Offboarding

Offboarding im Unternehmen

Verlässt ein:e Mitarbeiter:in ein Unternehmen, ist das Offboarding ein guter Weg, dadurch entstehende Lücken schnell zu stopfen und Formalitäten zügig abzuwickeln. Dafür ist ein durchgeplanter Prozess notwendig, der die Trennung für beide Parteien einfacher macht. Was Offboarding genau ist und wie es umgesetzt wird, erfahren Sie in diesem Artikel.

Die Definition von Offboarding

Der Begriff „Offboarding“ stammt aus dem Englischen und hat wörtlich übersetzt die Bedeutung „von Bord gehen“. Er wird verwendet, wenn ein:e Mitarbeiter:in ein Unternehmen verlässt und beschreibt einen vorausgeplanten Prozess, der in dem Fall greift.

Das Offboarding steht im Grunde das Gegenteil von Onboarding, bei dem ein möglichst genauer Prozess vordefiniert wird, der bei Neueinstellungen vollzogen wird. Das Offboarding hingegen kommt bei einer Kündigung zum Tragen. Von welcher Seite die Kündigung ausgeht, ist dabei unerheblich.

Beim Offboarding spricht man häufig auch vom Exit Management. Es gibt zwei Arten des Exit Managements:

Offboarding als technischer Prozess beschreibt alle notwendigen technischen Abläufe, die nach der Kündigung eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin vollzogen werden müssen. Das sind größtenteils Aufgaben für die Personalabteilung.

Offboarding als externer Prozess bezieht sich darauf, dass sich Arbeitnehmer:innen nach einer Kündigung von Coaches beraten und unterstützen lassen. Dabei geht es vorrangig um die psychologischen Folgen einer Entlassung.

Ein gutes Offboarding ist für Arbeitgeber:innen, Arbeitnehmer:innen und auch Kund:innen von Vorteil. Arbeitgeber:innen zeigen sich als seriös und souverän. Arbeitnehmer:innen können von Feedback profitieren. Kunden und Kundinnen, die langfristig mit dem oder der Mitarbeiter:in in Kontakt standen, werden im Rahmen des Offboardings direkt mit einem neuen Kontakt bekannt gemacht.

Damit das Offboarding problemlos verläuft, braucht es eine durchdachte Struktur und definierte Abläufe. Dabei kann eine Offboarding-Checkliste behilflich sein.

Die Offboarding-Checkliste

Mit einer Offboarding-Checkliste kann ein Unternehmen im Falle einer Kündigung oder eines anderen Grundes für das Ausscheiden von Mitarbeiter:innen aus dem Unternehmen Schritt für Schritt die wichtigsten Punkte durchgehen und abhaken.

Der Offboarding-Prozess beginnt dabei mit der Kündigung und endet am letzten Arbeitstag des oder der entsprechenden Mitarbeiter:in.

Unmittelbar nach der Kündigung

Personalabteilung über das Ausscheiden des oder der Mitarbeiter:in informieren

Den Offboarding-Prozess starten

Neubesetzung der Stelle planen

Stellenprofil auf Aktualität überprüfen

Recruiting starten

Im weiteren Verlauf

Die Kündigungsbestätigung erstellen

Informationen für das Arbeitszeugnis einholen

Das Arbeitszeugnis erstellen

Die Nachfolge bei Projekten regeln

Kunden und Kundinnen auf die Nachfolge einstellen

Projekte und Kund:innen übergeben

Meldung an die Buchhaltung über das Ausscheiden des oder der Mitarbeiter:in

Überprüfung der finanziellen Aspekte

Am letzten Arbeitstag

Abschluss der Arbeitsvorgänge

Übergabe der Technik

Aushändigung des Arbeitszeugnisses

Ein Abschlussgespräch führen

Verabschiedung des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin

Alle Zugänge sperren, die der oder die Mitarbeiterin hatte

E-Mail-Adresse des oder der Mitarbeiter:in weiterleiten oder löschen

Offboarding abschließen

Diese Checkliste enthält die wichtigsten Abläufe und Aspekte des Offboarding-Prozesses.

Wie der Ablauf des Offboardings genau aussieht, hängt auch stark davon ab, warum jemand das Unternehmen verlässt.

Offboarding bei unterschiedlichen Gründen für das Ausscheiden aus dem Unternehmen

Die Gründe für das Verlassen eines Unternehmens können sehr unterschiedlich sein. Es gibt einvernehmliche Gründe, aber auch einseitige. Der Grund kann von Arbeitgeber:innen oder von Arbeitnehmer:innen ausgehen.

Je nachdem, welcher Grund für die Auflösung des Arbeitsverhältnisses verantwortlich ist, wird das Offboarding den Umständen entsprechend angepasst.

Bei Kündigung nach kurzem Arbeitsverhältnis

Von einem kurzen Arbeitsverhältnis spricht man in der Regel bei einer Laufzeit von unter einem Jahr. In dem Fall sind die Projekte meistens überschaubar und auch das interne Wissen, das weitergegeben werden könnte, hält sich im Rahmen.

Bei einer Kündigung seitens des oder der Mitarbeiter:in ist es in dem Fall aber sinnvoll, nach den Gründen zu fragen. Vielleicht liegt es an unternehmensinternen Faktoren wie falschen Versprechungen in der Stellenausschreibung oder den Vertragsverhandlungen. Auch Probleme im Team können ein Grund sein und anschließend aufgearbeitet werden.

Das Offboarding konzentriert sich in diesem Fall also vor allem auf die Suche nach den Gründen und eventuell notwendigen Anpassungen und Verbesserungen im Unternehmen, die aus diesen Gründen hervorgehen.

Bei einvernehmlicher Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Sind sich beide Seiten einig, dass das Arbeitsverhältnis beendet werden sollte, kann ein Aufhebungsvertrag angeboten werden. Dadurch kann die entsprechende Stelle frühzeitig neu besetzt werden.

Das Offboarding anhand der Checkliste kann in diesem Fall rechtzeitig beginnen und die einzelnen Schritte können gut abgearbeitet werden.

Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufgrund einer Kündigung wegen Fehlverhaltens

Bei einer fristlosen Kündigung wird dem Offboarding in der Regel ein wenig vorgegriffen. Bevor die Kündigung ausgesprochen wird, sollte die rechtliche Sicherheit eingeholt werden, dass der Kündigungsgrund tatsächlich vorliegt. Ist das nicht der Fall, muss zuerst eine Abmahnung erfolgen und die Kündigung zurückgehalten werden bis zu einem weiteren Fehlverhalten.

Im Offboarding ist diese Form der Trennung die denkbar schlechteste Variante, da sie sehr plötzlich kommt und kaum darauf reagiert werden kann. Das bedeutet, es muss eine Art Notfallplan für das Offboarding greifen.

In diesem Notfallplan müssen die wichtigsten Aspekte berücksichtigt werden, die sofort vollzogen werden müssen, damit die Stelle neu besetzt werden kann. Außerdem ist es wichtig, dass direkt alle Zugänge des oder der ehemaligen Mitarbeiter:in gesperrt werden, um weiteren Schaden zu vermeiden.

Eine offizielle Verabschiedung entfällt bei dieser Form der Kündigung. Firmenintern sollte mit den Gründen aber offen und transparent umgegangen werden. Die Kollegen und Kolleginnen müssen werden dabei über das Fehlverhalten aufgeklärt. Das verhindert, dass Gerüchte sich im Unternehmen ausbreiten, die zu Unzufriedenheit führen können. Offenheit ist immer der bessere Weg.

Beim Eintritt in den Ruhestand

Der Ruhestand ist für viele der Tag, auf den sie vorausschauen. Und auch im Rahmen des Offboardings hat er den Vorteil eines langen Vorlaufs. In der Regel ist schon Monate vorher bekannt, wenn ein:e Mitarbeiter:in in den Ruhestand gehen wird.

Dementsprechend früh und entspannt kann mit dem Offboarding-Prozess begonnen werden. Besonders wichtig ist hier die Weitergabe des Wissens. Deshalb ist es sinnvoll, die Stelle bereits vorzeitig neu zu besetzen, damit der oder die neue Mitarbeiter:in von dem oder der zukünftigen Ruheständler:in angelernt werden kann.

Im Grunde ist das hier die einfachste und beste Form des Offboardings, weil sie alle Möglichkeiten bereithält und keinerlei Hektik beinhaltet. Und am Ende gibt es auch noch einen vermutlich emotionalen Abschied.

Bei einem Todesfall

Das Horrorszenario schlechthin ist ein plötzlicher Todesfall im Team. Auf der einen Seite ist man betroffen und in Trauer um eine:n vielleicht langjährige:n Mitarbeiter:in, aber auf der anderen Seite muss das tägliche Geschäft weiterlaufen.

Das Offboarding findet hier nicht anhand der Checkliste statt. Bei dieser Ausnahmesituation gelten eigene Punkte, die erledigt werden müssen. Das sind vor allem die Regelungen um Übergaben von Unternehmensbesitz und Privatbesitz, der noch im Unternehmen liegt. Lohnfortzahlungen müssen erledigt und die Renten- sowie Sozialversicherung müssen informiert werden.

Außerdem muss den Hinterbliebenen kondoliert werden und die emotionale Verfassung der Mitarbeiter:innen ist auch nicht zu vernachlässigen.

Das Offboarding ist selten ein spaßiger Prozess, aber in diesem Fall ist es durchgehend der Horror.

Der Ablauf des Offboarding-Prozesses

Die einzelnen Schritte des Offboarding-Prozesses gehen ein wenig Hand in Hand und bauen aufeinander auf. Im besten Fall verläuft das Offboarding nach einer geregelten Struktur und die Gründe für den Prozess geben genügend Raum und Zeit, um diese Struktur einzuhalten.

Der Ablauf könnte dann ungefähr so aussehen:

Die Personalabteilung wird über die Kündigung in Kenntnis gesetzt. Das Personalmanagement startet den Offboarding-Prozess.

Das Recruiting für die Nachfolge beginnt. Für den oder die ausscheidende Mitarbeiter:in wird eine Checkliste erstellt und ausgehändigt. Diese Checkliste enthält alle wichtigen Informationen und Termine für Übergaben, Abschlussgespräche und Verabschiedungen.

Das Team und die Kund:innen werden informiert und über die Nachfolge informiert.

Die finanziellen Aspekte werden von der Buchhaltung erledigt. Dazu gehören die Auszahlung des letzten Gehalts, offene Kostenerstattungen, die Erstellung der Gehaltsabrechnung und Vorlegung der Steuerbelege.

Der Abschied selbst ist Ermessenssache. Es kann ein kleiner Abschied nach einem Meeting sein, aber auch eine ausgewachsene Abschiedsfeier. Zu diesem Zeitpunkt sind alle anderen Offboarding-Prozesse bereits erledigt.

Nach dem Offboarding kann der Kontakt gehalten werden. Das kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn in Zukunft offene Stellen besetzt werden und ehemalige Mitarbeiter:innen dafür qualifiziert wären. So können die entsprechende Stelle direkt angeboten werden, statt sie auszuschreiben.

Während des gesamten Offboarding-Prozesses sollte unbedingt auf die Einhaltung des Datenschutzes geachtet werden. Erkenntnisse und Feedback sollte vom Unternehmen für Anpassungen und Verbesserungen genutzt werden, um in Zukunft keine weiteren Mitarbeiter:innen aus ähnlichen Gründen zu verlieren.