Verrechnungskonto

Bedeutung

Ein Hilfskonto, das sich immer wieder ausgleicht und aus buchungstechnischen Gründen erstellt wird, nennt man Verrechnungskonto. Allerdings wird der Begriff nicht einheitlich verwendet. In der Praxis werden Buchungen nur für eine bestimmte Zeit auf einem Verrechnungskonto erfasst. In der Folge müssen Verrechnungskonten regelmäßig und zeitnah abgestimmt werden.

Juristisches:

Das in den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) festgelegte Gebot der Vollständigkeit verlangt eine lückenlose Erfassung aller Geschäftsvorfälle, d. h. alle Vorgänge, die den Erfolg oder das Vermögen des Unternehmens beeinflussen, sind aufzuzeichnen. Verrechnungskonten als Hilfskonten minimieren Buchungsfehler (§ 239 Abs. 2 HGB und § 146 Abs. 1 AO).

Führt ein Steuerpflichtiger mit 2 Betrieben Verrechnungskonten, die dazu dienen, Zahlungen demjenigen Betrieb zuzuordnen, an den sie zwar tatsächlich nicht geleistet sind, zu dem sie aber wirtschaftlich gehören, so sind die Salden dieser Verrechnungskonten in die Ermittlung der Betriebsvermögen der beiden Betriebe einzubeziehen (BFH, Beschluss v. 22.4.2015, X B 156/14, BFH/NV 2015 S. 1087).

1 Verrechnungskonten in der Buchhaltung

1.1 Fremdgeld als durchlaufender Posten

Einnahmen und Ausgaben beeinflussen den Gewinn des Einnahmen-Überschuss-Rechners nicht, wenn sie im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und verausgabt werden. Man bezeichnet sie dann als durchlaufende Posten.

Solche durchlaufenden Posten gibt es nicht beim Bilanzierenden.  Deshalb werden Fremdgelder auf einem besonderen Verrechnungskonto erfasst. Bei diesem müssen sowohl Zu- als auch Abfluss jederzeit nachvollziehbar sein. Sobald der Bilanzierende durchlaufende Posten auf der Aktivseite erfasst, muss er auch einen entsprechenden Passivposten bilden. Ein Beispiel für typische Fremdgelder, bei denen ein Verrechnungskonto nötig wird, sind die TÜV-Gebühren, welche Fahrschulen gegenüber dem Fahrschüler erheben, um die Unkosten der Prüfung zu tragen.

In der Praxis der Buchhaltung sieht das ganze wie folgt aus:

Beträge, die der Unternehmer im Namen und für Rechnung eines anderen verausgabt, bucht er auf dem Konto „Durchlaufende Posten“ 1590 (SKR 03) bzw. 1370 (SKR 04) im Soll. Gegenkonto kann beispielsweise die Bank sein. Gleichzeitig entsteht dabei eine sonstige Forderung gegen die Person, für die der Unternehmer Gebühren oder ähnliches verauslagt hat. Diese verbucht der Unternehmer ebenfalls im Soll. Gegenkonto ist dann das Konto „Durchlaufender Posten“.

1.2 Eigenes Verrechnungskonto und separates Buchen der Gebühren

Bei Zahlungen mit Kreditkarten muss der Unternehmer aufpassen, dass er den steuerlich wirksamen Vorgang der Betriebsausgabe nur einmal bucht, weil Kreditkartenzahlungen stets zu 2 zeitlich unterschiedlichen Belegen (Zahlungsquittung und Abrechnung des Kreditinstituts/Abbuchung vom Bankkonto) führen.

Weil Kreditkartenzahlungen keine Bargeldtransaktionen sind, sondern erst Tage oder Wochen später auf dem Bankkonto sichtbar werden, sollten Kreditkartenumsätze getrennt von Bareinnahmen erfasst werden. Folglich sollten sie auch nicht im Kassenbuch oder dem Kassenbericht erscheinen.

Es bietet sich an, Kreditkartenumsätze direkt über eigene Verrechnungskonten im Soll (z. B. Konto SKR 03/SKR 04: 1361/1461 „Geldtransit MasterCard“) zu buchen, wobei jeweils das entsprechende Erlöskonto im Haben das Gegenkonto darstellt.

Das Zwischenkonto wird mit der Gutschrift durch die Kreditkartenorganisation ausgeglichen. Dann erfolgt die Buchung auf diesem Konto auf der Habenseite (Gegenkonto im Soll ist das Bankkonto). Auch eventuell anfallende Abzüge und Gebühren der Kreditkartenorganisationen sind über das Zwischenkonto im Haben zu buchen.

1.3 Geldtransit Kasse-Bank für Bargeldeinzahlungen

Für die Einzahlung von Bargeld (aus der Kasse) auf ein Bankkonto gelten ähnliche Regelungen wie bei Kreditkartenzahlungen,. Auch hier handelt es sich um verschiedene Geschäfte, die im zeitlichen Abstand voneinander laufen und damit trotz ihrer Abhängigkeit voneinander mehrerer Buchungen bedürfen: In der Kasse ist die Ausgabe mit dem Tag der Einzahlung bei der Bank als Barausgabe zu erfassen. Meistens benötigt die Bank einige Tage, bis der Betrag auf dem Konto erscheint Deshalb sollte man die Ausgabe über das Konto „Geldtransit“ als Eingang buchen. Dort wird der Betrag festgehalten, bis die Gutschrift auf dem Kontoauszug erscheint. Diese Gutschrift wird auf dem Konto SKR 03/SKR 04:1360/1460 auf der Habenseite (also genau entgegengesetzt) gebucht (Eingang Bank, Ausgang Geldtransit). Innerhalb weniger Tage gleichen sich die beiden Buchungen auf dem Konto SKR 03/SKR 04:1360/1460 aus.

Bei Barabhebungen von der Bank wird entsprechend (umgekehrt) gebucht.

Kassen-Nachschau möglich

Bereits seit dem 01.01.2018 können Finanzbeamte ohne Ankündigung während der üblichen Geschäftszeiten Geschäftsräume betreten, um Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung relevant sein können. Diese Möglichkeit wird ihnen gegenüber Steuerpflichtigen eingeräumt, um die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und –ausgaben zu prüfen.

1.4 Lohnverrechnungskonto für die Bruttolohnverbuchung

Bei der Nettolohnbuchung werden die entsprechenden Lohnkonten (z. B. Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt, Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit etc.) entsprechend den erfolgten Zahlungen direkt gebucht.

Bei der Bruttolohnbuchung wird ein Lohnverrechnungskonto (SKR 03/SKR 04:1755/3790) zwischengeschaltet (indirekte Buchung). Auf dem Lohnverrechnungskonto – bietet sich bei hoher Mitarbeiterzahl an – werden dann alle Buchungen vorgenommen. Das Verrechnungskonto „Lohn und Gehalt“ als Zwischenkonto zwischen den Aufwandskonten und den Verbindlichkeitskonten wird genutzt, um zu sehen, ob die Lohnabrechnungen richtig sind und die Buchungssätze stimmen. Nach den geleisteten Zahlungen gleichen sich die Lohnverrechnungskonten im Soll und Haben aus.

1.5 Wareneingang/Warenausgang für Geschäftsvorfälle ohne Rechnung

Kommt die Ware z. B. ohne Rechnung im Unternehmen an, kann der Empfänger der Ware für den Wareneinkauf der Übersichtlichkeit wegen das Verrechnungskonto „Wareneingangs-Verrechnungskonto“ benutzen. Damit ist gewährleistet, dass der Vorsteuerabzug nicht schon bei Erhalt der Ware geltend gemacht wird.

So buchen Sie richtig

Ware im Wert von 590 EUR brutto wird ohne Rechnung angeliefert

Konto SKR 03 SollKontenbezeichnungBetragKonto SKR 03 HabenKontenbezeichnungBetrag
3000Wareneingang500,0070001Wareneingangs- Verrechnungskonto500,00
Konto SKR 04 SollKontenbezeichnungBetragKonto SKR 04 HabenKontenbezeichnungBetrag
5000Wareneingang500,0070001Wareneingangs- Verrechnungskonto500,00

Buchung bei Rechnungseingang

Konto SKR 03 SollKontenbezeichnungBetragKonto SKR 03 HabenKontenbezeichnungBetrag
70001Wareneingangs- Verrechnungskonto500,0071501Lieferant Müller590,00
1576Abziehbare Vorsteuer 19%90,00
Konto SKR 04 SollKontenbezeichnungBetragKonto SKR 04 HabenKontenbezeichnungBetrag
70001Wareneingangs- Verrechnungskonto500,0071501Lieferant Müller590,00
1406Abziehbare Vorsteuer 19%90,00

Falls beim Warenverkauf der Zeitpunkt der Auslieferung und der Rechnungsstellung auseinanderfallen, kann das Zwischenkonto „Verrechnungskonto Warenverkäufe“ verwendet werden. Der Soll-Versteuerer muss aber unabhängig von der Rechnungsstellung für den Monat der Auslieferung schon die Umsatzsteuer abführen; der Ist-Versteuerer muss die Umsatzsteuer spätestens bei Zahlungseingang abführen (auch ohne Rechnungstellung).

1.6 Unklare Posten bei fehlenden Belegen

Fehlt z. B. ein Beleg in der Buchhaltung oder kann ein Geldzugang auf der Bank mangels Bezeichnung auf dem Kontoauszug nicht richtig zugeordnet werden, kann man ausnahmsweise eine Hilfsbuchung auf einem Zwischenkonto „Unklare Posten“ vornehmen, das man gesondert einrichten muss. Wichtig ist, dass zeitnah die entsprechenden Hilfsbuchungen aufgelöst werden.

Enthält das Hilfskonto „Unklare Posten“ regelmäßig zahlreiche Positionen, kann und wird das Finanzamt die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung insgesamt anzweifeln. Die gängigen Kontenrahmen sehen ein Hilfskonto „Unklare Posten“ nicht vor!

2 Verrechnungskonten bei Gesellschaften

Ein Verrechnungskonto dient der buchhalterischen Dokumentation betrieblicher und privater Zahlungen des Unternehmens bzw. der Gesellschafter.

2.1 GmbH – Verrechnungskonto für Auslagen des Geschäftsführers

In der Praxis verauslagt der GmbH-Geschäftsführer oft Ausgaben für die GmbH wie z. B. Bewirtungskosten oder Spritkosten. Andererseits entnimmt der Geschäftsführer aus der GmbH bestimmte Leistungen, z. B. zahlt eine private Rechnung vom GmbH-Konto oder nutzt ein betriebliches Fahrzeug für private Zwecke. Um einen Ausgleich zu ermöglichen und damit der Gewinn/Verlust der Gesellschaft nicht verfälscht wird, müssen die Sachverhalte auf einem Verrechnungskonto erfasst werden.

Achtung

Finanzamt fordert bei Überlassung des betrieblichen Pkw für private Zwecke Belastung des Verrechnungskontos

Erfolgt die Überlassung des betrieblichen Fahrzeugs nicht im Rahmen des Arbeitsverhältnisses, sondern im Rahmen eines entgeltlichen Überlassungsvertrags, muss die Durchführung der Vereinbarung – etwa durch die zeitnahe Belastung des Verrechnungskontos des Gesellschafter-Geschäftsführers – dokumentiert sein. Anderenfalls riskiert die GmbH, dass das Finanzamt eine verdeckte Gewinnausschüttung unterstellt.

Die fehlende Verzinsung eines Gesellschafterverrechnungskontos ist eine verdeckte Gewinnausschüttung, wenn eine GmbH von Anfang an auf die Rückzahlung der als Darlehen bezeichneten und ihrem beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer gewährten Beträge verzichtet.

2.2 Personengesellschaften: Für Geschäftsvorfälle des Gesellschafters eigene Konten verwenden

Das Verrechnungskonto enthält – ähnlich wie bei der GmbH – einerseits eine Forderung des Gesellschafters gegen die Gesellschaft (OHG, KG oder BGB-Gesellschaft) und andererseits eine Forderung der Gesellschaft gegen den Gesellschafter.

Es wird auch als Fremdkapitalkonto/Darlehenskonto oder Privatkonto bezeichnet. Auf dem Verrechnungskonto werden entnahmefähige Gewinnteile, Entnahmen und Einlagen verbucht.

Der BFH muss klären ob Verrechnungskonten zwischen 2personenidentischen Personengesellschaften zum Betriebsvermögen der Personengesellschaft oder zum Privatvermögen der Gesellschafter gehören.