Umsatzsteuer-Sonderprüfung

Umsatzsteuer-Sonderprüfung: Keine Angst vor dem Finanzamt

Die Umsatzsteuer-Sonderprüfung ist – wie der Name bereits verrät – etwas Besonderes in der Reihe der Betriebsprüfungen. Denn die Umsatzsteuer-Sonderprüfung nimmt die Finanzverwaltung unabhängig von den allgemeinen Außenprüfungen vor. Im Gegensatz zu einer Betriebsprüfung werden bei einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung meist einzelne Sachverhalte und nicht der komplette betroffene Zeitraum von A bis Z kontrolliert. Oder aber es werden einzelne Monate oder Quartale, für die Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgegeben worden sind, durchleuchtet. Deshalb kann es durchaus vorkommen, dass bei einem Unternehmer während eines Jahres mehr als eine Sonderprüfung stattfindet.

Vor allem Betriebe mit hohen Vorsteuerüberschüssen, aber auch kleinere und mittlere Betriebe müssen häufiger mit einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung als einer normalen Betriebsprüfung rechnen. Mit der Umsatzsteuer-Sonderprüfung will das Finanzamt erreichen, dass Sie

  • steuerpflichtige Leistungen zutreffend besteuern,
  • Steuerbefreiungen und Steuervergünstigungen nicht zu Unrecht in Anspruch nehmen und
  • Vorsteuer nicht unberechtigt abziehen.

Hintergrund der Umsatzsteuer-Sonderprüfung: Die Mehrwertsteuer aus den Rechnungen, die Sie bezahlt haben – also die Vorsteuer – verrechnen Sie bereits bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Möglicherweise haben Sie zu viel Vorsteuer abgezogen, gegebenenfalls eine unberechtigte Erstattung ausgerechnet. Die Finanzverwaltung will bei zweifelshaften Fällen nicht bis zur Jahreserklärung warten – oder gar bis zu einer Betriebsprüfung. Die Umsatzsteuer-Sonderprüfung dient also vor allem dazu, dem Staat Einnahmen zurückzubringen.

Wann die Umsatzsteuer-Sonderprüfung kommt…

Grundsätzlich wird ein Unternehmer nicht “zufällig” einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung unterworfen. Die Finanzbehörde ordnet eine solche Prüfung an, wenn sie einen Anlass sieht – dabei unterscheidet das Finanzamt Erstprüfungen und Bedarfsprüfungen.

Erstprüfungen liegen eigentlich im Interesse des Unternehmers. Denn hier will das Finanzamt Fehler frühzeitig abstellen. Es geht darum, Belege formell zu beurteilen. Allerdings kommen Erstprüfungen nicht so häufig vor, da das Personal meist nicht ausreicht und sich daraus meist keine zusätzlichen Einnahmen für den Fiskus ergeben.

Bei Bedarfsprüfungen sieht das schon ganz anders aus. Hier prüft die Finanzverwaltung, ob die tatsächlichen Umsätze mit den Aufzeichnungen übereinstimmen. In diesen Fällen können Sie beispielsweise mit einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung rechnen:

  • außergewöhnlich hohe Vorsteuerbeträge
  • Rechnungen vermeintlicher Scheinfirmen
  • formale Mängel einer Rechnung
  • erhebliche Vorsteuerüberschüsse im zeitlichen Zusammenhang mit der Neugründung
  • Inanspruchnahme von Steuerbefreiungen für Umsätze
  • innergemeinschaftliche Erwerbe

Umsatzsteuer-Sonderprüfung für Existenzgründer

Wenn Sie Ihr Unternehmen gerade erst gegründet haben und die Umsatzsteuer-Sonderprüfung vor der Tür steht, werden vor allem folgende Punkte untersucht:

  • Welche Tätigkeit liegt vor?
  • Seit wann wird sie ausgeübt?
  • In welchem Umfang sind Vorsteuern aus Investitionen entstanden?
  • Müssen Vorsteuern aufgeteilt werden?

Ein wichtiges Prüffeld ist die Frage der zeitgerechten Versteuerung. Der Prüfer interessiert sich außerdem dafür,

  • ob Sie die Soll- oder Istversteuerung anwenden,
  • ob Sie Vorsteuerpauschalen genutzt haben,
  • ob Anzahlungen richtig versteuert werden und
  • ob mit dem richtigen Steuersatz abgerechnet wurde.

Umsatzsteuer-Sonderprüfung im Anmarsch

Normalerweise erhalten Sie mindestens zwei Wochen vor der Umsatzsteuer-Sonderprüfung eine Prüfungsanordnung. Darin muss die Finanzverwaltung angeben sein, welcher Zeitraum geprüft werden und wo die Prüfung stattfinden soll. Eine Verschiebung aus wichtigem Grund ist möglich: Wenn zum Beispiel der Steuerberater in Urlaub ist oder Sie auf einer Messe sind, können Sie beantragen, den Termin der Prüfung zu verschieben.

In der Regel meldet sich der Prüfer bei Ihnen, um einen Termin für die Umsatzsteuer-Sonderprüfung zu vereinbaren – meist telefonisch direkt bei Ihnen oder bei Ihrem Steuerberater. Dieser Termin wird in der Prüfungsanordnung genannt, dazu häufig noch die Prüfungsschwerpunkte und erforderliche Unterlagen. Ist die Grundlage für eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung ausnahmsweise eine Steuererklärung für das Kalenderjahr, muss in der Prüfungsanordnung genau angegeben sein, ob die Prüfung auf bestimmte Sachverhalte beschränkt ist.

Tipp: Wenn Ihre Geschäftsräume zu klein sind – oder eine Prüfung in den Räumen des Finanzamts Ihnen nicht zuzumuten ist –, können Sie einen Antrag stellen, die Prüfung beim Steuerberater vornehmen zu lassen. Das Finanzamt entspricht solchen Anträgen in aller Regel.

Die Umsatzsteuer-Sonderprüfung muss sich nicht darauf beschränken, die Buchführung sowie Belege und Nachweise zu checken. Der Prüfer darf auch untersuchen, ob der Unternehmer seine Geschäfte tatsächlich in der von ihm dargestellten Weise abgewickelt hat. Achtung: Haben Sie investiert und aus den Rechnungen Vorsteuer geltend gemacht, kann der Prüfer sich das erworbene Wirtschaftsgut vor Ort ansehen.

Worauf achtet der Prüfer?

Die Prüfer gehen meist nach einem generellen Raster vor – unabhängig davon, was bei Ihnen genau geprüft werden soll und um welchen Zeitraum es sich handelt. Rechnen Sie daher mit folgenden Checks:

  • Ist die Buchführung auf dem aktuellen Stand oder sind Buchungsrückstände vorhanden?
  • Ist die Belegablage systematisch und übersichtlich geordnet?
  • Sind auf den Belegen Buchungsmerkmale angebracht?
  • Wie sieht es mit der privaten Nutzung von unternehmerischen Fahrzeugen und Telefonanschlüssen aus?
  • Sind in den Eingangs- und Ausgangsrechnungen alle Pflichtangaben enthalten?
  • Stehen Warenein- und Warenausgänge in einem plausiblen Verhältnis zueinander?

Und so läuft eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung ab

Der Prüfer muss zu Beginn einer Prüfung unverzüglich und unaufgefordert seinen Dienstausweis zeigen. Ansonsten sind Sie nicht verpflichtet, ihm den Zutritt zu gestatten. Mit Prüfungsbeginn hat der Prüfer das Recht, sämtliche prüfungsrelevanten Unterlagen und Dokumente des Unternehmers einzusehen.

Tipp: Zu Beginn einer Prüfung ist es ratsam, mit dem Prüfer ein einleitendes Gespräch zu führen. Geben Sie ihm einen allgemeinen Überblick über die Organisation Ihres Betriebs. Besprechen Sie den Ablauf der Prüfung und stimmen Sie Einzelheiten ab. Geben Sie dem Prüfer auch ausreichend Gelegenheit, bestimmte Sachverhalte direkt vor Ort zu prüfen. Das erleichtert die Prüfung für alle und beschleunigt das Ganze.

Achtung: Wenn Sie Ihre Buchhaltungsunterlagen mit einer Software erstellen, darf der Prüfer auf die Daten zugreifen. Dazu gehört nicht nur, dass er sich an einen Computer setzen und die Daten anschauen darf. Unter Umständen müssen Sie den Beamten auch in das System einweisen. Ob Ihre Geschäftsvorfälle korrekt gebucht wurden, stellt der Prüfer zum Beispiel anhand dieser Checkliste fest:

  • Wird netto gebucht – oder brutto mit nachträglichem Herausrechnen der Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer?
  • Welche Automatikkonten sind in der Finanzbuchhaltung eingerichtet?
  • Schließt die Software bei bestimmten Kontenkreisen (etwa Privatkonten) die Verwendung von Vorsteuer-Schlüsseln aus?
  • Wird die Umsatzsteuer-Voranmeldung über die Auswertung programmgesteuert erstellt?

Wichtig: Während der Umsatzsteuer-Sonderprüfung muss der Prüfer Sie über alle bedeutenden Punkte, die er feststellt, informieren. Bei einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung können Sie auch die Gelegenheit nutzen, Zweifelsfragen in Sachen Umsatzsteuer zu klären.

Ähnlich wie bei einer Betriebsprüfung fertigen viele Prüfer Kontrollmitteilungen an, die wiederum anderen Finanzämtern Auskunft über Kunden und Lieferanten des Unternehmens geben sollen.

Die Umsatzsteuer kann auch innerhalb einer normalen Betriebsprüfung geprüft werden. Solche Kontrollen sind – im Gegensatz zur Umsatzsteuer-Nachschau und Umsatzsteuer-Sonderprüfung – meist reine Routine. In solchen Fällen findet sich bereits in der Anordnung der Prüfung ein Hinweis darauf, dass die Umsatzsteuer neben anderen Steuern für ein bestimmtes Jahr geprüft wird.