Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine

Welche Aufbewahrungsfristen gelten bei Lieferscheinen?

Lieferungen von Waren, die verkauft und geliefert werden, liegt in der Regel ein Lieferschein oder ein anderes Dokument bei. Die beiliegenden Papiere müssen von dem Unternehmer, an den geliefert wurde, aufbewahrt werden. Die meisten Unternehmen, an die geliefert wird, wissen jedoch nicht genau, was mit den Lieferscheinen geschehen soll. Diese werden besten Falls abgeheftet und in vielen Fällen auch vernichtet. Doch was muss nach dem Gesetz mit den Lieferscheinen geschehen?

Rechtliches zu den Aufbewahrungsfristen

Gewerbetreibende sind dazu verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen gewissen Zeitraum hinweg aufzubewahren. Dabei wird zwischen verschiedenen Aufbewahrungsfristen unterschieden, diese betragen von sechs bis zehn Jahren. Die Aufbewahrungsfristen im Bereich des Steuerrechts werden in der Abgabenordnung (AO) geregelt. Die Aufbewahrungsfristen aus dem Bereich des Handelsrechts können dem Handelsgesetzbuch (HGB) entnommen werden. Die steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften für die Aufzeichnung von Geschäftsvorgängen sowie für die Aufbewahrungsfristen von Schriftstücken stimmen nur zum Teil überein. Für die Betriebspraxis haben die steuerrechtlichen Vorschriften die größere Bedeutung.

Aufbewahrungsfristen für den Lieferschein: Bei eindeutiger Kennzeichnung

Bei der Berechnung der Zeiträume für die Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine wird zwischen zwei Fallgruppen unterschieden. Bei der ersten Fallgruppe ist der Lieferschein als solcher gekennzeichnet und liegt daher als Lieferschein vor. Dieser wird in diesem Fall als sogenannter Handelsbrief angesehen. Die Aufbewahrungsfristen für Handelsbriefe betragen nach § 147 der Abgabenordnung sechs Jahre. Das heißt nicht nur, dass sie sechs Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Denn die Frist für Aufbewahrung beginnt nicht mit der Zustellung, sondern mit dem Ende des Kalenderjahres, in welchem der Lieferschein ausgegeben wurde. Ein Beispiel: Wurde der Lieferschein im Kalenderjahr 2010 ausgestellt, dann darf er erst am Ende des Jahres 2016 aussortiert und vernichtet werden.

Aufbewahrungsfristen für den Lieferschein: Lieferschein ist gleichzeitig Rechnung

Die zweite Fallgruppe ist die, in welcher der Lieferschein auch gleichzeitig die Rechnung ist. In diesem Fall zählt er nämlich nicht mehr zu den Handelsbriefen. Dadurch ändern sich auch die Aufbewahrungsfristen. Anzuwenden sind nunmehr die Aufbewahrungsfristen, die für Rechnungen einer Firma gelten. Rechnungen gehören buchhalterisch zu den Buchungsbelegen, was den Konzern dazu verpflichtet, diese mindestens für einen Zeitraum von zehn Jahren aufzubewahren. Erst nach Ablauf des zehnten Jahres darf die Rechnung aus dem Aktenordner genommen und im Schredder oder im Papierkorb entsorgt werden.

Aufbewahrungsfristen für den Lieferschein: Fristverlängerung

Bei Lieferscheinen gibt es die Möglichkeit einer Verlängerung der Aufbewahrungsfristen. Sollte nämlich der Fall beim Finanzamt noch nicht abgeschlossen worden sein, kann es zu einer Verlängerung der Aufbewahrungsfristen für den Lieferschein kommen. Bei einer Prüfung durch das Finanzamt könnte nämlich genau das Kalenderjahr relevant werden, welches am Ende der kalendarischen Aufbewahrungsfrist für den Lieferschein liegt. Bei einer Außenprüfung durch das Finanzamt wird sich daher die Aufbewahrungspflicht für den Lieferschein verlängern. Der Verlängerungszeitraum dauert so lange, wie der Zeitraum, der benötigt wird, um den Vorgang steuerlich zu beenden.

Probleme bei der Abgrenzung von Lieferscheinen

Lieferscheine werden zu den Handelsbriefen gezählt. Sie sind der Beleg dafür, dass bestimmte Waren ausgeliefert wurden. Aus ihnen wird das Datum sowie die Stückzahl der gelieferten Artikel ersichtlich. Heutzutage verliert der Lieferschein immer mehr an Bedeutung. Zumeist wird sogar ganz darauf verzichtet, die gelieferten Produkte in einem Lieferschein aufzulisten. Viele Unternehmen legen anstelle des Lieferscheins einfach die Rechnung der Warensendung anbei. Darüber hinaus werden Frachtbriefe gleichzeitig als Lieferscheine genutzt. Die Problematik liegt darin, dass Unternehmen, die Ordnung in ihre Unterlagen bringen möchten, Schwierigkeiten dabei haben könnten, Lieferscheine als solche zu erkennen. Das gilt im Besonderen dann, wenn es um die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen geht. Die Frage stellt sich, bei welchen Dokumenten es sich tatsächlich um Lieferscheine handelt und wie lange diese aufbewahrt werden müssen.

Dokumente richtig einsortieren

Eine gute Empfehlung ist es, sich alle Dokumente, die zu einem Geschäftsvorgang gehören, genau anzusehen. Dabei ist zu beachten, ob eine Rechnung gleichzeitig auch ein Lieferschein sein soll oder ob ein solcher gar nicht ausgestellt wurde. Für jeden Vorgang gibt es nämlich mindestens ein Dokument: Aus diesem kann der Auftrag der Lieferung hervorgehen, die Bestätigung des Auftrages, die Anzeige einer Lieferung, die Rechnung sowie ein Lieferschein und ein Zahlungsbeleg. Im Idealfall liegen alle aufgezählten Unterlagen vor. Vorgänge bei der Buchhaltung sind anhand dieser Dokumente am einfachsten nachvollziehbar. Doch nicht jeder Geschäftsvorfall bedingt die Zugabe einer dieser Papiere.

In dieser Form müssen Lieferscheine aufgehoben werden

Nach den gesetzlichen Bestimmungen besteht keine Verpflichtung dazu, die Lieferscheine im Original aufzuheben. Wer dennoch die Dokumente im Original aufbewahrt, merkt schnell, dass bei einer solchen Vorgehensweise viel Papier anfällt. Dieses wird zumeist in Akten einsortiert. Unternehmen, die ihre Lieferscheine in Aktenordner sortieren, werden schnell bemerken, dass sich die Ordner bald schon in den Regalen stapeln. Der Gesetzgeber erlaubt es daher, Lieferscheine elektronisch zu erfassen und in der EDV vorzuhalten. Die Voraussetzungen sind jedoch streng bemessen, denn die Belege müssen bildlich und inhaltlich übereinstimmen. Vielen Unternehmen wird daher nichts anderes übrig bleiben, als die Dokumente einzuscannen. Zuvor sollte allerdings geprüft werden, ob ein Eingangsstempel auf dem Papier vorhanden ist. Dieser sollte auch als Eingangsstempel gut erkennbar sein. Dieser Umstand erhält eine besondere Bedeutung, wenn Lieferscheine elektronisch übermittelt wurden. Das ist im Besonderen beim E-Mail Verkehr zu beachten. Die Unterlagen müssen nämlich dann zunächst ausgedruckt werden, um sodann mit einem Stempel versehen zu werden. Erst dann können sie eingescannt und in den entsprechenden Ordnern abgelegt werden.