Welche Aufbewahrungsfristen gelten bei Lieferscheinen?
Lieferungen von Waren, die verkauft und geliefert werden, liegt in der Regel ein Lieferschein oder ein anderes Dokument bei. Die beiliegenden Papiere müssen von dem Unternehmer, an den geliefert wurde, aufbewahrt werden. Die meisten Unternehmen, an die geliefert wird, wissen jedoch nicht genau, was mit den Lieferscheinen geschehen soll. Diese werden besten Falls abgeheftet und in vielen Fällen auch vernichtet. Doch was muss nach dem Gesetz mit den Lieferscheinen geschehen?
Abb. 1: Die Aufbewahrungsfristen bei unterschiedlichen Unterlagen
Rechtliches zu den Aufbewahrungsfristen
Gewerbetreibende sind dazu verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen gewissen Zeitraum hinweg aufzubewahren. Dabei wird zwischen verschiedenen Aufbewahrungsfristen unterschieden, diese betragen von sechs bis zehn Jahren.
Die Aufbewahrungsfristen im Bereich des Steuerrechts werden in der Abgabenordnung (AO) geregelt. Die Aufbewahrungsfristen aus dem Bereich des Handelsrechts können dem Handelsgesetzbuch (HGB) entnommen werden. Die steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften für die Aufzeichnung von Geschäftsvorgängen sowie für die Aufbewahrungsfristen von Schriftstücken stimmen nur zum Teil überein. Für die Betriebspraxis haben die steuerrechtlichen Vorschriften die größere Bedeutung.
Aufbewahrungsfristen für den Lieferschein: Bei eindeutiger Kennzeichnung
Bei der Berechnung der Zeiträume für die Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine wird zwischen zwei Fallgruppen unterschieden.
Bei der ersten Fallgruppe ist der Lieferschein als solcher gekennzeichnet und liegt daher als Lieferschein vor. Dieser wird in diesem Fall als sogenannter Handelsbrief angesehen. Die Aufbewahrungsfristen für Handelsbriefe betragen nach § 147 der Abgabenordnung sechs Jahre. Das heißt nicht nur, dass sie sechs Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Denn die Frist für Aufbewahrung beginnt nicht mit der Zustellung, sondern mit dem Ende des Kalenderjahres, in welchem der Lieferschein ausgegeben wurde.
Ein Beispiel: Wurde der Lieferschein im Kalenderjahr 2010 ausgestellt, dann darf er erst am Ende des Jahres 2016 aussortiert und vernichtet werden.