Verrechnungskonto

Ein Verrechnungskonto ist ein Hilfskonto in der Buchführung, das dazu dienen soll, das Verbuchen von Geschäftsvorgängen einfacher zu machen und Zahlungsströme in einem Unternehmen transparent nachvollziehen zu können. Dabei werden vorhandene Zahlungsströme gegeneinander gebucht, also miteinander verrechnet. Das Verrechnungskonto ist kein reales Girokonto.

Was ist ein Verrechnungskonto?

Ein Verrechnungskonto wird üblicherweise nur im Zusammenhang mit einem real existierenden Bankkonto angelegt. Die Buchungen auf diesem Konto werden temporär erfasst, wobei der Saldo des Kontos stets wieder ausgeglichen werden muss.

Der Zweck liegt in einer erhöhten buchhalterischen Transparenz innerhalb Ihres Unternehmens. Mit der Anlage von Verrechnungskonten erfüllen Sie die „Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung“ (GoB). Durch die erhöhte Transparenz bei der Nachvollziehbarkeit von Zahlungsströmen können Sie die Vorgabe erfüllen, dass alle Geschäftsvorgänge mit steuerlicher Relevanz lückenlos dokumentiert werden müssen.

So kann ein Betriebsprüfer des Finanzamts alle Buchungen genau sehen und erkennen, an wen das Geld überwiesen wurde und zu welchem Zweck. Ein Verrechnungskonto ist in der Buchhaltung außerdem ein Instrument zur Vermeidung von Fehlern.

Kann man Geld auf ein Verrechnungskonto überweisen?

Faktisch ist ein Verrechnungskonto kein reales Konto, sondern ein virtuelles Hilfskonto. Es bildet nur Zahlungsströme auf eine nachvollziehbare Art und Weise ab. Deshalb lässt sich auf ein Verrechnungskonto kein Geld überweisen.

Buchungen auf einem Verrechnungskonto Beispiel

Wenn einer:eine Ihrer Mitarbeiter:innen Zahlungen für Ihr Unternehmen auslegt, beispielsweise die Kosten für eine Geschäftsreise, kann er:sie sich die Ausgaben bei Ihnen zurückholen.

Im Verrechnungskonto sind Vermerke bei der Rückbuchung dazu da, offenzulegen, an wen das Geld ausgezahlt wurde und zu welchem Zweck. So lässt sich auch exakt nachvollziehen, ob, wann und wofür jemand Mittel des Unternehmens für private Zwecke ausgegeben hat.

Damit ist das Verrechnungskonto ein internes Kontrollinstrument, mit dem verdeckte und unrechtmäßige Auszahlungen problemlos identifiziert werden können. Eine Zweckentfremdung von Unternehmensgeldern wird erheblich erschwert.

Der Buchungsvorgang auf einem Verrechnungskonto kann für eine Geschäftsreise, bei der die Mitarbeiterin zunächst in Vorleistung gegangen ist, demnach wie folgt aussehen:

Beschreibung Datum Betrag
Zugticket München – Frankfurt, Re-Nr. 01-22-0033, ausgelegt von Else Mustermann 28.3.2022 134,50 €
Hotel Frankfurt, Re-Nr. 12-4405, ausgelegt von Else Mustermann 28.3.2022 145,50 €
Reisekostenerstattung an Else Mustermann (Mitarbeiterin) 28.3.2022 − 280,00 €

Dabei ist es wichtig, alle Vorgänge so genau wie möglich zu beschreiben. Zweck, Datum und Zahlungsempfänger:in müssen eindeutig erkennbar sein. Am Ende muss das Konto ausgeglichen sein.

Gesellschafter:innen-Verrechnungskonto in der GmbH

Ein Gesellschafter:innenverrechnungskonto stellt einen Spezialfall für eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) dar. Es ist nicht selten, dass die Gesellschafter:innen in einer GmbH dem Unternehmen Geld auslegen. Im Gegenzug leistet das Unternehmen häufig Zahlungen für die Gesellschafter:innen, die privat begründet sind. Üblicherweise werden diese Vorfälle nicht durch direkte Geldströme abgedeckt, sondern mit Hilfe eines Gesellschafterverrechnungskontos gegengerechnet.

Ein Beispiel hierzu sieht wie folgt aus: Beispielsweise zahlt der:die Gesellschafter:in ein Geschäftsessen mit Kund:innen in Höhe von 120,00 €. An anderer Stelle übernimmt das Unternehmen eine private Versicherungsrate in Höhe von 90,00 €. Beide Buchungen werden auf dem Verrechnungskonto erfasst und gegeneinander gerechnet. Am Ende weist das Konto einen Saldo von 30,00 € zulasten des Unternehmens auf.

Sollte das Konto im Soll stehen, also einen Saldo zulasten des:der Gesellschafter:in ausweisen, muss dieser Saldo verzinst werden, weil ansonsten der Vorwurf einer verdeckten Gewinnausschüttung vom Finanzamt droht. Der Zinssatz liegt in der Regel bei 6 % und wird auf den Jahresmittelwert des Saldos angelegt. Es ist möglich, die Zinsen direkt auf das Gesellschafterverrechnungskonto zu buchen.
Um den Überblick zu behalten, ist es für die GmbH sinnvoll, für jede:n Gesellschafter:in ein eigenes Verrechnungskonto anzulegen und zu führen.

Verrechnungskonto für ein Aktiendepot

Beim Einstieg in den Börsenhandel oder beim Besitz eines Privatdepots ist ein Verrechnungskonto unumgänglich. Nur mit ihm können Wertpapiere angekauft und wieder verkauft werden. Dort werden sämtliche Transaktionen im Detail gelistet.

Ein normales Girokonto kann die Funktion nicht übernehmen, weil der:die Kontoinhaber:in des Verrechnungskontos keine Berechtigung besitzt, Gelder vom Verrechnungskonto an das Aktiendepot zu überweisen oder Aktienverkäufe darauf zu realisieren. Bei der Anlage muss der:die Kontoinhaber:in daher ein Referenzkonto angeben, auf das automatische Rücküberweisungen erfolgen können, wie sie beispielsweise beim Verkauf von Aktien stattfinden.

Das Referenzkonto kann ein normales Girokonto sein. Da vom Verrechnungskonto selbst kein normaler Zahlungsverkehr getätigt werden kann, muss Geld zunächst auf das Referenzkonto überwiesen werden, damit mit dem Geld vom Verrechnungskonto etwas bezahlt werden kann.

Auch bei Verrechnungskonten fallen Kontoführungsgebühren an. Daher ist es sinnvoll, sich vor der Eröffnung die Konditionen genau anzuschauen. Manche Banken bieten den Service an, dass kein separates Verrechnungskonto eröffnet werden muss, wenn Girokonto und Depot bei derselben Bank geführt werden, weil die Buchungsvorgänge schon miteinander verknüpft sind.