Kaizen

Was ist Kaizen?

Kaizen ist ein Prinzip aus Japan, das als Lebens- und auch Arbeitsplatzphilosophie genutzt wird. Dabei geht es vor allem um Verbesserungsprozesse, bei denen Arbeitsabläufe optimiert werden. Dadurch verspricht man sich langfristigen Erfolg ohne einen hohen finanziellen Aufwand. Wie Sie Kaizen in Ihrem Unternehmen einsetzen können, verraten wir Ihnen in diesem Artikel.

Die Bedeutung von Kaizen

Die japanische Sprache funktioniert ein wenig anders als die deutsche Sprache. In Japan benutzt man drei Schriften, davon zwei Silbenschriften. Deshalb setzen sich in der japanischen Sprache viele Wörter aus Silben und deren Bedeutung zusammen. Kaizen ist so ein Wort. Es setzt sich zusammen aus Kai, das „Veränderung“ oder „Wandel“ bedeutet, und Zen, was für „zum Besseren“ steht. Es ist also die „Veränderung zum Besseren“.

Kaizen ist vor allem eine japanische Lebens- und Arbeitsphilosophie, die das kontinuierliche und unendliche Streben nach Verbesserung ins Zentrum stellt. Als methodisches Konzept lässt es sich auch in Ihrem Unternehmen anwenden.

In Europa hat sich das Kaizen-Prinzip unter der Bezeichnung „kontinuierlicher Verbesserungsprozess” (KVP) etabliert. Das Konzept basiert darauf, den gegenwärtigen Zustand zu akzeptieren, zu analysieren und modifiziert weiterzuführen.

Der Ansatz selbst ist dabei humanorientiert und hat die Förderung der Motivation aller Mitarbeiter:innen und deren Identifikation mit den Arbeitsinhalten an ihrem Arbeitsplatz zum Ziel. Um dieses Ziel umzusetzen, werden Mitarbeiter:innen in die Gestaltung von Prozessen eingebunden.

Das gilt für alle Mitarbeiter:innen, Führungskräfte und die Geschäftsleitung gleichermaßen. Dadurch, dass Kaizen bzw. KVP ein nie endender Prozess mit durchgehenden kleinen Verbesserungen aller betrieblichen Elemente ist und das ständige Streben nach Qualitätssicherung und Motivation verfolgt, ist das Kaizen-Prinzip ein bedeutendes Managementkonzept in modernen Unternehmen.

Der Umfang von Kaizen

Kaizen steht für die Verbesserung sämtlicher Vorgänge von der Idee über die Fertigstellung bis hin zur Vermarktung und Kund:innenpflege. Das schließt vor allem die stetige Weiterentwicklung der Mitarbeiter:innen mit ein. Kaizen soll für Mitarbeiter:innen ein Umfeld schaffen, in dem sie ohne Druck und die Angst vor negativen Auswirkungen durch ihre Handlungen und Leistungen durch den Arbeitstag zu gehen. Das ermöglicht ihnen, Probleme zu erkennen, zu thematisieren und zu lösen. Dadurch wird die Belegschaft dazu ermuntert, ständig über Verbesserungen ihres Arbeitsplatzes und dessen Umfeld nachzudenken.

Kaizen ist somit eine veränderte Einstellung, die zum ganzheitlichen Denken und zum Wandel der Unternehmenskultur, sprich von der Zweck- zur Sinngemeinschaft führt.

Das Kaizen-Prinzip basiert auf dem Gedanken, dass jedes System ab dem Zeitpunkt seiner Einrichtung zum Scheitern verurteilt ist, sofern es nicht ständig erneuert bzw. verbessert wird. Jeder Tag ohne eine Verbesserung im Unternehmen ist ein verlorener Tag. Kaizen ist somit die Philosophie der ewigen Veränderung und der Flexibilität, um auf die Veränderungen der Umwelt zu reagieren.

Im Rahmen von Kaizen als Managementkonzept spricht man auch vom Kaizen-Schirm, unter dem alle Bereiche zusammengefasst sind, die durch das Kaizen-Prinzip zum Besseren beeinflusst werden.

Der Kaizen-Schirm von Imai

Abb. 1: Der Kaizen-Schirm von Imai

Unter dem Kaizen-Schirm vereinen sich die wesentlichen Inhalte des Kaizen-Prinzips. Wie gut zu erkennen ist, stehen dabei Qualitätssteigerung und Entwicklung der verschiedenen Aspekte im Fokus.

Aktivitäten in Kaizen und KVP

Kaizen lässt sich am besten im Workshop realisieren. Dabei können auch Moderationsmethoden eine große Rolle spielen. Im Workshop analysieren die Teilnehmer:innen unter Anleitung der eigens dafür ausgebildeten Moderation die eingeführten Arbeitsprozesse und erarbeiten Verbesserungsmöglichkeiten zu festgestellten Schwachstellen. Die Realisierung der erarbeiteten Lösungsvorschläge erfolgt in der Regel durch die Teilnehmer:innen selbst unmittelbar im Anschluss an den Workshop. Sie werden aber bei Erfolg auch von anderen Bereichen übernommen.

Kaizen umfasst drei grundlegende Aktivitäten, die in ihrer Reihenfolge aus dem Status Quo eine aufgeräumte Struktur entstehen lassen. Die Aktivitäten in der angedachten Reihenfolge sind:

  • die Standardisierung – der momentane Zustand wird analysiert und zum Standard erklärt, der verbessert werden soll
  • die 5 S – im Deutschen sind es keine 5 S, sondern verschiedene Buchstaben, aber im Japanischen handelt es sich um „Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu und Shitsuke“, übersetzt sind es „Aussortieren, Aufräumen, Sauberhalten, Anordnung zur Regel machen und Selbstdisziplin“
  • Beseitigung von Verschwendung – im Japanischen „Muda“, was alle Arten von Verschwendung in Bezug auf Ressourcen und Kosten meint

Daraus ergeben sich die wichtigsten Vorteile, die Kaizen Ihrem Unternehmen bei richtiger Umsetzung bringen kann:

  • Kosteneinsparungen
  • Senkung der Ausschusszahlen
  • Platzersparnis
  • Senkung der Lagerbestände
  • verbesserte Wert- und Instandhaltung
  • verbessertes Betriebsklima
  • verbesserte Kommunikation
  • eigenverantwortliche Mitarbeiter:innen
  • Steigerung der Arbeitsmoral

Diese positiven Effekte ziehen bei Weiterführung des Kaizen-Prinzips durchgehende Verbesserungen und weitere Vorteile nach sich. So wird die Philosophie von Kaizen umgesetzt: stetige Verbesserung und Vermeidung von Stillstand.

Zehn Kaizen Regeln

Beachten Sie diese zehn Regeln, um ein stetiges Wachstum zu gewährleisten.

  1. Versuchen Sie alles in Frage zu stellen und bessere Alternativen zu finden.
  2. Verwandeln Sie ein „Das geht nicht“ in ein „Wie geht das?“.
  3. Suchen Sie neue und innovative Konzepte und legen Sie dafür alte und vertraute ab.
  4. Korrigieren Sie Fehler sofort.
  5. Halten Sie sich nicht mit Entschuldigungen oder Beschuldigungen auf, sondern versuchen Sie Fehler effizient wieder zu lösen.
  6. Ermitteln Sie die wahren Ursachen für Probleme, indem sie fünf Mal nach dem Warum fragen.
  7. Im Team kommen Sie am schnellsten voran, fragen Sie also mehrere Personen nach ihrer Meinung.
  8. Geld löst nicht alle Probleme, manchmal braucht es nur etwas Zeit, um die richtige Lösung zu finden.
  9. Sehen Sie schwierige Aufgaben als Chance sich zu verbessern und an sich zu wachsen.
  10. Hören Sie nie auf nach einer kontinuierlichen Verbesserung zu streben.

Unterschiede und Vorteile von Kaizen gegenüber anderen Managementkonzepten

Die meisten Managementkonzepte ähneln sich vor allem in ihrer Zielsetzung. Total-Quality-Management (TQM), Business Reengineering und Lean Management verfolgen genauso wie Kaizen das Ziel, durch Verbesserungen im Unternehmen eine Erfolgssteigerung zu erreichen. Aber wie so oft ist der Weg das Ziel und dieser unterscheidet sich bei Kaizen von den meisten anderen Managementkonzepten.

TQM setzt mit seinem System an der Kundenorientierung an, Lean Management und Business Reengineering konzentrieren sich stark auf die Prozessorientierung. Dabei steht bei all diesen Managementkonzepten die Verbesserung in großen Schritten im Fokus.

Kaizen hingegen setzt bei den Mitarbeiter:innen an und kennzeichnet sich durch kleine, dafür aber häufige Verbesserungsschritte.

Bei Kaizen geht es vor allem um die Menschen und deren Potenzial, Probleme selbst zu erkennen und eigenständig zu lösen. Die Investitionen richten sich daher weniger auf Technologien, auch wenn diese nicht vernachlässigt werden dürfen, sondern vielmehr auf das Humankapital. Die Mitarbeiter:innen eines Unternehmens werden als zentrale Ressource bzw. Vermögensteil betrachtet.

Ausgaben für Personal, insbesondere für Aus- und Weiterbildung, stellen demnach weniger einen Kostenfaktor als vielmehr eine Investition in die Zukunft dar. Mitarbeiter:innen mit hohen Qualifizierungen oder dem Potenzial zur Weiterentwicklung und Fortbildung, die für Veränderungen offen sind und diese mittragen, bilden schließlich den Grundstein für den Erfolg von Kaizen und somit für den zukünftigen Erfolg des Unternehmens. Kaizen ist kein Konzept, dass nur an einem Punkt ansetzt und diesen versucht, so gut wie es geht zu verbessern.

Durch den Ansatz bei allen Mitarbeiter:innen setzt Kaizen gleichzeitig in allen Bereichen und an allen Prozessen an, denn in allen Bereichen und an allen Prozessen sind Mitarbeiter:innen vorhanden. Dadurch entsteht ein durchgängiger Verbesserungsprozess im gesamten Unternehmen.

Kaizen und die Innovation

Ein bedeutender Unterschied zwischen Kaizen und westlichen Managementkonzepten besteht darin, dass Kaizen automatisch mit einer prozessorientierten Denkweise verbunden ist. Das westliche Denken indes ist eher innovations- und ergebnisorientiert. Kaizen und Innovation können beide als grundlegende Unternehmensstrategien bezeichnet werden, die zum Fortschritt und Erfolg eines Unternehmens beitragen.

Innovationen sind definiert als einschneidende und langfristig orientierte Veränderungen. Das sind beispielsweise technologische Neuerungen oder neue Produktionsverfahren. Innovationen sind meistens mit hohen Investitionen und Kosten verbunden. Außerdem haben Innovationen oft einen externen Einfluss. Sie werden von der Konkurrenz wahrgenommen und gegebenenfalls adaptiert. Der durch eine Innovation erreichte Vorsprung wird deshalb durch die Reaktionen der Konkurrent:innen unter Umständen schnell aufgeholt. Dann muss die nächste Innovation her, die ebenfalls wieder adaptiert werden kann. Die Geschichte der Menschheit ist tatsächlich gespickt mit Innovationen, die den Erfinder:innen bzw. Entdecker:innen weniger gebracht haben als denen, die die Innovationen adaptiert oder weitergedacht haben. Kennen Sie beispielsweise Antonio Meucci? Nein? Er erfand das Telefon. Zumindest eine sehr frühe Version. Das Patent dafür konnte er sich allerdings nicht leisten und so übernahm Alexander Graham Bell Meuccis Ideen, entwickelte sie weiter und patentierte das Telefon seinerseits. Meucci sah nie einen Cent für seine Vorarbeit.

Die Methoden von Kaizen setzen weniger auf kurzfristige Innovation als auf kleine Schritte, die zu dauerhaften Wettbewerbsvorteilen führen. Innovationen sind vor allem auf schnell expandierenden Märkten wichtig, um mit der Konkurrenz mitzuhalten. Kaizen hingegen ist vor allem auf kleineren Märkten mit hohen Qualitätsansprüchen der Konsument:innen von Vorteil. Es senkt auf Dauer die Kosten und steigert die Qualität. Das geschieht natürlich auch durch Innovationen, aber diese finden eher im kleinen Rahmen statt. Kaizen setzt mehr auf das große Ganze. Innovationen sind nur ein Teil davon.