Tabellenbuchhaltung
Inhaltsverzeichnis
Die Tabellenbuchhaltung ist eine Variante der doppelten Buchführung. Im Gegensatz zur klassischen Darstellung der Geschäftsvorfälle über Buchungssätze werden hier die Vorgänge im Rahmen einer übersichtlichen Tabelle erfasst. Diese Form der Buchhaltung wird auch als amerikanisches Journal bezeichnet.
Zusammenführen der Buchungen der doppelten Buchführung
Die Tabellenbuchhaltung ist eine Vereinfachung im Hinblick auf das gängige Vorgehen bei der doppelten Buchführung. Denn die doppelte Buchführung kennt zwei Schritte: zunächst die in chronologischer Reihenfolge durchzuführende Verbuchung der Geschäftsvorfälle im sogenannten Grundbuch, das auch als Journal bezeichnet wird. Dann die Übertragung der Buchungen vom Grund- ins sogenannte Hauptbuch. In diesem zweiten Schritt erfolgt auch die notwendige Verbuchung der Geschäftsvorfälle auf die jeweiligen Konten der Aktiv- oder Passivseite.
Die Tabellenbuchhaltung fasst diese beiden Schritte für ihren Nutzer zusammen. Sie verbindet mit der Eintragung des Geschäftsvorfälle in die Buchungstabelle die Verbuchung auf Sachkonten mit der Einhaltung der erforderlichen chronologischen Reihenfolge bei der Verbuchung.
Vor- und Nachteile der Tabellenbuchhaltung
Der Vorteil der Tabellenbuchhaltung liegt im logischen Aufbau des Systems. Es ist auch für den Laien schnell erlernbar, sobald er weiß, welche Konten von den einzelnen Geschäftsvorfällen betroffen sind. Ein weiterer Vorteil ist die Übersichtlichkeit der Verbuchung, sowohl in zeitlicher Reihenfolge als auch sachlicher Hinsicht.
Der Nachteil der Tabellenbuchhaltung liegt hauptsächlich daran, dass jeder Geschäftsvorfall aufwendig manuell erfasst werden muss. Dies bringt gerade bei Stress eine erhöhte Anfälligkeit für Fehler bei der Eingabe mit sich. Zudem müssen die Daten eines Tages immer in das Grundbuch übertragen werden. Auch diese Übertragung ist wieder mit Fehlerquellen durch Übertragungsfehler behaftet. Außerdem ist die doppelte Arbeit umständlich und erhöht den Aufwand für das Personal des betreffenden Unternehmens. Die Auswertung der Buchungen gestaltet sich ebenfalls schwierig. Denn komplexe Analysen sind im System der Tabellenbuchhaltung nicht möglich. Außerdem sind für diese etwas aus der Mode gekommene Form der Buchhaltung nicht viele digitale Rechnungsprogramme vorhanden.
Aufbau und Struktur der Tabelle
Die Tabelle für die Buchungen ist auf ganz klassische Weise aus Zeilen und Spalten aufgebaut. In den Spalten wird von links nach rechts zuerst das Datum des jeweiligen Geschäftsvorfalls eingetragen. Danach folgt ein Text, der den Geschäftsvorfall genau bezeichnet (zum Beispiel der Kauf von Rohstoffen), anschließend die jeweiligen Konten, die die Geschäftsvorfälle betreffen. Dem einzelnen Konto ist dabei immer eine Haben- und eine Sollseite durch zwei Unterspalten zugeordnet.
Zudem bietet die Tabellenbuchhaltung auch gleich die Möglichkeit, in der ersten Zeile eines Geschäftszeitraumes einen Anfangsbestand und in der letzten Zeile einen Schlussbestand einzugeben. So wird gleich eine sinnvolle Vorbereitung rund um den Tages-, Monats-, Quartals- oder Jahresabschluss geleistet. Dies ist ideal für die Bilanz oder die Arbeit des Steuerberaters. Typisch für die Tabellenbuchhaltung ist die taggenaue Abrechnung. Aus diesem Grund wird das System im Amerikanischen auch als Journal bezeichnet.
Einsatzmöglichkeiten der Tabellenbuchhaltung
Die Tabellenbuchhaltung ist ein sehr übersichtliches, aber auch schon veraltetes Instrument, die Buchführung eines Unternehmens zu realisieren. Diese Form der Buchführung eignet sich höchstens noch für kleinere Unternehmen mit wenig buchhalterischem Aufwand beziehungsweise Personal. Auch sollte die Anzahl der Konten, die betroffen sind (und damit die Palette der angebotenen Produkte oder Dienstleistungen) möglichst gering sein. Zudem erfordert die manuelle Erfassung der Geschäftsvorfälle eine große Sorgfalt. Denn diese Form der Erfassung ist, vor allem bei Zeitdruck, sehr fehleranfällig.
Digitale Form der Tabellenbuchhaltung
In der digitalen Form der Tabellenbuchhaltung ist die entsprechende Tabelle für die einzelnen Buchung gleich als Maske vorhanden. Das bedeutet, dass die einzelnen Geschäftsvorfälle direkt in die dafür vorgesehenen Felder eingegeben werden können. Das digitale System hat auch den Vorteil, das Buchungen gleich in eine Tages-, Monats-, Quartals- oder gar Jahresübersicht übertragen werden können. Voraussetzung hierfür ist es allerdings, dass alle Geschäftsvorfälle taggenau nach ihrem Anfallen gebucht werden.
Es gibt allerdings Bestände, die über den Zeitraum eines Tages / Monats / Quartals / Jahres überhaupt nicht angerührt werden und daher in ihrem Wert gleich geblieben sind. Ein Beispiel hierfür ist der Firmenwert oder Maschinen, die schon abgeschrieben sind. Diese Werte sind dann manuell zu ergänzen.
Buchhaltungssoftware als hilfreiche Unterstützung
Wer seine Buchführung offline betreibt, verzichtet auf die wesentlichen Vorteile, die eine Buchhaltungssoftware wie zum Beispiel lexoffice zu bieten hat. Denn durch die Onlineversion kann die Software die Funktionen und die Grundlagen (zum Beispiel bestehende Gesetze im Bereich von Handels- oder Steuerrecht, Fristen und Termine, Formalia etc.) immer wieder updaten. Das gilt auch für Sicherheitserfordernisse, die immer wieder auf den neuesten Stand aktualisiert werden.
Auch im internen Betriebsablauf macht eine Online-Buchhaltung im Tabellenformat Sinn. Denn jeder, der aus einem Betrieb Zugriff auf eine Online-Software hat, kann die Daten und Funktionen des Programms nutzen. Das bedeutet eine Arbeitsökonomie, die sich durch kurze Wege, schnelles Fortschreiten im Arbeitsprozess und oft deutlich reduzierte Kosten auszeichnet.
Die Möglichkeit, online auf die Buchführung im Tabellenbereich zugreifen zu können, hat noch zwei weitere Vorteile: Zum einen haben interessierte Personen wie Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer schnell einen Überblick, den sie von jedem Rechner mit Internetanschluss haben können. Zum anderen können Teilbereiche der Buchführung und Blanzierung miteinander vernetzt werden, sodass eine Datenübertragung in Sekundenschnelle und mit wenigen Mausklicks ohne doppelte Arbeit möglich ist.