Personalkosten

Zusammenfassung

Begriff

Alle Kosten, die irgendwie mit den in einem Unternehmen beschäftigten Arbeitnehmern zusammenhängen, werden im Begriff Personalkosten zusammengefasst. Dazu gehören nicht nur Gehälter oder Löhne sondern auch die Sozialkosten und sonstige Personalkosten wie Entgeltfortzahlung für Ausfallzeiten oder Vermögenswirksame Leistungen. Es gibt kaum ein Unternehmen oder eine Branche, wo die Personalkosten nicht stetig ansteigen. Besonders im Dienstleistungssektor ist es keine Seltenheit, dass die Personalkostenanteile von Unternehmen bis zu 80 % betragen. Da Personalkosten außerdem meistens zu Fix- und Gemeinkosten zählen, sind sie kurzfristig kaum zu beeinflussen. Deshalb ist es wichtig, der Planung und Steuerung von Personalkosten viel Aufmerksamkeit zu widmen. Sie sollten für sich auch langfristige Pläne zur Strukturierung der Personalkosten ausarbeiten.

1 Woraus setzen sich die Personalkosten zusammen?

Neben Löhnen und Gehältern (dem Bruttoarbeitsentgelt) zählen auch Personalzusatzkosten und sonstige Personalkosten zu den gesamten Personalkosten.

Beispiele, was zu den Gehältern zählt:

  • Grundgehälter
  • Leistungsprämien
  • Übertarifliche Zulagen
  • Tarifgehälter
  • Mehrarbeitspauschalen
  • Aktien- und andere Optionen
  • Tantiemen
  • Provisionen

Beispiele, was zu den Löhnen zählt:

  • Fertigungslöhne
  • Zeitlohn
  • Prämienlohn
  • Akkordlohn
  • Hilfslohn
  • Zusatzlohn
  • Zuschlagslohn

Als Personalzusatzkosten bezeichnet man die freiwillige, tarifliche oder gesetzliche Zahlung von Versicherungsbeiträgen wie Arbeitslosen-, Kranken-, Pflege-, Renten- oder Zusatzversorgungskassen. Üblicherweise teilen sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber die Personalnebenkosten. Nur die vom Arbeitgeber zu zahlenden Anteile der Sozialversicherung gelten aber als Personalkosten. Außerdem gehören zu den Personalzusatzkosten:

Als sonstige Personalkosten zählen u. a.:

  • Essens- und Fahrtkostenzuschüsse
  • Kosten von Maßnahmen zur Aus-, Fort- und Weiterbildung
  • Kantinenleistungen
  • Kosten für Vorstellungen, Anzeigen und Inserate
  • Bereitstellung von Arbeitskleidung
  • Wohnungs- oder andere Beihilfen
  • Betriebssicherheitsmaßnahmen
  • Betriebssporteinrichtungen
  • Umzugskosten

Vorschlagswesen

Zusammensetzung Personalkosten

Abb. 1: Zusammensetzung der Personalkosten

2 Wie werden Gehälter verrechnet?

Die an Angestellte gezahlten Gehälter sind meistens Gemeinkosten. Angestellte wie Meister, die direkt in der Produktion arbeiten, können eine Ausnahme darstellen. Dann kann eine Verrechnung als Einzelkosten vorgenommen werden. Manchmal lassen sich die Kosten auch auf mehrere Kostenstellen aufteilen, beispielsweise anteilig nach dem Arbeitsanteil des Meisters. So gut wie immer werden die Gehälter auf den kostenstellen erfasst und gesammelt, auf denen die entsprechenden Angestellten beschäftigt sind. Im Anschluss können die Kosten dann auf die Kostenträger verrechnet werden, beispielsweise durch den Betriebsabrechnungsbogen.

3 Wie setzen sich Löhne zusammen?

Für die Herstellung von Betriebserzeugnissen fallen in der Regel Fertigungslöhne an. Weil der Lohn direkt einem bestimmten, einzelnen Produkt zugerechnet werden kann, handelt es sich bei Fertigungslöhnen um Einzelkosten. Dabei gliedern sich die Fertigungslöhne in die folgenden Einzelpositionen:

Zeitlohn, der normalerweise in Form von Stunden-, Wochen- oder Monatslohn gezahlt wird

Wenn ein Arbeitnehmer für eine festgelegte Zeit, wie beispielsweise eine Stunde oder einen Tag, einen bestimmten Entgeltsatz erhält, nennt man das Zeitlohn. Dabei wird der Arbeitnehmer für eine vertraglich vereinbarte Normalleistung entlohnt. Weil beim Zeitlohn keine Leistungsabweichungen berücksichtigt werden, bietet er auch keinen Anreiz zur Leistungssteigerung des Arbeitnehmers.

Zeitlohn = Stundensatz x geleistete Arbeitsstunden

Üblicherweise wird Zeitlohn eingesetzt, wenn Qualität, Genauigkeit und Präzision wichtiger sind als Schnelligkeit und Menge. Auch für Bereitschaft wird meistens Zeitlohn gezahlt. Bereitschaft heißt, dass ein Arbeitnehmer nur anwesend sein und nur bei bestimmten Situationen aktiv eingreifen muss.

Für ein Unternehmen bietet der Zeitlohn zwei große Vorteile: Er ist in seiner Höhe einfach zu bestimmen und Arbeiten werden meist qualitativ besser ausgeführt, weil der Lohn nicht an die zu erledigende Arbeitsmenge gekoppelt ist.

Akkordlohn, bei dem in Geld- und Zeitakkord differenziert wird

Eine klassische Form des Leistungslohns ist der Akkordlohn. Für einen Akkordlohn ist Voraussetzung, dass ein Arbeitnehmer den eigenen Output zum Großteil selbst bestimmen kann. Das Arbeitsergebnis muss nachvollziehbar und messbar sein. Vorgabewerte müssen als Orientierung festgelegt sein. Man unterscheiden zwischen Gruppen- und Einzelakkord. Bei letzterem muss das Arbeitsergebnis einem einzelnen Arbeitnehmer zurechenbar sein. Im Gegensatz dazu ist das bei ersterem entweder nicht möglich oder nicht sinnvoll. Daher bewertet man das Gesamtgruppenergebnis, bewertet es und teilt den Akkordlohn entsprechend auf.

Bei der Entlohnung durch Geldakkord dient eine Arbeits- oder Mengeneinheit als Grundlage, die mit einem festgelegten Geldsatz entlohnt wird.

Geldakkord = produzierte/verarbeitete Menge x Geldsatz

Auch beim Geldakkord ist es recht einfach, das zu zahlende Entgelt zu errechnen. Auch für den Arbeitnehmer ist es transparent, wieviel Lohn ihm zusteht.

Im Unterschied zum Geldakkord wird dem Arbeitnehmer beim Zeitakkord eine feste Zeit je Mengeneinheit vorgegeben und mit einem aus dem Stundenlohn ermittelten Geldfaktor multipliziert.

Zeitakkord = Vorgabezeit je Einheit x produzierte Menge x Geldsatz

Prämienlohn

Der Prämienlohn ist in der Regel in zwei Bestandteile aufgeteilt: einen garantierten Mindestlohn und eine individuell zu vereinbarende Prämie. Beispiele für solche Leistungsprämien können Mengen-, Qualitäts- oder Terminprämien sein. Darüber hinaus werden häufig Zuwendungen gezahlt, etwa für Anwesenheit, Betriebszugehörigkeit oder Pünktlichkeit. Von einer echten Leistungsprämie kann gesprochen werden, wenn ein einzelner Arbeitnehmer oder eine Gruppe von Arbeitnehmern das Ergebnis, das Grundlage für die Höhe der Prämie ist, beeinflussen kann.

Der Vorteil des Prämienlohns für alle Beteiligten ist seine große Flexibilität. Es können nahezu alle Formen von Arbeitsergebnissen berücksichtigt werden. Anders als beim Akkordlohn kommt eine erzielte Mehrleistung und somit die Prämie oft nicht nur dem Arbeitnehmer, sondern auch dem Arbeitgeber zu Gute. Üblich ist, dass bis zu 50 % einer Prämie für den Arbeitnehmer anfallen, die Differenz wird dem Betrieb zugeschlagen.

Häufig angewendet werden gestaffelte Prämien: Hier werden bei einem weniger positiven Ergebnis geringere und bei einem sehr guten Ergebnis höhere Prämien gezahlt. Der Arbeitnehmer hat also ein ausgeprägtes Interesse daran, sein Ziel zu erreichen bzw. zu übertreffen, um einen entsprechend hohen Prämienlohn zu kassieren.

Praxis-Beispiel

Mengenabhängiger Gruppen-Prämienlohn

Ein Betrieb zahlt seinen Produktionsmitarbeitern einen mengenabhängigen Gruppen-Prämienlohn. Bis zu einer Fertigungsmenge von täglich 1.000 Stück erhalten die Beschäftigten nur den vertraglich vereinbarten Mindestlohn. Von 1.001 bis 1.050 Stück wird eine Prämie von 2 %, von 1.051 bis 1.070 Stück wird eine Prämie von 4 %, von 1.071 bis 1.090 Stück wird eine Prämie von 5 % und für alle darüber hinausgehenden Stücke eine Prämie von 6 % gezahlt. Die Prämienzahlung ist mit der Auflage verbunden, dass die zu fertigende Menge die internen Qualitätsstandards uneingeschränkt erfüllt.

Praxis-Tipp

Prämienlohn

Von allen Lohnformen ist der Prämienlohn der Lohn, der allen Beteiligten die größten Vorteile verspricht. Versuchen Sie wo immer möglich, Prämienlohn zu zahlen. Er lässt sich zum einen flexibel an die individuellen Gegebenheiten Ihres Betriebes anpassen und ggf. ändern. Im Gegensatz zum Akkordlohn, der vor allem die zu produzierende Menge in den Vordergrund stellt, da die Lohnhöhe vollständig von der erbrachten Menge abhängt, können beim Prämienlohn verstärkt qualitative Leistungsaspekte berücksichtigt werden, weil nur ein Teil des zu zahlenden Lohns mengenabhängig gezahlt wird.

Fertigungslöhne

Abb. 2: Gliederung der Fertigungslöhne

Hilfslöhne hingegen werden für Arbeiten bezahlt, die den Erzeugnissen nicht unmittelbar zugerechnet werden können. Sie werden z. B. für Reinigungs-, Boten-, Maschineneinrichter-, Handwerker- oder Elektrikerdienste in Form von Zeit- oder Akkordlohn gezahlt.
Hilfslöhne sind Gemeinkosten und werden wie die Gehälter über den Betriebsabrechnungsbogen den Kostenträgern zugerechnet.

Personalzusatzkosten

Die Personalzusatzkosten für Fertigungslöhne gehören wie die Löhne selber zu den Produktkosten (Einzelkosten), alle anderen Personalkosten sind Managementkosten (Gemeinkosten). Soweit in der Fertigung auch Gehälter gezahlt werden gilt diese Zuordnung für die Anteile an den Gehaltszusatzkosten analog.

Sonstige Personalkosten

Die sonstigen Personalkosten stellen in aller Regel Gemeinkosten dar, und werden analog der Gehälter oder Hilfslöhne mittels Betriebsabrechnungsbogen auf die Kostenträger verrechnet.

4 Wie erfasst und verrechnet man Personalkosten?

Die vollständige und detaillierte Erfassung und Buchung der Personalkosten analog der o. g. differenzierten Auflistung ist Aufgabe der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung. Zwar muss die für die Lohnabrechnung notwendige Gliederung nach Lohnarten auf die Gliederung des Kostenartenplans abgestimmt sein, damit die unterschiedlichen Arten von Löhnen und Gehältern von der Buchhaltung direkt in die Kostenrechnung übernommen werden können. Doch ist ein solcher Detaillierungsgrad für die Zwecke der Kosten- und Leistungsrechnung regelmäßig nicht notwendig. Meist genügt die Untergliederung, wie sie in Abb. 1 zu finden ist. Hierzu lassen sich z. B. Kostenartenknoten bilden, die als Sammler für mehrere Kostenarten dienen. Beispielsweise können die Arbeitgeberanteile zur gesetzlichen Sozialversicherung zusammengefasst und als eine Summe, ggf. noch getrennt nach Lohnneben- und Gehaltsnebenkosten, ausgewiesen werden. Mit dieser Struktur verfügt der Kostenrechner über alle notwendigen Planungs-, Steuerungs- und Kontrollmöglichkeiten.

Verrechnung auf Kostenträger

Bei der Übernahme der Daten aus der Lohnbuchhaltung muss vor allen Dingen darauf geachtet werden, dass die Fertigungslöhne , aös Einzelkosten sofort auf die verursachenden Kostenträger verrechnet werden. In der Kostenstellenrechnung erscheinen sie daher meist nur nachrichtlich, um den auf den betreffenden Kostenstellen entstehenden Werteverzehr vollständig abbilden zu können. Außerdem dienen die Fertigungslöhne in Betrieben, die mit Zuschlagskalkulation arbeiten, auch der Ermittlung der Zuschlagssätze für die Fertigungsgemeinkosten.

Die Gemeinkostenlöhne (z. B. Hilfslöhne) und die Gehälter sind immer von der Kostenarten- in die Kostenstellenrechnung zu übernehmen und den betroffenen Kostenstellen zu belasten.

Verrechnung auf Kostenstellen

Um eine möglichst einfache Zuordnung der Personalkostenarten auf die Kostenstellen umsetzen zu können, sollte die Lohn- und Gehaltsabrechnung bereits nach Kostenstellen gegeliedert sein bzw. sie sollte sich mithilfe der EDV anpassen lassen. Auf diese Weise können die meisten Löhne und Gehälter ohne Schwierigkeiten von der Kostenarten- in die Kostenstellenrechnung übernommen werden. Übrig bleiben meist nur wenige Sonderfälle, die zusätzliche manuelle Nacharbeiten erfordern. Hierbei kann es sich beispielsweise um Arbeitnehmer handeln, die Leistungen für zwei oder mehr Kostenstellen erbringen, etwa wenn ein Meister Arbeiten für zwei Fertigungsbereiche erbringt oder wenn Springer auf mehreren Kostenstellen eingesetzt werden. Hier muss entweder auf Stundenaufschreibungen/-erfassungen oder Schätzungen der betroffenen Mitarbeiter zurückgegriffen werden, um eine verursachungsgerechte Zuordnung treffen zu können.

Keinen Einfluss auf die verursachungsgerechte Zuordnung hat die Form des gezahlten Lohns. Egal, ob Zeit- oder Prämienlohn handelt: Für die Kostenrechnung ist dies unerheblich.

Behandlung von Zuschlägen

Problematischer ist die Behandlung von Zuschlägen für Überstunden, Nacht- oder Feiertagsarbeit. Wird in einem Betrieb beispielsweise von Montag bis Samstag rund um die Uhr gearbeitet, fallen für einen Teil der Produktionszeit Zuschläge an. Es macht aber wenig Sinn, die Erzeugnisse, die in einer zuschlagspflichtigen Zeit hergestellt worden sind, mit höheren Kosten zu belasten als die gleichen Produkte, die in einer zuschlagsfreien Zeit hergestellt worden sind.

Um diese Ungenauigkeiten und Verzerrungen zu vermeiden, kommen grundsätzlich zwei Wege in Betracht:

  • Einerseits könnten alle Lohnzuschläge wie Gemeinkosten behandelt werden. Dann steigen die Zuschlagssätze für die Gemeinkosten, und es werden alle Produkte im gleichen Umfang mit den Zuschlägen belastet, unabhängig davon, in welcher Schicht sie gefertigt worden sind.
  • Andererseits können die Zuschläge direkt als Fertigungslohn erfasst und in der Kostenstellenrechnung separat ausgewiesen werden, dann aber, ohne sie in die Verrechnungsbasis für die Fertigungsgemeinkosten einzubeziehen. In der Kostenträgerrechnung sind die zu verrechnenden Fertigungslöhne um einen entsprechenden Prozentsatz zu erhöhen.

Praxis-Beispiel

Zuschläge

Ein Betrieb fertigt an fünf Tagen pro Woche in drei Schichten. In jeder Schicht entstehen 23.500 EUR reguläre Lohnkosten (100 %). Es werden für die Spät- und die Nachtschicht im Schnitt 8 % an Zuschlägen bezahlt. Der Verrechnungssatz für die Fertigungsgemeinkosten beträgt 132 %. Der Betrieb erfasst die Zuschläge unmittelbar als Fertigungslohn; sie sind damit nicht Bestandteil der Gemeinkosten. In der Kostenrechnung sind die Lohnkosten mit 108 % oder 25.380 EUR anzusetzen. Die Fertigungsgemeinkostenzuschläge von 132 % werden aber auf Basis von 23.500 EUR oder 100 % berechnet.

Eventuelle Zuschläge auf Hilfslöhne oder Gehälter werden immer als Gemeinkosten verrechnet. Löhne für Nacharbeiten, die anfallen, wenn Mängel beseitigt werden müssen, lassen sich zwar unmittelbar einem Produkt zuordnen, können aber regelmäßig nicht dem Kunden weiter belastet werden. Sie sind grundsätzlich den Wagniskosten zuzurechnen.

5 Wie behandelt man Personalzusatzkosten?

Eine Verrechnung der Personalzusatzkosten ist grundsätzlich analog der Behandlung der zu Grunde liegenden Löhne und Gehälter möglich. Da es aber eine Vielzahl von Kostenarten gibt, die unregelmäßig oder nur in bestimmten Monaten anfallenden, etwa Urlaubs-, Weihnachts- oder Krankengelder, ist es sinnvoll, eine gleichmäßige Verteilung der Personalzusatzkosten sicherzustellen. Denn es sollte eine gleichmäßige Verteilung und somit Belastung der Erzeugnisse angestrebt werden, um eine zu starke Verzerrung in der Kostenstruktur zu vermeiden.

Hierzu können beispielsweise zum Jahresbeginn, bzw. im Rahmen der Planung für das kommende Jahr, Schätzungen zu den infrage kommenden Kostenarten vorgenommen und die voraussichtlichen Durchschnittswerte dieser Beträge linear auf die Monate verteilt werden. Diese Vorgehensweise wird auch dem Verursachungsprinzip gerecht: Der Anspruch eines Beschäftigten auf Weihnachts-, Urlaubs- oder Krankengelder entsteht durch über einen bestimmten Zeitraum regelmäßig geleistete Arbeit, so dass diese Kosten gleichmäßig den Perioden ihrer wirtschaftlichen Entstehung als Kosten belastet werden sollten.

In der Praxis werden zur Verrechnung der Sozialkosten häufig Normalverrechnungssätze gebildet. Die Sozialkosten werden dann vollständig als Gemeinkosten erfasst und verrechnet.

Praxis-Beispiel

Ermittlung der Sozialkosten

Ein Unternehmen errechnet auf der Basis des vergangenen Jahres die Verrechnungssätze der Sozialkosten für Fertigungslöhne und Gehälter.

Ermittlung Sozialkostenzuschläge

Abb. 3: Ermittlung der Sozialkostenzuschläge

Durch die prozentuale Ermittlung der Sozialkosten werden in der Kostenrechnung für jeden angefallenen Euro Lohn oder Gehalt Sozialkosten in Höhe von 77 bzw. 83,5 Ct verrechnet.

Im Betriebsabrechnungsbogen bzw. in das im Unternehmen übliche Kalkulationsschema wird nicht mehr mit den tatsächlich angefallenen Sozialkosten, sondern mit den ermittelten Durchschnittswerten gerechnet. So ist sichergestellt, dass es zu keinen Schwankungen bei den Kalkulationsergebnissen kommen kann. Grundlage für die Verteilung der Sozialkosten sind nun die in einer Kostenstelle anfallenden Lohn- und Gehaltskosten. Verändern sich die Kostenstrukturen, sollten auch die Prozentwerte und ggf. anderen Daten angepasst werden.

Praxis-Tipp

Überprüfung der Sozialkostensätze

Sie sollten die einmal ermittelten Durchschnittssätze zur Verrechnung der Sozialkosten regelmäßig überprüfen und ggf. anpassen. In der Praxis genügt es meist, eine Überprüfung im Abstand von drei bis sechs Monaten vorzunehmen. Die Anpassung selbst sollten Sie, wenn es keine gravierenden Änderungen gegeben hat, nur einmal jährlich durchführen. So haben Sie, auf das Jahr bezogen, eine vergleichsweise verlässliche Kalkulationsbasis.

6 Wie geht man bei der Personaleinsatz- und Personalkostenplanung vor?

Der Personaleinsatzplanung und -kostenplanung kommt in den meisten Betrieben eine zentrale Bedeutung zu. Nicht nur, dass die Personalkosten in vielen Fällen den größten Kostenblock darstellen; aufgrund ihres überwiegend fixen Charakters lassen sie sich kurzfristig gar nicht oder nur gering beeinflussen. Um so wichtiger ist es, dass in einer laufenden Abrechnungsperiode möglichst wenig Korrekturen notwendig werden.

Anzahl der Mitarbeiter

Eine exakte Planung der Personalkosten setzt zunächst voraus, dass bekannt ist, wie viele Mitarbeiter in der Planperiode voraussichtlich im Unternehmen beschäftigt sein werden. Voraussetzung für dieses Wissen wiederum ist, dass bereits eine Absatz-, Produktions- und Kapazitätsplanung vorgenommen worden ist. Nur so kann festgestellt werden, wie viele Mitarbeiter ein Unternehmen in der kommenden Periode benötigen werden. In den meisten Fällen ist eine Trennung zwischen Angestellten und Arbeitern notwendig.

Mitarbeiter pro Kostenstelle

Dann sollte geplant werden, wie viele Personen auf einer Kostenstelle eingesetzt werden. Diese Planung sollte auf Basis von Vollzeitmitarbeitern stattfinden; der Anteil Teilzeitmitarbeiter muss auf volle Arbeitsplätze umgerechnet werden. Zu berücksichtigen sind auch bereits bekannte Veränderungen, etwa wenn eine Stelle frei wird und nicht mehr besetzt werden soll oder wenn in der zweiten Jahreshälfte der Personalbestand aufgestockt werden soll.

Ermittlung der Lohn- und Gehaltssumme

Durch einfache Multiplikation der Anzahl der Personen mit den zu zahlenden Entgelten lässt sich so der Lohn- bzw. Gehaltsanteil je Kostenstelle errechnen. Werden die Löhne auf Stundenbasis ermittelt, so muss eine detaillierte Planung der Arbeitstage (365 Tage/Jahr minus Wochenenden und Feiertage, minus Urlaubszeiten und durchschnittliche Fehlzeiten) vorgenommen werden. Die Gehälter lassen sich durch einfache Multiplikation der Anzahl der Beschäftigten und der Monate ermitteln. Die unterschiedliche Höhe der Löhne bzw. Gehälter der Beschäftigten kann berücksichtigt werden, indem Durchschnittswerte des Betriebs angesetzt werden. Dieses Verfahren eignet sich v.a., wenn es keine großen Schwankungen innerhalb des Unternehmens gibt. Oder die Planung erfolgt auf Basis der tatsächlichen Lohn- bzw. Gehaltshöhe. Da die Verdienste der einzelnen Beschäftigten meist nicht offen gelegt werden, wird in der Praxis häufig mit Durchschnittswerten gerechnet. Soweit in einem Betrieb Prämienlöhne gezahlt werden, kann sich die Höhe der für die kommende Periode geplanten Prämie an der Höhe der im vergangenen Jahr gezahlten Prämie orientieren. Ggf. kann dieser Durchschnittsatz erhöht oder verringert werden, wenn zu erwarten ist, dass die Produktivität der Mitarbeiter verändert.

Ermittlung der Sozialkosten

Die Höhe der Sozialkosten kann dann anhand der bereits ermittelten Prozentsätze den Lohn- und Gehaltskosten zugerechnet werden. Auf diese Weise ist eine schnelle und pragmatische Planung der Personalkosten möglich. Wie eine derartige Planung aussehen kann, ist in Abb. 4 auszugsweise festgehalten. Die dargestellten Jahresplanwerte müssen in einem weiteren Schritt auf Monate heruntergebrochen werden.

Planung Personaleinsatz und Personalkosten

Abb. 4: Planung des Personaleinsatzes und der Personalkosten (Auszug)

Praxis-Tipp

Senkung der Personalkosten

Personalkosten lassen sich meist nicht kurzfristig beeinflussen und reduzieren. In der Regel sind Kündigungsfristen und Tarifverträge zu beachten. Um so wichtiger ist es für Sie, in Ihrem Betrieb Möglichkeiten aufzuzeigen, wie sich die Personalkosten langfristig senken und flexibler gestalten lassen. Versuchen Sie, alle Ihnen bekannten Möglichkeiten mit ihren Vorteilen und Einsatzpotenzialen aufzuzeigen. Es müssen ja nicht immer fest angestellte Personen mit langen Kündigungsfristen beschäftigt werden: Freie Mitarbeiter oder Teilzeitmitarbeiter sind in der Regel gut qualifiziert, hoch motiviert und können bereits nach kurzer Einarbeitungszeit ähnliche Leistungen wie etabliertes Personal erreichen. Außerdem sollten Sie über den Einsatz von Teilzeitbeschäftigten oder Vereinbarungen zur Flexibilisierung der Arbeitszeit nachdenken. In Zeiten, in denen es Ihrem Unternehmen gut geht, müssen die Mitarbeiter zum gleichen Lohn länger arbeiten, dafür können sie in schlechten Zeiten ohne Lohneinbußen entsprechend früher nach Hause gehen ohne Entlassungen befürchten zu müssen.

7 Welche Kennzahlen zur Planung und Steuerung der Personalkosten gibt es?

Mit Kennzahlen lassen sich wichtige betriebliche Sachverhalte verständlich aufbereiten und darstellen. Kennzahlen erhöhen die Transparenz und können Entwicklungen im Unternehmen dokumentieren. Auch zur Beurteilung der Höhe und Struktur der Personalkosten gibt es eine Reihe von Kennzahlen, die es den Verantwortlichen ermöglichen, diesen für jedes Unternehmen wichtigen Bereich abzubilden. Um die aktuelle und künftige Kostensituation umfassend und vollständig beurteilen zu können, empfiehlt es sich, auch Kennzahlen zu betrachten, die qualitative Aspekte des Personalbereichs darstellen.

Personalkostenanteil =Summe Personalkosten
Gesamtkosten (alternativ: Gesamtumsatz)
Gehaltsdurchschnitt =Summe der Bruttogehälter (alternativ: Löhne)
Summe der Angestellten (alternativ: Arbeiter)
Personal Soll/Ist =Verfügbares Personal
Benötigtes Personal
Fluktuationsrate =Anzahl Abgänge
Anzahl Mitarbeiter
Krankenstand =Summe Krankheitstage
Summe Arbeitstage
Überstundenquote =Anzahl geleistete Überstunden
Sollarbeitszeit
Personalnebenkostenanteil =Personalnebenkosten
Summe Personalkosten
Beschäftigtenstruktur =Anzahl Angestellte (alternativ: Arbeiter, Auszubildende)
Gesamtzahl Beschäftigte
Ausbildungsquote =Anzahl fortgebildete Mitarbeiter
Gesamtzahl Mitarbeiter
Teilzeitquote =Teilzeitmitarbeiter
Gesamtzahl Mitarbeiter (alternativ: Vollzeitmitarbeiter)

Abb. 5: Beispiele für Kennzahlen zur Planung und Steuerung der Personalkosten