Mandantenfähigkeit
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Was bedeutet „Mandantenfähigkeit“?
Mandantenfähig (Multi-Tanancy) bzw. mandantentauglich wird eine Informationstechnik (IT-Infrastruktur) genannt, die auf demselben Software-System bzw. Server mehrere Auftraggeber oder Kunden bedienen kann, ohne dass die jeweiligen Daten von anderen Nutzern eingesehen werden können. Eine solche Mandantenfähigkeit ist damit ein wichtiger Faktor, um Softwareprodukte in vorwiegend größeren Unternehmen einzusetzen.
Das Funktionsprinzip
Eine solche mandantenfähige Cloud-Computing-Software ist also in der Lage, mehrere Mandanten gleichzeitig zu verwalten. Das heißt, dass jeder User zwar Zugriff auf dieselbe Ressource hat, dabei jedoch individuelle Daten hinterlegen kann und seine eigene Oberfläche nutzt. Eine Trennung der einzelnen Nutzer bleibt demnach bestehen. Jede Person in diesem System konfiguriert ihre Software mit den persönlich benötigten Einstellungen. Das Alleinstellungsmerkmal einer solchen Software ist, dass alle auf dieselbe Basis zugreifen können, jedoch niemand die Möglichkeit hat, die Daten des anderen Benutzers einzusehen. Obwohl also die Daten verschiedener Mandanten oft in derselben Datenbank abgespeichert werden, behält sie das System voneinander getrennt bereit: Eine Funktion, die aus Datenschutzgründen vom Gesetzgeber vorgeschrieben ist.
Mandantenübergreifende und mandantenabhängige Daten
Im Rahmen der Mandantenfähigkeit werden die genannten Daten-Arten wie folgt unterschieden:
- Mandantenübergreifend werden die Daten dann genannt, wenn diese alle Personen betreffen. Daher werden sie auch nicht individuell gepflegt, sondern übergeordnet genutzt. Dazu zählen zum Beispiel Steuersätze, Länder, Währungskurse sowie Währungen. Ebenso wird die allgemeine Systemkonfiguration über diesen Daten-Typ gesteuert.
- Zu den Mandanten-abhängigen Daten zählen alle Daten, die individuell auf die jeweilige Person zugeschnitten sind. Beispielsweise wären dies innerhalb einer Buchhaltungs-Software Bankverbindungen, Kundenstammdaten und Buchungen, um nur einige zu nennen. Diese Daten beinhalten weiterhin auch die Mandanten-spezifische Software-Konfiguration.
Welche Vor- und Nachteile bringt die Mandantenfähigkeit mit sich?
Auf ein Unternehmen mit mehreren Angestellten kann sich eine solche Software positiv auswirken. So muss die Installation lediglich einmal vorgenommen werden, auch ist der Aufwand für Updates sowie Wartungen deutlich geringer, als dies bei Einzelsystemen der Fall ist. Was den Speicherbedarf angeht, so müssen diese Mandanten-übergreifenden Daten nur einmal gespeichert werden. Das hat eine Verringerung des Speicherbedarfs zur Folge. Auch sind, durch die spezielle Softwareentwicklung, die Regulierung des Datenzugriffs sowie die Zugangsregeln auf einem hohen Sicherheitsstandard umsetzbar. Hinsichtlich der Wirtschaftlichkeit werden die Wartungs- und Betriebskosten auf mehrere Personen aufgeteilt. Natürlich verringern sich durch die Nutzung mehrerer Mandanten auch die Lizenzkosten.
Von Nachteil könnte sich die Mandantenfähigkeit auf die Datensicherung auswirken. Die Daten aller Mandanten werden in einer Datenbank gespeichert, was die Datensicherung erschweren könnte. Darüber hinaus ist zu bedenken, dass die gemeinsame Software-Nutzung die Anforderungen an den Datenschutz steigert.
Die Mandantenfähigkeit in der praktischen Anwendung
Im Geschäftsalltag findet eine solche Software in den unterschiedlichsten Bereichen Anwendung:
- Beispielsweise kann ein Steuerberater die Buchführung mehrerer Mandanten verwalten
- Der Webhoster vermag über denselben Server viele Kundenwebsites zu betreuen
- Ein Konzern hat die Möglichkeit, über eine Finanzbuchhaltungs-Software die Buchführung der Muttergesellschaft und mehrerer Tochterfirmen abzuwickeln
Hinweis: lexoffice ist nicht mandantenfähig.