Archivierung

Das Wichtigste in Kürze

Unter Archivierung versteht man die geordnete sowie sichere Aufbewahrung von Dokumenten und Unterlagen. Dazu verpflichtet sind sowohl Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften, als auch Einzelunternehmer:innen. Archivierungspflichtig sind alle Unterlagen von steuerrechtlicher Bedeutung. Die jeweilige Aufbewahrungsfrist liegt abhängig von der Art des Dokuments bei sechs oder zehn Jahren.

Was versteht man unter Archivierung?

Archivierung dient der geordneten und sicheren Aufbewahrung von Dokumenten und Unterlagen. Das Hauptziel ist es, bei Bedarf einen schnellen und einfachen Zugriff zu ermöglichen. Archiviert werden Daten, die nicht regelmäßig benötigt werden, aber wichtig sind oder gesetzlich aufbewahrt werden müssen. Sie werden so organisiert, dass sie jederzeit sicher und leicht zugänglich sind. Damit dient die Archivierung nicht nur der langfristigen Aufbewahrung, sondern auch der effizienten Verwaltung von Informationen und Dokumenten.

Wer ist zur Archivierung von Dokumenten verpflichtet?

Unabhängig davon, ob Sie nach § 238 HGB buchführungspflichtig sind oder die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nutzen, sind Sie grundsätzlich zur Aufbewahrung Ihrer Buchführungsunterlagen und zur Einhaltung der entsprechenden Fristen verpflichtet. Das trifft sowohl auf Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften, als auch auf Einzelunternehmer:innen zu.

Aktenordner und Schränke gehören (meist) als Archivierungsmethode der Vergangenheit an

Die Zeit, in der Unternehmen auf herkömmliche Aktenordner, geeignete Schränke und Regale zur Aufbewahrung zurückgriffen, ist im digitalen Zeitalter schon lange überlebt. Denn in der Ära der computerunterstützten Unternehmensführung werden, zumindest in mittelständischen und großen Firmen, alle betrieblichen Abläufe zur sicheren und langzeitigen Aufbewahrung gemäß der gesetzlichen Vorschriften in Archivsystemen digital erfasst.

Was versteht man unter einer revisionssicheren Archivierung?

Die revisionssichere Archivierung hat die ordnungsgemäße Aufbewahrung handels- und steuerrechtlich relevanter Dokumente zum Ziel. In den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ (GoBD) hat das Bundesministerium der Finanzen festgelegt, was dabei beachtet werden muss:

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Unterlagen und Aufzeichnungen müssen durch Belege für Dritte nachvollziehbar und verständlich sein.
• Vollständigkeit und Lückenlosigkeit: Alle Geschäftsvorfälle müssen vollständig und lückenlos erfasst werden.
• Zeitnahe Buchungen und Aufzeichnungen: Geschäftsvorfälle müssen zeitnah zu ihrer Entstehung erfasst werden.
• Ordnungsmäßigkeit: Bücher und Aufzeichnungen müssen nach klaren Ordnungsprinzipien geführt werden.
• Unveränderbarkeit: Änderungen von Buchungen und Aufzeichnungen sind nur zulässig, wenn sie genau dokumentiert sind und im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften erfolgen.
• Richtigkeit: Geschäftsvorfälle müssen wahrheitsgetreu und den tatsächlichen Verhältnissen entsprechend abgebildet werden.