Archivierung

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Die Archivierung: Einleitende Gedanken zu ihrer Notwendigkeit

Jeder Geschäftsmann kann bestätigen, dass die rechtskonforme Archivierung der Unternehmensdaten eine große Herausforderung ist. Das lässt sich in erster Linie auf die komplexen Anforderungen des deutschen Gesetzgebers zurückführen. Dies schützt Sie, als Existenzgründer, leider jedoch nicht davor, sich mit diesen Vorschriften vertraut zu machen, da bei einer Zuwiderhandlung häufig empfindliche Strafen drohen. Deshalb möchten wir mit Ihnen gemeinsam zu Beginn der Ausführungen über die Archivierung zur Erhellung einen kleinen Exkurs durch den Dschungel des deutschen Steuer– und Handelsrechts unternehmen.

Definition und Aufbewahrungsfristen

Das Verb „archivieren“ bedeutet „aufbewahren“. Für die Zeitspanne zur Aufbewahrung bzw. Archivierung gibt es bestimmte gesetzliche Grundlagen. Diese Aufbewahrungsfristen für alle Dokumente des kaufmännischen Bereichs sind sowohl im Handelsgesetzbuch als auch in der Abgabenordnung geregelt. Hinsichtlich öffentlicher Verwaltungen sowie für Mediziner dagegen gelten wiederum andere gesetzliche Vorgaben. Verkompliziert wird die Sache zusätzlich dadurch, dass es selbst für Kaufleute differierende gesetzliche Verordnungen hinsichtlich der Aufbewahrungsfristen von Dokumenten gibt.

Alle Unterlagen mit einer kaufmännischen sowie steuerlichen Relevanz, wie beispielsweise E-Mails und Briefe, unterliegen einer revisionssicheren Archivierungsfrist von sechs Jahren. Für Jahresabschlüsse, Personalakten, Bilanzen, Inventarunterlagen sowie alle Rechnungen in Papier- und digitaler Form verlangt der Gesetzgeber eine langfristige Aufbewahrungszeit von mindestens zehn Jahren.

Aktenordner und Schränke gehören (meist) als Archivierungsmethode der Vergangenheit an

Die Zeit, in der Unternehmen auf herkömmliche Aktenordner, geeignete Schränke und Regale zur Aufbewahrung zurückgriffen, ist im digitalen Zeitalter schon lange überlebt. Denn in der Ära der computerunterstützten Unternehmensführung werden, zumindest in mittelständischen und großen Firmen, alle betrieblichen Abläufe zur sicheren und langzeitigen Aufbewahrung gemäß der gesetzlichen Vorschriften in Archivsystemen digital erfasst.

Mithilfe moderner Software, wie beispielsweise lexoffice, besteht die Möglichkeit der weitaus effizienteren Verwaltung von Informationen, als dies mit Regalen voller Ordner möglich ist. So dient die elektronische Speicherung und Archivierung zur ebenso sicheren wie unverfälschten, authentischen Datenaufbewahrung.

Wichtige, juristische Vorschriften, die Sie, als Existenzgründer, kennen und beachten sollten

Allgemeine Richtlinien der Archivierung nach GoB:

Nach den „Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung“ (GoB) müssen Sie folgende allgemeinen Grundlagen der Archivierung erfüllen:

Nachvollziehbarkeit
Ordnungsmäßigkeit
Lückenlosigkeit
Vollständigkeit
Belegbarkeit sowie Nachprüfbarkeit
Richtigkeit
Zeitliche Reihenfolge der Aufzeichnung
Rechtzeitigkeit

Welche Anordnungen bei der elektronischen Archivierung nach GoBD gelten:

Im Januar 2015 traten die GoBD-Vorschriften in Kraft. Diese Buchstaben stehen für “ Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die Reglungen erstrecken sich auf alle buchführungs- und aufzeichnungspflichtigen Personen und umfassen damit alle Firmeninhaber in Deutschland, selbst dann, wenn sie von der Pflicht zur doppelten Buchführung befreit sind.

Diese Vorschriften gelten für die Archivierung in elektronischer Form:

Die allgemeinen Anforderungen: Diese müssen den allgemeinen Grundsätzen der Archivierung nach GoB genügen.
Was die Datensicherheit betrifft, so haben Sie alle elektronischen Daten gegen unberechtigten Zugriff, gegen Veränderung sowie gegen Verlust zu sichern.
Weiterhin sind Sie von Gesetzes wegen verpflichtet, jedes elektronische Dokument unverändert in Ihrem Archiv zu speichern.
Hinsichtlich der Aufbewahrungsform sind Sie gehalten, alle aufzeichnungspflichtigen Dokumente, Daten und Unterlagen grundsätzlich im Original, auch im ursprünglichen elektronischen Format, aufzubewahren.
Papierbelege dürfen Sie elektronisch erfassen, müssen sie jedoch im Original aufbewahren, sollte sich dies aus den steuerlichen und außersteuerlichen Regelungen ergeben.
Aus der genutzten Datenverarbeitungs-Software müssen Ablauf, Inhalt sowie Ergebnisse des DV-Verfahrens augenscheinlich sein, wie dies zum Beispiel bei lexoffice der Fall ist.

Die Archivierung und ihre Aufbewahrungsfristen:

Neben den genannten gesetzlichen Archivierungs-Instruktionen müssen Sie sich auch an bestimmte Aufbewahrungsfristen halten, die wiederum vom Typus des Dokuments abhängig sind und damit unterschiedlichen Zeiträumen unterliegen.

Das Steuerrecht sieht bei folgenden Unterlagen die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren vor:

Sofern Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen, sogenannte „Handelsbriefe“, gleichermaßen Buchungsbelege sind, wie zum Beispiel Gutschriften und Rechnungen
Handelsbücher wie Inventare
Lageberichte
Jahresabschlüsse
Konzernabschlüsse und Konzernlageberichte
Die Eröffnungsbilanz
Organisationsunterlagen wie beispielsweise Arbeitsanweisungen
Personalakten
Eingangsrechnungen
Ausgangsrechnung
Buchungsbelege

Eine verringerte Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren müssen Sie bei diesen Dokumenten einhalten:

Unterlagen, soweit sie steuerliche Relevanz besitzen
Kopien abgesandter Geschäfts- und Handelsbriefe
Kopien empfangener Handels- und Geschäftsbriefe

Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass die Aufbewahrungsfrist NICHT mit dem Tag der Erstellung des Dokuments, sondern erst mit dem Ende des betreffenden Kalenderjahres beginnt! Nach dem Fristablauf erlischt sie folglich auch erst mit dem Ende des Jahres.

Warum ist die Nutzung einer Online-Buchhaltungs-Software wie „lexoffice“ für Sie ebenso im Zusammenhang mit der Archivierung sinnvoll?

Gerade als Existenzgründer stehen Sie zu Beginn vor vielen Aufgaben. Daher sind Sie sicherlich froh über jede Erleichterung. Die Buchhaltungssoftware lexoffice ist eine Lösung, wie Sie sie sich nur wünschen können! Denn diese innovative Buchhaltungs-Software erfüllt alle Erfordernisse der GoBD- und das völlig automatisch! Alle Dokumente, die Sie nämlich mit lexoffice erstellen, entsprechen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht, so dass Sie diese weder ausdrucken noch abheften müssen. Smarte Buchhaltung ganz unkompliziert: lexoffice unterstützt Sie bei der Archivierung von Belegen (auch per Mail oder über die App), Eröffnungsbilanzen, Serienrechnungen und allem anderen, was der Gesetzgeber vorgibt.

Mit lexoffice sind all Ihre Unterlagen stets auf dem neusten Stand der GoBD, denn die Software wird kontinuierlich angepasst. Da lexoffice darüber hinaus auch in juristischer Hinsicht regelmäßig aktualisiert wird, können Sie sich darauf verlassen, dass die Software immer allen steuerlichen Anforderungen entspricht- völlig ohne langwierige und kostspielige Updates.

So haben Sie, als Existenzgründer, die Möglichkeit, Ihren GoBD- Verpflichtungen mit lexoffice stets problemlos und einfach nachzukommen und die ordnungsgemäße Verfügung Ihrer archivierten Daten zu gewährleisten.