Betriebliches Rechnungswesen
Inhaltsverzeichnis
Betriebliches Rechnungswesen und die Buchhaltung
Unabhängig von Größe und Rechtsform muss jedes Unternehmen laut Gesetz ein betriebliches Rechnungswesen führen. Das beinhaltet die vollständige Erfassung, Auswertung und Kontrolle aller Daten in der Buchhaltung.
Was ist das betriebliche Rechnungswesen?
Das betriebliche Rechnungswesen ist der Bereich Ihres Unternehmens, der sich mit allen Vorgängen befasst, die das Betriebskapital betreffen. Kurz: der Buchhaltung bzw. Buchführung.
Die Finanzbuchhaltung (Abkürzung: Fibu) beschreibt die lückenlose Dokumentation aller geschäftlichen Vorgänge. Alle Geschäftsvorfälle müssen demnach zeitlich und sachlich geordnet erfasst und festgehalten werden.
Die Buchführung hingegen stellt ein Unternehmen quasi in Zahlen dar. Je nach Unternehmensgröße und Rechtsform müssen Unternehmen dabei eine einfache oder eine doppelte Buchführung machen. Die doppelte Buchführung existiert übrigens schon seit dem Mittelalter. Sie hat sich also definitiv etabliert und bewährt.
Die Buchführung im betrieblichen Rechnungswesen unterteilt sich in zwei Zwecke:
- Die Finanzbuchführung ist die Basis für die Erstellung der Bilanz, der Gewinn– und Verlustrechnung (GuV) und des Jahresabschlusses.
- Die Betriebsbuchführung erfasst alle innerbetrieblichen Kosten und dient der Preiskalkulation für Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens.
Für beide Zwecke gelten im betrieblichen Rechnungswesen vier wichtige Aufgaben.
Abb. 1: Aufgaben und Bereiche im Rechnungswesen
Betriebliches Rechnungswesen: Die Aufgaben
Zu den Aufgaben des betrieblichen Rechnungswesens sowohl in der Finanzbuchführung als auch in der Betriebsbuchführung gehören:
Die Dokumentation
Unternehmen unterliegen der Dokumentationspflicht. Dieser Pflicht kommt Ihr Unternehmen im betrieblichen Rechnungswesen nach. Alle Geschäftsvorfälle – also alle Einflüsse auf das Vermögen Ihres Unternehmens – werden aufgezeichnet. Die Grundlage für die Dokumentation sind Belege. Diese haben gleichzeitig eine Beweisfunktion. Deshalb spricht man umgangssprachlich im betrieblichen Rechnungswesen bei der Dokumentationspflicht auch von der „Belegpflicht“.
Die Information
Die Dokumentation ist die Grundlage für die Information. Dabei wird unterschieden zwischen internen und externen Informationen.
Die internen Informationen dienen betriebsinternen Zwecken. Das kann zum Beispiel die Steuerung des Unternehmens sein.
Die externen Informationen werden an externe Parteien weitergeleitet. Das bekannteste und wichtigste Beispiel ist das Finanzamt, das mit den externen Informationen zu den Finanzen Ihres Unternehmens versorgt wird, damit es Ihre Steuerlast festlegen kann.
Die Kontrolle
Unter der Kontrolle des Unternehmens kann man vieles verstehen, aber in Bezug auf das betriebliche Rechnungswesen geht es dabei logischerweise um das Geld und die Leistung im Unternehmen.
Das umfasst die Überwachung der Wirtschaftlichkeit, der Leistung und der Liquidität Ihres Unternehmens. Durch das betriebliche Rechnungswesen werden alle Geld- und Leistungsströme erfasst und können somit überwacht werden.
Die Disposition
Die oben erwähnten Informationen dienen nicht nur der Weiterleitung an externe Parteien oder der innerbetrieblichen Kontrolle. Sie erleichtern auch unternehmerische Entscheidungen.
Aus den Informationen und der Dokumentation des betrieblichen Rechnungswesens lassen sich auf unterschiedlichste Weisen wichtige Kennzahlen errechnen. Jede Kennzahl dient der Entscheidungsfindung in Ihrem Unternehmen.
Während die Dokumentation und teilweise auch die Information zur gesetzlichen Pflicht des betrieblichen Rechnungswesens gehören, ergeben sich die Kontrolle und die Disposition mehr oder weniger automatisch aus den verpflichtenden Prozessen. Trotzdem können diese ausgebaut und mit mehr Fokus gestaltet werden, wenn Sie tiefere Einblicke in die Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens gewinnen wollen.
Dazu stehen Ihnen Instrumente aus der Betriebswirtschaftslehre wie die Betriebswirtschaftliche Auswertung, die Kostenrechnung oder Betriebsvergleiche zur Verfügung, die mit den Informationen aus dem betrieblichen Rechnungswesen berechnet werden. Die Informationen stammen aus verschiedenen Bereichen des betrieblichen Rechnungswesens.
Bereiche des Rechnungswesens
Wie bei den Aufgaben sind auch die Bereiche im betrieblichen Rechnungswesen in vier Teile gegliedert. Das sind:
- das externe Rechnungswesen
- das interne Rechnungswesen
- die Statistik und Vergleichsrechnung
- die Planungsrechnung
Jeder Bereich hat seine eigenen Aufgaben, Informationen und Instrumente.
Das externe Rechnungswesen
Die Rechenschaftspflicht gegenüber externen Parteien wie dem Finanzamt ist Aufgabe des externen Rechnungswesens. Die Bereitstellungspflicht für Informationen gilt unter anderem auch für Kapitalgeber:innen, Lieferant:innen und Kund:innen.
Die Instrumente des externen Rechnungswesens sind unter anderem die Buchführung, das Inventar, der Lagebericht, die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV).
Die Regeln für das externe Rechnungswesen liefert das Handelsgesetzbuch (HGB). Ein externes Rechnungswesen zu führen, ist also für jedes Unternehmen qua Gesetz verpflichtend.
Das interne Rechnungswesen
Ein externes Rechnungswesen muss jedes Unternehmen führen. Die Etablierung eines internen Rechnungswesens ist hingegen nicht verpflichtend. Deshalb ist jedes Unternehmen frei in der Umsetzung und den gewählten Ansätzen.
Die Instrumente im internen Rechnungswesen umfassen unter anderem die Statistik, die Vergleichsrechnung, die Investitionsrechnung und die Kosten- und Leistungsrechnung.
Vor allem die Kostenrechnung spielt im internen Rechnungswesen eine wichtige Rolle. Die Kostenrechnung ist in drei Kostenartenrechnungen aufgeteilt, die die Kosten in Ihrem Unternehmen nochmal gesondert gliedern.
- Die Kostenartenrechnung ermittelt, welche Arten von Kosten in Ihrem Unternehmen angefallen sind
- Die Kostenstellenrechnung ermittelt, in welchem Bereich die Kosten angefallen sind
- Die Kostenträgerrechnung ermittelt, wofür die Kosten entstanden sind
Im internen Rechnungswesen werden also vor allem die anfallenden Kosten Ihres Unternehmens ermittelt und den verursachenden Stellen zugeordnet. Internes Rechnungswesen ist dadurch ein wichtiges Instrument zur Kontrolle, Planung und Steuerung Ihres Unternehmens.
Abb. 2: Internes vs. externes Rechnungswesen
Die Statistik und Vergleichsrechnung
Statistiken sind uns allen geläufig. Sie erfassen Ergebnisse und werten sie aus, listen sie in Tabellen auf oder stellen sie einander gegenüber. Statistiken können vor allem im Vergleich mit anderen Statistiken sehr aussagekräftig sein.
Für den Vergleich kommt die Vergleichsrechnung ins Spiel. In der Vergleichsrechnung werden vergleichbare Größen in Beziehung zueinander gesetzt. Meistens werden dabei Zahlen mit den Daten aus früheren Zeitabschnitten verglichen, um herauszufinden, ob sich die Zahlen in die gewünschte Richtung bewegen oder ob Handlungsbedarf besteht.
Für die Vergleichsrechnung benötigen Sie also immer betriebliche Größen, die in einem Verhältnis zueinander stehen bzw. ein gemeinsames Merkmal aufweisen. Zu den wichtigsten Vergleichsrechnungen gehören der Zeitvergleich, der Soll-Ist-Vergleich und der Betriebsvergleich, der auch als Benchmarking bekannt ist.
Die Planungsrechnung
Das Treffen von Entscheidungen ist ein stetiger Prozess in jedem Unternehmen. Die Planungsrechnung hilft durch sogenannte Vorschaurechnungen dabei, Vorbereitungen und Entscheidungen besser im Vorfeld abwägen zu können.
Im Grunde handelt es sich also um die Erstellung eines Plans auf der Basis eines Bezugsgegenstands. Die Planungsrechnung ist auch als Budget bekannt.
Die Planungsrechnung ist unterteilt in Teilpläne. Dazu gehören beispielsweise der Haushaltsplan, der Finanzplan, der Umsatzplan, der Produktionsplan, der Investitionsplan oder der Personalplan.
Das betriebliche Rechnungswesen umfasst die gesamte Finanzbuchhaltung Ihres Unternehmens. Da kommt eine Buchhaltungssoftware wie lexoffice doch wie gelegen, um die Aufgaben des betrieblichen Rechnungswesens für Sie zu übernehmen. Zum Beispiel ermittelt lexoffice für Sie ganz einfach die anfallenden Kosten und sortiert die Kostenstellen.