Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB)

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) beschreiben die in Deutschland allgemeingültigen Regeln zur Buchführung. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung gelten für alle Unternehmen und Selbstständige mit einem Handelsregistereintrag. Sie sind zum Teil im Handelsgesetzbuch (HGB) verankert und aus der kaufmännischen Praxis entstanden.

Die Funktion der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung in der Buchhaltung

Das Ziel der GoB ist der Schutz von Unternehmen und Gläubiger:innen vor potenziellen Verlusten und dem Erfassen und Verwenden inkorrekter Daten und Informationen.

Die Einhaltung der GoB sorgt in der Buchhaltung Ihres Unternehmens dafür, dass stets ein Überblick über alle Geschäftsvorfälle und die allgemeine Lage Ihres Unternehmens verfügbar ist. Das ist wichtig, wenn sich sachverständige dritte Personen solch einen Überblick über Ihren Betrieb verschaffen wollen.

Neben den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung gelten in Deutschland seit dem Jahr 2014 auch die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Dabei handelt es sich um eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums, die die GoB spezifiziert.

An die GoBD müssen sich alle Unternehmen, Selbstständigen und Freiberufler:innen halten. Die GoB hingegen gelten für alle Kaufleute, wie sie im HGB definiert sind. Im Grunde bedeutet das, dass ein Handelsregistereintrag dazu verpflichtet, die GoB zu befolgen. Aber allgemein kann man sagen, dass jedes Unternehmen und jede:r Selbstständige mit einer Pflicht zur doppelten Buchführung auch verpflichtet ist, die GoB einzuhalten. Das trifft auf fast alle zu, abgesehen von Kleinunternehmen und Freiberufler:innen.

Übersicht über die GoB

Die gesamten GoB hier aufzuführen, würde den Rahmen sprengen. Der Ausgangspunkt für die GoB ist im HGB unter § 238 Abs. 1 zu finden. An dieser Stelle wollen wir Ihnen nur einen Überblick über die wichtigsten Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung geben.

Die GoB lassen sich thematisch in drei Bereiche gliedern:

  • Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung
  • Abgrenzungsgrundsätze
  • Grundsätze der Bilanzierung

Während sich die GoB selbst auf die wichtigsten Richtlinien für die Buchführung und Rechnungsstellung fokussieren, behandeln die Abgrenzungen vor allem die Zeitpunkte für die Erfassung von Aufwendungen, Erträgen, Gewinnen und Verlusten. Die Bilanzierung spielt für die doppelte Buchführung eine entscheidende Rolle.

Aufbau der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB)

Abb. 1: Aufbau der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB)

Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung in der Übersicht

Die Grundsätze beziehen sich jeweils auf einen Schwerpunkt und formulieren die Richtlinien dafür aus:

  • Richtigkeit und Willkürfreiheit: alle Geschäftsvorfälle eines Unternehmens müssen rechnerisch und sachlich richtig aufgezeichnet werden
  • Einzelbewertung: Vermögensgegenstände müssen einer Einzelbewertung unterzogen werden und dürfen nur in Ausnahmefällen auch in Gruppen bewertet werden
  • Ordnungsmäßigkeit: Geschäftsvorfälle müssen chronologisch und zeitnah verbucht werden
  • Übersichtlichkeit und Klarheit: vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen müssen eingehalten werden, eine lebende Sprache muss verwendet und der Jahresabschluss in deutscher Sprache und mit der Währung Euro erstellt werden
  • Vollständigkeit: alle Aufzeichnungen müssen richtig, vollständig, geordnet und zeitgerecht vorgenommen werden
  • Sicherheit: für die vor jedem Wertverlust sichere Archivierung aller Aufzeichnungen müssen alle organisatorischen Maßnahmen ergriffen werden, die die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen gewährleisten
  • Belegprinzip: keine Buchung darf ohne Beleg vollzogen werden, kein Beleg darf ohne Buchung erstellt werden

Abgrenzungsgrundsätze in der Übersicht

Die Abgrenzungsgrundsätze stellen bestimmte Prinzipien in den Vordergrund:

  • Imparitätsprinzip: drohende Verluste wie aus schwebenden Geschäften oder Wertminderungen von Vermögensgegenständen müssen bereits dann berücksichtigt werden, wenn sich der Verlust mit hinreichend großer Wahrscheinlichkeit abzeichnet
  • Realisationsprinzip: Gewinne dürfen erst dann berücksichtigt werden, wenn sie zugeflossen sind und somit realisiert wurden
  • Periodenabgrenzung: Erträge und Aufwendungen müssen prinzipiell dem Geschäftsjahr zugeordnet werden, in dem sie entstehen

Grundsätze der Bilanzierung in der Übersicht

Die Bilanzierung ist ein wichtiger Bestandteil der doppelten Buchführung und bei der Erstellung des Jahresabschlusses und der Steuererklärung. Die wichtigsten Grundsätze lauten:

  • Bilanzwahrheit: eine ordnungsgemäße Bilanz muss vollständig sein und ein tatsächliches Bild der Unternehmenslage widerspiegeln
  • Bilanzklarheit: Posten auf der Aktivseite der Bilanz dürfen nicht mit Posten auf der Passivseite der Bilanz verrechnet werden, damit die übersichtliche und klare Struktur der Jahresbilanz bestehen bleibt
  • Bilanzkontinuität: die Struktur und Gliederung der ordnungsgemäß erstellten Bilanz muss immer gleich, also konstant, sein
  • Bilanzidentität: die Eröffnungsbilanz eines neuen Geschäftsjahres muss immer mit der Abschlussbilanz des vorherigen Geschäftsjahres übereinstimmen

Beispiel: So werden die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung eingehalten

Verkauft beispielsweise ein mittelständischer Drogeriehändler Waren im Wert von 300 Euro an Kunden und erhält eine Barzahlung, muss er laut dem GoB zeitnah eine Buchung tätigen. Diese muss chronologisch einsortiert sein. Wichtig ist, dass der mittelständische Drogeriehändler einen Kassenbeleg erstellt, um den Vorfall nachzuweisen.

Sie müssen alle Warenverkäufe absolut lückenlos und in zeitlich chronologischer Reihenfolge festhalten. Denn nur so kann das Finanz- oder Gewerbeamt alle Geschäftsvorfälle in einer Betriebsprüfung nachvollziehen.

Was passiert beim Verstoß gegen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung?

Verstöße gegen die GoB sind nicht empfehlenswert. Das Finanzamt wird aktive Maßnahmen ergreifen, die mal mehr, mal weniger schlimm ausfallen können. Die Spannbreite reicht dabei von der simplen Aufforderung, die Fehler zu berichtigen, über ungünstige Steuerschätzungen bis hin zum Entzug steuerlicher Vergünstigungen oder sogar Steuerstrafverfahren.

Verwenden Sie lexoffice für Ihre Buchhaltung, sind Verstöße gegen die GoB allerdings so gut wie ausgeschlossen. Die Buchhaltungssoftware ist auf die Einhaltung der GoB optimiert und erleichtert Ihnen die korrekte Buchhaltung, ohne dass Sie Maßnahmen des Finanzamts befürchten müssen.