Kautionen

Kautionen – was Sie wissen müssen

Hierbei handelt es sich um Sicherheitsleistungen. Sie finden vor allem bei Mietverträgen in Form von Bürgschaften oder durch Hinterlegung von Sachen bzw. Bargeld Verwendung. In der Regel wird zwischen zwei Formen unterschieden:

  • Langfristig geleistete Kautionen = sonstige Ausleihungen
  • Kurzfristig gezahlte Kautionen = sonstige Vermögensgegenstände

Sofern Sie Wohneigentum vermieten, gilt es Folgendes zu beachten: Langfristige Leistungen erfassen Sie in Ihrer Handelsbilanz unter A. III. 6 auf Ihrer Aktivseite. Kurzfristige Hinterlegungen hingegen unter B. II. 4 (siehe § 266 Abs. 2 HGB).Eine gesonderte Ausweisung ist steuerlich nicht notwendig. Beachten Sie aber das Maßgeblichkeitsprinzip. Dies besagt, dass Sie alle erhaltenen Kautionen unter Position C Nr. 8 darstellen müssen (siehe § 266 Abs. 3 HGB). Diese befindet sich auf der Passivseite der Bilanz.

Die Kautionen für Wohnraum sind unter § 551 BGB; BGH, Urteil v. 09.06.2015, VIII ZR 324/14 zivilrechtlich geregelt. Sofern Sie unter anderem Geschäftsräume vermieten, gilt in diesem Fall der Grundsatz der Vertragsfreiheit.

So verbuchen Sie Kautionen richtig

Sicherheitsleistungen, die Sie erhalten, müssen Sie als „Sonstige Verbindlichkeiten“ (SKR 03/04: 1732 bis 1735/3550 bis 3557) ausweisen. Geleistete Kautionen tragen Sie in das Feld „Sonstige Vermögensgegenstände“ (SKR 03/04: 1525 bis 1527/1350 bis 1355) ein. Sofern die Laufzeit des Vertrages mehr als fünf Jahre beträgt oder der Vertrag nicht befristet ist, also auf unbestimmte Zeit geschlossen wurde, gelten die Beiträge als „Sonstige Ausleihungen“ und Sie müssen diese im Anlagevermögen (SKR 03/04: 0540/0930) ausweisen.

Keine Umsatzsteuerpflicht bei Mietkautionszahlungen

Da bei einem gewerblichen Mietverhältnis die Kaution nicht für die Nutzungsüberlassung entrichtet wird, ist diese nicht umsatzsteuerpflichtig. Daher müssen Sie keine Umsatzsteuer abführen. Dies gilt laut FG München ebenfalls, wenn Sie als Vermieter eine außerordentliche Kündigung des Mietverhältnisses ausgesprochen haben, weil beispielsweise Mietzahlungen eingestellt wurden. Die einbehaltene Sicherheitsleistung unterliegt nicht der Umsatzsteuerpflicht.

Praxis-Beispiele zur Verdeutlichung des Sachverhaltes

  1. Kaution für unbestimmte Zeit

Sie vermieten eine Lagerhalle an einen Unternehmer auf unbestimmte Zeit. Die Kaution für das Gebäude beträgt in diesem Fall 10.000 EUR. Der Mieter bezahlt diese in Form von Bargeld. Da es sich um einen unbefristeten Mietvertrag handelt, weisen Sie den Betrag im Konto „Sonstige Ausleihungen“ aus.

Konto SKR 03 SollKontenbezeichnungBetrag EURKonto SKR 03 HabenKontenbezeichnungBetrag EUR
0540Sonstige Ausleihungen10.0001000Kasse10.000
Konto SKR 04 SollKontenbezeichnungBetrag EURKonto SKR 04 HabenKontenbezeichnungBetrag EUR
0930Sonstige Ausleihungen10.0001600Kasse10.000

Achtung: Da kein Leistungsaustausch stattfindet, ist die Zahlung nicht umsatzsteuerpflichtig.

  1. Kaution für eine bestimmte Zeit

Sie stellen einem selbstständigen Fahrer einen Wagen zur Verfügung. In diesem Falle einen LKW. Vorgabe ist, dass der Kraftfahrer nach Ablauf der Vertragslaufzeit (hier zwei Jahre) das Auto in einem gereinigten und einwandfreien Zustand an Sie zurückgibt. Sie erhalten die Kaution von 3.000 EUR per Scheck.

Konto SKR 03 SollKontenbezeichnungBetrag EURKonto SKR 03 HabenKontenbezeichnungBetrag EUR
1200Bank3.0001734Erhaltene Kautionen (Restlaufzeit 1 bis 5 Jahre)3.000
Konto SKR 04 SollKontenbezeichnungBetrag EURKonto SKR 04 HabenKontenbezeichnungBetrag EUR
1800Bank3.0003554Erhaltene Kautionen (Restlaufzeit 1 bis 5 Jahre3.000

Hinweis: In diesem Fall ist in der Kaution keine Umsatzsteuer enthalten.

Mietkaution und Verzinsung

In der Regel verlangen Vermieter die Zahlung einer Mietsicherheit. Dabei gilt es Folgendes zu beachten:

  • Die Sicherheitsleistung müssen Sie getrennt von Ihrem restlichen Vermögen aufbewahren.
  • Sie sind verpflichtet, den Betrag als dreimonatige Sparanlage zum üblichen Zinssatz auf einem Mietkautionskonto anzulegen.
  • Das gilt auch bei gebewerblichen Mietverträgen – eine Verzinsungspflicht besteht hier jedoch nicht.
  • Alternativ können Sie dem Mieter erlauben, ein separates Kautionskonto anzulegen, welches eine höhere Verzinsung verspricht. Dieses wird dann an Sie verpfändet.

Sobald das Mietverhältnis beendet ist, prüfen Sie, ob Sie den Betrag komplett zurückzahlen oder ob Sie die Bürgschaft für die Mietwohnung als Abdeckung Ihrer Ansprüche benötigen. Achten Sie darauf, dass die erhaltenen Zinsen nicht Ihnen, sondern dem Mieter zustehen. Sie fließen ihm daher zu und kann über sie verfügen. Gleichzeitig muss er die Zinsen aber auch als Kapitalerträge versteuern.

Zinsen aus privaten Kautionsguthaben werden der 25 %-Abgeltungsteuer (zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer) unterworfen. Bei Anlage eines Mietkautionssparbuchs und dessen Verpfändung an den Vermieter ergeben sich keine Besonderheiten. Der Mieter erteilt der Bank einen Freistellungsauftrag bzw. erhält selbst die Mitteilung über die einbehaltene Kapitalertragsteuer.

Hat der Mieter eine Barkaution geleistet, die der Vermieter pflichtgemäß angelegt hat, erhält der Vermieter die Mitteilung über die einbehaltene Kapitalertragsteuer. Der Mieter muss dann seinen Vermieter auffordern, ihm diese Bescheinigung auszuhändigen, damit er im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung geltend machen kann, dass bezüglich der Kapitaleinkünfte für ihn ein niedrigerer Steuersatz gilt.

Bei einem Kautionskonto über eine gewerblich angemietete Immobilie unterliegen die Mietkautionszinsen ebenfalls der Kapitalertragsteuer von 25 % durch die Banken. Dieser Steuerabzug hat aber keine Abgeltungswirkung. Die Kapitalerträge müssen in der Steuererklärung der entsprechenden Einkunftsart (z. B. Einkünfte aus Gewerbebetrieb) zugeordnet und mit dem individuellen Steuersatz versteuert werden. Auf die Steuerschuld wird die einbehaltene Kapitalertragsteuer angerechnet.

Verzichtet ein Mieter auf die Verzinsung einer von ihm geleisteten Mietkaution, kann die unentgeltliche Kapitalüberlassung sonstiges umsatzsteuerpflichtiges Entgelt für den Empfang der Mietsache sein.

Kaution wird einbehalten

Die Einbehaltung seitens des Vermieters führt zu einer Einnahme i. R. d. Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung. Führt der Vermieter mit der Kaution dann vom Mieter unterlassene Reparaturen durch, fallen beim Vermieter insoweit Werbungskosten an. Erhält der gewerbliche Mieter (Unternehmer) die Sicherheitsleistung nicht zurück, weil er seine Verpflichtungen aus dem Mietvertrag nicht erfüllt hat (z. B. Beschilderung am Objekt nicht entfernt), fallen insoweit bei ihm Betriebsausgaben an.

Bürgschaften zur Sicherung von Forderungen

Bürgschaften werden zur Sicherung von Forderungen geleistet.

Der Sicherungszweck ergibt sich daraus, dass der Bürge nur zahlen muss, wenn

  • die gesicherte Forderung fällig geworden ist und
  • das Unternehmen seine Verpflichtungen nicht erfüllt hat.

Dem Mieter steht nach Wegfall des Sicherungszwecks nach Beendigung des Mietverhältnisses ein Anspruch gegen den Vermieter auf Herausgabe der Kautionsbürgschaft grundsätzlich nur an den Bürgen zu, sofern sich nicht aus den vertraglichen Beziehungen unter Einbeziehung der Interessenlage der Beteiligten etwas anderes ergibt.

Geleistete Kautionen in Form von Bürgschaften werden auf keinen Fall in der Bilanz aktiviert, da sie ausschließlich dem Zweck der Sicherung einer bestehenden Forderung dienen.

Auf der Passivseite der Bilanz (erhaltene Kautionen) werden Bürgschaften als Eventualverbindlichkeiten erst erfasst, wenn die Inanspruchnahme tatsächlich droht (dann als „Sonstige Verbindlichkeit“ oder „Rückstellung“). Vorher werden sie nur unterhalb der Bilanz vermerkt. Kapitalgesellschaften müssen dazu Angaben im Anhang machen.

Auch die Übernahme von Bürgschaften ist umsatzsteuerfrei.

Praxis-Tipp

Avalprovision ist Betriebsausgabe

Erfolgt die Kautionsleistung durch Bürgschaft einer Bank, können die Avalprovisionen vom gewerblichen Mieter als Betriebsausgaben abgesetzt werden.

Bankbürgschaft als Mietkaution ermöglicht problemlosen Zugriff

Eine selbstschuldnerische Bankbürgschaft gewährleistet grundsätzlich einen zahlungskräftigen Zahler und einen problemlosen Zugriff. Zu beachten ist, dass der Bank nicht die Möglichkeit eingeräumt wird, sich durch Hinterlegung der Bürgschaftssumme aus ihrer Verpflichtung zu befreien.