Digitale Signatur

Inhaltsverzeichnis

Das Wichtigste in Kürze
Die digitale Unterschrift ersetzt die handschriftliche Signatur auf Papier und ermöglicht die Überprüfung der Urheberschaft elektronischer Nachrichten.
Sie bietet Zeit- und Kostenersparnis sowie einen hohen Sicherheitsstandard durch asymmetrische Verschlüsselung mit drei Signaturarten, die im Rechtsverkehr, bei Behörden und im steuerrechtlich relevanten Bereich Anwendung finden und mit verschiedenen Softwareanwendungen erstellt werden können.

Was ist eine digitale Unterschrift?

Eine digitale Unterschrift gilt als Ersatz für die handschriftliche Signatur auf einem Blatt Papier und stellt quasi das elektronische Pendant dar. Die digitale Signatur ermöglicht die Prüfung der Urheberschaft einer Nachricht in elektronischen Systemen.

Vorteile der digitalen Unterschrift

Die Digitale Signatur bietet ihren Verwendern vielseitige Vorteile. Sie ermöglicht Behörden, Unternehmen und Privatpersonen über Online-Systeme Nachrichten zu verschicken. Diese sind mit einem Absender-Nachweis ausgestattet und können automatisiert versandt werden. Die Vorteile für Empfänger und Sender im Überblick:

Zeitersparnis durch automatisierten Versand
Geldersparnis dank wegfallender Arbeitszeit und Kopierkosten
Hoher Sicherheitsstandard

Die Digitale Unterschrift ermöglicht dem Empfänger einer elektronischen Nachricht eine Sekundenschnelle Identifizierung des Absenders. Betrugsversuche werden durch den Einsatz digitaler Signaturen unterbunden: Das Fälschen einer Digitalen Signatur ist nahezu unmöglich. Der Empfänger weiß, dass der Absender und die von ihm getroffenen Aussagen rechtswirksam sind. Deshalb sollten Online-Verträge stets mit einer digitalen Signatur geschlossen werden.

Wie funktioniert eine digitale Unterschrift?

Die Digitale Unterschrift basiert auf dem Prinzip der asymmetrischen Verschlüsselung. Diese gewährleistet die Sicherheit der Signatur und funktioniert auf der Grundlage von zwei elektronischen Schlüsseln.

Der Absender verschlüsselt seine Signatur über einen Schlüssel und versendet diese (unlesbar) an den Empfänger. Dieser besitzt den zweiten Schlüssel, der zum Entschlüsseln der Signatur dient. Die asymmetrische Verschlüsselung basiert auf einem mathematischen Prinzip, das eine Entschlüsselung der beiden Schlüssel unterbindet – wer den Absenderschlüssel kennt, kann davon nicht auf den Empfängerschlüssel schließen.

Die asymmetrische Verschlüsselung gewährleistet einen extrem hohen Sicherheitsstandard, der für Rechtssicherheit und Betrugsschutz sorgt. Dies ist insbesondere deshalb von Bedeutung, weil die Digitale Signatur im Rechtsverkehr, bei Behörden und in steuerrechtlich relevanten Bereichen Anwendung findet.

In den vergangenen Jahren wurde die Digitale Signatur beispielsweise in den folgenden Bereichen eingesetzt:

Online-Mahnwesen
Elektronischer Rechtsverkehr
Elster (Steuererklärung online)
Öffentliche Ausschreibungen

Mittlerweile dürfen Rechnungen ohne digitale Unterschrift ausgestellt werden. Dies war bis zum Jahr 2011 noch anders. Aus diesem Grund unterstützt lexoffice KEINE Digitale Signatur.

Wann ist eine Digitale Signatur gültig?

Bei der Erstellung digitaler Signaturen wird Ihre Identität als Unterzeichner der Datei durch zertifizierte Stellen bestätigt, die ein entsprechendes Zertifikat ausstellen. Nachdem Sie ein Dokument online signiert haben, werden die digital signierten Daten über einen kryptografischen Algorithmus sicher mit dem digitalen Zertifikat verknüpft.

Dadurch erhält das Dokument bestimmte Eigenschaften: Es stammt aus einer verifizierten Quelle, die Identität wurde von einer Zertifizierungsstelle geprüft und das Dokument bleibt unverändert, da Änderungen die Gültigkeit der Signatur beeinträchtigen würden.

Welche digitalen Unterschriften gibt es?

Zum Anbringen einer digitalen Unterschrift auf Verträgen, wie z.B. einem Arbeitsvertrag, haben Sie drei Möglichkeiten.

Einfache elektronische Signatur

Eine einfache elektronische Signatur können sie bei Verträgen mit einem geringen Risiko erstellen. Ein Beispiel ist der Arbeitsvertrag.

Fortgeschrittene elektronische Signatur

Bei Verträgen mit mittlerem Risiko, wie beispielsweise bei einem Handelsvertrag, empfehlen wir eine fortgeschrittene elektronische Signatur zu erstellen. Die Gültigkeit dieser digitalen Unterschrift wird durch spezielle Normen geregelt, die im Streitfall die Überprüfung erleichtern sollen.

Qualifizierte elektronische Signatur

Bei dieser digitalen Unterschrift wird der Unterzeichner häufig durch ein vorheriges Video-Identifizierungsverfahren identifiziert. Die digitale Signatur ist rechtsgültig, da sie der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt ist. In einigen Fällen wird sie gesetzlich vorgeschrieben.

Wie erstelle ich eine digitale Unterschrift?

Eine Digitale Unterschrift zu erstellen, geht auf unterschiedlichste Art und Weise. Wir haben ein paar für Sie in deiner kurzen Übersicht:

Digitale Unterschrift in Office erstellen

Mit einer Office-Software, zum Beispiel Outlook oder OneNote, können Sie ganz einfach eine digitale Signatur erstellen. Klicken Sie dazu auf Zeichnen und erstellen Sie die Unterschrift mit der Maus. Für eine präzisere Unterschrift können Sie ein Grafiktablett oder ein Gerät mit Touchscreen verwenden.

Tipp: Wählen Sie für Ihre digitale Unterschrift einen dünnen, schwarzen Stift.

Anschließend können Sie Ihre Unterschrift markieren, kopieren und in das gewünschte Dokument einfügen.

Digitale Unterschrift in Word erstellen

Um in Word eine digitale Unterschrift erstellen zu können, müssen Sie folgende Schritte befolgen:

Gehen Sie auf „Einfügen“ und anschließend auf „Signaturzeile“
Hier können Sie Ihre Signaturzeile individuell anpassen. Klicken Sie dann auf „Ok“.
In Ihrem Dokument sollte nun eine Signaturfeld zu sehen sein. Um unterschreiben zu können, machen Sie einen Doppelklick darauf.
Sie können nun Ihren Namen eintragen und über „Signieren“ Ihre Unterschrift eintragen.

Digitale Unterschrift in einem PDF erstellen

Hier sind die Schritte, die Sie befolgen müssen, um ein PDF digital zu unterschreiben:

Richten Sie zuerst die Zertifikatsdatei ein, da diese nicht automatisch vom Adobe Reader erkannt wird
Im Abschnitt „Identitäten und vertrauenswürdige Zertifikate“ können Sie nun zu „Unterschriften“ gehen und „Weitere…“ auswählen
Importieren Sie die abgespeicherte Zertifikatsdatei
Markieren Sie die Datei im Adobe Reader und klicken Sie auf das Stiftsymbol
Setzen Sie einen Haken bei „Dieses Zertifikat als vertrauenswürdigen Stamm verwenden“ und auch bei „Zertifizierte Dokumente“
Um die Unterschrift in die PDF-Datei einzufügen, öffnen Sie das Dokument im Adobe Reader
Klicken Sie auf „Werkzeuge“ und wählen Sie dann „Zertifikate“
Klicken Sie auf „digital unterschreiben“
Ziehen Sie ein Rechteck, wo Ihre Unterschrift erscheinen soll
Nun können Sie das Zertifikat auswählen, auf welches Sie Ihre digitale Unterschrift einfügen möchten