Betriebs- und Geschäftsausstattung

Basiswissen zur Betriebs- und Geschäftsausstattung

Alle Vermögensgegenstände, die zur Betriebs- und Geschäftsausstattung gehören, werden in der Buchhaltung dem Anlagevermögen zugerechnet. Sie werden dazu genutzt, den allgemeinen Unternehmensbetrieb aufrecht zu erhalten und werden in der Verwaltung und Vertrieb eingesetzt. Nicht dazu gerechnet werden hingegen Maschinen, die in der Produktion eingesetzt werden.

Gesetzliches zur Betriebs- und Geschäftsausstattung finden Sie unter anderem in §255 Abs. 1 HGB.

1 Was gehört zur Betriebs- und Geschäftsausstattung?

1.1 Betriebsausstattung

Zur Betriebsausstattung zählen alle Vermögensgegenstände, die für die Fertigung von Erzeugnissen benötigt werden, jedoch keine Maschinen. Dazu gehören unter anderem:

  • Werkzeuge
  • Labor- und Werkstatteinrichtungen
  • Lagereinheiten wie Regale und Schränke
  • Autos, Gabelstapler etc.
  • Schutzeinrichtungen
  • Geräte zur Qualitätsmessung und -überprüfung

1.2 Geschäftsausstattung

Unter die Geschäftsausstattung wiederum fallen alle Vermögensgegenstände, die in Verwaltung und Vertrieb eingesetzt werden. Dazu zählen unter anderem:

  • Büroeinrichtungen
  • Drucker, Scanner, Kopierer
  • Telefone und Faxgeräte
  • Alle EDV-Geräte in Verwaltung und Vertrieb
  • Ausstellungsgegenstände

1.3 Wie werden Einbauten abgesetzt?

Abgrenzungsprobleme können sich bei Einbauten ergeben, sowohl in eigenen Gebäuden als auch in Mieteinrichtungen. Im eigenen Gebäude zählen sie dann nicht zum Grundvermögen, wenn sie nur einem vorübergehenden Zweck dienen. Sie können dann zur Betriebs- und Geschäftsausstattung gezählt werden. Ein vorübergehender Zweck liegt dann vor, wenn bewegliche Wirtschaftsgüter, wenn sie nach ihrer Nutzungsdauer wiederverwendet werden können und einen wirtschaftlichen Wert besitzen.

Tätigt ein Mieter Baumaßnahmen auf seinen Namen und seine Rechnung auf dem Grundstück des Vermieters, handelt es sich dabei um Mietereinbauten. Darunter fallen:

  • Scheinbestandteile,
  • Betriebsvorrichtungen
  • sonstige Mieterein- und -umbauten

Die beiden ersten Punkte kann der Mieter als eigene materielle, bewegliche Wirtschaftsgüter verbuchen.

Sonstige Miterein- und -umbauten gehören zu den unbeweglichen Wirtschaftsgütern. Das ist dann der Fall wenn, die Einbauten einer Form von Verbrauch unterliegen und der Mieter nach dem Ende des Mietverhältnisses die Erstattung des Restwertes verlangen kann. Alle anderen Mietein- bzw. -umbauten werden nach den Grundsätze der Abschreibung für Gebäude abgeschrieben.

Praxis-Beispiel

Erweiterung einer angemieteten Halle

Ein Kaufmann erweitert mit Zustimmung des Vermieters eine angemietete Halle. Der Anbau dient als Warenlager. Vereinbarungsgemäß erhält der Kaufmann bei Beendigung des Mietverhältnisses durch Ablauf des Mietvertrages eine Entschädigung für den Anbau. Der Wert wird durch einen Bausachverständigen ermittelt.

Lösung: Mit der Fertigstellung wird der Kaufmann wirtschaftlicher Eigentümer der Halle. Dieser Anbau wird Gebäudebestandteil und nach den für Gebäude geltenden Vorschriften abgeschrieben.

2 Besonderheiten in der Buchhaltung

Vermögensgegenstände/Wirtschaftsgüter der Betriebs- und Geschäftsausstattung werden als Zugang gebucht, sobald die wirtschaftliche Verfügungsgewalt (wirtschaftliches Eigentum) erlangt worden ist.

Beim Zugang werden sie mit den Anschaffungskosten auf dem jeweiligen Bestandskonto der Aktivseite erfasst. Anschaffungskosten sind alle Aufwendungen, die geleistet werden, um den Vermögensgegenstand zu erwerben und ihn in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen, soweit sie dem Vermögensgegenstand einzeln zugeordnet werden können. Hierzu gehören auch die Nebenkosten und die nachträglichen Anschaffungskosten. Abzusetzen sind einzeln zuordenbare Anschaffungspreisminderungen.

Werden Gegenstände unter Eigentumsvorbehalt geliefert, so wird erst bei vollständiger Bezahlung des Kaufpreises das rechtliche Eigentum erlangt. Wirtschaftliches Eigentum und Aktivierungspflicht bestehen aber schon, sobald die Gegenstände zur eigenen betrieblichen Nutzung zur Verfügung stehen.

  • Beim Zugang werden die Anschaffungskosten auf dem aktiven Bestandskonto gebucht. Das sind alle Aufwendungen
  • zum Erwerb und
    • zur Versetzung in einen betriebsbereiten Zustand.
    • Minderungen des Kaufpreises, z. B. Skonto, Rabatte, reduzieren die Anschaffungskosten. Die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer gehört grundsätzlich nicht zu den Anschaffungskosten. Eine Ausnahme besteht nur, wenn der Kaufmann/Unternehmer nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist (z. B. Versicherungsvertreter, Ärzte, Kleinunternehmer).
  • Wird beim Erwerb eines Gegenstandes der Betriebs- oder Geschäftsausstattung ein bisher genutzter Gegenstand in Zahlung gegeben, so ist dessen gemeiner Wert Teil der Anschaffungskosten des erworbenen Gegenstands.

Praxis-Beispiel

Inzahlungsnahme eines Pkw

Ein Kaufmann/Unternehmer kauft einen Pkw für den Betrieb und gibt den bisher betrieblich genutzten Pkw in Zahlung. Die Anschaffungskosten des neuen Pkw ermitteln sich wie folgt:

gemeiner Wert des gebrauchten Pkw + Zuzahlung.

Bei der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer muss von den amtlichen Abschreibungstabellen (AfA-Tabellen) ausgegangen werden, die der Bundesfinanzminister unter Mitwirkung der Fachverbände der Wirtschaft erstellt hat. Diese steuerlich relevanten Tabellen werden aus praktischen Gründen auch häufig für die handelsrechtliche Bilanzierung herangezogen. Beim Erwerb eines gebrauchten Vermögensgegenstands wird die Restnutzungsdauer geschätzt. Höchstnutzungsdauer ist dabei die jeweils in den Abschreibungstabellen angegebene Nutzungsdauer.

Finanzierungskosten und Zinsen im Zusammenhang mit einem Anschaffungskredit rechnen grundsätzlich nicht zu den Anschaffungskosten. Sie werden daher in der Regel als Aufwendungen, steuerlich als Betriebsausgaben, gebucht.

3 Besonderheiten bei der Bewertung

Vermögensgegenstände, die zur Betriebs- und Geschäftsausstattung gehören, kommen relativ häufig für die Bildung eines Festwerts in Betracht.

Werden Vermögensgegenstände zu einem Festwert zusammengefasst, ergeben sich folgende Vorteile:

  • Ersparnis von Inventurarbeiten, da die zum Festwert gehörenden Vermögensgegenstände i. d. R. nur alle 3 Jahre körperlich aufzunehmen sind.
  • Die im Festwert zusammengefassten Gegenstände brauchen nicht einzeln in das Bestandsverzeichnis aufgenommen zu werden.
  • Bis zum Erreichen bestimmter Grenzen werden die Zugänge der im Festwert zusammengefassten Vermögensgegenstände als Aufwendungen gebucht.

Voraussetzungen für die Bildung eines Festwerts

  1. Gesamtwert der hierin zusammengefassten Gegenstände für das Unternehmen von nachrangiger Bedeutung,
  2. regelmäßige Ersetzung der abgegangenen Gegenstände,
  3. geringe Veränderungen des Bestands nach Größe, Wert und Zusammensetzung.

Wird bei einer Bestandsaufnahme, die i. d. R. alle 3 Jahre stattzufinden hat, eine Werterhöhung festgestellt

  • bis 10 %, kann der bisherige Wert beibehalten werden,
  • über 10 %, muss der Festwert um die Anschaffungs- oder Herstellungskosten Anschaffungs-oder der neuen Anlagen aufgestockt werden, bis der neue Festwert erreicht ist.

Wird bei der Bestandsaufnahme hingegen eine Wertminderung festgestellt, kann der Steuerpflichtige den niedrigeren, ermittelten Wert sofort als neuen Festwert ansetzen.

Für den Ansatz eines Festwerts kommen in Betracht:

  • Werkzeuge,
  • Gerätschaften,
  • Formen, Walzen und Modelle,
  • Flaschen,
  • Hotelgeschirr, Hotelwäsche,
  • Schriften in Druckereien,
  • Gerüst- und Schalungsteile,
  • Gleisanlagen und ähnliche Vermögensgegenstände.

Praxis-Tipp

Geringwertige Wirtschaftsgüter

Zur Betriebs- und Geschäftsausstattung gehörende Vermögensgegenstände können geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) sein. In diesem Fall sollten die Voraussetzungen einer sofortigen Abschreibung als Aufwendungen bzw. Betriebsausgaben oder die Erfassung und Abschreibung als Sammelposten geprüft werden.

4 Die Bilanzierung erfolgt mit den Anschaffungskosten

Vermögensgegenstände, die zur Betriebs- und Geschäftsausstattung gehören und nicht in einem Festwert zusammengefasst sind oder als geringwertige Wirtschaftsgüter sofort beim Zugang abgesetzt oder in einen Sammelposten eingestellt worden sind, werden mit den Anschaffungskosten bilanziert und auf die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben.

Bewegliche Anlagegegenstände, zu denen die Gegenstände der Betriebs- und Geschäftsausstattung rechnen, können nur entweder voll zum Betriebsvermögen oder voll zum Privatvermögen gerechnet werden. Nur wenn sie zum Betriebsvermögen gehören, werden sie bilanziert. Dienen sie teilweise betrieblichen und privaten Zwecken, so sind sie

  • notwendiges Betriebsvermögen, wenn die betriebliche Nutzung mehr als 50 % beträgt,
  • dem gewillkürten Betriebsvermögen zurechenbar durch entsprechende Buchung, wenn die betriebliche Nutzung 10 % bis 50 % beträgt,
  • notwendiges Privatvermögen, wenn die betriebliche Nutzung weniger als 10 % beträgt.

Diese Maßstäbe werden vor allem bei betrieblich genutzten Pkw berücksichtigt.

Als planmäßige Abschreibungen kommen steuerlich in Betracht:

Außerdem kommen außerplanmäßige Abschreibungen auf den niedrigeren Wert oder den niedrigeren Teilwert in Frage. Hier gelten die diesbezüglichen Ausführungen zur Abschreibung der Maschinen.

Der Teilwert kommt nur dann in Frage, wenn eine voraussichtlich dauernde Wertminderung vorliegt.