GDPdU

Die Abkürzung GDPdU steht für die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“. Diese wurden durch die Bundesfinanzverwaltung im Jahr 2002 erlassen und waren bis 2014 gültig. Danach wurden sie durch die GoBD – die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenschutz“ ersetzt.

Die GDPdU sind eine Arbeitsanweisung für Finanzbehörden und Unternehmen, in denen das Bundesfinanzministerium bestimmte Rechtsnormen aus dem Umsatzsteuergesetz (UstG) sowie der Abgabenordnung (AO) zur digitalen Dokumentation und Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen, Buchhaltungsbelegen und Rechnungen konkretisierte. Formuliert wurden sie angesichts der Tatsache, dass immer mehr Unternehmen zu einer digitalen Verwaltung ihrer Buchhaltung und anderer steuerlich relevanter Dokumente übergingen. Die Implementierung der GDPdU war also eine unmittelbare Reaktion der Finanzpolitik auf die Anforderungen der Digitalisierung.

GDPdU – Regeln für den Datenzugriff der Finanzbehörden

Im Kern ging es bei den GDPdU um gesetzlich verbindliche Grundsätze für Betriebsprüfungen, durch die in der digitalen Ära die Mitwirkung der Steuerpflichtigen bei externen Betriebsprüfungen sowie die Zugriffsrechte der Finanzbehörden auf elektronische Unternehmensdaten geregelt werden. Grundsätzlich gilt, dass jeder Kaufmann und folglich jedes Unternehmen der Aufbewahrungspflicht für ihre Dokumente unterliegen, die mit Ausnahme von Konzernbilanzen, Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüssen auch digital gespeichert werden können. Durch die GDPdU wurden die Anforderungen an solche digitalen Dokumente festgelegt. Außerdem schrieben sie vor, dass Unternehmen die Prüfbarkeit ihrer relevanten digitalen Unterlagen sicherstellen müssen.

GDPdU-Anforderungen an digitale Dokumente

Zu den Vorgaben der GDPdU gehörte, dass elektronisch ausgestellte Rechnungen qualifizierte digitale Signaturen tragen müssen. Digitale Signaturen ersetzen eine manuelle Unterschrift, durch die es möglich ist, den Absender von Dokumenten eindeutig zu identifizieren. Dem Empfänger einer digitalen Rechnung muss es möglich sein, die Vollständigkeit der Angaben und die Signaturberechtigung des Unterzeichners zu überprüfen und das Resultat dieser Überprüfung zu dokumentieren.

Vom Rechnungsempfänger mussten laut GDPdU digitale Rechnungen so gespeichert werden, dass keine nachträglichen Änderungen vorgenommen werden können. Bei der Archivierung, Übertragung und Konvertierung digitaler Dokumente musste der Empfänger sicherstellen, dass diese den „Grundsätzen ordnungsgemäßer datenverarbeitungsgestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) entsprechen.

GDPdU – Mitwirkungspflicht bei externen Betriebsprüfungen

Die GDPdU schrieben vor, dass der externe Betriebsprüfer wählen kann, in welcher Form er Einsicht in digitale Daten nehmen möchte. Zur Auswahl standen:

  • Der unmittelbare Lesezugriff.
  • Ein mittelbarer Zugriff über ausgewertete Daten.
  • Datenübertragung in andere Formate und Übermittlung auf einem geeigneten Datenträger, so dass die Daten in eine Prüfungssoftware eingelesen werden können. Für die Datenträgerüberlassung hat das Bundesfinanzministerium eine Empfehlung zur Einhaltung einheitlicher Standards abgegeben.

Entsprechend den Anforderungen der GDPdU hatten externe Betriebsprüfer dagegen nicht das Recht auf die Einspielung eigener Software in die IT-Systeme der geprüften Unternehmen.

Strafgelder für die Verletzung der GDPdU

Paragraf 2b der Abgabenordnung sah für Verletzungen der GDPdU die Zahlung sogenannter Verzögerungsgelder in Höhe von 2.500 Euro bis zu 250.000 Euro vor.

Die Einhaltung der GDPdU war auch eine Voraussetzung dafür, eine Genehmigung dafür zu erhalten, elektronische Bücher und sonstige digitalisierte Unterlagen ins Ausland zu verbringen.

Ab 2015: GDPdU und GOBS werden in den GoBD integriert

Am 1. Januar 2015 wurden die GDPdU und die GOBS durch die GoBD abgelöst, die die Vorgaben beider Dokumente in einem gemeinsamen Regelwerk zusammenführen. Die GDPdU wurden hierdurch nicht endgültig außer Kraft gesetzt. Vielmehr diente die Integration der beiden Regelungen dazu, eine konsistente Rechtsgrundlage für die Erstellung, Verwaltung und Prüfung digitaler Bücher und aller anderen für die Unternehmensführung relevanten Unterlagen zu erstellen.

Einhaltung der GDPdU-Vorgaben – mit leistungsstarker Online-Software

Bei der Digitalisierung von Unternehmensdaten und der elektronischen Verwaltung von Unternehmen entfaltet moderne Online-Software ihre Stärken in besonders hohem Maße. Die lexware Office-Software ermöglicht, alle IT-Systeme, die für die Verwaltung und Archivierung der Unternehmensdaten relevant sind, auf einer gemeinsamen Plattform zu integrieren und über entsprechende Schnittstellen auch an externe Empfänger – beispielsweise Finanzamt oder Steuerberater – zu exportieren. Im geschäftlichen Alltag vernetzt die lexware Software das Angebots-, Rechnungs-, Kunden- und Lieferantenmanagement von Unternehmen. Für die Finanzbehörden, die regulären Steuererklärungen oder Betriebsprüfungen relevante Unterlagen werden in regelkonformer Art und Weise archiviert, so dass die Zusammenstellung und Übermittlung später schnell und unkompliziert erfolgen kann. Weitere Vorteile der lexware Office-Software bestehen in umfangreichen analytischen Funktionen sowie vielfältigen Erweiterungsmöglichkeiten.

Eine Installation auf einzelnen Rechnern ist für die lexware Office-Software nicht erforderlich. Die einzelnen Programmmodule werden direkt im Browser aufgerufen und sind für Desktop PCs ebenso wie für Smartphones oder Tablets optimiert. Den Datenzugriff regeln individuell konfigurierbare Zugangsrechte.