Barbelege
Inhaltsverzeichnis
Das Wichtigste in Kürze
Barbelege, auch bezeichnet als Quittungen, fungieren als Empfangsbestätigung für erhaltene Zahlungen oder Dienstleistungen. Damit ein Barbeleg gültig ist, muss er mehrere Pflichtangaben beinhalten. Ist der Barbeleg fehlerhaft oder nicht vorhanden, kann ein Eigenbeleg Abhilfe schaffen.
Definition Barbeleg
Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) setzen zu jeder Buchung einen Beleg voraus.
Barbelege dienen als Empfangsbestätigung für erhaltene Zahlungen und kommen immer dann zum Einsatz, wenn eine Zahlung in bar erfolgte und umständehalber nur quittiert wurde.
Das ist beispielsweise bei einem Flohmarktkauf der Fall, aber auch dann, wenn nur ein Bon vorliegt.
Hinweis: Im Gegensatz zum Barbeleg bestätigt eine Rechnung nicht den Erhalt einer Zahlung, sondern dient als Zahlungsaufforderung. Eine Rechnung wird also verwendet, wenn ein Betrag noch zu zahlen ist.
Vorlage & Beleg-Generator
- Sie wollen eine Quittung ausstellen? Dann nutzen Sie unsere Quittung-Vorlage.
- Sie benötigen einen Ersatzbeleg? Dieser lässt sich einfach und unkompliziert mit dem lexoffice Eigenbeleg-Generator erstellen.
Pflichtangaben auf jedem Barbeleg
Damit ein Barbeleg gültig ist, muss er einige Pflichtangaben beinhalten:
- Name und Adresse des Empfängers
- Name und Adresse des Ausstellers
- Bezeichnung des Dokuments als Quittung
- Grund der Quittung
- Art und Menge des Artikels
- Nettowert
- anzuwendender Mehrwertsteuersatz (Steuersatz 7 % oder 19 %) – Vorausgesetzt Sie sind nicht z. B. durch die Kleinunternehmerregelung von der Umsatzsteuer befreit
- Gesamtbetrag in Zahlen und Buchstaben
- Währung
- Vermerk, dass der Betrag oder die Dienstleistung erhalten wurde
- Ort und Datum der Zahlung
- Firmenstempel
- Unterschrift des Zahlungsempfängers
Wichtig: Ein Kassenzettel zählt nicht als Barbeleg, da dieser aufgrund von fehlenden Angaben nicht die rechtlichen Anforderungen erfüllt.
Was kann bei einem fehlenden Barbeleg gemacht werden?
Damit der Aufwand als Betriebsausgabe geltend gemacht werden kann, muss jede Ausgabe mit einem Beleg nachgewiesen werden. Doch was können Sie tun, wenn der Beleg nicht die Pflichtangaben erfüllt oder gar nicht vorliegt? In diesem Fall können Sie Barbelege durch einen Eigenbeleg ersetzen, der alle Pflichtangaben enthält. Damit Ihre Buchhaltung nicht ins Visier von Prüfer:innen gerät, sollten Sie es aber vermeiden, zu häufig Eigenebelege zu verwenden.
Hinweis: Ein Eigenbeleg berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug, da es sich dabei nicht um eine ordnungsgemäße Rechnung handelt. Besser ist es daher, sich eine neue Quittung mit allen geltenden Plichtangaben ausstellen zu lassen.
FAQ zum Barbeleg
Was ist ein Barbeleg?
Bei Barbelegen handelt es sich um eine Empfangsbestätigung für erhaltene Zahlungen oder Dienstleistungen. Sie kommen immer dann zum Einsatz, wenn eine Zahlung in bar erfolgte.
Ist ein Barbeleg eine Rechnung?
Barbelege und Rechnungen unterscheiden sich durch den Zeitpunkt ihres Einsatzes. Ein Barbeleg bestätigt eine Zahlung. Rechnungen hingegen kommen zum Einsatz, wenn ein Betrag noch zu zahlen ist und fordern zur Zahlung auf.
Kann ein fehlender oder ungültiger Barbeleg ersetzt werden?
Liegt Ihnen kein Barbeleg vor, können Sie diesen durch einen Eigenbeleg ersetzen. Dieser muss ebenfalls alle erforderlichen Angaben beinhalten.