Stichprobeninventur

Die Stichprobeninventur für die Bestandsübersicht

Die Stichprobeninventur ist eine Inventurmethode, bei der – wie der Name schon sagt – Stichproben der Bestände genommen werden. Diese werden hochgerechnet, um den tatsächlichen Bestand zu ermitteln.

Die Definition der Stichprobeninventur

Neben der Stichtagsinventur und der permanenten Inventur gehört die Stichprobeninventur zu den zugelassenen Inventurmethoden, die das Gesetz vorgibt. Die Unterscheidung liegt vor allem im Aufwand der einzelnen Methoden.

Die Stichprobeninventur ist auch als Teilerhebung bekannt, weil nur ein kleiner Teil des tatsächlichen Bestands an Waren und Material erfasst wird. Wie bei den anderen Inventurmethoden muss diese Erfassung von Mitarbeiter:innen durchgeführt werden, die körperlich anwesend die Bestände zählen und vermerken.

Die Gesetze für Inventuren sind im Handelsgesetzbuch (HGB) festgelegt. Laut dem HGB muss die Inventur mithilfe einer anerkannten mathematisch-statistischer Methode nach Art, Menge und Wert ermittelt werden.

Die Stichprobeninventur erfüllt die Anforderungen dieses Gesetzes. Die körperliche Erfassung findet zwar nur für die Teilerhebung statt, aber aus diesem Teil wird anhand einer mathematisch-statistischen Methode der tatsächliche Bestand ermittelt.

Voraussetzungen für die Stichprobeninventur

Um eine Stichprobeninventur durchführen zu können, muss ein Unternehmen bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Werden diese Voraussetzungen nicht erfüllt, ist die Stichprobeninventur nach dem Gesetz unvollständig.

Diese Voraussetzungen müssen erfüllt bzw. eingehalten werden:

  • es muss eine anerkannte mathematisch-statistische Methode, die auf den Grundsätzen der Wahrscheinlichkeitsrechnung beruht, angewendet werden
  • die angewendete Methode muss die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) erfüllen
  • die Bestandsaufnahme in Form der Teilerhebung als Ausgangswert der Stichprobeninventur muss körperlich stattfinden
  • das Unternehmen muss eine Lagerbuchführung bestehen, in der die Bestände nach Art, Menge und Wert kontinuierlich festgehalten werden

Bei der Lagerbuchführung handelt es sich in der Regel um ein EDV-gestütztes System. Diese Systeme existieren seit den 1970er Jahren und sind mittlerweile weit verbreitet in Unternehmen, die eine Lagerbuchführung haben.

Die Branchen, in denen Inventuren am meisten vorkommen sind die Industrie, der Handel, die Logistik und die Versorgung. Unternehmen in diesen Branchen sind also in der Regel dazu berechtigt, eine Stichprobeninventur durchzuführen.

Ob die Wahl dabei auf die Stichprobeninventur fällt oder eine andere Methode verwendet wird, hängt auch davon ab, eine richtige und vollständige Inventur dadurch gewährleistet werden kann.

Außerdem muss immer bedacht werden, dass eine Stichprobeninventur nicht bei leicht verderblichen Waren wie Lebensmitteln oder sehr wertvoller Ware durchgeführt werden darf.

Darüber hinaus bietet die Stichprobeninventur bestimmte Vor- und Nachteile, die Unternehmen im Hinterkopf behalten müssen, wenn sie sich für eine Inventurmethode entscheiden.

Die Vorteile und Nachteile der Stichprobeninventur

Vor allem in großen Unternehmen reduzieren Stichprobeninventuren den Aufwand im Vergleich mit den anderen zulässigen Methoden. Ist der Lagerbestand an Waren so groß, dass eine Erfassung in keinem sinnvollen zeitlichen Rahmen zu bewerkstelligen ist, ist die Stichprobeninventur die bessere Wahl.

Es ist auch möglich, die Inventurmethoden zu vermischen. So können die hochwertigen Waren mit der Vollinventur genau erfasst werden, während die restlichen Bestände mit der Stichprobeninventur festgehalten werden.

Allerdings ist die mathematisch-statistische Methode der Stichprobeninventur nicht leicht anzuwenden. Zudem muss die Lagerbuchhaltung auf die Stichprobeninventur abgestimmt sein. Ansonsten kann es zu Fehlern kommen, die in einer Inventur bestenfalls vermieden werden sollten.

Ein Beispiel für eine Stichprobeninventur

Angenommen, Sie verkaufen Bretter. Sie nehmen nun eine Kiste voller Bretter mit der gleichen Größe und wiegen davon ein Brett. Es hat beispielsweise ein Gewicht von 200 Gramm. Jetzt ermitteln Sie das Gesamtgewicht aller Bretter der gleichen Größe. Das sind in diesem Beispiel zwei Kilogramm. Jetzt stellt sich folgende Frage: Wie hoch ist die gesamte Menge an Brettern?