Nachkalkulation
Inhaltsverzeichnis
Zusammenfassung
Man bezeichnet die Berechnung der Selbstkosten einer Leistungseinheit nach erfolgter Leistungserbringung auf Grundlage der tatsächlichen Kosten als Nachkalkulation. Mit ihr vergleicht man die geplanten mit den tatsächlich angefallenen Kosten. Daher ermöglicht die Nachkalkulation es auch, bestehende Kalkulationsverfahren auf ihre Wirtschaftlichkeit zu prüfen. Fehler bei der künftigen Durchführung einer Vorkalkulation lassen sich durch die Ergebnisse vorangegangener Nachkalkulationen vermeiden. Somit ist die Nachkalkulation das Pendant zur Vorkalkulation.
1 Wie wendet man diese Art von Kalkulation an?
Hauptsächlich wenden Unternehmen mit Einzelfertigung oder Betriebe mit Auftragsfertigung die Nachkalkulation an. Damit die Vorkalkulation und die Wirtschaftlichkeit kontrolliert werden können, muss man für alle Kalkulationsarten, seien es Vorkalkulation, Nachkalkulation oder Kalkulation, dieselbe Methode anwenden.
2 Welche Ziele und Aufgaben verfolgt die Nachkalkulation?
- Kostenermittlung und -kontrolle bereits abgeschlossener Aufträge;
- Kontrolle der Vorkalkulation;
- Bereitstellung von Unterlagen zur Durchführung künftiger Vorkalkulationen;
- Überprüfung der Wirtschaftlichkeit bestehender Kalkulationsverfahren;
- Hilfe bei der Vermeidung von Schätz- und anderen Fehlern;
- Berechnung der Ist-Gewinnspanne.
Bei der Nachkalkulation greift man immer auf die tatsächlich angefallenen Kosten (Istkosten) zurück. Zur Durchführung einer Nachkalkulation auf Teil- oder Vollkostenbasis (beides ist möglich) eignen sich grundsätzlich alle existierenden Kalkulationsverfahren.
Berechnung einzelner Kostenpositionen
Die Errechnung oder Feststellung einzelner Kostenpositionen erfolgt meist in derselben Art und Weise, wie es bei der Vorkalkulation geschehen ist. Erfassen können Sie Einzelkosten beispielsweise durch Entnahmescheine, Rechnungen oder Zeiterfassungen. Die Zuschlagsätze der Kostenstellenrechnung kommen bei den Gemeinkosten zum Tragen.
3 Der Unterschied zwischen Nachkalkulation und Vorkalkulation
4 Wie funktioniert die mitlaufende Nachkalkulation?
Die Synchronkalkulation wird auch mitlaufende Nachkalkulation genannt und gilt als effektivste Art der Nachkalkulation. Sie ist durch das Merkmal gekennzeichnet, dass sie für jeden Arbeitsgang direkt nach dessen Ende durchgeführt werden kann. Da sie quasi parallel zum Produktionsfortschritt stattfindet, stellt sie hohe Ansprüche an die Genauigkeit der Betriebsdatenerfassung und -verarbeitung. Daher ist die mitlaufende Nachkalkulation vor allem für komplexe und langfristige Fertigungen geeignet.
Sie hat zum Ziel, bereits während der noch laufenden Fertigung Abweichungen und deren Ursachen zu identifizieren, um schnell passende Steuerungsmaßnahmen einleiten und den Rest des Fertigungsprozesses optimieren zu können. Im besten Fall können sogar zuvor unerkannte Risiken festgestellt und durch Vorsorgemaßnahmen entschärft werden.
Praxis-Tipp
Damit die Vergleichbarkeit der Vorkalkulation und der Synchronkalkulation sichergestellt ist, müssen Sie zunächst bestimmen, an welchem (Zeit)Punkt der Fertigung Sie sich aufhalten. Dann müssen Sie die bis dato angefallenen Istkosten erfassen und um die bereits veranlassten Kosten (Bestellungen für Materialien, etc.) ergänzen. Im vorletzte Schritt rechnen Sie die Kosten hinzu, die voraussichtlich im weiteren Fertigungsverlauf entstehen werden. Den Abschluss bildet ein fundierter Vergleich von Vor- und Nachkalkulation. Diese Schritte sollten Sie nach jedem einzelnen Arbeitsgang bis zum Projektende wiederholen.
5 Wie lässt sich ein Soll-Ist-Vergleich durchführen?
Die Ergebnisse von Vor- und Nachkalkulation werden miteinander verglichen (vgl. Abb. 2). Abweichungen zerlegen Sie in eine Mengen- sowie eine Preiskomponente und analysieren diese. Eine Trennung ist deshalb sinnvoll, weil die Kostenverantwortlichen meistens lediglich dein Mengenverbrauch aber nicht die Preise beeinflussen können. Trotzdem kann es sich lohnen, auch Preisabweichungen zu untersuchen. Es muss unter anderem festgestellt werden, ob es sich um eine dauerhafte Abweichung mit entsprechender Ursache oder eine einmalige Abweichung handelt. Bei dauerhaften Abweichungen muss man versuchen, diese zu beheben, auch wenn der Kostenverantwortliche die Preise nicht direkt beeinflussen kann. Das geschieht beispielsweise beim Einkauf, der nach günstigeren Lieferanten oder Substitutionsmöglichkeiten für einen Rohstoff suchen kann.
Praxis-Tipp
Den Fall, dass sich Vor- und Nachkalkulation entsprechen, gibt es in der Realität so gut wie nie. Abweichungen kommen immer und ständig vor. Überlegen Sie also genau, ob sich eine Abweichungsanalyse in einem konkreten Fall lohnt. Eine detaillierte Analyse oder gar Steuerungsmaßnahmen sind bei kleineren Abweichungen selten notwendig oder sinnvoll. Wenn Abweichungen allerdings bestimmte, vorab festgelegte Grenzwerte übersteigen, müssen Sie aktiv tätig werden, um die Ursachen festzustellen und zu beseitigen.