Betriebswirtschaftliche Auswertung

Inhaltsverzeichnis

Das Wichtigste in Kürze
Die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) ist eine wichtige Informationsquelle für Unternehmen, um den aktuellen Stand ihrer Finanzen zu erfahren. Sie ermöglicht es, Schwachstellen zu erkennen und geeignete Maßnahmen zur Verbesserung zu ergreifen. Die BWA sollte regelmäßig, beispielsweise monatlich, erstellt werden, um die Entwicklung des Unternehmens im Blick zu behalten. Es gibt verschiedene Arten von BWAs, die auf die spezifischen Bedürfnisse verschiedener Branchen zugeschnitten sind. Eine qualifizierte BWA berücksichtigt auch Abgrenzungen, um einen vollständigen Überblick zu bieten. Zur Erstellung einer BWA wird eine geeignete Software benötigt, die auf der Gewinn– und Verlustrechnung basiert. Eine aussagekräftige BWA enthält alle relevanten Ausgaben und Einnahmen und berücksichtigt auch Lager- und Warenbestände.

Einführung in die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)

Jedes Unternehmen, dem die Buchführungspflicht zwingend vom Gesetzgeber vorgeschrieben ist, hat eine Betriebswirtschaftliche Auswertung zu erstellen. Darunter fallen neben den Kleinst-Unternehmen ebenfalls folgende Gruppen:

Freiberufler
Handwerker
Händler

Sie alle haben die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) zu beachten. Über jeden Geschäftsvorfall werden im Rahmen der GoB Buchungsbelege ausgestellt und diese verbucht. Damit werden alle relevanten geschäftlichen Unternehmensvorfälle im Rechnungswesen festgehalten.

Wenn Sie also zum Beispiel eine Firma gründen, dann ist die Erstellung einer BWA eine zwar nicht verpflichtende, aber dennoch äußerst wertvolle Informationsquelle im Rahmen Ihrer Finanzbuchhaltung. Denn so erfahren Sie während des laufenden Finanzjahres alles über Ihre Erlös- und Kostensituation und damit Aussagekräftiges über die Ertragslage Ihrer Firma.

Gut zu wissen: Anders als den Jahresabschluss, können Sie die BWA monatlich einsehen.

Die Betriebswirtschaftliche Auswertung zeigt also immer den aktuellen Stand Ihres Unternehmens. Das hilft Ihnen auf diese Weise beim Erkennen möglicher Schwachstellen. Außerdem gibt Sie Ihnen damit die Möglichkeit, geeignete Verbesserungsmaßnahmen zu ergreifen.

In diesem Zusammenhang bedenken Sie jedoch bitte immer, dass es „DIE BWA“ nicht gibt. Je nach den verwendeten Kennzahlen und Zusatzbuchungen, ergeben sich unterschiedlich aussagekräftige und verwertbare Erkenntnisse. Denn in der monatlichen Finanzbuchhaltung werden sowohl alle umsatz– und lohnsteuerpflichtigen Prozesse als auch sozialversicherungsrelevante Vorgänge erfasst.

Anders als die Betriebswirtschaftliche Auswertung folgt dabei die Finanzbuchhaltung nicht betriebswirtschaftlichen Erfordernissen. Stattdessen bezieht sie sich auf die rechtlichen Anforderungen für die ordnungsgemäße Rechnungslegung nach dem Handels- beziehungsweise Steuerrecht.

Neben den Betriebsergebnissen, verfolgt eine BWA das Ziel, den gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung und termingerechten Steuerzahlungen zu genügen.

Was ist die Betriebswirtschaftliche Auswertung?

Die BWA verschafft Ihnen also einen detaillierten und aktuellen Überblick sowohl über die Kosten– als auch die Erlössituation Ihrer Firma. Zudem gibt sie Ihnen unterjährig Aufschluss über den wirtschaftlichen Erfolg sowie die Kapitalstruktur Ihres Betriebes inklusive der Liquidität.

Wozu dient die BWA?

Diese Auswertung ist ein Instrument zur Steuerung Ihres Unternehmens. Daher ist es ratsam, wenn Sie kontinuierlich, beispielsweise monatlich, eine BWA erstellen. Damit prüfen Sie die Entwicklung Ihres Geschäftes und behalten es im Blick. Denn die monatlich erstellte betriebswirtschaftliche Auswertung präsentiert Ihnen alle aktuellen Unternehmensdaten in komprimierter Form. Auf diese Weise können Sie Ihre Entscheidungen sofort basierend auf gesicherte Zahlen treffen.

Zum Beispiel haben Sie die Gelegenheit, Ihre Einkommenssteuer-Vorauszahlungen zu berichtigen oder zu prüfen, ob gegebenenfalls ein Investitionsabzugsbetrag möglich ist. Auch können Sie sich auf etwaige Besprechungen anhand der Daten Ihrer Buchführung perfekt vorbereiten. Darüber hinaus benötigen Sie die BWA für Kreditgespräche. Banken wollen immer zur Vorbereitung der Kreditentscheidungen die Betriebswirtschaftliche Auswertung sehen, sowie die (Bewegungs-)Bilanzen und die Gewinn- und Verlustrechnungen der Vorjahre in Augenschein nehmen. Zu einer erfolgreichen Verhandlung bei einer solchen Kreditvergabe ist es empfehlenswert, wenn auch Sie selbst Ihre BWA lesen und verstehen können.

Warum ist die Nutzung einer Unternehmenssoftware wie „lexoffice“ im Zusammenhang mit der Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) sinnvoll?

Die BWA ist die essentielle Basis für Ihre Entscheidung hinsichtlich der Steuerung Ihres Unternehmens. Daher ist sie auch besonders wichtig für Gespräche mit Ihrer Bank und anderen wichtigen Partner:innen.

lexoffice erledigt Ihre Buchhaltung so, dass Sie stets einen vollständigen, korrekten und aktuellen Überblick über die Ertragssituation in Ihrem Unternehmen haben. So ist auch Ihre Betriebswirtschaftliche Auswertung immer aktuell. Denn die BWA fußt auf der GuV, also der Gewinn- und Verlustrechnung. Diese können Sie mithilfe von „lexoffice“ im Handumdrehen ganz einfach erstellen.

Mit wenigen Klicks ist die GuV erstellt und Sie haben die Finanzlage Ihres Unternehmens stets aktuell im Blick:

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Welche verschiedenen Arten der Betriebswirtschaftlichen Auswertung gibt es?

Das gebräuchlichste Format in diesem Zusammenhang ist die Standard-BWA der DATEV, die sogenannte „BWA 01“. Dabei handelt es sich um einen standardisierten Bericht, der wichtige Kennzahlen und Informationen über die finanzielle Situation eines Unternehmens enthält. Die BWA 01 eignet sich für eine Vielzahl von Unternehmen.

Für Kleingewerbetreibende und Freiberufler ist eine Einnahmen-Ausgaben-BWA ausreichend. Sie konzentriert sich auf die Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens und bietet eine vereinfachte Darstellung der finanziellen Situation.

Daneben gibt es die BWA 20, die für Handwerksbetriebe relevant ist. Sie berücksichtigt die spezifischen Anforderungen und Besonderheiten dieser Branche und enthält Kennzahlen und Informationen, die für Handwerksbetriebe relevant sind.

Ärzte haben die Möglichkeit, ihre BWA basierend auf dem DATEV-Spezialkontenrahmen (BWA 02) zu erstellen. Dieser Kontenrahmen ist auf die Besonderheiten der ärztlichen Praxis zugeschnitten und ermöglicht eine detaillierte Analyse der finanziellen Situation.

Auch für Controller und Steuerberater gibt es spezielle BWA-Arten. Darüber hinaus kann eine BWA-Gliederung an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. Dies ermöglicht eine maßgeschneiderte Darstellung der für das Unternehmen besonders relevanten Finanzkennzahlen und Informationen.

Diese verschiedenen Arten der BWA ermöglichen es den Unternehmen, ihre finanzielle Situation auf unterschiedliche Weise zu analysieren und die Berichte an ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen.

Welche Schwachstellen hat die „einfache BWA“?

Eine Schwäche dieses Formats ist die ausschließliche Berücksichtigung von Posten, die schon gebucht wurden. Denn einige Geschäftsvorfälle werden erst am Ende des Jahres gebucht. Deshalb finden diese unterjährig keine Berücksichtigung in der Betriebswirtschaftlichen Auswertung.

Hierzu zählen, um nur einige Posten zu nennen, zum Beispiel:

Einmal-Zahlungen sowie Boni an Ihre Mitarbeiter
Abschreibungen
Ertragssteuern
Versicherungsprämien, die Sie einmal im Jahr bezahlen, jedoch auf die Monate des Jahres verteilt werden sollten

Daher benötigen Sie für einen kompletten Überblick eine qualifizierte BWA, die auch Abgrenzungen berücksichtigt.

Wie erstellt man eine BWA?

Für BWAs gelten unterschiedliche Standards. Niemand ist verpflichtet, überhaupt eine BWA zu erstellen. Eine Betriebswirtschaftliche Auswertung wird jedoch häufig angefordert, weil es ein kurzfristig verfügbarer Nachweis über die aktuelle, tatsächliche Lage eines Unternehmens ist.

Deshalb arbeiten viele Unternehmen mit Steuerberatern zusammen, damit BWAs zur Verfügung stehen. Nutzen Sie lexoffice und arbeiten Sie bei der BWA und allen anderen Fragen der Buchhaltung und Steuer noch effizienter mit Ihrem Steuerberater zusammen. Die BWA wird nämlich oft auch von Fremdkapitalgebern gelesen, um ein Unternehmen einschätzen zu können. Auch Banken ziehen die BWA heran, um über Kredite für Unternehmen zu entscheiden.

Deshalb ist es im ureigensten Interesse eines Unternehmens oder Freiberuflers, eine individualisierte betriebswirtschaftliche Auswertung durchführen zu können. Dadurch werden externe Partner von den eigenen Stärken und Potenzialen überzeugt.

Was braucht man, um eine Betriebswirtschaftliche Auswertung zu erstellen?

Als erstes brauchen Sie zum Erstellen einer BWA eine geeignete Software. Alles Weitere erledigt sich fast von selbst. Die BWA basiert nämlich auf der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), welche Sie mit dem Programm von lexoffice einfach erstellen können. Sie werden von der Software unterstützt, die passenden Werte einzupflegen und diese miteinander zu verknüpfen.

Tipp: Mit unserer GuV Vorlage haben Sie jederzeit den Überblick über Ihre Gewinn- und Verlustrechnung.

Dann haben Sie die Flexibilität, Ihre BWA zu individualisieren und genau auf die spezifische Situation Ihres Unternehmens anzupassen. Lassen Sie sich diese Chance nicht entgehen. Viele Unternehmen riskieren ihre Existenz, weil sie sich blind auf eine standardisierte Betriebswirtschaftliche Auswertung verlassen. Echte Risiken und Potentiale werden so schnell übersehen und die Wettbewerbsfähigkeit des betroffenen Unternehmens leidet massiv.

Welche Bestandteile und Aussagekraft hat eine BWA?

Eine aussagekräftige BWA beinhaltet alle Ausgaben und Einnahmen von maßgeblicher Auswirkung für die individuelle Situation:

Ein produzierendes Gewerbe muss beispielsweise den Lagerbestand an fertigen Produkten in die Betriebswirtschaftliche Auswertung aufnehmen.
Ein Handelsunternehmen muss hingegen unbedingt den Warenbestand berücksichtigen.

Wenn Abschreibungen monatlich abgegrenzt werden und Darlehen schon unterjährig gebucht werden, dann steigt die Aussagekraft einer BWA. In einer kurzfristigen Erfolgsrechnung wird der Liquiditätsstand sowie dessen Entwicklung, aber auch Prognosedaten und Bereichsergebnisse in der Regel nicht berücksichtigt. In dem Fall fehlt der Überblick auf einem kritischen Level.

Mit der Buchhaltungssoftware lexoffice erhalten Sie einen erheblich besseren Überblick über Ihre unternehmerische Situation. Außerdem behalten Sie die Kostenarten, den Rohertrag und die Kapitalflussrechnung im Blick und können erfolgreicher in die Zukunft gehen.

Häufige Fragen zur BWA

Wie setzen Unternehmer:innen die Ergebnisse der BWA ein?

Die Ergebnisse der BWA (Betriebswirtschaftlichen Auswertung) werden von Unternehmern auf verschiedene Weisen genutzt, um ihre geschäftliche Performance zu analysieren und fundierte Entscheidungen zu treffen. Einige Möglichkeiten, wie Unternehmer:innen die Ergebnisse der BWA nutzen, sind:

Überblick über die finanzielle Lage
Erfolgskontrolle und Zielerreichung
Identifikation von Stärken und Schwächen
Entscheidungsgrundlage

Was gehört in eine Betriebswirtschaftliche Auswertung?

Eine vollständige BWA umfasst sämtliche Zahlen, Daten, Kosten und Einnahmen, die miteinander verglichen werden sollen. Sie beinhaltet in jedem Fall die kurzfristige Erfolgsrechnung sowie möglicherweise auch eine Liquiditäts- und Bewegungsbilanz.

Wie erstelle ich eine BWA?

Die BWA kann entweder von einem Steuerberater erstellt werden oder vom Unternehmen selbst durchgeführt werden. Mit einer intelligenten Buchhaltungssoftware wie lexoffice bereiten Sie bereits unterjährig alles vor (Gewinn und Verluste) und übergeben die Daten einfach Ihrem Steuerberater.

Durch die BWA werden Gewinne und Verluste ermittelt und somit eine Erfolgsrechnung oder auch eine negative Entwicklung dargestellt.