Inventarliste

In der Inventarliste eines Unternehmens befinden sich alle Vermögensgegenstände, die dem Unternehmen gehören. Die Inventarliste gehört zur doppelten Buchführung und dient der Erstellung der Eröffnungsbilanz. Sie stellt aber auch eine Übersicht über den Lagerbestand dar und zeigt den Zustand aller Waren, Rohstoffe und auch der Geräte.

Die Definition der Inventarliste

Den Begriff „Inventur“ hat vermutlich jeder schon einmal gehört. Dabei wird eine Übersicht über alle Gegenstände im Unternehmen erstellt. Das dient der Übersicht und auch der doppelten Buchführung, für die diese Inventur gemacht werden muss.

Bei der Inventur wird ein Inventarverzeichnis angelegt. Darin ist auch die Inventarliste enthalten.

Ein „Inventar“ ist laut Definition ein Bestandsverzeichnis aller Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens.

Die Inventur wird immer von Mitarbeiter:innen ausgeführt. Diese müssen alle Gegenstände im Unternehmen körperlich aufsuchen. Sie kontrollieren den Zustand eines Gegenstands und tragen ihn in die Inventarliste ein. Die Bewertung muss dabei den Prinzipien der Vorsicht folgen. Zusätzlich müssen auch das Stetigkeitsprinzip und das Einzelbewertungsprinzip befolgt werden.

Inventarlisten werden in der Regel nach einem System erstellt, bei dem die Posten kategorisiert werden.

Die Inhalte einer Inventarliste

Die gesetzlichen Regelungen für die Erstellung einer Inventarliste basieren auf dem Grundsatz der Vollständigkeit. Demnach muss die Inventarisierung aller Wirtschaftsgüter in der Inventarliste vollzogen werden.

Das beinhaltet auch bereits ausgelieferte Waren, die noch unter dem Eigentumsvorbehalt im Unternehmen verbleiben, bis sie bezahlt sind. Die wirtschaftlichen Verhältnisse übertreffen dabei in der Relevanz die juristischen Verhältnisse. Die juristischen Eigentumszurechnungsvorschriften sind erst dann gültig, wenn die Ware tatsächlich bezahlt wurde und in das Eigentum einer anderen Partei übergegangen ist. Dann darf die Ware logischerweise nicht mehr in der Inventur berücksichtigt werden.

Außerdem muss der Ansatz sogenannter Merkposten berücksichtigt werden. Dabei handelt es sich um Vermögensgegenstände, die keinen Buchwert mehr besitzen. Das kann durch den Ablauf der wirtschaftlichen Nutzungsdauer oder dem Einbüßen der Marktfähigkeit der Fall sein.

Die Gegenstände

Welche Gegenstände in der Inventarliste berücksichtigt werden müssen, hängt davon ab, welchen Zweck die Inventur verfolgt. Bei der Inventur, mit der die Inventarliste für die Eröffnungsbilanz erstellt wird, müssen ausnahmslos alle Gegenstände und Wertposten des Unternehmens in die Inventarliste aufgenommen werden.

Dabei spricht man auch von buchhalterischen Inventarlisten. Diese beinhalten unter anderem auch Wertpapiere, Schulden, Immobilien und sonstige Vermögensgegenstände. Das gesamte Betriebsvermögen wird dabei berücksichtigt.

Es gibt aber auch Unternehmen, die regelmäßige Inventuren durchführen. Dadurch können sie zum Beispiel festhalten, wie schnell bestimmte Gegenstände aus dem Lager verkauft werden. Oder auch, welche Gegenstände schneller aus dem Lager verkauft werden als andere. So kann der Bestand immer rechtzeitig aufgestockt werden.

Ein weiterer Grund kann sein, den Bestand auf Korrektheit zu kontrollieren. In Unternehmen, die Aufgaben an externe Dienstleistungsunternehmen vergeben, ist es wichtig, regelmäßige Bestandskontrollen vorzunehmen.

Angenommen, ein Verpackungsunternehmen muss eine große Anzahl an Schrauben für Baumärkte verpacken. Um diesen Auftrag zu schaffen, geben sie die Aufgaben an externe Unternehmen weiter und liefern diesen die Schrauben und Verpackungen. Da weder die Schrauben noch die Verpackungen in der exakt passenden Menge geliefert werden können, müssen Restbestände dann wieder zurück ins Unternehmen gehen. Um zu kontrollieren, dass alle Restbestände tatsächlich zurück ins Unternehmen gegangen sind.

Bei dieser Form der Inventur wird sich auf Gegenstände beschränkt, die zur Entnahme gedacht sind. Das bedeutet, es wird nur das Betriebsvermögen in der Inventarliste berücksichtigt, die bewusst weniger wird, weil das für das laufende Geschäft notwendig ist.

Die Eigenschaften innerhalb der Inventarliste

Für die Gegenstände in einer Inventarliste werden bestimmte Eigenschaften herangezogen, die in die Inventarliste mit aufgenommen werden.

Zu diesen Eigenschaften können die Folgenden gehören:

  • Gegenstandsnummer
  • Standort
  • Modell
  • Seriennummer
  • Anzahl
  • Bezeichnung
  • Gewicht
  • Aussehen
  • Kaufdatum
  • Bei wem gekauft?
  • Kaufpreis
  • Aktueller Wert (geschätzt)
  • Garantie bis
  • Abschreibungszeitraum
  • Wartungseindruck (muss gereinigt werden, kann entsorgt werden etc.)
  • Datum der letzten Wartung
  • Datum der nächsten Wartung

Es muss nicht bei jeder Inventarliste jede Eigenschaft berücksichtigt werden. Auch dabei kommt es auf den Zweck der Inventur an.

Der Aufbau einer Inventarliste

Eine Inventarliste folgt einem bestimmten Aufbau, bei dem in gestaffelter Form, absteigend die Vermögensgegenstände aufgelistet werden. Dafür wird eine Kategorisierung der einzelnen Posten.

Den Beginn der Inventarliste machen die Vermögensgegenstände, die nach Liquidierbarkeit aufgelistet werden. Anschließend folgen die Schulden, die nach Fälligkeit aufgelistet werden. Je näher die Frist für eine Verbindlichkeit liegt, desto höher steht sie in der Inventarliste. Zum Abschluss kommt dann noch das Reinvermögen des Unternehmens.

Ein Aufbau der Inventarliste sieht zum Beispiel so aus:

  1. Vermögenswert
    1. Fuhrpark
      • Eintragungen mit Beschreibung, Marke, Baujahr und Preis: 1 Pkw, VW, Golf, Baujahr 2020, 14.800,00 €
    2. Büroeinrichtung
      • Eintragungen mit Beschreibung, Marke, Anschaffungsjahr und Preis: 3 Aktenschränke, Adler, 2021, 900,00 €
    3. Warenvorräte
      1. Haushaltsgeräte
        • Eintragungen mit Beschreibung, Marke, Seriennummer, Preis: 1 Kühlschrank, Siemens, 12345, 720,00 €
      2. Küchengeräte
        • Eintragungen mit Beschreibung, Marke, Seriennummer, Preis
      3. Beleuchtungseinrichtungen
        • Eintragungen mit Beschreibung, Marke, Seriennummer, Preis
    4. Kundenforderungen
      • Eintragungen mit Namen, Adresse und Betrag: Max Mustermann, Musterstadt, Musterweg 1, 3.000,00 €
    5. Bankguthaben
      • Eintragungen mit Kreditinstitut, Kontonummer, Datum der Inventur, Guthaben: Sparkasse Musterstadt, 12345, 20.12.2022, 7.490,74 €
    6. Kassenbestand
      • Eintragung: 8.400,26 €
      • Gesamtsumme in Euro
  2. Schulden
    1. Lieferantenschulden
      • Eintragungen mit Lieferant:in, Standort, Betrag: Mux Mastermann, Musterdorf, 1.200,00 €
    2. Bankeschulden
      • Eintragungen mit Beschreibung, Kreditinstitut, Kontonummer, Betrag: Darlehen, Sparkasse Musterstadt, 12345, 10.000,00 €
  3. Reinvermögen
  • Summer der Vermögenswerte abzüglich Summe der Schulden ergibt das Eigenkapital (Reinvermögen) in Euro

Die Inventarliste kann wie gesagt je nach Zweck vom Inhalt her abweichen. Der Aufbau folgt aber in der Regel diesem Muster. Es ist möglich, bei einer Inventur für die Bestandskontrolle nur die entsprechenden Posten zu berücksichtigen. Es ist auch möglich, die Inventarliste noch viel kleinteiliger aufzustellen. In einem Restaurant beispielsweise können zusätzliche Kategorien für Gläser, Besteck, Geschirr etc. eingefügt werden, um eine bessere Übersicht zu erhalten.