Sammelrechnung

Was ist eine Sammelrechnung?

Eine Sammelrechnung umfasst mehrere Aufträge für eine:n Kund:in in nur einer Rechnung. Sie ist primär dann sinnvoll, wenn ein:e Kund:in permanent Aufträge stellt. In dieser Rechnungsart werden dann alle Rechnungen periodisch zusammengefasst und zum Beispiel einmal im Quartal gemeinsam abgerechnet.

Beispiele für Ihr Unternehmen

Sammelrechnungen bieten sich natürlich vorwiegend für die Stammkund:innen Ihres Unternehmens an.

Ein klassisches Beispiel für die sinnvolle Verwendung einer Sammelrechnung ist das Bauunternehmen, dass bei Ihnen regelmäßig seine Baustoffe bestellt. Statt jede Lieferung an Ziegelsteinen und Zementsäcken einzeln abzurechnen, fassen Sie die Lieferscheine über einen bestimmten Zeitraum zu einer Sammelrechnung zusammen.

Eine typische Sammelrechnung ist übrigens auch Ihre Stromrechnung. Sie beziehen Strom rund um die Uhr und der Verbrauch wird über einen bestimmten Zeitraum zusammengefasst und abgerechnet.

Das muss sie beinhalten

Sammelrechnungen unterliegen im Prinzip denselben Regelungen wie Einzelrechnungen. Das Umsatzsteuergesetz (UStG) stellt diese Regelungen.

Deshalb ist sie in Aufbau und Struktur der normalen Rechnung gleichwertig. Statt einer Auflistung der einzelnen Abrechnungsposten beinhaltet die Sammelrechnung allerdings eine Auflistung der beinhalteten Einzelabrechnungen.

Sie muss also alle Pflichtangaben enthalten, die auf einer Rechnung zu finden sein müssen. Das ergibt sich im Grunde aber schon durch die Einzelabrechnungen, die zur Sammelrechnung gehören. Auf diesen Einzelabrechnungen finden sich bereits alle Pflichtangaben nach dem UStG.

Für die Sammelrechnung kommen zusätzlich drei Pflichtangaben hinzu:

  • Die Gesamtsumme aller Einzelabrechnungen muss auf dieser Rechnungsart angegeben werden.
  • Die Umsatzsteuer muss ausgewiesen werden.
  • Der Abrechnungszeitraum muss angeben werden.

Außerdem müssen Sie diese wie alle Rechnungen mit einer fortlaufenden Rechnungsnummer versehen. Dafür können Sie ein eigenes Nummernsystem verwenden oder die fortlaufenden Rechnungsnummern Ihrer normalen Rechnungen mit der Sammelrechnung weiterführen. Wichtig ist nur, dass jede Rechnung eine eigene Nummer bekommt und sich keine Nummer exakt wiederholt.

Ein Leistungsdatum oder Lieferdatum müssen Sie ebenfalls auf dieser Rechnungsart angeben. Das ist natürlich auf den ersten Blick ein wenig kompliziert, da es sich ja um eine Zusammenfassung mehrerer Lieferungen oder Leistungen handelt, die nicht auf ein einheitliches Lieferdatum bestimmt werden können.

Am einfachsten ist hier der simple Verweis, dass das Leistungsdatum dem Rechnungsdatum entspricht.