Ablauforganisation

Die Ablauforganisation im Unternehmen

Eine effiziente Unternehmensführung erfordert eine gute Ablauforganisation. Dadurch werden klare Strukturen und Regeln festgelegt, die im Unternehmen gelten. Die Ablauforganisation ist bereits bei der Gründung eines Unternehmens ein wichtiger Aspekt.

Die Definition der Ablauforganisation

Was ist eine Ablauforganisation? Sie ist ein hierarchisches Gerüst, das Arbeitsprozesse und Informationsprozesse beinhaltet. Sinn und Zweck der Ablauforganisation ist es, eine Ordnung in den Arbeitsabläufen zu integrieren und diese umzusetzen.

Der Begriff „Ablauforganisation“ ist heutzutage nicht mehr so bekannt und wurde durch die Bezeichnungen „Prozessmanagement“ und „Work-Flow-Management“ mehr oder weniger ersetzt.

Bei der Ablauforganisation stehen die Arbeitsprozesse in sowohl zeitlicher als auch örtlicher Form im Mittelpunkt. Um diese Arbeitsprozesse im Rahmen der Ablauforganisation zu verbessern, müssen zuvor Teilaufgaben definiert werden. Dabei handelt es sich um Ergänzungen bei den Faktoren Zeit, Raum, Sachmittel und Personen.

Das bedeutet, dass die Ablauforganisation sich um diese Faktoren kümmert und diese im Verbund dann einen geordneten Ablauf ergeben.

Nicht zu verwechseln ist die Ablauforganisation mit der Aufbauorganisation. Bei der Aufbauorganisation werden Abteilungen und Stellen gebildet und Aufgaben und Kompetenzen verteilt.

Im Rahmen der Ablauforganisation hingegen werden die Arbeitsprozesse innerhalb der Abteilungen und Aufgaben gestaltet. Das passiert anhand von vier Aufgaben, die die Ablauforganisation ausmachen.

Beispiele für die Aufgaben der Ablauforganisation

Bei der Ablauforganisation werden Arbeitsschritte in Form von Teilaufgaben aufeinander abgestimmt. Diese Teilaufgaben können einzeln, nacheinander oder auch parallel verlaufen. Die Abfolge und Verrichtung der Aufgaben wird durch die Ablauforganisation strukturiert.

Jede Aufgabe wird dabei räumlich und zeitlich strukturiert. Dabei orientiert sich die Ablauforganisation an vier Aufgaben.

Arbeitsinhalt

Der Arbeitsinhalt bezieht sich auf die Arbeitsobjekte und die Verrichtung der Arbeit selbst. Die Arbeitsschritte werden in der Ablauforganisation so angeordnet, dass sie vom Ablauf her Sinn ergeben und einen möglichst effizienten Arbeitsablauf ermöglichen.

Nehmen wir zum Beispiel an, dass Ihr Unternehmen Holzmöbel herstellt. Für einen Stuhl beispielsweise sind bestimmte Abläufe nötig, die auch nur in einer bestimmten Reihenfolge funktionieren: Das Holz muss bearbeitet und in die richtige Form gebracht werden. Anschließend werden die einzelnen Teile zusammengefügt und verleimt. Zum Schluss wird der Stuhl gepolstert.

Eine andere Reihenfolge ist nicht möglich, denn der Stuhl kann nicht verleimt werden, bevor die Teile nicht bereit sind. Innerhalb der Holzverarbeitung gibt es auch noch einzelne Arbeitsschritte. Das Holz wird gesägt, gedrechselt und geschliffen.

Die Ablauforganisation kann also so detailliert sein, wie man sie gerne haben will. Sinnvoll ist natürlich, alle Abläufe so gut es geht zu optimieren, damit das Ergebnis möglichst effizient ausfällt.

Arbeitsraum

Der räumliche Arbeitsablauf bezieht sich darauf, wo die Arbeit verrichtet wird. Arbeitsplätze müssen zu der Arbeit passen, die dort verrichtet wird.

Die Werkstatt, in der die Holzteile für den Stuhl hergestellt werden, muss so aufgebaut sein, dass dort alle Werkzeuge und Maschinen zur Verfügung stehen, die es dafür benötigt. Also von der Pfeile bis zur Drechselbank, muss alles an einem Ort sein.

Außerdem ist es wichtig, Transportwege kurzzuhalten und Übergange möglichst simpel zu gestalten.

Beispielsweise soll der Holzstuhl möglichst schnell von der Werkstatt in die Polsterei gelangen. Befinden sich Werkstatt und Polsterei an unterschiedlichen Standorten, sorgt das für umständlich und unnötig lange Transportwege. Im besten Fall ist also alles an einem Ort. Im allerbesten Fall befinden sich Werkstatt und Polsterei Tür an Tür.

Arbeitszeit

Der zeitliche Ablauf orientiert sich an drei Schritten:

  • Die Zeitfolge der einzelnen Teilaufgaben
  • Die Zeitdauer der einzelnen Teilaufgaben
  • Der Termin zur Fertigstellung

Bei unserem Stuhl wissen wir zum Beispiel, dass die groben Abläufe aus Holzverarbeitung, Stuhlzusammenbau und Polsterung bestehen.

Nehmen wir an, dass die Holzbearbeitung doppelt so lange dauert, wie das Zusammensetzen des Stuhls und die Polsterung. Für eine effizientere Arbeitsweise in Bezug auf die Arbeitszeit, ergäbe es jetzt Sinn, die Arbeitskraft bei der Holzbearbeitung zu verdoppeln. So würden mehr Stühle in derselben Zeit fertig, da die Zusammensetzung und Polsterei noch Kapazitäten für die doppelte Menge freihaben.

Das ist aber natürlich ein eher simples und vor allem theoretisches Beispiel, da natürlich auch andere Arbeiten mit einberechnet werden müssen. Der Arbeitsablauf für ein einzelnes Produkt darf demnach nicht mit dem von anderen Produkten kollidieren.

Beispielsweise werden in Ihrem Unternehmen nicht nur Stühle hergestellt, sondern auch Sofas. Das bedeutet, dass die Polsterei, wenn dort nicht an den Stühlen gearbeitet wird, Sofas polstert und somit die Kapazitäten doch nicht verfügbar wären.

Bei der Ablauforganisation muss also immer das Gesamtbild im Auge behalten werden.

Arbeitszuordnung

Die Arbeitszuordnung zielt darauf ab, Aufgaben und Teilaufgaben gezielt auf sinnvolle Weise an einzelne Personen oder Gruppen zu verteilen.

Beim Beispiel mit dem Stuhl gäbe es zwei Möglichkeiten:

  • Der Auftrag für 10 Stühle kann an die gesamte Gruppe vergeben werden
  • Der Auftrag für 10 Stühle kann anhand der einzelnen Teilaufgaben vergeben werden und jede Person bekommt einen eigenen Auftrag zugewiesen

Bei der Gruppenzuteilung würden einfach Werkstatt und Polsterei damit beauftragt, 10 Stühle herzustellen.

Bei der Einzelzuteilung bekommt jede Person oder jede Abteilung einen separaten Auftrag und aus den verschiedenen Aufträgen entstehen am Ende die 10 Stühle.

Zum Beispiel wird Arbeitnehmer:in A in der Werkstatt damit beauftragt, Holzteile für 10 Stühle herzustellen und diese an Arbeitnehmer:in B zu geben. Arbeitnehmer:in B hat den Auftrag, den Stuhl zusammenzusetzen, zu leimen und an Auftragnehmer:in C zu geben. Arbeitnehmer:in C hat den Auftrag, die 10 Stühle zu polstern. Am Ende kommen so ebenfalls 10 Stühle heraus.

Welche Aufteilung wann Sinn ergibt, ist vom Einzelfall abhängig. In einem Unternehmen mit erfahrenen Arbeitnehmer:innen reicht die Gruppenzuteilung völlig, denn dort weiß jede:r, was zu tun ist. Bei unerfahrenen Mitarbeiter:innen hingegen sind die Einzelaufträge vielleicht sinnvoller, damit keine Lücken im Arbeitsablauf entstehen.

Die Ziele der Ablauforganisation

Vorrangiges Ziel der Ablauforganisation ist die Steigerung der Wirtschaftlichkeit. Dafür müssen aber einige Unterziele verfolgt werden.

Die optimale Kapazitätsauslastung sorgt dafür, dass alle Abteilungen und alle Mitarbeiter:innen sozusagen Hand in Hand arbeiten können und ein guter Workflow entsteht. Das funktioniert nur, wenn vor allem die zeitlichen Abläufe perfekt aufeinander abgestimmt sind. Ansonsten kann es passieren, dass in einer Abteilung ein Leerlauf entsteht, während eine andere Abteilung überlastet ist.

Die Reduzierung der Verteil-, Warte-, Leer- und Durchlaufzeiten auf ein Minimalmaß entsteht, wenn der Lagerbestand perfekt auf die Arbeitseffizienz abgestimmt ist. Das bedeutet, dass immer genau so viel Material zur Verfügung steht, wie benötigt wird oder zumindest kaum ein Überschuss entsteht. Und schon gar kein Materialmangel.

Die Termintreue wird durch die Ablauforganisation dahingehend optimiert, dass die Arbeit Hand in Hand dafür sorgt, dass Termine sicherer geplant werden können.

Eine Steigerung der Qualität bringt die Arbeitsaufteilung zudem auch noch mit.

Das Dilemma der Ablauforganisation

Schaut man sich die Ziele der Ablauforganisation einmal genauer an, stellt man fest, dass die optimale Kapazitätsauslastung und die Reduzierung der Durchlaufzeiten auf gewisse Weise in einem Konflikt stehen. Man spricht dabei auch vom Dilemma der Ablauforganisation.

Damit die Kapazitätsauslastung optimiert werden kann, müssen die Lagerbestände immer groß genug sein, damit kein Leerlauf droht. Ein Leerlauf würde die Kapazitätsauslastung stoppen, weil ohne Material nicht gearbeitet werden kann.

Deshalb ist es wichtig, bei der Ablauforganisation immer darauf zu achten, dass alles in einem Gleichgewicht miteinander fungiert.