buchhaltung oder Texterkennung, mit denen sich die internen Prozesse von Speditionen oder Transportunternehmen wesentlich verbessern lassen. Die Handhabung ist dank der übersichtlichen Benutzeroberfläche spielend leicht und selbsterklärend.

Geschichtliches zum Frachtbrief

Wann der Frachtbrief genau entstanden ist, ist nicht überliefert. Er dürfte jedoch spätestens mit der Kolonialisierung und dem beginnenden Handel mit Kaffee, Gewürzen, Seide und Zucker eine immer wichtigere Rolle gespielt haben. Diese Güter wurden ab dem 16. Jahrhundert, teilweise bereits viel früher, vor allem mit Schiffen transportiert. Zur besseren Zuordnung der Fracht gab es damals entsprechende Transportdokumente, die ab Hafen bis zum Empfänger der Fracht mitgeführt werden mussten.