E-Bilanz

Seit 2012 akzeptieren die Finanzämter in Deutschland die Übermittlung der Bilanz von Unternehmen ausschließlich in elektronischer Form. Dieses Verfahren wird als Elektronische Bilanz oder E-Bilanz bezeichnet. Eine Übermittlung der Bilanz in Papierform ist seit seitdem nicht mehr möglich.

Gesetzliche Grundlagen der E-Bilanz

Die Entscheidung über die verpflichtende Einführung der E-Bilanz traf das Bundesfinanzministerium am 28. September 2011. Für das darauffolgende Geschäftsjahr galt zunächst noch eine Übergangsfrist, in der es den Unternehmen überlassen war, ob sie sich für die E-Bilanz oder eine Bilanzierung auf Papier entschieden. Danach wurden für bilanzpflichtige Unternehmen keine Ausnahmen mehr zugelassen.

Die gesetzlichen Grundlagen für die E-Bilanz wurden mit dem Steuerbürokratieabbaugesetz (SteuBAG) geschaffen. Der Gesetzgeber will den Bürgen, Unternehmen und dem Staat hiermit die Steuereinziehung erleichtern. Außerdem sollen durch die E-Bilanz Fehler in der Datenübermittlung sowie der Datenspeicherung durch das Finanzamt ausgeschaltet werden. Für die Finanzverwaltung resultieren aus der E-Bilanz einerseits beträchtliche Effizienzgewinne, zugleich stehen ihr hierdurch umfassende Möglichkeiten der elektronischen Datenauswertung zur Verfügung.

Die Erstellung der E-Bilanz wird durch § 4 Abs. 1 sowie durch § 5 oder 5a des Einkommensteuergesetzes (EStG) geregelt. Die E-Bilanz ist für alle Unternehmen, die ihre Gewinne auf der Basis dieser Paragrafen ermitteln, bindend. Falls die Unternehmensbilanz Ansätze oder Beträge enthalten sollte, die den Vorschriften der Steuergesetzgebung nicht entsprechen, sind diese Bilanzbestandteile durch Zusätze oder Anmerkungen der Steuergesetzgebung anzupassen und dem Finanzamt ebenfalls auf elektronischem Wege zu übermitteln. Für die elektronische Datenübermittlung bilanzpflichtiger Unternehmen gilt § 150 der Abgabenordung (AO), der sich auf Form und Inhalt von Steuererklärungen bezieht.

Fristen für die E-Bilanz

Bei einer Gründung bzw. Betriebseröffnung müssen bilanzpflichtige Unternehmen dem Finanzamt innerhalb festgelegter Fristen auf digitalem Wege eine Eröffnungsbilanz übermitteln. Für Aktiengesellschaften sowie große und mittlere GmbHs gilt hier eine Frist von drei Monaten. Kleineren GmbHs und Personengesellschaften wird unabhängig von ihrer Rechtsform hierfür vom Finanzamt meist eine Frist von bis zu sechs Monaten eingeräumt.

Die Fristen für die Übermittlung der Jahresbilanz unterscheiden sich je nach Rechtsform und Unternehmensgröße. Kapitalgesellschaften müssen innerhalb von drei Monaten nach dem Abschluss des Geschäftsjahrs ihre Jahresbilanz erstellen, für kleine Kapitalgesellschaften kann diese Frist auf sechs Monate verlängert werden. Die meisten anderen Unternehmen haben für die Erstellung und Übermittlung ihrer E-Bilanz zwischen sechs und neun Monate Zeit.

Welche Unternehmen müssen eine E-Bilanz übermitteln?

Eine E-Bilanz müssen alle Kapital- und Personengesellschaften an das Finanzamt übermitteln. Einzelunternehmer und Freiberufler sind nur dann bilanzpflichtig, wenn ihre Umsätze und Gewinne in zwei aufeinanderfolgenden Jahren die Grenzen von 600.000 bzw. 60.000 Euro übersteigen.

Dürfen Freiberufler und Unternehmer freiwillig eine E-Bilanz erstellen?

Auf freiwilliger Basis können auch Einzelunternehmer und Freiberufler eine komplette E-Bilanz erstellen. Anders als bilanzpflichtige Unternehmen müssen sie ihre Gewinne jedoch nicht auf der Grundlage der doppelten Buchführung und in Form einer Gewinn- und Verlustrechnung (GUV) ermitteln, sondern können ihre Gewinne durch einfache Buchführung und eine Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) nach § 4 Abs. 3 EstG kalkulieren.

Kleinunternehmer, die im Jahr nicht mehr als 17.500 Euro Umsatz erzielen, sind weder zur Erstellung einer E-Bilanz noch einer EÜR verpflichtet, sondern müssen dem Finanzamt lediglich eine formlose Gewinnberechnung übersenden.

Die elektronische Datenübermittlung an das Finanzamt ist jedoch für alle Unternehmen bindend. Bei nicht bilanzpflichtigen Firmen kann die Behörde jedoch entscheiden, Gewinnermittlungen und Steuererklärungen in Papierform zuzulassen.

Formale Vorschriften für die E-Bilanz

Kapitalgesellschaften müssen ihre E-Bilanz nach festen Vorgaben des Finanzamts erstellen. Alle anderen Firmen – nicht nur Einzelunternehmer und Freiberufler, sondern auch Personengesellschaften – können ihre Bilanz oder Gewinnermittlung im Vergleich hierzu relativ frei gestalten.

Bestandteile einer kompletten, formgerechten E-Bilanz sind:

  • Die Gliederung des gesamten Betriebsvermögens in Aktiva und Passiva.
  • Gewinn- und Verlustrechnung auf der Grundlage eines Gesamtkostenverfahrens. Hierfür werden die Produktionsdaten des Unternehmens herangezogen, in die E-Bilanz werden sie als Aufwendungen und Erträge integriert. Diese werden in verschiedene Kostenarten untergliedert.
  • Alternativ: Gewinn- und Verlustrechnung auf der Basis des Umsatzkostenverfahrens. Als Erträge werden in diesem Fall nur die tatsächlichen Verkäufe eines Produktes oder einer Dienstleistung erfasst.

Was ist die Taxonomie der E-Bilanz?

Die E-Bilanz wird an das Finanzamt in Form eines bestimmten Schemas übermittelt, das als Taxonomie bezeichnet wird. Hierfür kommen neben der sogenannten Kerntaxonomie auch spezielle Branchentaxonomien zum Einsatz. Die Taxonomien können durch das Bundesfinanzministerium in jedem Steuerjahr verändert werden.

Effiziente E-Bilanzen durch darauf abgestimmte Online-Software

Der Übergang zur E-Bilanz war für viele Unternehmen zunächst mit erhöhtem Aufwand durch Umstellungen ihrer Buchhaltungs- und IT-Systeme verbunden. Andererseits ermöglicht die E-Bilanz jedoch die Datenerfassung für die Steuerbehörden zu automatisieren. Optimal ist, wenn hierfür eine moderne Buchhaltungssoftware zum Einsatz kommt, die mit anderen Systemen innerhalb der Firma kompatibel ist und auch einen effizienten Datentransfer zum Steuerberater und zum Finanzamt unterstützt.

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