Bestandteil einer Rechnung

Rechnungsstellung nach Umsatzsteuergesetz

Der Aufbau einer Rechnung unterliegt in Deutschland dem Gesetz. Im Umsatzsteuergesetz ist geregelt, welche Bestandteile eine Rechnung haben muss und wie diese auszusehen hat. Außerdem ist geregelt, welche Inhalte Rechnungen über geringe Beträge mindestens haben müssen und was bei Verstößen passiert. Hier sind sowohl der Rechnungssteller als auch der Rechnungsempfänger die Leidtragenden. Ersterer kann mit Strafen belegt werden und Zweiter wird keine Vorsteuer auf falsch ausgestellte Belege ziehen können.

Die Bestandteile einer Rechnung

Die Pflichtangaben auf einer Rechnung sind im Umsatzsteuergesetz klar benannt. Alle erforderlichen Informationen lassen sich im Paragraf 14 UstG finden. Der Aufbau der Rechnung ist frei wählbar, doch müssen die folgenden Angaben mindestens enthalten sein:

  • der komplette Name inklusive Anschrift des Unternehmens, welches die Lieferung oder die Leistung vollbracht hat
  • der komplette Name inklusive Anschrift des Unternehmens, welches die Lieferung oder die Leistung erhalten hat
  • die Steuernummer des liefernden oder leistenden Unternehmens, die es vom Finanzamt zugewiesen bekommen hat
  • die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des liefernden oder leistenden Unternehmens, die es vom Bundeszentralamt für Steuern zugewiesen bekommen hat
  • das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde
  • die eindeutige Rechnungsnummer, die einem zuordnungsbaren Nummernkreis entstammt
  • die gelieferte Ware mit Menge und Bezeichnung oder die erbrachte Leistung mit Art und Umfang
  • der Zeitpunkt der erbrachten Leistung oder der Zeitpunkt der Warenlieferung
  • das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt mit eventuellen Hinweisen auf Steuerbefreiungen
  • der geltende Steuersatz je Entgelt
  • der Steuerbetrag je Entgelt

Je nach Leistungsempfänger müssen Hinweise zum Steuersatz auf der Rechnung stehen. Handelt es sich um einen Versand in ein Drittland, so muss auf der Rechnung vermerkt werden, dass es sich um einen steuerfreien Betrag handelt. Bei einem Leistungsempfänger im EU-Ausland muss ein Vermerk zum Reverse-Charge-Verfahren gemacht werden. Weitere Angaben zur Zahlung sind zwar auf Rechnungen häufig ein Standard, aber nicht vom Gesetzgeber vorgeschrieben. Hierzu zählen Zahlungsfristen oder gängige Bankverbindungen.

Sonderfall “geringer Rechnungsbetrag”

Eine Besonderheit trifft auf Rechnungen zu, die einen Gesamtbetrag von 150 EUR inklusive Mehrwertsteuer nicht überschreiten. Diese Abrechnung von Kleinbeträgen ist in der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV) im Paragraf 33 geregelt. Hier wird gesagt, dass Kleinstbeträge mit einer verminderten Form der Rechnung abgerechnet werden dürfen. Kleinbetragsrechnungen haben folgende Mindestangaben zu erfüllen:

  • der komplette Name inklusive Anschrift des Unternehmens, welches die Lieferung oder die Leistung vollbracht hat
  • das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde
  • die gelieferte Ware mit Menge und Bezeichnung oder die erbrachte Leistung mit Art und Umfang
  • das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt mit eventuellen Hinweisen auf Steuerbefreiungen
  • der geltende Steuersatz je Entgelt
  • der Steuerbetrag je Entgelt

Falsche Rechnungen kein Kavaliersdelikt

Ein Unternehmen ist nach Gesetz zur korrekten Rechnungsausstellung verpflichtet. Sollte es hier gegen Regeln verstoßen, so drohen Geldbußen bis zu einer Größenordnung von 5.000 EUR. Doch auch Rechnungsempfänger müssen darauf achten, korrekte Rechnungen zu erhalten. Sollten diese falsch ausgestellt sein, so stellen sie kein offizielles Dokument mehr da und können vom Rechnungsempfänger nicht zum Vorsteuerabzug genutzt werden, was sich letztendlich auf die Bilanz und das Unternehmensergebnis auswirkt. Gänzlich verboten ist die Absprache zwischen Leistungserbringer und Leistungsempfänger ohne jegliche Rechnungen zu arbeiten, da in diesem Fall keine Steuern bezahlt werden. Ein solches Vergehen gilt als Steuerhinterziehung und wird mit Strafen und Nachzahlungen geahndet.

Buchhaltung mit Lexoffice

Damit im Unternehmen die Strafen und Probleme durch falsche Rechnungen nicht entstehen können, sollte eine Software zur Rechnungserstellung verwendet werden. Die Software Lexoffice achtet auf die korrekte Ausstellung und kann Fehler in Hinsicht auf das Umsatzsteuergesetz erkennen. Hierdurch wird das Unternehmen schon in der Buchhaltung sowohl finanziell als auch auf seinen Ruf hin geschützt.