Sicherer Datenaustausch mit EDI: Electronic Data Interchange

Das Wichtigste in Kürze

EDI (Electronic Data Interchange) ist ein Datenübertragungssystem, das den elektronischen Austausch von Dokumenten zwischen Unternehmen ermöglicht. Statt Papierdokumenten werden die Informationen in einem strukturierten elektronischen Format übermittelt. EDI automatisiert den Austausch von Bestellungen, Rechnungen und anderen geschäftlichen Informationen und schafft damit eine effiziente, schnelle und sichere Kommunikation zwischen Geschäftspartner:innen. Mit EDI werden manuelle Eingriffe reduziert, die Datenqualität verbessert und eine nahtlose Integration in die Unternehmenssysteme wie ERP oder CRM ermöglicht. Kurzum: Mit EDI können Betriebe ihre Effizienz steigern, Kosten senken und die Zusammenarbeit mit Lieferant:innen, Kund:innen und Logistikpartner:innen optimieren.

Sicherer Datenaustausch mit EDI

Schneller elektronischer Austausch zwischen Unternehmen wird mit fortschreitender Digitalisierung immer wichtiger. EDI (Electronic Data Interchange) sorgt für eine reibungslose und automatisierte Kommunikation zwischen Firmen. Durch standardisierte Formate können Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheine zeitsparend ausgetauscht und damit Geschäftsprozesse schnell abgewickelt werden. Wie EDI funktioniert, lesen Sie hier.

Das versteht man unter dem Begriff EDI

EDI steht für Electronic Data Interchange und bezeichnet den elektronischen Austausch von strukturierten Daten zwischen verschiedenen Unternehmen. Dabei werden Geschäftsdokumente wie bspw. Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheine in einem standardisierten Format übertragen. Das ermöglicht eine effiziente und automatisierte Kommunikation sowie einen reibungslosen Informationsaustausch entlang der gesamten Wertschöpfungskette.

So funktioniert EDI

Wenn Unternehmen EDI zum Datenaustausch nutzen, verläuft der gesamte Prozess digital. Es werden keine Dokumente im eigentlichen Sinn verschickt, sondern Datensätze. Das heißt der:die Sender:in erstellt Datensätze mit vordefiniertem Inhalt und schickt diese dem:der Empfänger:in. Beim Einsatz von EDI werden also kleine Datenpakete zwischen den Unternehmen ausgetauscht. Für den Versand einer Rechnung könnte das Nutzen von EDI wie folgt aussehen:

1. Die Daten für das Schreiben der Rechnung basieren auf den Fakturadaten. Diese können bspw. aus einem ERP- oder Warenwirtschaftssystem gezogen und vorbereitet werden. Mit EDI werden aus den Fakturadaten Datensätze im gewünschten EDI-Standard erstellt.
2. Ggf. kann hier eine Prüfung der Daten anhand von Journalen durchgeführt werden.
3. Im nächsten Schritt folgt die Verbuchung der erstellten Datensätze.
4. Die erstellten EDI-Datensätze werden über spezielle Übertragungsprotokolle an den:die Empfänger:in versendet.
5. Mit Eingang der Datensätze folgt eine automatisierte Datenerfassung, die die Grundlage der Rechnungsprüfung bildet.
6. Die Verbuchung folgt nach einer digitalen Freigabe während des Rechnungsprüfungsprozesses automatisch.

Diese Nachrichtentypen gibt es

Entscheiden sich Firmen für die Nutzung von EDI, müssen sie sich auf ein Nachrichtenformat einigen. Je nach Art der ausgetauschten Datensätze, Land oder Branche gibt es unterschiedliche Formate, die für den Datenaustausch genutzt werden können. Einige Formate werden weltweit eingesetzt und regelmäßig von den zuständigen Gremien aktualisiert.
Zu den gängigsten Formaten gehören:

• EDIFACT
• VDA
• ANSI X.12
• ODETTE
• TRADACOMS
• RosettaNet
• SWIFT
• XML
• GALIA
• ebXML
• ELEMICA

Vorteile von EDI

In einer zunehmend digitalisierten Welt bietet EDI Unternehmen zahlreiche Vorteile und ermöglicht es Geschäftsprozesse zu optimieren:

• Weniger Zeitaufwand: EDI ermöglicht eine automatisierte Übertragung von Geschäftsdaten ohne manuelle Eingaben oder das Versenden von Papierdokumenten. Durch die schnelle und nahtlose Übertragung können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse beschleunigen. Dies ermöglicht eine effiziente Bearbeitung von Bestellungen, Rechnungen und anderen Transaktionen.
• Geringere Kosten: Nach erfolgreicher Implementierung reduziert der Einsatz von EDI Kosten für Druck, Porto und Lagerung von Papierdokumenten, da mit EDI ein rein digitaler Austausch stattfindet. Zudem entfällt durch den Einsatz von EDI die manuelle Dateneingabe, dies spart Zeit und auch Zeit ist bekanntlich Geld. Eine Kosteneinsparung ist also auch hier möglich und Mitarbeiter:innen können sich in der gesparten Zeit auf andere Aufgaben fokussieren. Zusätzlich minimiert EDI das Risiko von Fehlern und Verzögerungen, die zu zusätzlichen Kosten führen können.
• Schnellere Geschäftsprozesse: EDI ermöglicht Kommunikation in Echtzeit und automatisierte Datenübertragung zwischen verschiedenen Systemen. Dadurch können Unternehmen Geschäftsprozesse beschleunigen, was zu einer verkürzten Durchlaufzeit führt. Bestellungen können effizienter bearbeitet, Lieferungen schneller versendet und Rechnungen in kürzerer Zeit abgewickelt werden.
• Fehlervermeidung: EDI-Systeme minimieren das Risiko menschlicher Fehler. Durch die automatisierte Übertragung und Validierung von Daten werden Inkonsistenzen und Fehler vermieden. Dies sorgt für eine höhere Genauigkeit und Zuverlässigkeit. Fehlerhafte Daten können zu Verzögerungen, Missverständnissen und zusätzlichen Kosten führen.
• Gesteigerte Kundenzufriedenheit: Schnelle und präzise Bearbeitung von Bestellungen, eine verbesserte Lieferzeit und eine effiziente Kommunikation der Unternehmen untereinander tragen dazu bei, die Kundenerwartungen zu erfüllen oder sogar zu übertreffen.
• Bessere Rückverfolgung: EDI ermöglicht eine transparente Rückverfolgung von Geschäftsdaten wie Bestellungen, Lieferungen oder Rechnungen. Dies ermöglicht eine bessere Kontrolle über die Lieferkette und eine schnellere Identifizierung von Problemen oder Engpässen. Gleichzeitig sorgt es damit für mehr Effizienz und unterstützt dabei, den reibungslosen Ablauf von Geschäftsprozessen sicherzustellen.
• Nachhaltigkeit: Durch die elektronische Übertragung von Daten werden Papierdokumente wie Bestellungen, Rechnungen oder Lieferscheine überflüssig. Dies spart nicht nur Kosten für Druck und Lagerung, sondern trägt dazu bei, die Umweltbelastung zu reduzieren und nachhaltige Geschäftspraktiken zu fördern.

EDI Implementierung

Die Umstellung auf EDI erfordert eine sorgfältige Planung und Durchführung, um sicherzustellen, dass der Übergang reibungslos verläuft und die gewünschten Ergebnisse erzielt werden. Darum müssen Unternehmen bei der Implementierung auf einiges achten.

Voraussetzungen

Um EDI erfolgreich im Unternehmen einzuführen, müssen digitale Infrastrukturen vorhanden sein oder geschaffen werden. Ihr Unternehmen benötigt entsprechende Tools, um den elektronischen Datenaustausch zu ermöglichen. Dazu zählen beispielsweise

• ein ERP-System,
• ein CRM-System oder
• ein Warenwirtschaftssystem

Diese digitalen Infrastrukturen ermöglichen die Verarbeitung und Übertragung der Daten im EDI-Format.

Informieren Sie sich zudem schon über eventuelle Schnittstellen, die erforderlich sind. Je nach verwendetem Nachrichtenstandard kann eine andere Schnittstelle notwendig sein, um die Daten zwischen den verschiedenen Systemen zu übertragen.

Schritt für Schritt zur erfolgreichen EDI-Integration

Die Implementierung von EDI erfolgt in der Regel in mehreren Phasen: Der Konzeptphase, Testphase und den Live-Betrieb. Im Folgenden erfahren Sie, auf was in den einzelnen Schritten geachtet werden sollte.

Konzeptphase:
Die Konzeptphase folgt, nachdem die oben genannten Voraussetzungen geprüft wurden. Das heißt: Tools für elektronischen Datenaustausch liegen vor oder wurden angeschafft und es ist klar, welche Schnittstellen für die EDI-Kommunikation benötigt werden.

Kernstück der Konzeptphase ist das Festlegen, welche Dokumente und Prozesse elektronisch abgewickelt werden sollen. Dafür werden schon für einen ersten Überblick in der Konzeptphase technische und organisatorische Rahmenbedingungen festgelegt. Eine EDI-Dienstleistungsfirma legt bereits erste Einstellungen fest, damit das System in der Testphase geprüft werden kann.

Wichtig in der Konzeptphase ist das Einbeziehen der Mitarbeitenden. Binden Sie die Mitarbeitenden, die mit dem neuen EDI-System arbeiten sollen, frühestmöglich in den Prozess ein. Sie können notwendige Funktionen oder konkrete Anwendungsfälle im Prozess einfließen lassen.

Testphase:
In der Testphase wird das EDI-System auf seine Funktionalität und Zuverlässigkeit geprüft. Eventuelle Probleme oder Fehler werden in dieser Phase identifiziert und behoben, um einen reibungslosen Live-Betrieb sicherzustellen. Hierfür lohnt es einen oder mehrere Key-User:innen zu bestimmten, die das System ausgiebig testen und Feedback zur Verbesserung von Funktionen gibt.

Live-Betrieb:

Sind alle Funktionen überprüft und auftretende Fehler behoben, folgt der letzte Schritt: Die Integration von EDI in den Berufsalltag. Ab dem Moment werden die elektronischen Dokumente und Prozesse im täglichen Geschäft genutzt. Dabei ist es wichtig, dass die betreffenden Mitarbeitenden entsprechend geschult werden und mit dem EDI-System vertraut gemacht werden. Sorgen Sie außerdem für regelmäßige Überprüfungen und Optimierungen des EDI-Systems, um einen effizienten und reibungslosen Betrieb sicherzustellen.

5 Erfolgskriterien mit EDI

Ob ein EDI-Projekt erfolgreich ist, hängt von verschiedenen Kriterien ab. Hier sind einige wichtige Erfolgskriterien:

1. Klare Zielsetzung: Es ist wichtig, zu wissen, was mit dem EDI-Projekt erreicht werden soll, sei es die Verbesserung der Effizienz, die Kostenreduzierung oder die Stärkung der Geschäftsbeziehungen. Eine klare Zielsetzung hilft dabei, den Fokus zu bewahren und die Umsetzung zu erleichtern. So kann regelmäßig geprüft werden, ob die Implementierung dazu beiträgt, das Ziel zu erreichen oder ob an der ein oder anderen Stelle noch an ein paar Schrauben gedreht werden muss.
2. Zusammenarbeit mit Geschäftspartner:innen: EDI funktioniert nur, wenn alle beteiligten Partner:innen zusammenarbeiten. Es ist wichtig, eine gute Beziehung zu den Geschäftspartner:innen aufzubauen und sicherzustellen, dass sie bereit sind, den EDI-Prozess zu unterstützen. Eine enge Kommunikation und regelmäßiger Austausch sind entscheidend, um reibungslose Abläufe sicherzustellen.
3. Auswahl des richtigen EDI-Systems: Die Auswahl eines geeigneten EDI-Systems ist von großer Bedeutung. Es sollte den spezifischen Anforderungen des Unternehmens gerecht werden und die Integration mit den internen Systemen ermöglichen. Die Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit und Flexibilität des Systems sind darüber hinaus wichtige Faktoren, die bei der Auswahl berücksichtigt werden sollten.
4. Schulung und Unterstützung der Mitarbeitenden: Die Schulung der Mitarbeitenden ist unerlässlich, um eine effektive Nutzung sicherzustellen. . Zudem ist es wichtig, kontinuierliche Unterstützung anzubieten, damit auftretende Fragen und Probleme schnell gelöst werden können. Fachliche Unterstützung kann von einem Dienstleistungsunternehmen gewährleistet werden.
5. Überwachung und kontinuierliche Verbesserung: Es ist wichtig, die Transaktionen zu verfolgen, mögliche Engpässe oder Fehler zu identifizieren und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Durch regelmäßige Bewertungen und Verbesserungen kann das EDI-System optimiert werden, um noch effizienter zu arbeiten.